{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":20,"sheets":["CONSOLIDADO","Graficas","HISTORICO CERRADAS","CERRADAS EN EL TRIMESTRE","Hoja1","DIC-01","DIP-02","MIC-03","IDP-04","GD-07","GC-08","GJ-09","AC-10","GRF-11","GT-12  ","GTH-13 ","GF-14","CDI-15","EC-16","LISTAS"],"not_rendered":{"charts":5,"images":6,"macros":1,"external_links":2,"defined_names":32,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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["PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS - IDEP"]
[null,null,null,null,null,null,null,"MENÚ DEL REPORTE CONSOLIDADO",null,null,null,null,null,null,null,"ÚLTIMA FECHA DE ACTUALIZACIÓN",null,null,"2025-01-31"]
[null,null,null,null,null,null,null,{"$f":"+_1._RESULTADOS_GENERALES_DEL_PLAN__DE_MEJORAMIENTO_IDEP","v":"1. RESULTADOS GENERALES DEL PLAN  DE MEJORAMIENTO IDEP"},null,null,null,null,null,null,null,"CORTE DE ÚLTIMO SEGUIMIENTO",null,null,"2024-12-31"]
[null,null,null,null,null,null,null,"2. RESULTADOS POR TIPOLOGÍA DE ACCIONES"]
[]
["1. RESULTADOS GENERALES DEL PLAN  DE MEJORAMIENTO IDEP"]
[]
[null,"RESULTADOS DE CUMPLIMIENTO DE ACCIONES"]
[null,"NÚMERO DE NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES U OP. DE MEJORA",null,null,117]
[null,"TOTAL DE ACCIONES FORMULADAS",null,null,76]
[null,"ACCIONES VENCIDAS",null,null,{"$f":"+I37","v":2}]
[null,"ACCIONES EN EJECUCIÓN",null,null,30]
[null,"ACCIONES CERRADAS",null,null,{"$f":"+M37","v":13}]
[null,"ACCIONES CERRADAS CONDICIONADAS",null,null,{"$f":"+Q37","v":0}]
[null,"ACCIONES CERRADAS VENCIDAS",null,null,5]
[null,"ACCIONES ELIMINADAS",null,null,0]
[]
[]
[]
["2. RESULTADOS DE ACCIONES POR PROCESO"]
[]
[null,"CODIFI.","PROCESO",null,null,"TOTAL  \nHALLAZGOS","TOTAL ACCIONES POR PROCESO",null,"VENCIDAS",null,"EN EJECUCIÓN",null,"CERRADAS",null,"ELIMINADAS",null,"CERRRADAS CONDICIONADAS",null,"VENCIDAS - CERRADAS"]
[null,"DIC-01","Divulgación y Comunicación",null,null,{"$f":"+'DIC-01'!F23","v":0},{"$f":"+'DIC-01'!F24","v":0},null,{"$f":"+'DIC-01'!F25","v":0},null,{"$f":"+'DIC-01'!F26","v":0},null,{"$f":"+'DIC-01'!F27","v":0},null,0,null,0,null,0]
[null,"DIP-02","Dirección y Planeación",null,null,{"$f":"+'DIP-02'!F23","v":0},{"$f":"+'DIP-02'!F24","v":0},null,{"$f":"+'DIP-02'!F25","v":0},null,{"$f":"+'DIP-02'!F26","v":0},null,{"$f":"+'DIP-02'!F28","v":0},null,0,null,0,null,{"$f":"+'DIP-02'!F27","v":0}]
[null,"AC-10","Atención al Ciudadano",null,null,{"$f":"+'AC-10'!F23","v":1},{"$f":"+'AC-10'!F24","v":1},null,{"$f":"+'AC-10'!F25","v":1},null,{"$f":"+'AC-10'!F26","v":0},null,{"$f":"+'AC-10'!F27","v":1},null,0,null,null,null,0]
[null,"IDP-04","Investigación y Desarrollo Pedagógico",null,null,{"$f":"+'IDP-04'!F23","v":0},{"$f":"+'IDP-04'!F24","v":0},null,{"$f":"+'IDP-04'!F25","v":0},null,{"$f":"+'IDP-04'!F26","v":0},null,{"$f":"+'IDP-04'!F28","v":3},null,0,null,0,null,{"$f":"'IDP-04'!F27","v":3}]
[null,"GD-07","Gestión Documental",null,null,{"$f":"+'GD-07'!F23","v":0},{"$f":"+'GD-07'!F24","v":0},null,{"$f":"+'GD-07'!F25","v":0},null,{"$f":"+'GD-07'!F26","v":0},null,{"$f":"+'GD-07'!F28","v":0},null,0,null,0,null,{"$f":"'GD-07'!F27","v":1}]
[null,"GC-08","Gestión Contractual",null,null,{"$f":"+'GC-08'!F23","v":0},{"$f":"+'GC-08'!F24","v":0},null,{"$f":"+'GC-08'!F25","v":0},null,{"$f":"+'GC-08'!F26","v":0},null,{"$f":"+'GC-08'!F28","v":0},null,0,null,0,null,{"$f":"'GC-08'!F27","v":1}]
[null,"GJ-09","Gestión Jurídica",null,null,{"$f":"+'GJ-09'!F23","v":0},{"$f":"+'GJ-09'!F24","v":0},null,{"$f":"+'GJ-09'!F25","v":0},null,{"$f":"+'GJ-09'!F26","v":0},null,{"$f":"+'GJ-09'!F27","v":0},null,0,null,0,null,0]
[null,"GRF-11","Gestión de Recursos Físicos y Ambiental",null,null,{"$f":"+'GRF-11'!F23","v":17},{"$f":"+'GRF-11'!F24","v":16},null,{"$f":"+'GRF-11'!F25","v":0},null,16,null,{"$f":"+'GRF-11'!F27","v":0},null,0,null,0,null,0]
[null,"GT-12","Gestión Tecnológica",null,null,60,66,null,0,null,0,null,{"$f":"+'GT-12  '!F27","v":0},null,0,null,{"$f":"+'GT-12  '!F29","v":0},null,0]
[null,"GTH-13","Gestión del Talento Humano",null,null,{"$f":"'GTH-13 '!F23","v":33},{"$f":"'GTH-13 '!F24","v":24},null,{"$f":"'GTH-13 '!F25","v":1},null,{"$f":"'GTH-13 '!F26","v":14},null,{"$f":"'GTH-13 '!F27","v":9},null,0,null,0,null,0]
[null,"GF-14","Gestión Financiera",null,null,{"$f":"+'GF-14'!F23","v":0},{"$f":"+'GF-14'!F24","v":0},null,{"$f":"+'GF-14'!F25","v":0},null,{"$f":"+'GF-14'!F26","v":0},null,{"$f":"+'GF-14'!F27","v":0},null,0,null,0,null,0]
[null,"CID-15","Control Interno Disciplinario",null,null,{"$f":"+'CDI-15'!F23","v":0},{"$f":"+'CDI-15'!F24","v":0},null,{"$f":"+'CDI-15'!F25","v":0},null,{"$f":"+'CDI-15'!F26","v":0},null,{"$f":"+'CDI-15'!F27","v":0},null,0,null,0,null,0]
[null,"EC-16","Evaluación y Control",null,null,{"$f":"+'EC-16'!F23","v":0},{"$f":"+'EC-16'!F24","v":0},null,{"$f":"+'EC-16'!F25","v":0},null,{"$f":"+'EC-16'!F26","v":0},null,{"$f":"+'EC-16'!F27","v":0},null,0,null,0,null,0]
[null,"MIC-03","Mejoramiento Integral y Continuo",null,null,{"$f":"+'MIC-03'!F23","v":0},{"$f":"+'MIC-03'!F24","v":0},null,{"$f":"+'MIC-03'!F25","v":0},null,{"$f":"+'MIC-03'!F26","v":0},null,{"$f":"+'MIC-03'!F28","v":0},null,0,null,0,null,{"$f":"'MIC-03'!F27","v":1}]
[null,"Totales",null,null,null,{"$f":"SUM(F23:F36)","v":111},{"$f":"SUM(G23:H36)","v":107},null,{"$f":"SUM(I23:J36)","v":2},null,{"$f":"SUM(K23:L36)","v":30},null,{"$f":"SUM(M23:N36)","v":13},null,{"$f":"SUM(O23:P36)","v":0},null,{"$f":"SUM(Q23:R36)","v":0},null,{"$f":"SUM(S23:T36)","v":6}]

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["RESULTADOS DE CUMPLIMIENTO DE ACCIONES"]
["NÚMERO DE NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES U OP. DE MEJORA",85]
["TOTAL DE ACCIONES FORMULADAS",85]
["ACCIONES VENCIDAS",76]
["ACCIONES EN EJECUCIÓN",6]
["ACCIONES CERRADAS",3]
["ACCIONES CERRADAS CONDICIONADAS",0]
["ACCIONES CERRADAS VENCIDAS",0]
["ACCIONES ELIMINADAS",0]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["PROCESO","TOTAL  \nHALLAZGOS","TOTAL ACCIONES POR PROCESO","VENCIDAS","EN EJECUCIÓN","CERRADAS"]
["Divulgación y Comunicación",0,0,0,0,0]
["Dirección y Planeación",0,0,0,0,0]
["Atención al Ciudadano",2,2,1,0,1]
["Investigación y Desarrollo Pedagógico",6,6,4,1,1]
["Gestión Documental",1,1,1,0,0]
["Gestión Contractual",1,1,1,0,0]
["Gestión Jurídica",0,0,0,0,0]
["Gestión de Recursos Físicos y Ambiental",0,0,0,0,0]
["Gestión Tecnológica",73,73,68,5,0]
["Gestión del Talento Humano",1,1,1,0,0]
["Gestión Financiera",0,0,0,0,0]
["Control Interno Disciplinario",0,0,0,0,0]
["Evaluación y Control",0,0,0,0,0]
["Mejoramiento Integral y Continuo",1,1,1,0,0]
[null,{"$f":"SUM(B24:B37)","v":85},85,77,6,2]

{"sheet":"HISTORICO CERRADAS","index":2,"n_rows":197,"n_cols":25,"rows_kept":197,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[130,0,130,21],[135,0,135,21],[15,3,18,20],[20,0,20,6],[20,7,20,13],[20,14,20,16],[20,17,20,21]]}
[null,null,"PROCESO","DEPENDENCIAS",null,"FUENTE","TIPO","TIPO DE ACCIÓN","ESTADO DEL HALLAZGO","CALIFICACION DE LA ACCION"]
[null,null,"DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN","Subdirección Académica",null,"Auditorías Internas","Hallazgo","Acción Correctiva","Vencida","EFECTIVA"]
[null,null,"DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN","Oficina Asesora de Planeación",null,"Auditorias externas","No conformidad","Acción Preventiva y/o de mejora","En ejecución","EFICIENTE"]
[null,null,"ATENCIÓN AL CIUDADANO","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ",null,"Autoevaluación de control","Oportunidad de mejora",null,"Cerrada","INEFECTIVA"]
[null,null,"INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO PEDAGÓGICO","Oficina Asesora Jurídica ",null,"Producto y/o servicio no conforme.","Observación",null,"Cerradas vencidas","INEFECTIVA"]
[null,null,"GESTIÓN DOCUMENTAL","Oficina Asesora Jurídica - Contratación",null,"Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes."]
[null,null,"GESTIÓN CONTRACTUAL","SAFYCD-Archivo"]
[null,null,"GESTIÓN JURÍDICA","SAFYCD-Presupuesto"]
[null,null,"GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL","SAFYCD-Tesorería"]
[null,null,"GESTIÓN TECNOLÓGICA","SAFYCD-Contabilidad"]
[null,null,"GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO","SAFYCD-Talento Humano y Nómina"]
[null,null,"GESTIÓN FINANCIERA","SAFYCD-Recursos físicos"]
[null,null,"CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO","Oficina Control Interno"]
[null,null,"EVALUACIÓN Y CONTROL"]
[null,null,"MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CÓDIGO:  FT-MIC-03-03"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"VERSIÓN :  6"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha Aprobación: 31/05/2018"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PÁGINA:  ______   de   ______"]
["HISTORICO DE ACCIONES CERRADAS"]
["DATOS GENERALES DEL HALLAZGO",null,null,null,null,null,null,"FORMULACIÓN DE ACCIONES",null,null,null,null,null,null,"SEGUIMIENTO LÍDER DEL PROCESO",null,null," SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
["No.","FUENTE","DEPENDENCIA","FECHA DE LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  \n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN  LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  ","TIPO ","CAUSAS IDENTIFICADAS","ACCION(S) GENERADAS POR LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN","TIPO DE ACCIÓN","FUENTE VERIFICABLE DE LA ACCIÓN","CARGO DEL RESPONSABLE","FECHA DE FORMULACIÓN DE LA ACCIÓN\n(dd/mm/aaaa)","INICIO\n(dd/mm/aaaa)","FIN\n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","EGUIMIENTO SEGUNDA LINEA DE DEFENSA OAP","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","CALIFICACION DE LA ACCION","ESTADO DE LAS ACCIONES GENERADAS EN EL  HALLAZGO","RESPONSABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
[6,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación","2015-12-04","No se identificó  la asistencia especializada en la tarea de “Gestión de indicadores”, la cual hace parte de las obligaciones del contratista IT GOP S.A.S.","No conformidad","El contrato se encuentra en ejecución y hay plazo hasta marzo 15 de 2016 para la ejecución de dicha actividad.","Ejecutar la actividad en el primer trimestre de 2016.","Acción Preventiva y/o de mejora","Informe de actividades del supervisor del contrato y el proveedor","Profesional Especializado OAP","2015-12-11","2016-01-02","2016-03-31","El contrato tuvo una prórroga de 2 meses y finaliza el 15 de mayo de 2016, sin embargo la asistencia especializada en Gestión de Indicadores se dará en el marco de la capacitación en el uso del módulo de gestión de indicadores. Se realizó una revisión con el contratista y el supervisor del contrato sobre el cumplimiento de las obligaciones, por lo cual se estableció que el contratista ha prestado asistencia de acuerdo a los requerimientos hechos por los funcionarios del instituto a excepción de la gestión de indicadores que hace referencia a un modulo que aún no se encuentra en producción.\n12 de octubre de 2016: se solicitó  al proveedor de Soporte IT-GOP capacitación de SIAFI del proceso de planeación metas e indicadores - incidencia.\n20 de enero de 2017: La OAP ha realizado gestión con el proveedor de SIAFI, para lograr la capacitación en el módulo de Metas e Indicadores, la sesión está programada para el mes de marzo de 2016.  \n07 de abril de 2017: El contratista solicitó prórroga al contrato 034 para realizar esta actividad, la cual fue concedida por 4 meses y finaliza el 25 de julio de 2017. Dentro de la prórroga se modificaron las obligaciones especificas y se incluyó la elaboración de un Plan de Acción para la capacitación del modulo de Metas e Indicadores. A la fecha, se esta revisando el Plan de acción por parte de la OAP.\n12 de julio de 2017: La OAP aprobó  el Plan de Acción remitido por el contratista. Mediante comunicación externa 469 del 07 de julio, se ha requerido respuesta del contratista respecto al inició de las actividades de capacitación que tenian como fecha de inicio 04 de julio de 2017. A la fecha se esta a la espera de realizar reunión de trabajo con el contratista.\n30 de septiembre de 2017: El 25 de julio de 2017 se realizó una prórroga de 45 dias al contrato 034 de 2016, a solicitud del proveedor a fin de cumplir con el plan de acción que estaba en curso. Sin embargo este plazo fue ampliado nuevamente a solicitud del proveedor y el 08 de septiembre se firmó una nueva prórroga por 27 dias dias la cual vence el 05 de octubre de 2017.\n24/11/2017: En el mes de octubre el módulo de metas e indicadores del sistema de información SIAFI se recibió y se puso en funcionamiento, el proveedor realizó capacitaciones a funcionarios y contratistas de la Oficina Asesora de Planeación. La OAP envió al proveedor la información de los indicadores para ser cargados en el módulo. La OAP ya tiene nuevo contrato con el proveedor de SIAFI (ITGOP) legalizado el día 23 de noviembre de 2017, por lo tanto se espera seguir en la gestión de parametrizar y utilizar el módulo de indicadores para la vigencia 2018. \n30-03-2018: A la fecha se ha adelantado el  correspondiente seguimiento por parte del líder del proceso  para determinar la  puesta en  producción del módulo de metas e indicadores en Goobi. \n04-07-2018: La instalación de GOOBI en modo producción se realizó por parte del proveedor IT GOP a partir del 16 de junio de 2018, a la fecha se ha realizado el proceso de conversión  y migración de la información, parametrización y asignación de permisos y el día miércoles 20 de junio el proveedor IT GOP inició el proceso de capacitación con los funcionarios para el manejo de los diferentes módulos de GOOBI. Se tiene previsto la capacitación del módulo \"Metas e Indicadores\" en el siguiente trimestre. \nTERCER TRIMESTRE: Una vez entró en producción la versión GOOBI, esto es a partir del 21 de junio de 2018, el proveedor prestó servicio de asistencia presencial a través del Ingeniero Jorge Luis Montañez, quien trabajó con el profesional especializado de la Oficina Asesora de Planeación, Martha Quintero, el día 18 de septiembre de 2018 en las instalaciones del IDEP, enesa sesión se configuró en el aplicativo Goobi las metas que el IDEP tienen en su plan de acción para la vigencia 2018 y se realizó la asociación del presupuesto asignado  a cada una de las metas.  \n12/12/2018:   A pesar de los avances logrados en la implementación del móduolo Metas e Indicadores en la versión GOOBI, el proveedor en la propuesta de servicios radicada con el número 1828 del 7 de diciembre de 2018, manfiesta que \"Se advierte que la funcionalidad de gestión de personal e indicadores, a pesar de que se encuentra instalada la versión Goobi 2018, aún no se encuentra en producción porque está pendiente de la liberación de una actualización\" Por esta razón, el uso del módulo se dará una vez el proveedor libere la actualización a la que hace referencia. \n30/03/2019: Revisada la no conformidad formulada por la Oficina de Control Interno en el año 2015, se evidenció que dicha no conformidad se relaciona con el contrato 33 de 2015 el cual hace referencia a una prestación de servicios de soporte y actualización del sistema de información administrativa y financiera SIAFI del IDEP. Este contrato fue liquidado el 29 de junio de 2016 tal como consta en el acta de liquidación correspondiente publicada en el SECOP I (https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=15-12-3721932). En dicha acta el supervisor del contrato manifiesta haber recibido a satisfacción el servicio prestado y se declara  mutuamente paz y salvo por las partes que suscribieron el contrato. Por lo anterior se solicita el cierre de esta no conformidad. \nEs de resaltar que la gestión reportada en los seguimientos posteriores a la liquidación del contrato 33 de 2015, corresponde a contratos suscritos con el mismo proveedor con el objeto de garantizar el soporte y mantenimiento del sistema de información administrativo y financiero que provee ITGOP, tal es el caso del contrato 133 de 2018 que tiene como objeto servicios de soporte y actualización de sistema Goobi, el cual se suscribió con la propuesta de servicios radicada con el número 1828 del 7 de diciembre de 2018, donde IT GOP informa que \"Se advierte que la funcionalidad de gestión de personal e indicadores, a pesar de que se encuentra instalada la versión Goobi 2018, aún no se encuentra en producción porque está pendiente de la liberación de una actualización\". Esta propuesta hace parte integral del contrato 133 de 2018 el cual vence el próximo 19 de abril de 2019. No obstante aunque la funcionalidad de indicadores de gestión del Sistema de información Goobi no funciona actualmente, el seguimiento a estos se realiza mediante las hojas de vida de indicadores publicadas en la Maloca SIG y la matriz de indicadores correspondiente.\n\n","Acta No. 1 de reunión 5 abril de 2016 (Expediente Contractual)12 de octubre de 2016: correo electrónico enviado por el profesional de soporte SIAFI del Idep. 06 de abril de 2016: Prórroga Contrato 034.\n12 de julio de 2017: Comunicación externa 469 del 07 de julio de 2017\n\n24/11/2017: Actas de capacitación en el módulo de metas e indicadores del sistema de información SIAFI suscritas con el proveedor del software y los personas capacitadas.\n\nAcceso al módulo de metas e indicadores a través del recurso compartido \"S\" en la carpeta GOOBI de SIAFI.\n\nActas de seguimiento al contrato. Seguimiento a indicadores en SIG\nMódulo  en producción\n\nMódulo  en producción \nPantallazo del aplicativo GOOBI",null,"29/07/2016: La asistencia especializada en Gestión de Indicadores se presentó en una socialización genérica y a la fecha no ha entrado en producción. Continua abierta y vencida\n05/11/10: A la fecha no ha entrado en producción, se encuentra en trámite en el contrato actual IT GOP. Continua abierta y vencida\n25/01/2017: A la fecha no ha entrado en producción, se encuentra en trámite en el contrato actual IT GOP. Continua abierta y vencida. Se solicita corregir fechas del seguimiento de capacitacion 2016 a 2017.\n19/04/2017: De acuerdo al seguimiento del líder del proceso, el contratista solicitó prórroga para realizar esta actividad. Modificación No. 1 al contrato 034 de 2016 del 24/03/2017, en la prórroga se establece el compromiso de resolver todas las incidencias presentadas el 25 de Marzo. Continúa Abierta.\n27/07/2017: Se encuentra como actividad pendiente en el marco de la segunda prórroga del  contrato No. 34 de 2016  IT GOP S.A.S, que se extiende hasta septiembre de 2017. Por lo tanto la acción Continua Abierta.\n10/10/2017: Se encuentra como actividad pendiente en el marco de la segunda prórroga del  contrato No. 34 de 2016  IT GOP S.A.S, que vence el próximo mes de Octubre tal como lo establece el líder del proceso. Por lo tanto la acción Continua Abierta\n29/11/2017: Se revisa como evidencia listado de asistencia, del 5/10/2017, cuyo tema fue: Instrucción básica metas e indicadores en Goobi, realizada por la empresa IT GOP SAS, a funcionarios y contratistas de la Oficina asesora de planeación, se envío información al proveedor para ser cargada en el Módulo de Gestión de indicadores y verificar su funcionamiento, se da cierre condicional a esta acción sujeto a la puesta en producción del módulo de indicadores y a la verificación permanente de su funcionamiento.\n12/04/2018:  A la fecha de seguimiento sigue pendiente la puesta en producción del módulo de indicadores; teniendo en cuenta que ésta acción está en ejecución desde diciembre de 2015, se recomienda evaluar y reformular la acción, puesto que la misma no ha sido efectiva ni eficaz.\n25/07/2018: A la fecha no se evidencia avance  físico frente a la acción formulada. \nSe reitera la observación del seguimiento del 12/04/2018. \n16/10/2018: Se verificó con la Profesional Especializada de Planeación lo informado en el avance, se observó  en el módulo denominado \"Relaciones de equivalencia entre catálogos y/o dominios\" el desglose de los rubros presupuestales, sin embargo, a la fecha de esta verificación, en este módulo no se observa el respectivo registro o enlace de las cifras presupuestales.\n\n26/12/2018:  Según lo reportado por el líder del proceso con corte a 12/12/2018 esta actividad no presentó un avance con respecto al anterior seguimiento. .\n\n30/04/2019:  De acuerdo al avance reportado por parte de la Oficina de Planeación donde el proveedor informa que:\"Se advierte que la funcionalidad de gestión de personal e indicadores, a pesar de que se encuentra instalada la versión Goobi 2018, aún no se encuentra en producción porque está pendiente de la liberación de una actualización\".  Por lo anterior se cierra ésta acción y se da traslado a la Oficina de Control Interno Disciplinario para lo de su competencia, puesto que el contrato auditado No. 033 de 2015 que dio origen al hallazgo y/o no conformidad se liquido con Acta de fecha 29 de Junio de 2016 (folios 196 y 197).","Prórroga al contrato No. 34 del 24/03/2017\n\n16/10/2018:  Pantallazos tomados del sistema de información GOOBI de los módulos: Planeación de Recursos_Metas e Indicadores_Orgaznización de parámetros del sistema_Banco de Proyectos_ Detalle por rubros presupuestales_ \"Relaciones de equivalencia entre catálogos y/o dominios\" ",null,"Cerrada","29/07/2016- Diana Karina Jefe OCI\n05/11/2016: Diana Ruiz Jefe OCI\n25/01/2017: Diana Karina Jefe OCI\n19/04/2017: Nadia Pineda-Contratista OCI\n27/07/2017: Diana Ruiz Jefe OCI\n\n10/10/2017: Nadia Pineda Sarmiento-Contratista OCI\n\n29/11/2017: Nadia Aixa Pineda Sarmiento-Contratista OCI\n12/04/2018:  Alix del Pilar Hurtado - Técnico Operativo OCI. \n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n30/04/2019: Hilda Yamile Morales L - Jefe OCI"]
[11,"Auditorías Internas","SAFYCD-Archivo","2017-04-07","Instrumentos Archivísticos - Tabla de Retención Documental y Cuadros de Clasificación Documental. La entidad no cuenta con las Tablas de Retención Documental (TRD) debidamente aprobada, convalidada e implementada. Así como tampoco con Cuadros de Clasificación Documental.","No conformidad","No se ha logrado la convalidacion de las Tablas de Retencion Documental con el respectivo cuadro de clasificacion documental","Realizar los ajustes solicitados por la Secretaria Técnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.","Acción Preventiva y/o de mejora","Documento de respuesta a los ajustes solicitados.","Profesional Especializado 222-03","2017-05-02","2017-02-01","2017-07-15","06/10/2017: Se realizaron los ajuestes solicitados por la la Secretaria Técnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C\nPor lo anterior se solicita el cierre de la no conformidad  puesto que se han desarrollado las acciones para eliminar las causas de la no conformidad.","Z:\\AVANCES TABLA DE RETENCION",null,"28/07/2017: \nSe revisó la versión preliminar del documento respuesta a los ajustes solicitados:\n1.Confrontación organigrama-TRD: Se realizo ajuste conforme el organigrama vigente y se elaboran (6) TRD.\n2. Relación serie-Funciones: Se revisa TRD Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario con un único responsable de acuerdo a estructura orgánico funcional.\n3.Cuadro de caracterización documental: Se diligenciaron (6) cuadros de caracterización documental conforme la norma técnica NTD-SIG 001:2011\n4. Denominación y conformación de Series  Documentales : Se encuentra en revisión la Denominación y conformación de Series  Documentales elaborada por los referentes del proceso de Gestión Documental.\n5.Codificación: Se revisó documento de trabajo donde se determinan la codificación de las series y subseries documentales con la corrección.\n6.Introduccion: Se encuentra el proyecto documento a presentar en Comite de Archivo del mes de Julio de 2017.\n7. Valoración Primaria: La profesional especializada  referente del proceso de Gestión Documental presenta el cuadro de clasificación documental y la definición de disposición final  de documentos asociada, junto con el análisis de normatividad que debe relacionarse con cada uno de estos.\n8.Valoración Secundaria: La profesional especializada  referente del proceso de Gestión Documental  presenta la identificación de sereis misionales definitiva.\nFrente a las 5  tareas  propuestas para la actividad se desarrollaron 4 con corte a la fecha de seguimiento (28 de Julio de 2017) equivalente al 80%. El envío de TRD se encuentra para finalizar a 31 de Julio de 2017.\nDeben realizarse de forma posterior a la aprobación,  un mecanismo de  socialización  frente a los ajustes y las implicaciones por proceso, donde puede involucrarse el mecanismo IN-EC-16-01 Instructivos para el tratamiento de alertas en la gestión de procesos\n12/10/2017: Se realizaron los ajuestes solicitados por la la Secretaria Técnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.\nSe recibieron los ajustes por parte de la  Secretaria Técnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C, mediante radicado IDEP 1239 del 25 de Septiembre de 2017. Posteriormente se analizaron los ajustes y se  proyectó la TRD definitiva para ser presentada en el Comité de Archivo  que se realizará en Octubre de 2017, para ser enviadas a  este ente  para la correspondiente Convalidación.  Se cierra acción.\n\n","Informe de Seguimiento Plan de Mejoramiento por procesos y Plan de Mejoramiento Archivistico (PRO-MIC-03-03 Planes de Mejoramiento, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora)\nFecha de Seguimiento: 28 de Julio de 2017\n\n\n30/09/2017: Archivo excel con ajustes, TRD ajustdas, Cuadro de clasificación ajustado y cuadro  de caracterización ajustado.\n\n10/04/2018: Informe radicado  455 del 28/03/2018 del Archivo General de la Nación,  No se presenta nuevas evidencias para el cumplimiento de las observaciones presentadas.","EFECTIVA","Cerrada","28/07/2017: Diana Karina Ruiz P. \n\n10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Realizar mesas de trabajo por dependencias para revisar la pertinencia y coherencia de las Tablas presentadas en el año 2016 al Archivo Distrital y generar  propuesta ajustada de acuerdo con los procesos y procedimientos actualizados y publicados en Maloca Aula SIG.","Acción Preventiva y/o de mejora","Actas de mesas de trabajo, Tablas de Retención Documental preliminares","Profesional Especializado 222-03","2017-05-02","2017-02-01","2017-07-15","06/10/2017: Se realizaron mesas de trabajo con las dependencias y se participo en mesas de actualizacion de procesos y procedimientos.\nPor lo anterior se solicita el cierre de la no conformidad  puesto que se han desarrollado las acciones para eliminar las causas de la no conformidad.","Z:\\AVANCES TABLA DE RETENCION",null,"28/07/2017:\nSe revisaron actas de comité de archivo de 2017 donde se socializa el plan de mejoramiento archivístico y se construye con base en este  el cronograma de mesas de trabajo por dependencias.  Se revisaron los listados de asistencia de las mesas realizadas y las Tablas de Retención Preliminares a aprobar en Comité de Archivo de Julio de 2017.\nSe recomienda mayor socialización sobre el mecanismo de consulta compartida  Z:\\AVANCES TABLA DE RETENCION para realizar actualizaciones simultaneas frente a las  modificaciones del modelo de procesos de la entidad, lo que agilizaría las actividades  posteriores de Plan de Mejoramiento Archivístico y complementarlo con los soportes registrados en cada tarea de las acción.\n\n12/10/2017: Se realizaron las  mesas de trabajo por dependencaia y posterior a la radicacion de loas observaciones dela Secretaría Tecnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, se presentará en el primer comité directivo de Octubre de 2017.  Se cierra acción.\n\nSe cierra acción.\n\n","Informe de Seguimiento Plan de Mejoramiento por procesos y Plan de Mejoramiento Archivistico (PRO-MIC-03-03 Planes de Mejoramiento, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora)\nFecha de Seguimiento: 28 de Julio de 2017\n\n\n12/10/2017: Radicado 25 de septiembre de 2017 y programación en Comité Directivo.\n\n10/04/2018: Respuesta informe de seguimiento al Plan Archivístico rad 455 del 28/03/2018 Archivo General de la Nación","EFECTIVA","Cerrada","28/07/2017: Diana Karina Ruiz P.\n\n12/10/2017: Diana Karina Ruiz-Jefe de OCI\nAlix del Pilar Hurtado Pedraza-Técnico Operativo OCI\n\n10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Elaboración y ajuste de los anexos de las Tablas de Retención Documental.","Acción Preventiva y/o de mejora","Cuadro de Clasificación Documental, Fichas de Valoración Documental, introducción.","Profesional Especializado 222-03","2017-05-02","2017-02-01","2017-07-17","06/10/2017:  Se elaboraron las Tablas de Retencion Documental Junto con sus anexos .documentos soportes equipo de computo del profesional Especializado de Gestión Documental. \nPor lo anterior se solicita el cierre de la no conformidad  puesto que se han desarrollado las acciones para eliminar las causas de la no conformidad.",null,null,"28/07/2017:\nSe revisa documento de trabajo con la clasificación documental (Cuadro de Clasificación Documental preliminar)   a aprobar en Comité de Archivo.\nLas fichas de  Fichas de Valoración Documental se encuentran diseñadas (versión preliminar) de acuerdo a las disposición final establecida en la Tabla de Retención Documental  y el formato FICHA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL Código: FT-GD-07-22.\nEstos documentos son socializados y aprobados en Comité de Archivo de 28 de Julio de 2017.\n\n12/10/2017: Se realizaron los ajuestes solicitados por la la Secretaria Técnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C\nSe recibieron los ajustes por parte de la  Secretaria Técnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C, mediante radicado IDEP1239 del 25 de Septiembre de 2017. Posteriormente se analizaron los ajustes y se  proyectó la TRD definitiva para ser presentada en el Comité de Archivo  que se realizará en Octubre de 2017, para ser enviadas a  este ente  para la correspondiente Convalidación.\nSe cierra acción.\n\n\n","Informe de Seguimiento Plan de Mejoramiento por procesos y Plan de Mejoramiento Archivistico (PRO-MIC-03-03 Planes de Mejoramiento, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora)\nFecha de Seguimiento: 28 de Julio de 2017\n\n10/04/2018: Respuesta informe de seguimiento al Plan Archivístico rad 455 del 28/03/2018 Archivo General de la Nación","EFECTIVA","Cerrada","28/07/2017: Diana Karina Ruiz P.\n\n10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Aprobación de las TRD por el Comité de Archivo del IDEP.","Acción Preventiva y/o de mejora","Tabla de Retención Documental final, Acta de aprobación del comité de Archivo.","Profesional Especializado 222-03","2017-05-02","2017-07-17","2017-07-21","06/10/2017: El 28 de julio de la viegencia actual ,  el comité interno de Archivos del IDEP,  Aprobo las Tablas de Retencion Documental.\nPor lo anterior se solicita el cierre de la no conformidad  puesto que se han desarrollado las acciones para eliminar las causas de la no conformidad","Z:\\AVANCES TABLA DE RETENCION",null,"28/07/2017:\nLos procesos se han  publicado progresivamente en el SItio WEB Maloca AulaSIG  en el mes de Julio de 2017 y se construyó versión preliminar de las TRD para aprobación en el Comité Interno de Archivo, que fue  celebrado el 28 de Julio de 2017.\nSe recomienda continuar con los controles sistemáticos de actualización del modelo de operación y establecer mesas articuladas entre el Comité de Sistema Integrado de Gestión y Comité de Archivo para retroalimentar los dos subsistemas asociados (Subsistema de Gestión de Calidad y Subsistema de Gestión Ambiental) frente a las actividades restantes del presente Plan de Mejora.\n\n12/10/2017: Se realizo el 28 de julio de 2017 y se programa para primera semana de octubre  despues de los ajustes radicados.\n\nSe cierra acción.\n\n25/07/2018\nNOTA: Con comunicado radicado No. 944 del 04/07/2018, el Archivo General e la Nación, remitió certificado en donde notifica que se realizó inscripción de las TRD del IDEP con el Rgistro Único de Series Documentales bajo el número TRD-82.","Informe de Seguimiento Plan de Mejoramiento por procesos y Plan de Mejoramiento Archivistico (PRO-MIC-03-03 Planes de Mejoramiento, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora)\nFecha de Seguimiento: 28 de Julio de 2017\n\n10/04/2018: Respuesta informe de seguimiento al Plan Archivístico rad 455 del 28/03/2018 Archivo General de la Nación\n\n25/07/2018: Certificado de inscripción en el Registro Único de Series Documentales radicado en el IDEP bajo en # 944 del 04/07/2018","EFECTIVA","Cerrada","28/07/2017: Diana Karina Ruiz P.\n\n12/10/2017: Diana Karina Ruiz-Jefe de OCI\nAlix del Pilar Hurtado Pedraza-Técnico Operativo OCI\n\n10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Enviar las TRD para su convalidación a la Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.","Acción Preventiva y/o de mejora","Comunicación de envió anexando la TRD. ","Profesional Especializado 222-03","2017-05-02","2017-07-24","2017-07-31","06/10/2017: Mediante radicado No. 1-2017-19693 se radicaron las TRD en la Secretaria Tecnica del Consejo Distrital de Archivos.\nPor lo anterior se solicita el cierre de la no conformidad  puesto que se han desarrollado las acciones para eliminar las causas de la no conformidad.",null,null,"28/07/2017:\nSe realizará envío a 31 de Julio  de 2017 de acuerdo a lo manifestado por La profesional especializada  referente del proceso de Gestión Documental.\n\n12/10/2017:  Se radicaron 1ra vez el 31/07/2017 bajo el radicado IDEP No. 00531 y  se espera realizar la entrega de los  ajustes en octubre de 2017 . \n\nSe cierra acción.\n\n10/04/2018\nNOTA:  la Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Archivo de General de la Nación Bogotá Nación con oficio No. 455 del 28/03/2018 generó observaciones presentadas al seguimiento de plan de mejoramiento. \n\nPor lo tanto la OCI continuará realizando seguimiento hasta que se convaliden las tablas de retención documental en cumplimiento de la acción No. 05 ya que a pesar de haberse cumplido, la misma no fue efectiva. \n\n25/07/2018\nNOTA: Con comunicado radicado No. 944 del 04/07/2018, el Archivo General e la Nación, remitió certificado en donde notifica que se realizó inscripción de las TRD del IDEP con el Rgistro Único de Series Documentales bajo el número TRD-82.\n","Se realizará envío a 31 de Julio  de 2017 de acuerdo a lo manifestado por La profesional especializada  referente del proceso de Gestión Documental \n\n12/10/2017: Rad 531 y anexos \n\n10/04/2018: Respuesta informe de seguimiento al Plan Archivístico rad 455 del 28/03/2018 Archivo General de la Nación\n\n25/07/2018: Certificado de inscripción en el Registro Único de Series Documentales radicado en el IDEP bajo en # 944 del 04/07/2018","EFECTIVA","Cerrada","28/07/2017: Diana Karina Ruiz P.\n\n12/10/2017: Diana Karina Ruiz-Jefe de OCI\nAlix del Pilar Hurtado Pedraza-Técnico Operativo OCI \n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n"]
[12,"Auditorías Internas","SAFYCD-Archivo","2017-04-07","Conformación de los Archivos Públicos. La entidad no ha elaborado las tablas de valoración para la organización del fondo acumulado.","No conformidad","No se ha logrado la convalidacion de las Tablas de Valoracion  Documental con el respectivo cuadro de clasificacion documental","Ajustar las Tablas de Valoración Documental (TVD) de acuerdo con las recomendaciones de la  Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.","Acción Preventiva y/o de mejora","Documento de respuesta a los ajustes solicitados.","Profesional Especializado 222-03","2017-05-02","2017-08-15","2017-11-30","\n06/10/2017:Se elaboró Versión N°1 de las Tablas de Valoración Documental\nPor lo anterior se solicita el cierre de la no conformidad  puesto que se han desarrollado las acciones para eliminar las causas de la no conformidad.\n\n23/11/2017: Se identifican los ajustes realizados a partir de  los requerimientos solicitados por la Secretaria Técnica en el concepto de revisión, evaluación y convalidación de la Tabla de Valoración Documental del Instituto para La investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP. Radicado No. 1-2016-5183 de fecha 10/02/2016. Estos fueron socializadas en Comité de Archivo del 12 de diciembre de 2017 y donde se ajustó la evolución orgánica de la entidad y se establecen 3 periodos, se realizó un inventario documental para cada periodo, Se identifican los distintos ajustes de valoración  primaria y secundaria. ","23/11/2017: Z:\\TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL_AJUSTES",null,"12/10/2017: se realizaron los ajustes de las tablas de valoración documental. Se determinaron tres periodos  hasta 2007, para realizar las tablas correspondientes de acuerdo a los cambios de estructura organica y frente a estos se dispone de una proyección de tablas e identificación de inventarios en estado natural. \n20/12/2017:Se identifican los ajustes realizados a partir de  los requerimientos solicitados por la Secretaria Técnica en el concepto de revisión, evaluación y convalidación de la Tabla de Valoración Documental del Instituto para La investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP. Radicado No. 1-2016-5183 de fecha 10/02/2016. Estos fueron socializadas en Comité de Archivo del 12 de diciembre de 2017 y donde se ajustó la evolución orgánica de la entidad y se establecen 3 periodos, se realizó un inventario documental para cada periodo, Se identifican los distintos ajustes de valoración  primaria y secundaria.  Se cierra acción \n\n10/04/2018\nNOTA:  La Oficina de Control Interno, dió cierre a esta acción teniendo en cuenta que se han realizado los ajustes a las TVD de acuerdo a las directrices de la Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Achivo de Bogotá, sin embargo, se deben tener en cuenta las observaciones presentadas al seguimiento de plan de mejoramiento que radicó la Coordinación Grupo de Inspección y Vigilancia del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación (rad 455 del 28/03/2018) respecto a este hallazgo.\n\nLa Oficina de Control Interno continuará realizando seguimiento al cumplimiento de dichas observaciones teniendo en cuenta que se debe enviar el seguimiento del Plan de Mejoramiento Archivístico trimestralmente.\n\n25/07/2018\nNOTA:  La Oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las observaciones dadas por el Archivo General de la Nación respecto al seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018","Identificación de Tablas por periodo de Estructura Organica\nproyección de tablas de valoración\nInventarios en estado natural. Radicado 924 de 2017\n\n10/04/2018: Respuesta informe de seguimiento al Plan Archivístico rad 455 del 28/03/2018 Archivo General de la Nación\n\n\n25/07/2018: Respuesta informe de  seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018  Archivo General de la Nación\n","EFECTIVA","Cerrada","Alix del Pilar Hurtado Pedraza-Técnico Operativo OCI12/10/2017: Diana Karina Ruiz-Jefe de OCI\nAlix del Pilar Hurtado Pedraza-Técnico Operativo OCI\n20/12/2017: Diana Ruiz\n\n10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Elaboración de los anexos de las Tablas de Valoración Documental. ","Acción Preventiva y/o de mejora","Cuadro de Clasificación Documental, Fichas de Valoración Documental, introducción.","Profesional Especializado 222-03","2017-05-02","2017-08-15","2017-11-30","06/10/2017: Se elaboró versión N° 1 del Cuadro de Clasificación Documental para las TVD\nPor lo anterior se solicita el cierre de la no conformidad  puesto que se han desarrollado las acciones para eliminar las causas de la no conformidad\n\n23/11/2017:Se estan realizando los ajustes solicitados","23/11/2017: Z:\\TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL_AJUSTES",null,"12/10/2017: se realizaron los ajustes de las tablas de valoración documental. Se determinaron tres periodos  hasta 2007, para realizar las tablas correspondientes de acuerdo a los cambios de estructura organica y frente a estos se dispone de una proyección de tablas e identificación de inventarios en estado natural.\n20/12/2017::Se identifican los ajustes realizados a partir de  los requerimientos solicitados por la Secretaria Técnica en el concepto de revisión, evaluación y convalidación de la Tabla de Valoración Documental del Instituto para La investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP. Radicado No. 1-2016-5183 de fecha 10/02/2016. Estos fueron socializadas en Comité de Archivo del 12 de diciembre de 2017 y donde se ajustó la evolución orgánica de la entidad y se establecen 3 periodos, se realizó un inventario documental para cada periodo, Se identifican los distintos ajustes de valoración  primaria y secundaria. Se verifican como anexos 341 folios con CD radicados (Rad 924 de 2017 IDEP) como soporte para concepto de convalidación de Tablas de Valoración Documental. Se cierra acción\n10/04/2018\nNOTA:  La Oficina de Control Interno, dió cierre a esta acción teniendo en cuenta que se han realizado los ajustes a las TVD de acuerdo a las directrices de la Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Achivo de Bogotá, sin embargo, se deben tener en cuenta las observaciones presentadas al seguimiento de plan de mejoramiento que radicó la Coordinación Grupo de Inspección y Vigilancia del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación (rad 455 del 28/03/2018) respecto a este hallazgo.\n\nLa Oficina de Control Interno continuará realizando seguimiento al cumplimiento de dichas observaciones teniendo en cuenta que se debe enviar el seguimiento del Plan de Mejoramiento Archivístico trimestralmente.\n\n25/07/2018\nNOTA:  La Oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las observaciones dadas por el Archivo General de la Nación respecto al seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018.\n","Identificación de Tablas por periodo de Estructura Organica\nproyección de tablas de valoración\nInventarios en estado natural. Radicado 924 de 2017\n\n10/04/2018: Respuesta informe de seguimiento al Plan Archivístico rad 455 del 28/03/2018 Archivo General de la Nación\n\n\n25/07/2018: Respuesta informe de  seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018  Archivo General de la Nación","EFECTIVA","Cerrada","12/10/2017: Diana Karina Ruiz-Jefe de OCI\nAlix del Pilar Hurtado Pedraza-Técnico Operativo OCI\n20/12/2017: Diana Ruiz\n\n10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Aprobación de las TVD por el Comité de Archivo del IDEP.","Acción Preventiva y/o de mejora","Tabla de Valoración  Documental final, Acta de aprobación del comité de Archivo ","Profesional Especializado 222-03","2017-05-02","2017-12-04","2017-12-08","06/10/2017: Actividad en desarrollado programada para el IV Trismetre de la vigencia actual.\n\n23/11/2017:El comité se realizara la primera semana de Diciembre ",null,null,"20/12/2017: Se celebró comité de archivo el 12 de diciembre de 2017 donde se aprobaron las Tablas de Valoración Documental y se   desarrollaron los siguientes puntos: 1. Se socializó a los asistentes al Comité Interno de Archivo los ajustes solicitados por la Secretaria Técnica en el concepto de revisión, evaluación y convalidación de la Tabla de Valoración Documental del Instituto para La investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP. Radicado No. 1-2016-5183 de fecha 10/02/2016. 2. La Profesional especializada 222-03 presentó al Comité Interno de Archivo el cuadro de respuestas que se entregará al archivo de Bogotá. A cada observación realizada se da una respuesta de lo que la Entidad realizo frente a esa observación. Presentó la estructura de los tres períodos contemplados para la presentación de  la Tabla de valoración Documental con sus respectivos anexos  cuadro de clasificación documental e inventario documental. 3. Adicionalmente presentó un cuadro de disposición final y tiempos de retención documental para las series, subseries y asuntos identificados en el inventario documental del fondo acumulado del Instituto y que quedaran plasmados en las Tablas de valoración Documental y en las fichas de valoración documental. 4. Finalmente informóque las Tablas de Valoración Documental con sus respectivos anexos  serán enviados nuevamente  a la secretaria técnica para revisión y convalidación el 15 de diciembre de 2017. (Fuente Acta de Comité).  Se cierra acción.\n10/04/2018\nNOTA:  La Oficina de Control Interno, dió cierre a esta acción teniendo en cuenta que se han realizado los ajustes a las TVD de acuerdo a las directrices de la Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Achivo de Bogotá, sin embargo, se deben tener en cuenta las observaciones presentadas al seguimiento de plan de mejoramiento que radicó la Coordinación Grupo de Inspección y Vigilancia del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación (rad 455 del 28/03/2018) respecto a este hallazgo.\n\nLa Oficina de Control Interno continuará realizando seguimiento al cumplimiento de dichas observaciones teniendo en cuenta que se debe enviar el seguimiento del Plan de Mejoramiento Archivístico trimestralmente.\n\n25/07/2018\nNOTA:  La Oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las observaciones dadas por el Archivo General de la Nación respecto al seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018\n\n\n","Acta de comité 12 de diciembre de 2017\nRadicado 924 de 2017\n\n10/04/2018: Respuesta informe de seguimiento al Plan Archivístico rad 455 del 28/03/2018 Archivo General de la Nación\n\n25/07/2018: Respuesta informe de  seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018  Archivo General de la Nación","EFECTIVA","Cerrada","20/12/2017: Diana Ruiz\n\n10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Enviar las TVD para su convalidación a la Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.","Acción Preventiva y/o de mejora","Comunicación de envió anexando la TVD. ","Profesional Especializado 222-03","2017-05-02","2017-12-11","2017-12-15","06/10/2017: Actividad en desarrollado programada para el IV Trismetre de la vigencia actual.\n\n23/11/2017: Las Tablas de Valoracion Documental se enviaran a la secretaria técnica el 15 de Dicimbre del año en curso. ",null,null,"20/12/2017: Se radicaron Tablas de Valoración Documental bajo radicado 924 de 2017 IDEP , para su posterior tramite de convalidación en Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.. Se  cierra acción\n10/04/2018\nNOTA:  La Oficina de Control Interno, dió cierre a esta acción teniendo en cuenta que se han realizado los ajustes a las TVD de acuerdo a las directrices de la Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Achivo de Bogotá, sin embargo, se deben tener en cuenta las observaciones presentadas al seguimiento de plan de mejoramiento que radicó la Coordinación Grupo de Inspección y Vigilancia del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación (rad 455 del 28/03/2018) respecto a este hallazgo.\n\nLa Oficina de Control Interno continuará realizando seguimiento al cumplimiento de dichas observaciones teniendo en cuenta que se debe enviar el seguimiento del Plan de Mejoramiento Archivístico trimestralmente.\n\n25/07/2018\nNOTA:  La Oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las observaciones dadas por el Archivo General de la Nación respecto al seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018\n","Radicado 924 de 2017\n\n10/04/2018: Respuesta informe de seguimiento al Plan Archivístico rad 455 del 28/03/2018 Archivo General de la Nación\n\n25/07/2018: Respuesta informe de  seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018  Archivo General de la Nación","EFECTIVA","Cerrada","20/12/2017: Diana Ruiz\n\n10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Aplicación de las Tablas de Valoración Documental.","Acción Preventiva y/o de mejora","Inventarios documentales conforme las Tablas de Valoración Documental Aprobadas y convalidadas. Actas de transferencias Secundarias.","Profesional Especializado 222-03","2017-05-02","2019-01-02","2019-12-31","Actividad quese realizara una vez se tengan convalidadas las Tablas de Valoracion Documental \n06/10/2017: Actividad en desarrollado , la cual se implementara una vez se tengan convalidadas las Tablas de Valoración Documental. \n23/11/2017: Actividad progrmada para el 2019 una vez se convaliden las Tablas de valoracion Documental\n11/12/2018 El 19 de noviembre se recibio de la secretaria tecnica del consejo Distrital de Archivos de Bogota concepto de viabilidad de convalidacion de las TVD\n03/04/2019: Una vez se obtuvo la convalidación de las TVD el 13 de diciembre de 2018, se han llevado a cabo las siguientes actividades:\n1) Se realizó el plan de trabajo  para la intervencion del fondo documental acumulado. \n2) En enero de 2019 la entidad realizo un contrato de un tecnico y en febrero el de un auxiliar\n3) Se realizó la inscripción de las Tablas de Valoración Documental en el Registro Único de Series Documentales del AGN, la entidad se encuentra a la espera de la expedicion del certificado. \n4) Se emitió la resolucion No. 018 del 19/02/2019, mediante la cual se adoptó e implementó las TVD en el Instituto.\n5) Se realizó la identificación de las series documentales que de acuerdo a la TVD tienen disposición final y eliminación. \n6) Se realizó el inventario documental de 687 carpetas contenidas en 53 cajas, lo que equivale a  13.025 m/l\n03/07/2019: a)Se oficializo el registro de las Tablas de Valoracion Documental del Instituto en el Registro Unico de series del Archivo General de la Nacion. Quedaron registradas bajo el No. TVD - 25 del 29 de abril de 2019. Se publicaron en la Pagina Web del Instituto las Tablas de valoracion Documental con sus respectivos anexos.b) Se presento en el comite  institucional de gestion y desempeño el 27 de mayo de 2019 el inventario de 267 cajas con 3237 carpetas para eliminar; el comite aprobo la eliminacion. En cuanto se apruebe el acta el inventario se publicara en la Web.","Q:\\TABLA DE VALORACION_NOVIEMBRE-2018\\TVD_IDEP_CD_13_11_2018 concepto técnico\n\n03/04/2019: \n - Acta CDA del 13/12/2018\n - Pantallazo de trámite del RUSD, documentos que se encuentran en el archivo de gestión \\\\192.168.1.251\\300_SAFyCD\\IDEP2019\ne) Resolución 018 de 2019\n\n03/07/2019: a)http://www.idep.edu.co/?q=tablas-de-valoracion-documental-idep b) FT-GD-07-06_INVENTARIO_SERIES_ELIMINACION_FINAL",null,"20/12/2017: Actividad en desarrollo.\n\n10/04/2018: Actividad  que se encuentra programada para desarrollarse en la vigencia 2019.\nLa Oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las observaciones  que el Archivo General de la Nación - Coordinación Grupo de Inspección y Vigilancia dle Sitema Nacional de Archivos , presentó en el informe al seguimiento de plan de mejoramiento Archivístico  que radicó el 28/03/2018 con mel número 455. Igualemente, esta oficina  continuará realizando seguimiento al cumplimiento de dichas observaciones teniendo en cuenta que se debe enviar el seguimiento del Plan de Mejoramiento Archivístico trimestralmente.\n\n25/07/2018: No se presenta avance por parte del líder del proceso.  \nA la fecha de corte 30/06/2018, no se evidencian avances de la acción.\nLa Oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las observaciones dadas por el Archivo General de la Nación respecto al seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018\n\n22/10/2018: Con radicado No. 1053 del 24/07/2018, el archivo general emitió \"Concepto de revisión y evaluación sobre los ajustes de la tabla de valoración documentaI - TVD del IDEP\".  \nEl IDEP con radicado No.  901 del 19/10/2018, envía al Consejo Distrital de Archivo de Bogotá, envía el documento con los ajustes realizados a la Tabla de Valoración Documental del IDEP.\n\n26/12/2018:  Con radicado No. 1703  del  19/11/2018, la Secretaría Técnica del  Consejo Distrital de Archivo de Bogotá, D.C., envió el concepto técnico de revisión y evaluación de la TVD, la cual fue aprobada.  \nLa Oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las observaciones dadas por el Archivo General de la Nación respecto al seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico, el cual fue radicado en el IDEP  bajo el  No. 1778 del 26/11/2018.\n\n30/04/2019:  Con radicado Interno No. 00106-812-000341 el AGN reportó un avancel del P.M. del 98% de cumplimiento frente a las metas propuestas.  Se verificó por parte de ésta Oficina la implementación de las tablas de valoración documental con Resolución Interna No. 018 de febrero de 2019 y el cumplimiento de las acciones descritas en el seguimiento.  Esta acción continúa en seguimiento. \n\n20/08/2019:   De acuerdo al seguimiento efectuado y a la verificación realizada por parte de esta Oficina, esta acción se da por cumplida y se cierra. ","10/04/2018: Respuesta informe de seguimiento al Plan Archivístico rad 455 del 28/03/2018 Archivo General de la Nación\n\n25/07/2018: Respuesta informe de  seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018  Archivo General de la Nación\n\n22/10/2018: \n- Radicado No. 1053 del 24/07/2018\n - Radicado 901 del 19/10/2018\n\n26/12/2018: \n 1) Concepto Técnico - TVD - Nov-2018\n 2) Plan de Trabajo Intervención TVD\n 3) TVD  Periodos:\n    - 1994 a 1996\n    - 1996  a 2000\n    - 2000 a 2007\n 4) Plan de Trabajo Intervención  TVD\n\n30/04/2019. \n\n1. Resolución No. 018 de 2019.\n2. Contratos No. 20 y 31 de 2019.\n3. FUID a marzo de 2019.\n4. FUIS de eliminación a marzo de 2019.\n\n30/07/2019. \nTVD publicadas en http://www.idep.edu.co/?q=tablas-de-valoracion-documental-idep b) FT-GD-07-06_INVENTARIO_SERIES_ELIMINACION_FINAL",null,"Cerrada","20/12/2017: Diana Ruiz\n\n10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n22/10/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n26/10/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n30/04/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[13,"Auditorías Internas","SAFYCD-Archivo","2017-04-07","Organización de los Archivos de Gestión. La entidad no esta aplicando los criterios de organización de los archivos de gestion según la normatividad relacionada: ordenación, foliación hoja de control, control de prestamos  de documentos, numeración de actos administrativos e integridad física de los documentos.","No conformidad","No se ha logrado la convalidacion de las Tablas de Valoracion  Documental con el respectivo cuadro de clasificacion documental","Implementación de la Tabla  de Retención Documental convalidada por el Consejo Distrital de Archivos.","Acción Preventiva y/o de mejora","Inventarios actualizados conforme la TRD aprobada y convalidada.","Profesional Especializado 222-03","2017-05-02","2018-02-01","2018-12-31","Actividad quese realizara una vez se tengan convalidadas las Tablas de Retención Documental  \n06/10/2017: Actividad en desarrollado , la cual se implementara una vez se tengan aprobadas las tablas de retencion Documental.  \n23/10/2017:Actividad programada para el 2018 una vez se envien los ajustes solicitados para la convalidacion definitiva  \n26/03/2018. El 12 de enero se recibió concepto de la Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Archivos en la que se propone al consejo  la convalidación en firme de la TRD en la primera sesión del 2018.\nSe está esperando el acuerdo de convalidación emitido por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá .\n25/07/2018   El 29 de junio de se informo a todos los funcionarios y contratistas del Instituto la convalidación de las Tablas de Retención Documental así como su adopción e implementación a través de alerta informativa. \nPara el segundo semestre se programaron las jornadas de sensibilización con las dependencias y el acompañamiento para la implementación de la Tabla de Retención documental para la vigencia  2018.\n11/12/2018 Se realizo acompañamiento a las seis(6 dependecias del instituto para realizar la implementacion de las Tablas de Retencion en cada Una para la vigencia 2018: se realizo identificacion de las series documentales, rotulacion de las carpetas.Inventario unico documental. por parte del lider del proceso se realizo matriz de seguimiento a cada dependencia.","06/03/2018.\nRad No.2-2018-580 del 15/01/2018\nQ:\\TRD_COVALIDADA_2018\\IMPLEMENTACIÓN TRD",null,"\n10/04/2018: Actividad  que se encuentra en desarrollo, sin embargo, La Oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las observaciones  que el Archivo General de la Nación - Coordinación Grupo de Inspección y Vigilancia dle Sitema Nacional de Archivos , presentó en el informe al seguimiento de plan de mejoramiento Archivístico  que radicó el 28/03/2018 bajo el radicado IDEP 455. Igualemente, esta oficina  continuará realizando seguimiento al cumplimiento de dichas observaciones teniendo en cuenta que se debe enviar el seguimiento del Plan de Mejoramiento Archivístico trimestralmente.\n25/07/2018\nArchivo General e la Nación remitió certificado en donde notifica que se realizó inscripción de las TRD del IDEP con el Rgistro Único de Series Documentales bajo el número TRD-82. Igualmente, las TRD fueron adoptadas por el IDEP con la resolución No. 060 del 25/05/2018, la cual fue presentada a los funcionarios del IDEP y se programa para el segundo semestre de 2018 jornadas de implementación y organización de los archivos de gestión.\nLa Oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las observaciones dadas por el Archivo General de la Nación respecto al seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018\n\n22/10/2018: Se esta adelantado la implementación de las TRD aprobadas,  de acuerdo a cronograma establecido. Igualmente, se realiza seguimiento al nivel de implementación por parte de cada uno de los procesos del Instituto. \n\n21/12/2018:   Con radicado IDEP No. 1778 del 26/11/2018, el archivo General de la Nación envío concepto en el cual  se dá por superado el hallazgo.  ","10/04/2018: Respuesta informe de seguimiento al Plan Archivístico rad 455 del 28/03/2018 Archivo General de la Nación\n\n25/07/2018:  Cronograma y plan de trabajo para la implementación de las TRD\n\n22/10/2018:  Evidencias que soportan el avance de esta acción:\n - Cronograma y Plan de Trabajo Implementación TRD\n - 2.Estado de Implementación TRD\n - Hojas de control de expedientes de la oficina Asesora Jurídica (4); Oficina Control Interno (8); SAFyCD (6); Subdirecicón Académica (1)\n - Identificación estantería - Registro Fotográfico de: Oficina Control Interno, Sub Administrativa y Subd Académica; Oficina Asesora Jurídica (4)\n\n\n21/12/2018: Oficio radicado  IDEP No. 1778 del 26/11/2018, el archivo General de la Nación envío concepto en el cual  se dá por superado el hallazgo. \n","EFECTIVA","Cerrada","10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n22/10/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n21/12/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[14,"Auditorías Internas","SAFYCD-Archivo","2017-04-07","Organización de Historias Laborales. La entidad no presenta evidencia de la organización de las historias laborales","No conformidad","No se ha logrado la convalidacion de las Tablas de Valoracion  Documental con el respectivo cuadro de clasificacion documental","Validar y revisar la organización de las historias labores de acuerdo a la Circular Externa No. 04 de 2003.","Acción Preventiva y/o de mejora","Lista de chequeo para las historias laborales diseñada de acuerdo a la Circular Externa No. 04 de 2003.","Profesional Especializado 222-03","2017-05-02","2017-04-17","2017-05-12","Se realizo la verificacion a 37   Historias laborales de los funcionarios que se encuentran activos. Todas las historias estan organizadas conforme la circular. Hay 18 historias que tienen la lista de chequeo diligenciada. 19 tienen la lista  y esta pendiente  diligenciarla. \n \n06/10/2017:  De acuerdo a lo dispuesto por la Circular N° 004 de 2003 , Se efecuto la organizacion de 37 Historias laborales.\nPor lo anterior se solicita el cierre de la no conformidad  puesto que se han desarrollado las acciones para eliminar las causas de la no conformidad. ",null,null,"28/07/2017: Una vez realizado el reconteo (Hoja de trabajo denominada Soporte seguimiento  HV), se identifica que  13 expedientes de 37 historias laborales se encuentran diligenciados de acuerdo al Formato FT-GD-07-19 Hoja de Control de Expedientes que debe adecuarse a los lineamientos de la  Circular Externa No. 04 de 2003, que trae el formato guía anexo.  \n12/10/2017: Se realizó la verificación  de los 37 expedientes laborales de funcionarios activos con la hoja de control  por cada uno de ellos y la foliación respectiva.  Se encuentra implementado el  Formato FT-GD-07-19 Hoja de Control de Expedientes que debe adecuarse a los lineamientos de la  Circular Externa No. 04 de 2003, que trae el formato guía anexo. Ya existe el FUID de los expedientes mencionados y se encuentra actualizado. Se cierra acción.\n10/04/2018\nNOTA:   La Oficina de Control Interno, dió cierre a esta acción teniendo en cuenta que se realizó  la validación  y organización de 37 historias laborales  de los funcionarios activos, sin embargo,  se deben tenier en cuenta las observaciones presentadas al seguimiento de plan de mejoramiento que radicó la Coordinación Grupo de Inspección y Vigilancia dle Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación (rad 455 del 28/03/2018) respecto a este hallazgo.\nLa Oficina de Control Interno continuará realizando seguimiento al cumplimiento de dichas observaciones teniendo en cuenta que se debe enviar el seguimiento del Plan de Mejoramiento Archivístico trimestralmente.\n\n25/07/2018\nCon comunicado del Archivo General de la Nación respecto al seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018, se da por superado el hallazgo.","Informe de Seguimiento Plan de Mejoramiento por procesos y Plan de Mejoramiento Archivistico (PRO-MIC-03-03 Planes de Mejoramiento, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora)\nFecha de Seguimiento: 28 de Julio de 2017.\n\n12/10/2017: Hoja de verificación de expedientes\nExpediente laboral y FUID asociado, los cuales pueden ser consultados en el archivo de gestión.\n\n10/04/2018: Respuesta informe de seguimiento al Plan Archivístico rad 455 del 28/03/2018 Archivo General de la Nación.\n\nNo se aportan nuevas evidencias.\n\n25/07/2018: Comunicado del Archivo General de la Nación radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018","EFECTIVA","Cerrada","28/07/2017: Diana Karina Ruiz P.\n\n12/10/2017: Diana Karina Ruiz-Jefe de OCI\nAlix del Pilar Hurtado Pedraza-Técnico Operativo OCI\n\n10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[15,"Auditorías Internas","SAFYCD-Archivo","2017-10-30","Sistema Integrado de Conservación - SIC. La entidad no cuenta con un sistema Integrado de Conservacion para la preservacion de los documentos de archivo desde su producción hasta su disposicion final.","No conformidad","Existe el plan de conservacion Documental   Y los seis 6 programas contenidos en el mismo. Pero aun no se han implementado en el instituto","Actualizar el Plan de Conservacion Documental.","Acción Preventiva y/o de mejora","Plan de conservación doumental Actualizado, Acta del comité interno de Archivo.","Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario.","2017-11-01","2018-01-02","2018-03-31","23/11/2017: Actividad progrmada para ejecutarse a partir del segundo trimestre del 2018  \n26/03/2018: Se elaboro el Sistema Integrado de Conservación (SIC)  se incluyo el Plan de conservación documental  como un componente .Acuerdo 006 de 2014 ARTÍCULO 4. COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC. En virtud de la naturaleza de los diferentes tipos de información y/o documentos, los componentes del SIC son:\na). Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos.\n b). Plan de Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo.\nDe acuerdo con lo anterior en la elaboración del Sistema integrado de conservación para el Instituto se tomo como punto de partida el plan de conservación documental publicado desde el 2015 y se desarrollo el sistema conforme a la guía práctica para las entidades del Distrito Capital: PROGRAMAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION”.\nEl documento se encuentra en revisión por parte de los miembros del comité interno de Archivos que sesiono el 20 de marzo de 2018. El cual será publicado y adoptado por el instituto una vez sea aprobado por el comité.\n04/07/2018 El sistema integrado de conservación se actualizo y se publico en el siguiente link http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GD-07-03_Sistema_Integrado_de_Conservacion_V1. El 26 de junio de 2018. ","26/03/2018.\nActa de comité interno de Archivos No.1 del 20/03/2018\nZ:\\PROCEDIMIENTOS_GD\\SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION\n\n04/07/2018 http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GD-07-03_Sistema_Integrado_de_Conservacion_",null,"10/04/2018: En Comité de Archivo No. 01 que se realizó el 20 de marzo de 2018, se presento el documento denominado \"Sistema Integrado de Conservación\", el cual se remitió por correo electrónico para su revisión. Se encuentra pendiente su aprobación y publicación\n\n25/07/2018: Con fecha del 26/06/2018, se aprobó la versión 1 del  PL-GD-07-03 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN, el cual se encuentra publicado en la página web enlace de Maloca AulaSIG, http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GD-07-03_Sistema_Integrado_de_Conservacion_V1.pdf.\n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, CIERRA ESTA ACCIÓN, teniendo en cuenta que se han realizado la formulación del del Sistema Integrado de Consevación,  sin embargo recomienda tener en cuenta las observaciones presentadas al seguimiento de plan de mejoramiento que radicó El Archivo General de la Nación n el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018respecto a este hallazgo.","10/04/2018: Acta de Comité de Archivo y documento preliminar denominado \"Sistema Integrado de Conservación\"\n\n25/07/2018: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GD-07-03_Sistema_Integrado_de_Conservacion_V1.pdf","EFECTIVA","Cerrada","10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Ejecución del Plan de Conservación Documental.","Acción Preventiva y/o de mejora","Listados de asistencia.","Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario.","2017-11-01","2018-04-01","2018-12-31","23/11/2017: Actividad progrmada para ejecutarse a partir del segundo trimestre del 2018  \n26/03/2018: Las  actividades aprobadas  dentro del SIC  se ejecutaran a partir del segundo trimestre  de 2018.\n04/07/2018 debido a que el Sistema Integrado de Conservacion se aprobo y publico el 26 de junio de 2018. las actidades se reprograman para el tercer periodo\n11/12/2018 Se elaboro acto administrativo de Aprobacion del Sistema Integado de conservacion.  Se elaboro  el instructivo de saneamiento ambiental y documental, y la planilla de control de limpieza de los depositos de archivo del instituto ","26/03/2018.\nZ:\\PROCEDIMIENTOS_GD\\SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION\n04/07/2018\nhttp://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GD-07-03_Sistema_Integrado_de_Conservacion_\nhttp://www.idep.edu.co/?q=content/gd-07-proceso-de-gesti%C3%B3n-documental#overlay-context=",null,"10/04/2018: Actividad que se desarrollará durante la vigencia 2018\n\n25/07/2018:  Actividad que se encuentra en ejecución.  \nLa Oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las observaciones dadas por el Archivo General de la Nación respecto al seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018\n\n22/10/2018:  En Comité Interno de Archivo del 17/05/2018, se aprobó el Sistema Intregrado de Conservación; igualmente con Resolución No. 068 del 25 de Junio de 2018, emitida por la Directora General del IDEP, se aprueba el Sistema Integrado de Conservación - SIG para el IDEP.\nLos siguientes documentos se encuentran en revisión: 1) Protocolo Saneamiento Ambiental y Documental y 2) Planilla de Control  Limpieza a los Depósitos de Archivos del IDEP.\n\n21/12/2018: Se revisa en Maloca Aula SIG en donde se evidencia la publicació de los siguientes documetnos: 1)  IN-GD-07-02 INSTRUCTIVO DE SANEAMIENTO AMBIENTAL Y DOCUMENTAL  y 2) FT-GD-07-26 PLANILLA CONTROL DE LIMPIEZA A LOS DÉPOSITOS DE ARCHIVO DEL IDEP, los dos con fecha de aprobación del 20/11/2018.\nIgualmente, con radicado IDEP No. 1778 del 26/11/2018, el archivo General de la Nación envío concepto en el cual  se dá por superado el hallazgo.  ","25/07/2018: Respuesta informe de  seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018  Archivo General de la Nación\n\n22/10/2018: Evidencias que soportan el avance de esta acción:\n  - Correo Aclaración evidencia Concepto Técnico Aprobación - SIC\n - Acta Comité Interno de Archivo del 17/05/2018\n  - Resolución No. 068 del 25/06/2008\n  - Protocolo Saneamiento Ambiental y Documental\n  - Planilla de Control  Limpieza a los Depósitos de Archivos \n\n21/12/2018: Oficio radicado  IDEP No. 1778 del 26/11/2018, el archivo General de la Nación envío concepto en el cual  se dá por superado el hallazgo.  ","EFECTIVA","Cerrada","10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n22/10/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n21/12/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[16,"Auditorías Internas","SAFYCD-Archivo","2017-12-15","No se está dando cumplimiento a las actividades correspondientes al procedimiento \"PRO-GD-07-06  Consulta y préstamo documental de los archivos de gestión o central\", respecto al diligenciamiento del formato FT-GD-07-03 Préstamo de Expedientes, el cual debe ser diligenciando todos los campos con los datos básicos del expediente a prestar y se solicita firma de la persona que recibe el expediente.","No conformidad","Desconocimiento del procedimiento PRO-GD-07-06  Consulta y préstamo documental de los archivos de gestión o central\" ","Capacitacion en el procedimiento PRO-GD-07-06  Consulta y préstamo documental de los archivos de gestión o central\" y en el  diligenciamiento del formato a los responsables de las actividades.","Acción Preventiva y/o de mejora","FT-GD-07-11 REGISTRO DE ASISTENCIA A EVENTOS Y OTRAS ACTIVIDADES","Profesional Especializado 222-03","2018-01-12","2018-02-12","2018-02-28","26/03/2018. El 15 de febrero se realizo  la capacitación programada  sobre  el procedimiento PRO-GD-07-06  Consulta y préstamo documental de los archivos de gestión o central\"","26/03/2018.\nFT-GD-07-11 REGISTRO DE ASISTENCIA A EVENTOS Y OTRAS ACTIVIDADES- de fecha 15 de febrero de 2018",null,"10/04/2018: Revisado el listado de asistencia a la capacitación en donde se presentó el formato de préstamo de expedientes al funcionario responsable de esta actividad, se evidencia que se dio cumplimiento a esta acción.","10/04/2018: Listado de asistencia presentación formato del 15/02/2018\n","EFECTIVA","Cerrada","10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Revisión y ajuste al formato FT-GD-07-03 Préstamo de Expedientes","Acción Preventiva y/o de mejora","Formato FT-GD-07-03 Préstamo de Expedientes revisado","Profesional Especializado 222-03","2018-01-12","2018-01-22","2018-02-28","26/03/2018: Se realizo revision al formato o FT-GD-07-03 Préstamo de Expedientes no es necesario realizar ajuste al mismo","26/03/2018\nFT-GD-07-11 REGISTRO DE ASISTENCIA A EVENTOS Y OTRAS ACTIVIDADES- de fecha 15 de febrero de 2018",null,"10/04/2018: Se revisa en Maloca Aula SIG en donde se evidencia que el formato que se encuentra vigente es el FT-GD-07-03 PRESTAMO DE EXPEDIENTES Versión  2, con Fecha Aprobación:20/02/2014. Teniendo en cuenta que el responsable de la acción en su seguimiento dice que no es necesario su ajuste, se da por cerrada esta acción.","Maloca Aula SIG\nhttp://www.idep.edu.co/?q=content/gd-07-proceso-de-gesti%C3%B3n-documental#overlay-context=","EFECTIVA","Cerrada","10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Verificar el adecuado y completo diligenciamiento del total de los campos previstos en el formato de consulta","Acción Preventiva y/o de mejora","formato FT-GD-07-03 Préstamo de Expedientes","Profesional Especializado 222-03","2018-01-12","2018-01-22","2018-12-31","02/04/2018. Se verifico el diligenciamiento del formato el cual se encuentra de acuerdo a la operatividad del proceso y  normatividad legal vigente.\n11/12/2018 Se verifico el diligenciamiento del formato el cual se encuentra de acuerdo a la operatividad del proceso y  normatividad legal vigente.\n","02/04/2018:\n FT-GD-07-03 Préstamo de Expediente (documento fisico )http://www.idep.edu.co/?q=content/gd-07-proceso-de-gesti%C3%B3n-documental#overlay-context=\n1/10/2018 formato  FT-GD-07-03 Préstamo de Expedientes",null,"10/04/2018: Revisado el formado aportado por el responsable de esta acción, se evidencia que se esta dando cumplimiento al diligenciamiento del mismo.  Dado que esta acción tiene fecha de vencimiento diciembre de 2018, la Oficina de Control Interno seguirá realizando revisión al cumplimiento de esta acción.\n\n25/078/2018: No se presenta avance por parte del responsable del proceso de Gestión Documental.\n\n22/10/2018: Se esta diligenciando el formato correspondiente. Teniendo en cuenta que la acción tiene fecha de vencimiento el 31/12/2018, la Oficina de Control Interno continuará realizando seguimiento a su cumplimiento.\n\n26/12/2018: Se reviso la carpeta de Préstamo de expedientes, en donde se evidencia que se esta diligenciando debidamente el formato. Se cierra la acción","10/04/2018: formato  FT-GD-07-03 Préstamo de Expedientes\n\n22/10/2018:  formato FT-GD-07-03 Préstamo de Expedientes diligenciado\n\n\n26/12/2018:  formato FT-GD-07-03 Préstamo de Expedientes diligenciado","EFECTIVA","Cerrada","10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n22/10/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n26/12/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[17,"Auditorías Internas","SAFYCD-PQRS","2017-12-15","Una vez revisados los valores registrados en las variables del indicador \"Eficacia en la entrega de la correspondencia del IDEP\", se identificaron las siguientes  diferencias al realizar el cruce de información: \nSegundo Trimestre: 198 comunicaciones recibidas, 42 PQRS y 177 Facturas, para un total de 417 comunicaciones, lo que difiere de lo registrado en el indicador que son 239 comunicaciones.\nTercer Trimestre: 215 comunicaciones recibidas, 77 PQRS y 198 Facturas, para un total de 498 comunicaciones, lo que difiere de lo registrado en el indicador que son 126 comunicaciones.\nAdicionalmente, las variables del indicador establecen la oportunidad en la entrega de la correspondencia, lo que difiere del nombre del indicador que establece la \"Eficacia en la entrega de la correspondencia del IDEP\". Se recomienda generar concordancia entre el objetivo, nombre y fórmula del indicador, así como un parámetro claro del tiempo previsto para el reparto y entrega de la correspondencia interna en la entidad.\nRespecto al indicador \"Eficiencia en la atención a consultas y requerimientos de archivo\", en el desarrollo de la auditoría no fue posible corroborar los valores registrados en las variables del indicador, dado que el expediente físico suministrado carece de fechas de solicitud, entrega y devolución de los documentos del archivo central.","No conformidad","La capacitacion dada al funcionario responsable de la ventanilla de radicacion fue deficiente. ","Capacitacion exhaustiva al funcionario responsable de la ventanilla en puesto de trabajo.","Acción Correctiva","FT-GD-07-11 REGISTRO DE ASISTENCIA A EVENTOS Y OTRAS ACTIVIDADES","Profesional Especializado 222-03","2018-01-12","2018-01-22","2018-01-26","26/03/2018.  El 15 de febrero se realizo  la capacitación programada referente a la operatividad del  Procedimiento PRO-GD-07-08 \"Gestión y trámite de las comunicaciones oficiales\"  el cual se encuentra publicado en la Maloca Aula SIG. \n\n10/08/2018 La actualizacion de los indicadores se realizara en el cuarto trimestre\n11/12/2018 Teniendo en cuenta el proceso de actualizacion que se ha dado con la convalidacion y aprobacion de las tablas de retencion del instituto asi como la implementacion para la vigencia 2018,  el ajuste realizado al proceso de gestion documental y a los procedimientos es necesario reformular los indicadores de gestion para este Proceso. por tal razon para la vigencia 2019 se formularan  los indicadores de gestion acordes a la actualizacion del proceso de gestion documental en la entidad.\n\n03/04/2019: Se formuló la actividad No. 18, teniendo en cuenta las observaciones de la Oficina de Control Interno. ","26/03/2018,\nFT-GD-07-11 REGISTRO DE ASISTENCIA A EVENTOS Y OTRAS ACTIVIDADES- de fecha 15 de febrero de 2018",null,"10/04/2018:  se reporta por parte del responsable de la acción, el listado de asistencia a la capacitación \"Procedimiento gestión y trámite de las comunicaciones oficiales\" realizada el 15 de febrero de 2018, en donde se evidencia la asistencia de  la funcionaria responsable de la ventanilla de radicación. En donde se evidencia el cumplimiento de esta acción.\nUna vez revisada la identificación de la causa se observa por parte de ésta Oficina que ésta no corresponde a la formulación de la no conformidad, toda vez que esta se genero por cuanto se observaron inconsistencias en la información reportada en el seguimiento de indicadores.   \nEn cuanto a la formulación de acciones correctivas la actividad No. 01 y 03 no permite eliminar de fondo la no conformidad, por lo tanto se debe revisar y formular acciones que subsanen de manera eficaz la misma. \n25/07/2018: No se presento avance por parte del responsable del proceso de Gestión Documental.  ESTA ACCIÓN SE ENCUENTRA VENCIDA\n22/10/2018: Acción que se encuentra vencida.  No se reporta avance por parte del Líder del proceso. No se ha tenido en cuenta la recomendación de la Oficina de Control Interno realizara en el seguimiento del mes de abril de 2018.\n\n26/12/2018: La Oficina de Control Interno reitera la recomendación de la reformulación de esta acción.  Una vez se actualice en el plan de mejoramiento del proceso, se procederá a cerrar esta actividad.\n\n30/04/2019: Se verificó por parte de esta Oficina que se reformulo la acción a \" Revisión y formulación de indicadores de gestión del proceso Gestión Documental para la vigencia 2019, atendiendo las recomendaciones de la Oficina de control interno\"  se cierra esta acción y se continúa el seguimiento con las nueva acción propuesta.  ","10/04/2018 Listado de asistencia",null,"Cerrada","10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n22/10/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n26/12/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n30/04/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Revision y ajuste a los indicadores de gestión.","Acción Correctiva","Indicadores ajustados","Profesional Especializado 222-03","2018-01-12","2018-02-01","2018-02-28","03/04/2018 Se realizo la revision a los indicadores de gestion. Los cuales seran actualizados en el segundo trimestre \n04/07/2018 los indicadores fiueron actualizados conforme a la solicitud de la Oficina asesora de planeacion\n01/10/2018 la actualizacion de los indicadores se realizara en el cuarto trimestre\n11/12/2018 Teniendo en cuenta el proceso de actualizacion que se ha dado con la convalidacion y aprobacion de las tablas de retencion del instituto asi como la implementacion para la vigencia 2018,  el ajuste realizado al proceso de gestion documental y a los procedimientos es necesario reformular los indicadores de gestion para este Proceso.\npara la vigencia 2 Se formularan los indicadores de gestion acordes a la actualizacion del proceso de gestion documental en la entidad. ",null,null,"10/04/2018 Revisada la hoja de vida de los indicadores del  proceso de Gestión Documental objeto del hallazgo, es decir de la vigencia 2017, y los que se encuentran formulados para la vigencia 2018, se evidencia que a la fecha de seguimiento no han sido ajustados de acuerdo a la observación emitida en el informe de auditoria.  Continúa en seguimiento por parte de ésta Oficina. \n\n25/07/2018:   Revisado en Maloca Aula SIG los indicadores del proceso de Gestión Documental con seguimiento a 30/06/2018, se evidencia que no fueron ajustados de acuerdo a la acción planteada y a lo reportado por el lider del proceso. Estos  fueron presentados (iguales a los anteriores) en el nuevo formato establecido por el SIG.  ACCIÓN VENCIDA.\n\n22/10/2018: ACCIÓN QUE SE ENCUENTRA VENCIDA desde el mes de febrero. Se revisa en Maloca Aula SIG, el seguimiento a los indicadores del proceso de Gestión Documental con corte 30/09/2018 y se evidencia que no han sido actualizados.\n\n26/12/2018: Revisada la hoja de vida de los indicadores del Proceso de Gestión Documental, se formularon dos (2) nuevos indicadores, así:\n\n1) Porcentaje de respuestas de las PQRS  con observaciones de acuerdo a la evaluación de oportunidad, coherencia, claridad y/o calidez de los informes del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones\n2) Porcentaje de requerimientos atendidos oportunamente\nSe cierra la acción.\n","10/04/2018: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/7.IndicadoresGD_2017_IV.pdf \nhttp://www.idep.edu.co/?q=content/indicadores-de-gesti%C3%B3n\n\n25/07/2018: Maloca AulaSIG: http://www.idep.edu.co/?q=content/indicadores-de-gesti%C3%B3n\n\n22/10/2018: http://www.idep.edu.co/?q=content/indicadores-de-gesti%C3%B3n\n\n26/12/2018: Hoja de vida indicadores proceso Gestión Documental seguimiento cuarto trimestre de 2018","EFECTIVA","Cerrada","10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n22/10/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Seguimiento al reporte de la correspondencia recibida.","Acción Correctiva","Reporte de la correspondencia recibida.","Profesional Especializado 222-03","2018-01-12","2018-01-22","2018-12-31","02/04/2018 Se realizo seguimiento a los datos enviados a traves de correo electronico por la funcionaria responsable de la radicacion.\n04/07/2018 Se realizo seguimiento a los datos enviados a traves de correo electronico por la funcionaria responsable de la radicacion el 04/07/.2018\n01/10/2018 Se realizo seguimiento a los datos enviados a traves de correo electronico por la funcionaria responsable de la radicacion el 04/07/.2018","02/04/2018,\ncorreo electronico del 28/03/2018",null,"10/04/2018 Teniendo en cuenta que a la fecha no se encuentra publicado el seguimiento a los indicadores reportados del primer trimestre y que esta acción tiene fecha de vencimiento el 31/12/2018, La Oficina de Control Interno  realizará seguimiento a la información reportada en los indicadores.\n\n25/07/2018: Información que es reportada en el seguimiento de los indicadores del proceso de gestión documental.  Teniendo en cuenta que esta actividad se vence el 31/12/2018, la Oficina de Control Interno contiuará realizando seguimiento.\n\n22/10/2018: Información que se encuentra reportada en el seguimiento a indicadores del proceso de Gestión Documental con corte 30/09/2018.\n\n26/12/2018: Información que se encuentra reportada en el seguimiento a indicadores dle proceso de Gestión Documental correspondiente al cuarto trimestre de 2018. ","25/07/2018: Maloca AulaSIG: http://www.idep.edu.co/?q=content/indicadores-de-gesti%C3%B3n\n\n22/10/2018: Seguimiento indicadores proceso Gestión Documental tercer trimestre 2018\nhttp://www.idep.edu.co/?q=content/indicadores-de-gesti%C3%B3n\n\n26/12/2018 Hoja de vida indicadores proceso Gestión Documental seguimiento cuarto trimestre de 2018\n","EFECTIVA","Cerrada","10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n22/10/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n26/12/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )"]
[19,"Auditorías Internas","SAFYCD-Recursos físicos","2016-06-30","De la gestión de riesgos del proceso se materializaron los siguientes:\n*Pérdida de bienes del inventario del Instituto. (Perdida de equipos de cómputo y de comunicaciones)\n*No realizar el procedimiento de baja de manera oportuna.\nPor lo que se requiere revisar el riesgo residual que hoy se encuentra valorado en zona baja, reformulando e incluyendo todos los controles para evitar su reincidencia.","No conformidad","Se presentaron situaciones por variables en la gestión de procesos que provocaron la materializacion de estos.","Revisar y ajustar  la valoración de probabilidad e impacto de los riesgos del proceso  y los controles relacionados, con la OAP","Acción Correctiva","Matriz de riesgos y controles del proceso ","Profesional Universitario -  Servicios Generales","2016-07-15","2016-07-15","2016-12-31","20/01/2017: Se revisará y ajustará la valoracion de probabilidad e impacto de los riesgos del proceso  y los controles relacionados con la OAP durante el primer trimestre de 2017.\n07/04/2017: Se revisará y ajustará la valoracion de probabilidad e impacto de los riesgos del proceso  y los controles relacionados con la OAP durante el segundo trimestre de 2017.\n06/10/2017:  Mediante  correo electronico del 10 de julio de 2017 a laOficina Asesora de Planeación  al Sistema Integrado de Gestión la solicitud de modifricación del indicador se ajusto la valoración del riesgo.\n23/11/2017: Mediante correo electronico de Fecha 23/11/2017, se solicito a la OAP la publñicacion en la Maloca SIG, la modificacion del riesgo \" \"Pérdida de bienes del inventario del Instituto. \"\nPor lo anterior se solcita el cierre del hallazgo.\n\n04/04/2018: Una vez recibidas las cinco (5) respuestas de IDE Instituciones Distritales, se procedió a contactarnos con los responsables de las mismas, algunas ya no se encontraban interesadas, se continúo con el contacto por orden de registro de respuesta. El colegio ESC Normal Distrital María Montessori\" el cual se encuentra en proceso de suscripción del acta de entrega de estos bienes en el mes de abril del 2018. \n\n09/07/2018 En el mes de julio del 2018, se solicitará la refolmulación de la acción de mejora de acuerdo a la reunión planteada.\n\n13/12/2018: Se elaboró el formato y se envío por correo electrónico para que revise el formato propuesto en el sentido de temas jurídico y si es viable o no, para dar cumplimiento a la actividad antes citada.  Asi mismo, se actualizó el Mapa de Riesgo en el nuevo formato en el que se evaluaron y ponderaron los controles respectivos.","23/11/2017: http://www.idep.edu.co/?q=content/mapa-de-riesgos-por-proceso#overlay-context=",null,"10/04/2018:  Revisado el mapa de riesgos se documentó a 31 de diciembre de 2017 el riesgo \"pérdida de bienes del inventario del instituto\" con tres controles y una calificación de riesgo residual \"bajo\",  lo que no es coherente teniendo en cuenta la materialización del mismo; ahora bien, en la formulación del plan de mejoramiento se da por fecha de finalización de la actividad diciembre de 2016, en el reporte del seguimiento se evidencia que solo hasta noviembre de 2017 se solicitó a la OAP la modficación del riesgo y se solicita el cierre del hallazgo.   En el seguimiento efectuado a abril de 2018 se documenta un seguimiento frente a la gestión de un proceso de bajas que no se relaciona con la identificación del riesgo, una vez se realice el avance correspondiete al primer trimestre del  mapa de riesgos  se evaluara la efectividad de los controles establecidos;  por lo tanto ésta actividad continua en seguimiento. \n\nSe recomienda su revisión y ajuste.\n\n01/06/2018: Se reformulará la acción de mejora teniendo en cuenta que la misma no permite subsanar la no conformidad.\n\n19/07/2018: No se ha dado cumplimiento al compromiso  adquirido en reunión de seguimiento al plan de  mejoramiento del proceso de Recursos Físicos y Ambiental realizada el 01/06/2018\n\n16/10/2018: Se planteo mediante correo electronico una propuesta para reformular la acción mediante correo electrónico del 8 de agosto del 2018. Se enviará la acción reformulada en el mes de octubre del 2018 una vez revIsada y concertada con el Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario.\n\n18/10/2018: Se aportó correo electrónico del 9 de agosto de 2018 con el proyecto de reformulación del Plan de Mejoramiento por procesos de Recursos físicos, pendiente de validación por porte de la Subdirección Administrativa y Financiera. Acción continua en seguimiento. \n\n24/12/2018: Verificado el consolidado de mapa de riesgos y de corrupción aprobado al 16 de noviembre de 2018, se observa que respecto al riesgo de \"Pérdida de bienes y/o elementos de Propiedad, Planta y Equipo e Inventarios del Instituto.\"  se establecieron dos (2) controles detectivos: Monitoreo a través de cámaras de video las 24 horas, administradas por la OAP; el procedimiento PRO-GRF-11-01 Egresos o salidas definitivas de bienes aprobado el 11_07_2017 y dos (2) preventivos así: Registro en el sistema de información el cual asigna un número de placa para identificación y control del bien y la renovación de las pólizas anualmente.","Acta No. 1 del 06/12/2018 suscrita por funcionarios de la Subdirección Administrativa y Financiera. \n\nTercer seguimiento mapa de riesgos 2018 enviado por la OAP.","EFECTIVA","Cerrada","27/01/2017: Nadia Aixa Pineda Sarmiento-Contratista OCI\n\n21/04/2017: Alix del Pilar Hurtado P.\n\n11/10/2017: Diana Ruiz-Jefe de Oficina de Control Interno\n\n28/11/2017:  Diana Ruiz\n\n22/12/2017: Diana Ruiz\n\n12/04/2018:  Hilda Yamile Morales Laverde -Jefe Oficina de Control Interno. \n\n01/06/2018: Hilda Yamile Morales Laverde, Jefe Oficina Control Interno\n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n18/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[26,"Auditorías Internas","SAFYCD-Recursos físicos","2017-08-04","Una vez revisado el expediente denominado  \"Salidas de Almacén de la vigencia  2016\", se identificaron las siguientes  situaciones en el procedimiento GRF-GT-11-01 EGRESOS O SALIDAS DE BIENES: \n\n1)  Se observa que en Diez y Siete (17) Salidas (documento emitido por SIAFI), se encuentran diferencias entre la fecha reportada en la Salida de Almacén como documento soporte y el formato \"FT-GRF-11-03 Solicitud de Bienes Área de Servicios Generales\" que hace parte de los soportes de cada una de ellas. (Salidas Nos. 2, 4, 5, 7, 20, 26, 37, 43, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66 y 70).\n\n2) Se identifica que la cantidad solicitada en el formato  FT-GRF-11-03 Solicitud de Bienes Área de Servicios Generales  no corresponde a la que se registra en la salida correspondiente.  (Salidas Nos. 4, 5, 7, 9 y 42).\n3) Igualmente, se observa que en dos (2) salidas, se hace referencia como soporte el formato FT-GRF-11-03, el cual una vez revisado, no se  encuentra como soporte documental de  la salida correspondiente. (Salidas Nos. 39 y 40).\n4) Revisado el expediente de \"Salidas de Almacén de la vigencia  2016\",  se observa que Cincuenta y seis (56) de estos, presentan diferencias entre  la fecha que figura en el documento físico y  la fecha del sistema, esto se identificó en  SIAFI (Bitácora de Estados) para cada uno de los registros.\nInformación detallada “Anexo_1_verificación_Recursos_Físicos_2017”\n","No conformidad","Deficiencia al registrar la información en el sistema de información SIAFI, toda vez  que al abrir el aplicativo muestra el documento, en la ultima fecha de salida grabado y permite realizar los registros en esta fecha, independiente del día en que se haga.\n","Solicitar mediante memorando al supervisor del contrato del aplicativo del Sistema Información SIAFI,  que se asigne la fecha automáticamente,  en la que se hacer el registro   para que todos los documentos generados del Módulo Administrativa - Bienes,   tengan la fecha del día actual. ","Acción Correctiva","Emitir acto administrativo  y radicarlo ","Profesional Universitario -  Servicios Generales","2017-08-23","2017-08-24","2017-12-07","22/11/2017: Se envio a la OAP ; Solicitud  ASUNTO \" Solicitud para el Admnistrador del Sisitema de Informacion SIAFI, Documento de Almacen y Servicios Publicos.\" Mediante Memorando con Radicado 001658 de fecha 23/11/2017.\n\n04/04/2018: A la fecha el aplicativo continua con la misma versión, el concluir con esta actividad depende de otra áreas, sin embargo los registros que se realizan desde el Aplicativo en el modulo correspondiente a Almacén se generan en la fecha actual, tal como se puede verificar en el aplicativo.\n\n13/12/2018 Se actualizaron los Proceso y Procedimiento y se dejo como Politica de Operación lo siguiente: \"Los registros en el Sistema Administrativo y Financiero de la Entidad se llevarán a cabo en el día en que fue efectiva la operación, siempre y cuando el sistema permita realizar el registro en la misma fecha; en caso de que el sistema presente inconsistencias al momento de registrar las transacciones, se informará el incidente a la Oficina de Planeación.\", Se envio formato a la Oficina Asesora de Presupuesto para lo pertinente.\n\n03/04/2019: Se formuló la actividad No. 28, teniendo en cuenta las observaciones de la Oficina de Control Interno. ","23/11/2017: Memorando N° 001658 de fecha 23/11/2017.",null,"04/04/2018: No se gestó avance durante el primer trimestre de 2018 para la acción formulada.\n\n01/06/2018: Se reformulará la acción de mejora teniendo en cuenta que la propuesta inicialmente no permite subsanar la no conformidad-.\n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso. \nNo se evidencia  la reformulación de la acción,  compromiso  adquirido en reunión de seguimiento al plan de  mejoramiento del proceso de Recursos Físicos y Ambiental realizada el 01/06/2018\n\n18/10/2018: No se reportó la reformulación de la acción ni  plazos de ejecución, de igual forma, no se reportó avance de los compromisos adquiridos en reunión de seguimiento al Plan de mejoramiento por procesos  Recursos Físicos y Ambiental realizada el 01/06/2018. \n\n26/12/2018:  A la fecha de seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno no se evidencia en  Maloca Aula SIG la inclusión de la política a que se hace  referencia en el seguimiento; el procedimiento GRF-GT-11-01 EGRESOS O SALIDAS DEFINITIVAS DE BIENES se encuentra en la versión 5 del 11/07/2017.   Por lo anterior se recomienda actualizar la actividad en el plan de mejoramiento por procesos y una vez se actualice la información en la página se reporte en el próximo seguimiento; se hace la observación que la OCI realizó seguimiento a las actividades reportadas, no obstante que la fecha se encuentra vencida en la primera acción formulada.\n\n30/04/2019:  Dado que la acción  propuesta no fue efectiva ni eficiente para subsanar la no conformidad se formuló una nueva acción para el primer trimestre de 2019 \"Actualizar los Procedimientos PRO-GRF-11-01 Egresos o salidas definitivas de bienes e incluirle Politica de Operación lo siguiente: \"Los registros en el Sistema Administrativo y Financiero de la Entidad se llevarán a cabo en el día en que fue efectiva la operación, siempre y cuando el sistema permita realizar el registro en la misma fecha\"   por lo anterior se da cierre a la misma y se continúa con el seguimiento a la acción propuesta. ","Memorando consultado en SIAFI\n\nActa de reunión de seguimiento al plan de mejoramiento por procesos de Recursos Físicos y Ambiental del 01/06/2018.\n\n26/12/2018: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PRO-GRF-11-01_Egresos%20o%20salidas%20de%20bienes_0.pdf#overlay-context=content/grf-11-proceso-de-gesti%25C3%25B3n-de-recursos-f%25C3%25ADsicos%3Fq%3Dcontent/grf-11-proceso-de-gesti%25C3%25B3n-de-recursos-f%25C3%25ADsicos",null,"Cerrada","28/11/2017: Diana Ruiz\n22/12/2017: Diana Ruiz\n\n24/04/2018:   Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n01/06/2018: Hilda Yamile Morales Laverde, Jefe Oficina Control Interno\n\n16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n26/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n304/04/2019:  Hilda Yamile Morales L - Jefe OCI "]
[27,"Auditorías Internas","SAFYCD-Recursos físicos","2017-08-04","Se identificaron las siguientes  situaciones en el procedimiento PRO-GRF-11-02 INGRESOS,  que se especifican por registro en el anexo:\nRevisado el expediente denominado \"Ingresos / Altas de Almacén Vigencia 2016\" ,  se observa que Ocho (8) de estos, presentan diferencias entre  la fecha que figura en el documento físico y  la fecha del sistema, esto se identificó en  SIAFI (Bitácora de Estados) para cada uno de los registros.","No conformidad","Deficiencia al registrar la información en el sistema de información SIAFI, toda vez  que al abrir el aplicativo muestra el documento, en la ultima fecha de salida grabado y permite realizar los registros en esta fecha, independiente del día en que se haga.\n","Solicitar mediante memorando al supervisor del contrato del aplicativo del Sistema Información SIAFI,  que se asigne la fecha automáticamente,  en la que se hacer el registro   para que todos los documentos generados del Módulo Administrativa - Bienes,   tengan la fecha del día actual. ","Acción Correctiva","Emitir acto administrativo  y radicarlo ","Profesional Universitario -  Servicios Generales","2017-08-23","2017-08-24","2017-12-07","06/10/2017: En el IV Trimestre se realizará el respectivo requirimiento.\n23/11/2017:Se envio a la OAP ; Solicitud ASUNTO: \" Solicitud para el Admnistrador del Sisitema de Informacion SIAFI, Documento de Almacen y Servicios Publicos.\" Mediante Memorando con Radicado 001658 de fecha 23/11/2017.\n\n04/04/2018: A la fecha el aplicativo continua con la misma version, el concluir con esta actividad depende de otra áreas, sin embargo los registros que se realizan desde el Aplicativo en el modulo correspondiente a Almacén se generan en la fecha actual, tal como se puede verificar en el aplicativo.\n\n01/06/2018: Se reformulará la acción de mejora teniendo en cuenta que la propuesta inicialmente no permite subsanar la no conformidad.\n\n13/12/2018 Se actualizaron los Proceso y Procedimiento de GRF y se dejo como Politica de Operación lo siguiente: \"Los registros en el Sistema Administrativo y Financiero de la Entidad se llevarán a cabo en el día en que fue efectiva la operación, siempre y cuando el sistema permita realizar el registro en la misma fecha; en caso de que el sistema presente inconsistencias al momento de registrar las transacciones, se informará el incidente a la Oficina de Planeación.\", Se envio formato a la Oficina Asesora de Presupuesto para lo pertinente.\n\n\n03/04/2019: Se formuló la actividad No. 28, teniendo en cuenta las observaciones de la Oficina de Control Interno. ","23/11/2017: Memorando N° 001658 de fecha 23/11/2017.",null,"28/11/2017:  Se presenta  avance de la acción  que continua en desarrollo. Se recomienda realizar seguimiento a la solicitud a la OAP en distintos escenarios como comités o mesas de trabajo.\n\n22/12/2017: Se verifica solicitud yel referente técnico de la OAP informa que este requerimiento se escaló al proveedor de SIAFI  pero que debe tenerse en cuenta que si se deja la fecha estática habrian restricciones en distintas transacciones y cambios del proceso por lo que el líder del proceso debe tomar la decisión y como proceder si la fecha queda automatizada, por lo tanto continua en el estado actual.\n\n28/04/2018:  La Jefe de la OAP manifiesta que el sistema permite realizar de manera automática la asignación de fecha en los documentos, sin embargo se aclara que una vez habilitada esta configuración, tiene implicación en los cierres de cada mes, dado que por ejemplo si este cierre coincide con un fin de semana, el usuario no podría cambiar la fecha de los documentos que no registró en el mes anterior. IT GOP queda a la espera de la decisión de la entidad sobre la configuración de este requerimiento. La incidencia se cierra, cuando la entidad se pronuncie al respecto, se creará una nueva incidencia.  Por lo anterior continua en seguimiento la acción.\n\n01/06/2018: Se reformulará la acción de mejora teniendo en cuenta que la propuesta inicialmente no permite subsanar la no conformidad-.\n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso. No se evidencia  la reformulación de la acción,  compromiso  adquirido en reunión de seguimiento al plan de  mejoramiento del proceso de Recursos Físicos y Ambiental realizada el 01/06/2018\n\n18/10/2018: No se reportó la reformulación de la acción ni  plazos de ejecución, de igual forma, no se reportó avance de los compromisos adquiridos en reunión de seguimiento al Plan de mejoramiento por procesos  Recursos Físicos y Ambiental realizada el 01/06/2018. \n\n26/12/2018:  A la fecha de seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno no se evidencia en  Maloca Aula SIG, la inclusión de la política a que se hace  referencia en el seguimiento; el procedimiento PRO-GRF-11-02 INGRESO O ALTAS DE ALMACEN se encuentra en la versión 5 del 13/07/2017.  Por lo anterior se recomienda actualizar la actividad en el plan de mejoramiento por procesos y una vez se actualice la información en la página se reporte en el próximo seguimiento; se hace la observación que la OCI realizó seguimiento a las actividades reportadas, no obstante que la fecha se encuentra vencida en la primera acción formulada.\n\n30/04/2019:  Dado que la acción  propuesta no fue efectiva ni eficiente para subsanar la no conformidad se formuló una nueva acción para el primer trimestre de 2019 \"Actualizar los Procedimientos PRO-GRF-11-01 Egresos o salidas definitivas de bienes e incluirle Politica de Operación lo siguiente: \"Los registros en el Sistema Administrativo y Financiero de la Entidad se llevarán a cabo en el día en que fue efectiva la operación, siempre y cuando el sistema permita realizar el registro en la misma fecha\"   por lo anterior se da cierre a la misma y se continúa con el seguimiento a la acción propuesta. "," Solicitud para el Admnistrador del Sistema de Informacion SIAFI, Documento de Almacen y Servicios Publicos.\" Mediante Memorando con Radicado 001658\n\n26/12/2018: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PRO-GRF-11-02_%20Ingresos%20o%20Altas%20de%20Amac%C3%A9n_0.pdf#overlay-context=content/grf-11-proceso-de-gesti%25C3%25B3n-de-recursos-f%25C3%25ADsicos%3Fq%3Dcontent/grf-11-proceso-de-gesti%25C3%25B3n-de-recursos-f%25C3%25ADsicos",null,"Cerrada","28/11/2017: Diana Ruiz\n\n22/12/2017: Diana Ruiz\n\n24/04/2018:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n01/06/2018: Hilda Yamile Morales Laverde, Jefe Oficina Control Interno\n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n26/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n30/04/2019:  Hilda Yamile Morales L- Jefe OCI. \n"]
[30,"Autoevaluación de control","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2018-09-27","Materialización del riesgo \"Tener ataques informáticos a bases de datos, red de comunicaciones, sistemas de información y/o página web de la entidad\", donde se detectó un virus de tipo ransomware, denominado GANDCRAB en una versión reciente, que en la práctica lo que hace es secuestrar archivos mediante el cifrado de los mismos. Este virus afectó las siguientes unidades:\n1.    Unidades Z de los usuarios: Andrea Bustamante, Ana María Caro, Ana Alexandra Díaz, Adriana Díaz Izquierdo y Abdonina Guevara.\n2.    Carpetas compartidas denominadas Académica, Administrativa (Contabilidad, PIGA, SAFyCD, Servicios Generales, Talento Humano y Tesorería) y Control Interno (2014 hasta la carpeta Planeación).\n3.    Sistema operativo del Sistema de Información HUMANO.","Oportunidad de mejora","* Debilidad en la aplicación de los controles establecidos en el mapa de riesgos\n* Debilidad y falta de documentación en los controles existentes para evitar ataques informáticos a las bases de datos, red de comunicaciones, sistemas de información y/o página web .\n*  Falta de lineamientos o procedimientos documentados de seguridad y privacidad de la información.\n* Falta de capacitaciones y/o socializaciones efectivas de lineamientos para preservar la seguridad y privacidad de la información a funcionarios y contratistas de la entidad.","Eliminar el virus detectado del dominio y como medida preventiva se desconectaron los discos externos que almacenan la información de las unidades Z y del Centro de Documentación, razón por la cual en este momento ningún usuario puede visibilizar su unidad Z. Lo correspondiente a lo almacenado en el disco externo Centro de documentación fue restablecido el martes 25 de septiembre.\nParalelamente se inició la realización de un nuevo backup de las unidades Z en un disco externo y una vez finalice este proceso serán activadas nuevamente dichas unidades en la red interna del IDEP, con lo cual esperamos que el jueves 27 de septiembre tengan acceso a sus unidades Z.","Acción Correctiva","Servicios reestablecidos","Profesionales y/o contratistas del proceso Gestión tecnológica.","2018-09-24","2018-09-24","2018-09-27","27/10/2018 Se realizó la acción y se reestableció el servicio.                                        05/12/2018: ","Servicio reestablecido",null,"16/10/2018: El servicio fue restablecido, sin embargo, se han venido presentado fallas al ingresar a las unidades en red, por tal razón es necesario continuar con el seguimiento de esta acción. \n\n24/12/2018: Desde el último suceso reportado por la OAP de materialización del riesgo respecto a la seguridad y privacidad de la información, no se han reportado por parte de la OAP eventos de ataques informáticos hasta la fecha, por lo anterior se cierra la acción.","Listado de mesas ayuda solicitadas después del evento. ","EFECTIVA","Cerrada","16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Analizar y calificar nuevamente el riesgo en el mapa de riesgos vigente, donde se evaluará nuevamente el riesgo inherente, los controles existentes y el riesgo residual.","Acción Correctiva","Mapa de riesgos del proceso actualizado","Profesionales y/o contratistas del proceso Gestión tecnológica.","2018-09-27","2018-09-27","2018-09-27","05/10/2018 Se realizó  el análisis de causas,  efectos y los controles existentes para lo cual se formulan las nuevas acciones a ejecutar  dentrol del plan de mejoramiento.       \n                                                                                                                                                                                                                      05/12/2018: Se actualiza en el mes de noviembre la matriz de riesgos del proceso de acuerdo a la nueva metodología del DAFP en donde el riesgo residual después de aplicar controles continúa en zona de riesgo alto por lo que se hace necesario dar cumplimiento a las acciones definidas para fortalecer los controles. En el seguimiento realizado el 25/10/2018 por parte del líder y equipo de tecnología  se eliminó  la causa \"Fallas en la realización de bacupks \"","Mapa de riesgos actualizado",null,"16/10/2018: Se confirmó que en la actualización del mapa de riesgos del Proceso de Gestión Tecnológica se incluyeron (2) acciones para el manejo del riesgo: \"Interrupción en la prestación de servicios tecnológicos a usuarios internos y externos en la entidad \" con periodo de ejecución en el mes de octubre. Así mismo, para el riesgo: \"Tener ataques informáticos a bases de datos, red de comunicaciones, sistemas de información y/o página web de la entidad.\" se adicionaron (3) acciones con periodo de ejecución del 28/09/2018 al 30/11/2018, por lo tanto, se hace necesario, continuar con el seguimiento de esta acción. \n\n24/12/2018: Se publicó actualización del  mapa de riesgos aprobado el 16 de noviembre de 2018. Respecto al riesgo \"Tener ataques informáticos a bases de datos, red de comunicaciones, sistemas de información y/o página web de la entidad.\" se establecieron dos (2) controles preventivos: Restricción en  la instalación de programas no autorizados y descargas de software y Realizar revisiones periódicas para asegurar que todos los equipos tengan instalado el antivirus.  Se cierra la acción y se monitorea a través de los controles establecidos en el mapa de riesgos. ","http://www.idep.edu.co/?q=content/mapa-de-riesgos-por-proceso\n\n\nMapa de riesgos reportada por parte de la OAP en el mes de diciembre. ","EFECTIVA","Cerrada","16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI.\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Incluir en el plan de contingencia tecnológica las acciones inmediatas a ejecutar  ante la materialización del riesgo y la observación para que se deje evidencia de la aplicación del mismo. ","Acción Correctiva","Plan de contingencia tecnológica actualizado y publicado","Profesionales y/o contratistas del proceso Gestión tecnológica.","2018-09-27","2018-10-01","2018-12-28","07/12/2108: Se realizó seguimiento el 25/10/2018 por parte del líder del proceso y el equipo de tecnología en donde se concluye actualizar en el plan de contingencia lo correspondiente para la recuperación de información de las carpetas z y de oficina y para  el apagado de hiperconvergencia. ","Plan de contingencia actualizado,  se solicitó publicación dentro del SIG el día 16/12/2018",null,"16/10/2018: Acción programada a realizarse de octubre a noviembre de 2018.\n\n24/12/2018: Revisado en Maloca Aula SIG,  se encuentra publicado  PL-GT-12-02 PLAN DE CONTINGENCIA TECNOLÓGICA IDEP  con fecha de aprobación 20/12/2018.\n\nPor lo anterior se da por cumplida la actividad y se cierra.","N:\\2018\\10. PLAN MEJORAMIENTO POR PROCESOS\\05.Seguimiento 21_12_2018\\Soportes_Seg_Dic_2018_Plan Mejoramiento\\Gestión _Tecnológica.\n\nhttp://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GT-12-02_Plan_Contingencia_Tecno_V7.pdf","EFECTIVA","Cerrada","16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Realizar una socialización efectiva a funcionarios y contratistas del IDEP sobre los procedimientos establecidos en seguridad y privacidad de la información","Acción Correctiva","Evidencias de la realización de la socialización","Profesionales y/o contratistas del proceso Gestión tecnológica.","2018-09-27","2018-10-01","2019-05-27","05/12/2018: Se realiza socialización el 26/10/2018 a funcionarios y contratistas  sobre recomendaciones en seguridad de la información, una vez se tengan documentados los procedimientos establecidos en el MSPI se realizará la socialización correspondiente,  actividad que se reprograma para la siguiente vigencia.   \n\n31/03/2019: Se programó una socialización a funcionarios y contratistas del IDEP sobre los procedimientos establecidos en seguridad y privacidad de la información, especialmente con el servicio de correo electrónico. Esta capacitación se llevará a cabo el 02 de abril de 2019 y en el próximo trimestre se reportará el cumplimiento de la actividad.\n\n30/06/2019: El día 02 de abril de 2019, se llevó a cabo una socialización con funcionarios y contratistas del IDEP sobre los procedimientos establecidos en seguridad y privacidad de la información. Así mismo,  el día 30 de mayo de 2019 se llevó a cabo una socialización de las políticas TIC que adopta el IDEP, que están enfocadas a preservar la seguridad de la información Institucional y al buen uso de los recursos tecnológicos con los que cuenta el Instituto. En esta misma sesión, se indicó a los funcionarios y contratistas del IDEP cómo identificar riesgos de seguridad de la información y posibles ataques informáticos, y el proceso a seguir cuando esto ocurra. A continuación cito los apartados de la presentación: \"11. Los usuarios del correo electrónico no deben abrir los archivos anexos colocados en mensajes de remitentes desconocidos o sospechosos. Si llegan mensajes con esta característica, se debe informar a la Oficina Asesora de Planeación mediante http://www.idep.edu.co/mesadeayuda y llamar a la extensión 107 \". Por otra parte,  el día 31 de mayo de 2019 se envió a través de correo electrónico a funcionarios y contratistas del IDEP, una campaña con los Tips para fortalecer la seguridad de la información Institucional. Por último, en este mismo plan de mejora se estableció en la acción No. 43 para el mes de agosto la siguiente actividad \"Realizar una socialización con información acerca de cómo identificar ataques informáticos y las medidas preventivas y reactivas a tomar en cada caso.\"  Por lo tanto se solicita el cierre de esta acción.","Listado de asistencia y presentación realizada.\nNotiTic 5 enviado a todos los funcionarios y contratistas del IDEP el 31 de mayo de 2019.",null,"16/10/2018: Acción programada a realizarse durante el mes de octubre de 2018.\n\n24/12/2018: Teniendo la ampliación de tiempo para continuar con la ejecución de esta actividad por parte del líder del proceso, se realizará la verificación respectiva en próximo seguimiento. \n\n30/04/2019: Se realizó socialización a los funcionarios y contratistas de la Entidad en temas de seguridad de la información el día 02/04/2019.  Se recomienda fortalecer la con otros mecanismos de socialización teniendo en cuenta la la observación suscrita en el informe de auditoria al proceso \"Se debe adelantar la socialización con información clara de cómo identificar este tipo de ataques y las medidas preventivas y reactivas a tomar en cada caso.\"\n\n20/08/2019:  Esta actividad se da por cumplida y se realiza el cierre de la misma. ","Listados de asistencia",null,"Cerrada","16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n30/04/2019:   Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Verificar la restricción al acceso de páginas que puedan afectar la seguridad de la información de la entidad y descarga de software, en todos los equipos de la entidad.","Acción Correctiva","Registro de la verificación (planillas, fotografías, etc.)","Profesionales y/o contratistas del proceso Gestión tecnológica.","2018-09-27","2018-10-01","2018-10-30","07/12/2108: Se realizó seguimiento el 25/10/2018 por parte del líder del proceso y el equipo de tecnología en donde se concluye que  esta actividad no se ejecutará debido a la falta de recurso humano para realizar esta verificación, por tal razón se elimina esta acción.",null,null,"16/10/2018: Acción programada a realizarse durante el mes de octubre de 2018.\n\n24/12/2018: Teniendo en cuenta lo reportado por el líder del proceso, se procede a eliminar esta acción.\n\n30/04/2019:  Pese a que esta actividad fue eliminada en el anterior trimestre, se recomienda acatar las observaciones realizadas por parte de esta Oficina en el Informe de Auditoria al proceso \"La actividad se eliminó sin que fueran ejecutadas las pruebas de efectividad. \nEn las pruebas realizadas por el auditor con los 7 usuarios se pudo verificar que se permite la descarga y en algunos casos la instalación de archivos inadecuados o potencialmente peligrosos en versión portable (ver 4.2.1.4)\"\n",null,null,"Eliminada","16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n30/04/2019:   Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Fortalecer el perfil del profesional nombrado como \"Oficial de Seguridad de la Información\" mediante capacitaciones referentes al riesgo en cuestión.","Acción Correctiva","Evidencias de la capacitación ","Profesionales y/o contratistas del proceso Gestión tecnológica.","2018-09-27","2018-10-01","2018-11-30","07/12/2108: Se realizó seguimiento el 25/10/2018 por parte del líder del proceso y el equipo de tecnología en donde se concluye que esta acción por la manera en que fue planteada no es clara razón por la cual se elimina. \n\n",null,null,"16/10/2018: Acción programada a realizarse durante el mes de octubre de 2018.\n\n24/12/2018: Teniendo en cuenta lo reportado por el líder del proceso, se procede a eliminar esta acción.\n\n30/04/2019:  Pese a que esta actividad fue eliminada en el anterior trimestre, se recomienda acatar las observaciones realizadas por parte de esta Oficina en el Informe de Auditoria al proceso \"La acción se eliminó sin evaluar la importancia de contar con recursos humanos con alto conocimiento en seguridad de la información para la implementación del MSPI y para el diseño y verificación de los controles de seguridad de la información. Igualmente, esta experticia disminuye la actual dependencia de conocimiento de los proveedores\"",null,null,"Eliminada","16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n30/04/2019:   Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Fortalecer los recursos existentes para la realización de Backups ","Acción Correctiva","Backups realizados","Profesionales y/o contratistas del proceso Gestión tecnológica.","2018-09-27","2018-09-28","2018-11-30","07/12/2108: Se realizó seguimiento el 25/10/2018 por parte del líder del proceso y el equipo de tecnología en donde se concluye que  esta actividad  no se ejecutará,  teniendo en cuenta que no se tienen recursos disponibles ",null,null,"16/10/2018: Acción programada a realizarse durante el mes de octubre de 2018.\n\n24/12/2018: Teniendo en cuenta lo reportado por el líder del proceso, se procede a eliminar esta acción.\n30/04/2019:  Pese a que esta actividad fue eliminada en el anterior trimestre, se recomienda acatar las observaciones realizadas por parte de esta Oficina en el Informe de Auditoria al proceso \"Esta actividad se eliminó, pese a que la mejor contingencia para ataques tipo Ramsomwere es contar con las copias de seguridad actualizadas y en sitios alternos que garanticen la continuidad de la operación sin someterse a las condiciones del atacante.\nEn la verificación realizada por el auditor se observa que existen debilidades en los procedimientos de Backup y recuperación al no llevarse control de logs de estos procesos y pruebas aleatorias de restauración. Ver 4.1.3.1.3\"\n",null,null,"Eliminada","16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n30/04/2019:   Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[31,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2018-09-25","Informe ejecutivo de seguimiento y evaluación a la gestión de los riesgos de los procesos y el seguimiento al mapa de riesgos de corrupción.\n(…)Materialización del un riesgo de gestión tecnológica, teniendo en cuenta que el 31 de agosto de la vigencia, fueron apagados los servidores por posible interrupción del servicio de energía, suspendiendo el servicio web y Micrositios. Este evento se ha presentado en dos oportunidades durante la presente vigencia, en el seguimiento reportado por el líder, no se informa sobre el avance de la acción propuesta en cuanto a la documentación del procedimiento \"Gestión de la continuidad del negocio\" y aplicación del control definido como PL-GT- 12-02 Plan de Contingencia Tecnológica.","Oportunidad de mejora","Los equipos fueron apagados de manera preventiva ante una alerta emitida por la Subdirección Administrativa por la posible suspensión del servicio de energía generada por una pago extemporáneo del servicio. Por lo cual, se decidió apagar los servidores de manera controlada para evitar traumatismos mayores y afectaciones prolongadas en la prestación del servicio. Por lo tanto la causa identificada es pago extemporáneo del servicio.","Incluir en el mapa de riesgos del proceso Gestión Tecnológica la causa \"Interrupción en la prestación de servicio de energía por pagos extemporáneos\" con el factor de riesgo \"Interno - Financieros\". ","Acción Correctiva","Mapa de riesgos del proceso actualizado","Profesionales y/o contratistas del proceso Gestión tecnológica.","2018-09-27","2018-09-27","2018-09-27","05/10/2018 Ya se realizó la acción         \n                                                                                                                                            05/12/2018: Se incluyó la causa \"Interrupción en la prestación de servicio de energía por pagos extemporáneos\" en la nueva matriz de mapa de riesgos del proceso,  sin embargo  se recibe respuesta del líder del proceso  Gestión Financiera el 27/11/2018 en donde se informa que \"Según lo evaluado por la Tesorería y Servicios Generales los inconvenientes por aplicación de los pagos de Codensa se presentaron por el hecho de consolidar el pago del servicio de todas las oficinas en un solo pago\", para lo cual a partir de la fecha se  efectuarán  los pagos de forma individual por oficina,  teniendo en cuenta que los pagos si se realizan de manera oportuna por parte de la Subdirección  Administrativa","Mapa de riesgos actualizado",null,"16/10/2018: Se verificó en la actualización al Mapa de Riesgos por procesos con corte a 30/09/2018 que dentro del Proceso de Gestión Tecnológica se incluyeron (2) acciones para el manejo del riesgo: \"Interrupción en la prestación de servicios tecnológicos a usuarios internos y externos en la entidad \" con un periodo de ejecución del 1 al 30 de octubre de 2018.\n\n24/12/2018: Verificado el CONSOLIDADO MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Y DE CORRUPCIÓN POR PROCESO aprobado el 16/11/2018 se incluyó como una causa del riesgo \"Interrupción en la prestación de servicios tecnológicos a usuarios internos y externos en la entidad \" la Interrupción en la prestación de servicio de energía por pagos extemporáneos, y como controles de este riesgo se definió un control detectivo y tres preventivos los cuales quedaron bajo responsabilidad de personal de la OAP.  Se cierra la acción y se monitorea desde el mapa de riesgos por proceso. ","http://www.idep.edu.co/?q=content/mapa-de-riesgos-por-proceso\n\nMapa de Riesgos enviado por parte de la OAP en el mes de diciembre de 2018","EFECTIVA","Cerrada","16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n30/04/2019:   Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Incluir en el mapa de riesgos de Gestión tecnológica, el seguimiento  sobre el avance de la acción propuesta en cuanto a la documentación del procedimiento \"Gestión de la continuidad del negocio\" y aplicación del control definido como PL-GT- 12-02 Plan de Contingencia Tecnológica, en el reporte de seguimiento del tercer cuatrimestre de 2018 .","Acción Correctiva","Mapa de riesgos del proceso actualizado","Profesionales y/o contratistas del proceso Gestión tecnológica.","2018-09-27","2018-10-01","2018-12-15","05/12/2018: Teniendo en cuenta la revisión realizada  el 25/10/2018 por el líder del proceso y el equipo de tecnología  se reformula  la acción propuesta inicialmente en el siguiente sentido \"Actualizar el PL-GT-12-02 Plan de Contingencia Tecnológica\" Avance: El Plan de contingencia se actualizó y se incluyó lo referente al apagado de la Hiperconvergencia y lo correspondiente a la recuperación de las carpetas Z y las carpetas compartidas. ","PL-GT-12-02 Plan de Contingencia Tecnológica",null,"16/10/2018: Acción en ejecución desde el 1/10/2018 hasta el 15/12/2018.\n\n\n24/12/2018: Revisado en Maloca Aula SIG,  se encuentra publicado  PL-GT-12-02 PLAN DE CONTINGENCIA TECNOLÓGICA IDEP  con fecha de aprobación 20/12/2018, en donde en el control de cambios se evidencia la actualización reportada por el líder del proceso.  Por lo anterior se cierra la acción.","http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GT-12-02_Plan_Contingencia_Tecno_V7.pdf","EFECTIVA","Cerrada","16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Teniendo en cuenta que la gestión de los pagos de los servicios públicos no son responsabilidad del proceso Gestión tecnológica, la acción a ejecutar respecto a la materialización de este riesgo será: Informar al proceso Gestión Financiera en las mesas de trabajo para la actualización del Mapa de riesgos según la nueva metodología del DAFP,  la necesidad considerar un control en el mapa de riesgo de dicho proceso acerca de la posibilidad de Interrupción en la prestación de servicio de energía por pagos extemporáneos.","Acción Correctiva","Mapa de riesgos actualizados","Profesionales y/o contratistas del proceso Gestión tecnológica.","2018-09-27","2018-10-01","2018-10-30","05/12/2018: La OAP envió  el día 26 de noviembre correo electrónico al líder de este proceso Gestión Financiera solicitando se incluyera en el mismo un control  para el pago oportuno del servicio de energía y el seguimiento al registro en la empresa de energía Codensa. Se obtuvo respuesta del líder del proceso el 27/11/2018 en donde se informa que \"Según lo evaluado por la Tesorería y Servicios Generales los inconvenientes por aplicación de los pagos de Codensa se presentaron por el hecho de consolidar el pago del servicio de todas las oficinas en un solo pago . Para lo cual se decidió efectuar los pagos de forma individual por oficina,  teniendo en cuenta que los pagos si se realizan de manera oportuna por parte de la Subdirección  Administrativa","Correo electrónico remitido al líder del proceso Gestión Financiera",null,"16/10/2018: Acción programada a realizarse durante el mes de octubre de 2018.\n\n24/12/2018: Teniendo lo manifestado por la Subdirección Administrativa y Financiera, de igual forma que dentro del mapa de riesgos del proceso de Gestión Tecnológica se incluyó como causa la \"Interrupción en la prestación de servicio de energía por pagos extemporáneos\", de igual forma, se definieron los respectivos controles a cargo de personal de la Oficina Asesora de Planeación, se continuará realizando el seguimiento de acuerdo con los controles establecidos dentro de la mapa de riesgos del proceso asociado a la Gestión Tecnológica.    \n\nEsta acción se cierra y se monitorea desde el mapa de riesgos por proceso. ","N:\\2018\\10. PLAN MEJORAMIENTO POR PROCESOS\\05.Seguimiento 21_12_2018\\Soportes_Seg_Dic_2018_Plan Mejoramiento\\Gestión _Tecnológica","EFECTIVA","Cerrada","16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[32,"Autoevaluación de control","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2018-12-03","Seguimiento realizado a la matriz de riesgos del proceso puntualmente al riesgo\" Interrupción en la prestación de servicios tecnológicos a usuarios internos y externos en la entidad\" en donde se evalúa la efectividad de uno de los controles establecidos actualmente como  \"Realizar seguimiento a los acuerdos de nivel de servicio establecido con cada uno de los proveedores de los sistemas de información\" y se determina que al continuar en zona de riesgo alta se debe fortalecer este control.","Oportunidad de mejora","Necesidad de fortalecer controles existentes","Validar el cumplimiento de los acuerdos de servicio establecidos con los proveedores  durante la ejecución del contrato,  no limitarlo a la autorización del pago ","Acción Correctiva","Mapa de riesgos actualizado","Profesionales y/o contratistas del proceso Gestión tecnológica.","2018-12-03","2019-02-01","2019-08-01","10/12/2018: Esta actividad se ejecutará en la siguiente vigencia.\n\n31/03/2019: Para la validar el cumplimiento de los acuerdos de servicio establecidos con los proveedores, se asignó un responsable de realizar seguimiento a cada uno de los contratos y se llevaron a cabo las siguientes acciones:\nHumano: El profesional encargado de liquidar la nómina, sube las incidencias a la mesa de ayuda, debe remitir copia al ingeniero encargado del soporte de los sistemas de información, para que se lleve el control del cumplimiento de los Acuerdos de Niveles de servicio. \nGoobi: Cada usuario al  tener una novedad con el sistema, debe remitir un correo electrónico a soportesiafi@idep.edu.co,  el ingeniero encargado del soporte de los sistemas de información, atiende la incidencia si es de nivel 1 , en caso de ser nivel 2 hacia arriba escala al proveedor y lleva un control del cumplimiento de los Acuerdos de Niveles de servicio, dependiendo de la severidad de la incidencia.\nInternet: El ingeniero encargado de la web del IDEP, verifica el cumplimiento de la disponibilidad del canal de internet  99,7 %.\nMantenimiento de la infraestructura: Frente al Mantenimiento preventivo se cumplen las jornadas establecidas en el contrato, y en el mismo contrato se establece una bolsa para el mantenimiento correctivo, en caso de que se requiera que incluye repuestos, el contrato ampara toda la vigencia, hasta que se gestione el siguiente contrato.\nSuministro energía: Según la revisión realizada por la  Tesorería y Servicios Generales del IDEP los inconvenientes por aplicación de los pagos de Codensa se presentaron por el hecho de consolidar el pago del servicio de todas las oficinas en un solo pago . Para lo cual se decidió efectuar los pagos de forma individual por oficina.\n\n30/06/2019: Están en funcionamiento  las herramientas para el seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de Niveles de Servicio. Se retroalimenta constantemente el control implementado en el archivo Drive para el seguimiento a las incidencias del Sistema de información GOOBI, en cuanto al sistema HUMANO el control de incidencias se está realizando a través de la mesa de ayuda, se continúa verificando el nivel de disponibilidad del canal de Internet del 99,7% por parte del ingeniero Webmaster, se hace el seguimiento al plan de mantenimiento de la infraestructura y servicios tecnológicos del IDEP por parte del Técnico Operativo de la OAP y el pago del servicio de energía energía se ha venido realizado de forma individual por oficina . De acuerdo con lo anterior, se actualizará  y fortalecerá el control establecido en el mapa de riesgos \"Realizar seguimiento a los acuerdos de nivel de servicio establecido con cada uno de los proveedores de los sistemas de información\" por \"Realizar seguimiento a los acuerdos de nivel de servicio establecidos con los proveedores a través de las herramientas definidas para garantizar su cumplimiento\"","Humano: Mesa de ayuda que se encuentra en la siguiente dirección: http://osticket.humano.co/open.php e informe acerca del estado de las incidencias reportadas que puede ser consultado en el expediente contractual No. 123 de 2018.\nGoobi: Cuadro de registro al estado de las incidencias reportadas. Este seguimiento puede ser consultado en el expediente contractual No. 133 de 2018. \nInternet: Reporte de la disponibilidad del canal de internet que se genera de la página del proveedor de internet IFX Networks  en el link: http://vipcacti.ifxnetworks.com/graph.php?action=view&rra_id=all&local_graph_id=75582\nMantenimiento de la infraestructura: Carpeta Compartida:\\\\192.168.1.251\\120_oap\\IDEP2019\\120_28_PLANES\\9_Planes de Mantenimiento de la Infraestructura Tecnológica\nSuministro de Energía: Facturas de pago del servicio de energía.",null,"24/12/2018: Teniendo en cuenta lo manifestado en el avance, se verificará el cumplimiento de esta actividad en próximo seguimiento. \n\n30/04/2019:  Se verificó por parte de esta Oficina:\n\nEn google Drive se diseño un cuadro de seguimiento y control para las incidencias reportadas en GOOBI, donde se detalla la incidencia, severidad, estado y días transcurridos. \n\nPara el aplicativo de Humano, en la carpeta del contrato No. 123 de 2018 se evidencia adjunto a cada pago un informe de actividades donde se relaciona:  Ticket, Fecha de apertura y cierre de la incidencia, el estado de la misma. \n\nSe recomienda atender la observación plasmada en el informe de Auditoría realizado. \n\n30/08/2019:  De acuerdo al seguimiento efectuado por parte del responsable del proceso donde indica \"se actualizará  y fortalecerá el control establecido en el mapa de riesgos \"Realizar seguimiento a los acuerdos de nivel de servicio establecido con cada uno de los proveedores de los sistemas de información\" por \"Realizar seguimiento a los acuerdos de nivel de servicio establecidos con los proveedores a través de las herramientas definidas para garantizar su cumplimiento\".  Se cierra esta actividad por parte de esta Oficina y se continua con el monitoreo a través del mapa de riesgos. ","   ",null,"Cerrada","16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n30/04/2019:   Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[4,"Autoevaluación de control","SAFYCD-Talento Humano y Nómina","2018-10-30","La Entidad no cuenta con las fichas toxicológicas de los productos químicos utilizados","Oportunidad de mejora","No se evidencian las fichas toxicológicas de los productos químicos utilizados por los servidores de la Entidad.","Realizar un inventario de los productos químicos utilizados en la Entidad y suministrar las fichas toxicologicas a quienes los manipulan.","Acción Preventiva y/o de mejora","Inventario de los productos químicos y fichas toxicologicas","Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario y profesional de apoyo al SG-SST","2018-12-05","2019-02-15","2019-03-15","03/04/2019: Se realizó identificación e inventario de los productos químicos utilizados en la Entidad y se suministraron las hojas de seguridad.","03/04/2019:\n_Inventario productos químicos\n_Hojas de seguridad",null,"24/12/2018: Esta acción será objeto de verificación en próximo seguimiento. \n\n30/04/2019:  Se verificó que se realizó el  inventario de los productos químicos utilizados en la Entidad y se suministraron las hojas de seguridad y entrega a los funcionarios responsables.  Se da por cumplida y se cierra la acción.","Archivos soporte de la Oficina de Control Interno ","EFICIENTE","Cerrada","24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI.\n30/04/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[2,"Auditorías Internas","SAFYCD-Talento Humano y Nómina","2018-10-19","Es necesario documentar los mecanismos de medición de mortalidad por accidentes de trabajo o enfermedades laborales, como mínimo una vez al año.","Oportunidad de mejora","No se tiene formulado el indicador de mortalidad de accidentes de trabajo.\n\nNo se ha realizado medición de la mortalidad por accidentes de trabajo o enfermedades laborales.","Formular el indicador de mortalidad por accidentes de trabajo","Acción Preventiva y/o de mejora","Hoja de vida del indicador aprobada y publicada","Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario y profesional de apoyo al SG-SST","2018-12-05","2019-01-15","2019-02-15","03/04/2019: Se realizó la formulación del indicador \"Proporción de accidentes de trabajo mortales en el año\" de acuerdo con lo establecido en la Resolución 0312 de 2019 \"Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST\"","03/04/2019:_Hoja de vida del indicador http://www.idep.edu.co/?q=content/indicadores-de-gesti%C3%B3n",null,"24/12/2018: Esta acción será objeto de verificación en próximo seguimiento. \n\n30/04/2019:  Para la vigencia 2019 se formuló el indicador \"Proporción de accidentes de trabajo mortales en el año\" con frecuencia de medición anual, se de por cumplida y se da cierre a la acción propuesta.  El monitoreo se realizara a través del avance del tablero de indicadores. ","http://www.idep.edu.co/?q=content/indicadores-de-gesti%C3%B3n","EFECTIVA","Cerrada","24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI.\n30/04/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[30,"Auditorías Internas","SAFYCD-Presupuesto","2016-06-10","Se identifica que algunas actas de comités del proceso se suscriben hasta dos meses después de la celebración de los mismos. (Anexo 1), adicionalmente una vez revisado el expediente denominado \"Actas de sostenibilidad contable 2015\", se encuentra sin foliar y el rotulo no se encuentra acorde con las tablas de retención documental, dado que en el rótulo se identifica como: \"SERIE: CONCILIACIÓN; SUBSERIE: ACTAS; y Rótulo sin fecha de aprobación del SIG.","No conformidad","No se está siguiendo  lo establecido en las Resoluciones de creación de los comités en cuanto al tiempo de suscripción de las actas.                                       ","Generar una alerta en calendario google aps para realizar la suscripción de las actas de acuerdo con el tiempo establecido en la Resolución De creación de Comités","Acción Correctiva","Verificacion de alertas en el calendario google aps del responsable de cada comité.","Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Interno Disciplinario / Profesional Especializado Responsable de Presupuesto","2016-09-30","2016-10-03","2016-12-31","20/01/2017 Se realizó la actualización del formato de acta de comité técnico de sostenibilidad en lo relacionado con la serie documental y se esta dando cumplimiento en los tiempos para su suscripción\n\n06/10/2017:Desde el área de Presupuesto se han efectuado en la presente vigencia cuatro (4) comités de seguimieto presupuestal y dos (2)  comités de emergencia sobre los cuales se tienen las respectivas actas debidamente firmadas. No obstante, teniendo en cuenta la observación generada, es importante revisar los tiempos establecidos para la formalización de las respectivas actas teniendo en cuenta el tiempo que se requiere para proyección de las mismas, envío a los integrantes del comité para su revisión y ajustes pertinentes y posterior corrección y formalización de las mismas. por lo anterior es preciso aclarar que no es viable generar una alerta en calendario google aps para realizar la suscripción de las actas de acuerdo con el tiempo establecido en la Resolución de creación de Comités, esto no implica que el proceso de Gestion Financiera -Presupuesto  no este suscribiendo formalizando las actas de comite. comoevidencia las actas se encuentan debidamente archivas en el respectivo expediente. \nasi mismo  por parate de Contabilidad los aspectos mencionados se corrigieron a partir de las observaciones levantadas por la Oficina de Control Interno, no obstante el expediente anual se folia en su totalidad una vez cerradas las actas de la vigencia, y previo a su remisión al archivo general de la entidad.\n\nPor lo anterior se solicita el cierre de la no conformidad  puesto que se han desarrollado las acciones para eliminar las causas de la no conformidad.\n24/11/2017: A partir de esta observación se está dando cumplimiento a los tiempos establecidos en la resolución de creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, para lo pertinente a la generación de las actas de Comité y su suscripción por parte de los integrantes, adicionalmente las mismas se están diligenciando según el formato existente en la Maloca Aula SIG, y una vez se incorporan al expediente documental se proceden a foliar.\n\n06/04/2018: Se han venido remitiendo las actas de Comite  a través del correo electrónico, para su correspondiente revisión y aprobación, en caso de que hayan observaciones se procede a modificar el acta e imprimirlas para firmas. Pendiente  las alertas en calendarios Google.\n\n05/10/2018:  Igualmente se presentó proyecto de resolución modificatoria al funcionamiento del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, la cual ya fue verirficada por la Oficina Asesora Jurídica y la Oficina de Control Interno y en el momento se encuentra en proceso de ajuste según observaciones y recomendaciones de dichas oficinas, para su posterior firma y publicación.  Con corte al tercer trimestre se encuentra en proceso de elaboraciòn un acta que corresponde a la reunión llevada a cabo el 26 de septiembre de 2018. \n\n05/12/2018: Con Resolución No. 147 del 05/12/2018 se modificó el funcionamiento del Comite Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Instituto, con el fin de dar cumplimiento al nuevo marco normativo contable, se incorporaron algunas funciones de carácter transitorio, se modificó la periodicidad de las reuniones y  se eliminaron los términos para la elaboración de las actas del comite (Artículo 12 numeral 4). A la fecha las actas se encuentran al día debidamente firmadas y archivadas. El Acta No. 13 de la reunión llevada a cabo el 28 de noviembre de 2018, está en trámite de elaboración.","06/10/2017: Evidencias Citadas en el seguimiento y a solicitud del interesado\n24/11/2017:Expediente documental de Actas de Comité Técnico de Sostenibilidad Contable\n\n0604/2018: Correo Institucional remitido a los integrantes de Comité. \n\n",null,"27/01/2017: El acta de 25 de octubre  de 2016 se elaboró un mes y cinco días después,  hasta el 30 de noviembre de 2016. Continúa abierta vencida.\n21/04/2017: No presenta seguimiento por parte del líder del proceso y/o responsable\n27/07/2017: No presenta seguimiento por parte del líder del proceso y/o responsable. No se evidencia alerta de google calendar.\n10/10/2017: Se sigue presentando la situacion. Para cierre condicional debe generar una nueva acción con la justificación tecnica o juridica. Continua abierta.\n28/11/2017: Una vez revisado comité de 3 de noviembre de 2017 a la fecha no se ha suscrito, se remitió a los integrantes el 27 de noviembre para revisión. Continua abierta.\n21/12/2017: Continua abierta por continuarse prsenetando esta situación.\n24/04/2018:  La acción se encuentra vencida desde el mes de diciembre de 2016, a la fecha de seguimiento no se presenta ningún avance frente a la generación de alertas en google apps por lo anterior la acción planteada no ha sido efectiva ni eficaz.  En cuanto al cumplimiento de la Resolución No. 157 de 2010 establece \"Elaborar el acta de cada sesión del Comité, cuyo texto para aprobación debe enviar vía correo electrónio institucional a cada participante dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de realización de la reunión correspondiente\"  la última acta de comité se remitió el 23 de abril de 2018 y el comité se realizó el 13 de marzo.  Por lo anterior la acción formulada no ha sido eficaz ni efectiva, se recomienda solicita reformular nuevamente la acción de tal manera que permita subsanar la no conformidad. \n01/06/2018: Dado que la acción no ha sido efectiva se propone revisar el contenido de la Resolución y ajustarla incluyendo la normatividad inherente nuevo marco normativo contable. Dicho ajuste y revisión se realizará antes de finalizar el mes de julio, para posteriormente su seguimiento y cierre por parte de la OCI.\n19/07/2018:  No se reportaron avances por parte del líder del proceso. Igualmente, a la fecha de corte de este seguimiento, no se evidencia la formalización de la resolución, compromiso adquirido en reunión de seguimiento al plan de  mejoramiento del proceso de Gestión Financiera realizada el 01/06/2018.\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n17/10/2018: En el tercer seguimiento a la implementación del Nuevo Marco Normativo Contable realizado durante el mes de agosto de 2018, se evidenció la inobservancia del artículo tercero de la Resolución 157 de 2010 en cuanto al término fijado para la elaboración de las actas de las reuniones del Comité de Sostenibilidad Contable, el cual no debe superar los 6 días hábiles; nuevamente se ratifica el no cumplimiento de la resolución vigente, según lo informado en el avance de esta acción y lo confirmado en reunión del Comité del 16 de octubre, teniendo en cuenta que a la fecha están pendientes de formalizar las tres (3) últimas actas.   Es importante resaltar que hasta tanto no se apruebe la modificación de la Resolución en comento se debe dar cumplimiento a las fechas establecidas. \n\n24/12/2018: En el artículo 11 numeral 4 de la Resolución 147 de 2018 se estableció la elaboración de las actas de la sesiones y presentarlas para la aprobación del comité, no se definió dentro de está términos para elaboración ni firma como lo indica el avance reportado por la SAF, de acuerdo con el último seguimiento realizado a la implementación de las NICSP y la sostenibilidad de la información contable radicado No. 00106-817-001434 del 29 de noviembre de 2018  se pudo confirmar que las actas de los comités de sostenibilidad contable se encontraban al día. ","Correo de fecha 23 de abril de 2018 remitiendo el acta del 13 de marzo para revisión de los integrantes del comité. \n\n17/10/2018: A la fecha se encuentra formalizada y firmada hasta el acta No. 7 del 8 de junio de 2018, a partir de esta acta se encontraron pendientes de firma actas hasta la reunión del Comité Sostenibilidad Contable del 16 de Octubre de 2018. \n\n24/12/2018:   Resolución 147 DEL 05/12/2018, carpeta compartida \"Resoluciones IDEP - 2018\"","EFECTIVA","Cerrada","27/01/2017: Diana Ruiz- Jefe OC\n\n21/04/2017: Alix del Pilar Hurtado P.\n27/07/2017: Diana Ruiz\n\n10/10/2017: Diana Ruiz\n\n28/11/2017: Diana Ruiz\n21/12/2017: Diana Ruiz\n\n24/04/2018:   Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n01/06/2018:   Hilda Yamile Morales Laverde, Jefe Oficina Control Interno \n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n17/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[32,"Auditorías Internas","SAFYCD-Contabilidad","2017-07-18","Se presentan 12 acciones de las 34 acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento por procesos en estado vencido, equivalente al 35%, la mayoría de acciones se relacionan con la auditoría de 2016. Este retraso puede estar relacionado con la distribución de cargas de trabajo al interior del proceso y con la falta de  apropiación del ciclo de mejoramiento por los referentes designados. Esta situación incide en la materialización del riesgo del proceso de transversal Mejoramiento Continuo: “Inadecuado tratamiento de las no conformidades, hallazgos, acciones preventivas correctivas y de mejora” y es un incumplimiento del numeral 8.5. MEJORA, 8.5.1. Mejora Continua de la NTCGP 1000:2009 adoptada por la ley 872 de 2003.","No conformidad","Las acciones correctivas no estan siendo efectivas\nlas alertas de seguimiento no estan siendo eficaces \nNo se están revisando y actualizando los documentos donde se refleje  los cambio normativos y/o la operatividad del proceso, esto  conlleva a que el principio de multitud de cambios de la mejora continua no sea eficiente. \n","Actualizar los procedimientos, documentos y formatos del  área de Contabilidad ","Acción Correctiva","Seguimiento al Plan de Mejora Auditorioa 2016 ","Profesional Especializado  - Contabilidad ","2017-07-31","2017-09-01","2017-12-15","06/10/2017: Se llevó a cabo la actualización de los procedimientos, documentos y formatos del  área de Contabilidad, los mismos se encuentran en proceso de revision final  y posterior publicacion en la MALOCA SIG.\n24/11/2017: El inventario Documental del Proceso de Gestión Financiera se encuentra en estado de actulaización \n\n06/04/2018. No se puede cambiar la línea de acción, dado que el hallazgo no es claro, no obstante se realizo la actualización de los Procedimientos Contables con el fin de mejorar la responsabilidad de  actividades ,  Cargas de trabajo dentro del área contable.\n                                                                                                                                                     \n 25/09/2018: Los Procedimientos PRO-GF-14-14 Causación de Órdenes de Pago,  PRO-GF-14-06 Conciliaciones bancarias contables, y los formatos FT-GF-14-24 Planilla de autorización de pagos diferentes a la CUD y FT-GF-14-16 Formato conciliación bancaria contable, se encuentran actualizados y publicados en el Aula Maloca SIG, con fecha de Aprobación 25/09/2018.         \n\n05/10/2018:  Mediante resolución No. 094 de 2018, se adoptó la guía para la presentación de los informes de ejecución financiera de los convenios suscritos por concepto de recursos entregados en administración (transferencia o recursos propios); con base en esta resolución se culmina el proceso de actualización del procedimiento PRO-GF-14-12 Revisión a los informes de ejecución financiera de los recursos entregados en administración.                                                                                                                                                                                                                                                                            30/11/2018 y 03/12/2018: Se realizó la actualización de los Procedimientos: PRO-GF-14-11, Gestión Contable, PRO-GF-14-02 Modificación Presupuestal, PRO-GF-14-01 Ejecución Presupuestal, PRO-GF-14-03 Cierre Presupuestal y PRO-GF-14-15 Programación mensualizada de Caja PAC. Así mismo se solicito la creación de los siguientes formatos: Conciliación de Almacén y Conciliación entre Presupuesto-Contabilidad y Tesorería,  los cuales ya fueron enviados a la Oficina Asesora de Planeación para su revisión y publicación en  el Aula Maloca SIG.                         \n                                                                                                                                                                                                                                                         05/12/2018: Esta acción está en seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. Revisados los libros auxiliares de contabilidad con corte a noviembre 30 de 2018, no se evidencian saldos por concepto de recursos entregados en administración, por lo tanto no ha sido necesario la aplicación del procedimiento, formato y guía.","06/10/2017: Evidencias Citadas en el seguimiento y a solicitud del interesado.\n24/11/2017: http://www.idep.edu.co/?q=content/gf-14-proceso-de-gesti%C3%B3n-financiera#overlay-context=\n\n06/04/2018: http://www.idep.edu.co/?q=content/gf-14-proceso-de-gesti%C3%B3n-financiera#overlay-context=\n24/11/2017: http://www.idep.edu.co/?q=content/gf-14-proceso-de-gesti%C3%B3n-financiera#overlay-context=\n",null,"28/11/2017: Frente  al halalzgo se recomienda revisar si  la acción corresponde a las causas raiz del hallazgo; ya que este se refiere al vencimiento de acciones de mejora mientras la acción plantea: Actualizar los procedimientos, documentos y formatos del  área de Contabilidad.\n22/12/2017: la acción no responde a las causas del hallazgo, se recomienda revisar y reformular linea de acción en términos de por qué se presentan retrasos en el cierre de acciones.\n24/04/2018:  De acuerdo al seguimiento efectuado por parte del responsable del proceso, se informa que el hallazgo no es claro y que se realizó la actualización de procedimientos.  No obstante en el seguimiento efectuado por parte de la OCI el día 28/11/2017 y el 22/12/2017, hace hincapié a que el hallazgo es por el vencimiento en las fechas establecidas para ejecutar las acciones de mejora.  \nTeniendo en cuenta que la acción formulada no subsana la no conformidad que es el incumplimiento en las acciones de mejora, se solicita reformular la acción por cuanto la que inicialmente se planteó no fue eficaz ni efectiva. \n01/06/2018: Se propone por parte del contador de la Entidad revisar las acciones vencidas con el fin de reformular actividades en pro de subsanar los hallazgos en un tiempo no mayor a seis meses para posterior cierre por parte de la OCI.\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso. Igualmente, a la fecha de corte de este seguimiento,  no se evidencia la reformulación de actividades,  compromiso adquirido en reunión de seguimiento al plan de  mejoramiento del proceso de Gestión Financiera realizada el 01/06/2018\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n17/10/2018: De acuerdo a la información suministrada por la Oficina Asesora de Planeación y verificado en Maloca Aula SIG, se evidencia que se actualizó el PRO-GF-14-12 Revisión a los informes de ejecución financiera de los recursos entregados en Administración; El Formato FT-14-22 Informe de Ejecución Financiera se encuentra actualizado desde marzo de 2018 y la Guía para la presentación de informes de Ejecución Financiera fue adoptado con la resolución 94 emitida el 13/09/2018. Teniendo en cuenta lo anterior, esta acción continúa en seguimiento.  \n\n24/12/2018:  Se actualizó la \"GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES DE EJECUCIÓN FINANCIERA DE LOS CONVENIOS  SUSCRITOS POR CONCEPTO DE\nRECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN (TRANSFERENCIA O RECURSOS PROPIOS), el 22 de octubre de 2018; se encuentra publicado en el link: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/GU-GF-14-01_Guia_Informes_ejec_financiera_v1.pdf.  Esta acción se da por cumplida y se cierra. ","http://www.idep.edu.co/?q=content/gf-14-proceso-de-gesti%C3%B3n-financiera#overlay-context=\n\n24/12/2018:  http://www.idep.edu.co/sites/default/files/GU-GF-14-01_Guia_Informes_ejec_financiera_v1.pdf","EFECTIVA","Cerrada","28/11/2017: Diana Ruiz\n\n24/04/2018:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI\n\n01/06/2018:   Hilda Yamile Morales Laverde, Jefe Oficina Control Interno \n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n17/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[35,"Auditorías Internas","SAFYCD-Contabilidad","2017-07-18","Se identificaron las siguientes  situaciones en el PRO-GF-14-14 CAUSACIÓN ÓRDENES DE PAGO que se especifican por registro en el anexo:\n\nRevisada una muestra de comprobantes de egreso 2017, se observa que veintidós  (22) de estos junto con  sus respectivas órdenes de pago, presentan diferencias entre  la fecha que figura en el documento físico y  la fecha del sistema, esto se identificó en  SIAFI (Bitácora de Estados) para cada uno de los registros.  \n\nEn esta muestra  en cuatro de las  órdenes de pago revisadas  (Ordenes de pago 25, 26, 27 y 89 de 2017), se identifica que las facturas fueron  radicadas por fuera del tiempo   establecido por las comunicaciones  mensuales vía correo Electrónico que emite  la Subdirección Administrativa y Financiera  (Tesorería)  y por fuera de  la directriz dada en la circular No. 006 del 6/06/2015 emitida por la Dirección General del IDEP, en la cual dice \"... el Instituto como mecanismo de control en el registro de sus operaciones con terceros, a partir de la fecha efectuará un cierre mensual para la recepción de solicitudes de desembolso por parte de los supervisores de contrato a la Tesorería del Instituto, teniendo en cuenta que la fecha de la factura o cuenta de cobro del contratista debe estar dentro del rango del primero (01) al décimo octavo (18) día calendario del mes, en coherencia con el Programa Anual de Pagos - PAC; si este último día no es hábil, se debe anticipar la fecha de facturación para el día inmediatamente anterior, en su defecto, tendrá que presentar la factura o la cuenta de cobro en el mes siguiente dentro del mismo rango\".\n\nEn la muestra revisada se presentan diferencias entre la orden de pago y el comprobante de egreso de entre 12 y 18 días cuando el procedimiento CAUSACIÓN ÓRDENES DE PAGO  PRO-GF-14-14  establece en el numeral de 8. Tiempos  que este se desarrolla en tres (3) días, esto posiblemente a una determinación de tiempos del ciclo del procedimiento que no establece  a que etapa corresponden estos y que incide en la desviación del estándar y una afectación de ciclo tesoral de la entidad.","No conformidad","No se están revisando y actualizando los documentos donde se refleje  los cambio normativos y/o la operatividad del proceso, esto  conlleva a que el principio de multitud de cambios de la mejora continua no sea eficiente. ","Actualizar procedimiento PRO-GF-174-14 Causación de orden de pago a tesorería.","Acción Correctiva","http://www.idep.edu.co/?q=content/gf-14-proceso-de-gesti%C3%B3n-financiera#overlay-context=","Profesional Especializado Tesorería ","2017-07-31","2017-08-01","2017-12-31","24/11/2017: El procedimiento fue actualizado con fecha de aprobacion 19/07/2017\n\n06/04/2018: El Porcedimiento PRO-GF-14-14 Causación de Órdenes de Pago,  se encuentra actualizado y publicado en el Aula Maloca SIG, con fecha de Aprobaciòn 23/03/2018. vesion 05                                                                                                                                                                     \n05/10/2018: El Procedimiento PRO-GF-14-14 Causación de Órdenes de Pago,  se actualizó de manera general, se incluyeron puntos de control, se incorporó el formato \"Planilla autorización pagos diferentes a la CUD\", se modificaron los tiempos y se actualizaron las políticas de operación; se encuentra publicado en la página Web de la Entidad, en el link de  Maloca Aula SIG, con fecha de Aprobación 25/09/2018. versión 06.\n                                                                                                                                                                                                                                                 30/11/2018 y 03/12/2018: Se realizó la actualización de los Procedimientos: PRO-GF-14-11, Gestión Contable, PRO-GF-14-02 Modificación Presupuestal, PRO-GF-14-01 Ejecución Presupuestal, PRO-GF-14-03 Cierre Presupuestal y PRO-GF-14-15 Programación mensualizada de Caja PAC. Así mismo se solicito la creación de los siguientes formatos: Conciliación de Almacén y Conciliación entre Presupuesto-Contabilidad y Tesorería,  los cuales ya fueron enviados a la Oficina Asesora de Planeación para su revisión y publicación en  el Aula Maloca SIG.      \n                                                                                                                                                                                                                                                   05/12/2018: Esta acción está en seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. Dentro del periodo de evaluación se aplicó lo establecido en el procedimiento PRO-GF-14-14 Causación de Órdenes de Pago, con lo relacionado a: Se registraron las operaciones en el sistema financiero de la entidad, respetando la fecha de la operación, una vez fueron atendidas las fallas del sistema previamiente reportadas por correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación; teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos, se dio cumplimiento al cronograma de radicación de cuentas para pago; se efectuó control a las fechas de emisión y vencimiento de las facturas para pago.","24/11/2017: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PRO-GF-14-14%20Causacion_ordenes_de_pago_V4_1.pdf#overlay-context=content/gf-14-proceso-de-gesti%25C3%25B3n-financiera%3Fq%3Dcontent/gf-14-proceso-de-gesti%25C3%25B3n-financiera\n\n06/04/2018: el Procedimiento se encuentra publicado en el siguiente link: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PRO-GF-14-14_Causacion_ordenes_pago_V5.pdf\n05/10/2018: El procedimiento se encuentra actualizado en http://www.idep.edu.co/?q=content/gf-14-proceso-de-gesti%C3%B3n-financiera#overlay-context=",null,"28/11/2017; Aunque el procedimiento fue actualizado una vez revisados registros aleatorios de septiembre, octubre y noviembre de 2017 la situación descrita en el hallazgos se sigue presentando. Se recomienda revisar si deben plantearse otras acciones que subsanen esta diferencia.\n\n21/12/2017: Continua en el estado del último segumiento. \n\n24/04/2018:  La acción formulada no subsana el hallazgo y/o no conformidad, toda vez que esté se generó por diferencias en los registros de las ordenes de pago en la fecha del documento físico y del sistema; por la extemporaneidad en la radicación de facturas y diferencias entre la orden de pago y el comprobante de egreso de 12 y 18 días, según el procedimiento.\n\nLa causa identificada no guarda relación con las observaciones formuladas por parte de ésta oficina;  se evidencia que en la modificación del procedimiento se retiraron los tiempos para su  ejecución.  Por lo tanto ésta oficina considera que la acción no es efectiva ni eficaz y no permite subsanar de fondo las observaciones en el desarrollo de la auditoría efectuada, por lo tanto se solicita revisar y formular una nueva acción. \n\n01/06/2018: Se reformulará la acción de mejora teniendo en cuenta la no conformidad\n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso. Igualmente, a la fecha de corte de este seguimiento, no se evidencia la reformulación de la acción de mejora,  compromiso adquirido en reunión de seguimiento al plan de  mejoramiento del proceso de Gestión Financiera realizada el 01/06/2018.\n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n\n17/10/2018: Verificado el enlace http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PRO-GF-14-14_Causacion_ordenes_pago_V6.pdf, se observa que la Versión 6 del procedimiento PRO-GF-14-14 CAUSACIÓN ÓRDENES DE PAGO fue aprobada el 25/09/2018,  esta acción continua en seguimiento, con el fin de verificar la aplicabilidad del procedimiento y cierre en el próximo seguimiento.  \n \n24/12/2018:  Esta actividad se da por cumplida.","2/12/018:  http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PRO-GF-14-14_Causacion_ordenes_pago_V6.pdf","EFECTIVA","Cerrada","28/11/2017: Diana Ruiz\n21/12/2017: Diana Ruiz\n\n24/04/2018:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n01/06/2018:   Hilda Yamile Morales Laverde, Jefe Oficina Control Interno \n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n\n17/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[36,"Auditorías Internas","SAFYCD-Contabilidad","2017-07-18","Se identifica el no cumplimiento de las siguientes políticas de operación del PRO-GF-14-12 REVISIÓN A LOS INFORMES DE EJECUCIÓN FINANCIERA DE LOS RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN:\n\"El Contratista deberá entregar los Informes Financieros, de acuerdo con lo establecido por la Guía del IDEP adoptada mediante la Resolución 129 de 2004\".  (Esta guía se menciona en la actividad 5 del mismo y no es registrada en la gestión documental del proceso)\n\"Tratándose de los contratos y convenios interadministrativos relacionados con el área misional del IDEP, estos informes de ejecución, los trimestrales y el final, deben ser suscritos por el (la) supervisor (a) y el (la) Subdirector (a) Académico (a)\"\n\"Todos los contratos y/o convenios que sean financiados mediante recursos financieros de inversión del IDEP, deberán especificar en las cláusulas del contrato el número de informes financieros a presentar y las fechas en las que debe hacerlo\" (No se identifico en convenio 18 y 26 de 2016)\n\"Con base en los informes de ejecución financiera que trimestralmente reporta la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario de estos convenios y contratos interadministrativos (o de asociación u otros de similar naturaleza), cada uno (a) de los (las) supervisores (as) de los mismos por parte del IDEP deben elaborar y presentar, también trimestralmente (o como se haya acordado en las minutas correspondientes), a más tardar el quinto día hábil de cada trimestre, a las instancias internas (Subdirecciones y Oficinas Asesoras) y externas competentes, los respectivos informes de ejecución en los términos de la Propuesta Técnico – Económica presentada y aprobada por la entidad contratante o cooperante en cada caso. Además de estos informes de ejecución trimestrales, los (las) supervisores (as) anteriormente referidos deben elaborar y presentar a las instancias internas y externas competentes, a más tardar el quinto día hábil después de la finalización de cada convenio o contrato interadministrativo, el respectivo informe final, con base en el cual se debe realizar la liquidación de cada uno de estos contratos y convenios\" ( No se identificaron informes de ejecución trimestrales sino en cada expedientes contractual con periodicidad distinta)\nEl incumplimiento de estas políticas incide en la gestión contractual dado que no se evidencia uniformidad en las clausulas y presentación de informes financieros, esta situación puede asociarse a la no actualización de lineamientos documentales del proceso  que requieren de  falta de escenarios entre dependencias para la determinación de lineamientos unificados y trasversales al proceso de Gestión Financiera.\n","No conformidad","No se están revisando y actualizando los documentos donde se refleje  los cambio normativos y/o la operatividad del proceso, esto  conlleva a que el principio de multitud de cambios de la mejora continua no sea eficiente. ","Fusionar el procedimiento PRO-GF-14-05  Análisis de Información Financiera con el procedimiento  PRO-GF-14-11 Gestión Contable , el cual se denominara Gestión Contable. ","Acción Correctiva","http://www.idep.edu.co/?q=content/gf-14-proceso-de-gesti%C3%B3n-financiera#overlay-context=","Profesional Especializado  - Contabilidad ","2017-07-31","2017-08-01","2017-12-28","24/11/2017: El Procedimiento PRO-GF-14-05 Analisis de Información Financiera Fue eliminado y la informacion quedo contenida dentro del procedimiento PRO-GF-14-11 Gestión Contable con fecha de paobación 20/11/2017\n\n06/04/2018: El Procedimiento PRO-GF-14-05 Análisis de Información Financiera Fue eliminado y la información quedo contenida dentro del procedimiento PRO-GF-14-11 Gestión Contable con fecha de aprobación 20/11/2017, se revisaron y actualizaron las políticas de operación y la normatividad legal vigente. \n\n\n05/10/2018: Mediante resolución No. 094 de 2018, se adoptó la guía para la presentación de los informes de ejecución financiera de los convenios suscritos por concepto de recursos entregados en administración (transferencia o recursos propios); con base en esta resolución se culmina el proceso de actualización del procedimiento PRO-GF-14-12 Revisión a los informes de ejecución financiera de los recursos entregados en administración. Se solicita el cierre de la acción.                                        \n                                                                                                                                                                                                                                                 30/11/2018 y 03/12/2018: Se realizó la actualización de los Procedimientos: PRO-GF-14-11, Gestión Contable, PRO-GF-14-02 Modificación Presupuestal, PRO-GF-14-01 Ejecución Presupuestal, PRO-GF-14-03 Cierre Presupuestal y PRO-GF-14-15 Programación mensualizada de Caja PAC. Así mismo se solicito la creación de los siguientes formatos: Conciliación de Almacén y Conciliación entre Presupuesto-Contabilidad y Tesorería,  los cuales ya fueron enviados a la Oficina Asesora de Planeación para su revisión y publicación en  el Aula Maloca SIG.             \n                                                                                                                                                                                                                                                      05/12/2018: Esta acción está en seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. Revisados los libros auxiliares de contabilidad con corte a noviembre 30 de 2018, no se evidencian saldos por concepto de recursos entregados en administración, por lo tanto no ha sido necesario la aplicación del procedimiento, formato y guía.","24/11/2017: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PRO-GF-14-11%20Gestio%CC%81n%20Contable_V4.pdf\n\n06/04/2018: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PRO-GF-14-11_Gestion_Contable_V5.pdf",null,"28/11/2017: El seguimiento NO corresponde a la acción planteada ya que el procedimiento  PRO-GF-14-12 Revisión a los informes de ejecución financiera de los recursos entregados en administración, continua vigente. \n21/12/2017: El seguimiento NO corresponde a la acción planteada ya que el procedimiento  PRO-GF-14-12 Revisión a los informes de ejecución financiera de los recursos entregados en administración, continua vigente. \n\n12/04/2018: El seguimiento realizado no corresponde al hallazgo establecido al procedimiento  PRO-GF-14-12   Revisión a los informes de ejecución financiera de los recursos entregados en administración.  Sin embargo, la Oficina de Control Interno revisó dicho procedimiento en su versión 5 del  26/03/2018, en donde se enuncia en los apartes: Documentos internos, actividad No. 4 y políticas de operación, la  \"Guía de ejecucion financiera adoptada por el IDEP\" , no se evidencia publicada en Maloca Aula SIG dentro de los documentos que hacen asociados al proceso. La acción no ha sido efectiva ni eficaz.\n\n01/06/2018: La guía se encuentra en revisión por parte de los supervisores de convenios, con el fin de que sea aprobada para su posterior publicación.\n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso. Igualmente, a la fecha del seguimiento, no se evidencia la aprobación y publicación de la guía.\n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n\n17/10/2018:  De acuerdo a la información suministrada por la Oficina Asesora de Planeación y verificado en Maloca Aula SIG, se evidencia que se actualizó el PRO-GF-14-12 Revisión a los informes de ejecución financiera de los recursos entregados en Administración; El Formato FT-14-22 Informe de Ejecución Financiera se encuentra actualizado desde marzo de 2018 y la Guía para la presentación de informes de Ejecución Financiera fue adoptado con la resolución 94 emitida el 13/09/2018. Teniendo en cuenta lo anterior, esta acción continúa en seguimiento.  \n\n24/12/2018:  Esta actividad se da por cumplida y se cierra. ","12/04/2017: \nhttp://www.idep.edu.co/?q=content/gf-14-proceso-de-gesti%C3%B3n-financiera#overlay-context=\n\nhttp://www.idep.edu.co/sites/default/files/PRO_GF_14_12_Revision_Informes_V5.pdf\n\n23/10/2018: http://www.idep.edu.co/?q=content/gf-14-proceso-de-gesti%C3%B3n-financiera#overlay-context=\n\n24/12/2018:  http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PRO_GF_14_12_Revision_Informes_V6.pdf","EFECTIVA","Cerrada","28/11/2017: Diana Ruiz\n21/12/2017: Diana Ruiz\n\n12/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n01/06/2018:   Hilda Yamile Morales Laverde, Jefe Oficina Control Interno \n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n22/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Expedir acto administrativo  que derogue la resolución  No 129  de 2004 , con el fin de actualizar el procedimiento de revisión a los informes de ejecución financiera de los recursos entregados en la administración .","Acción Correctiva","Resolución publicada  \\\\192.168.1.252\\resoluciones","Profesional Especializado  - Contabilidad y Oficina Asesora Jurídica","2017-07-31","2017-08-01","2017-12-28","24/11/2017 Infortunadamente se solicitó el original de la Resolución al Archivo General de la entidad, no obstante el mismo no se encontró.Pendiente Tramite \n\n06/04/2018: La resolución se encuentra en revisión por parte de la Oficina Asesora Jurídica.\n\n05/10/2018: Mediante resolución No. 094 de 2018, se adoptó la guía para la presentación de los informes de ejecución financiera de los convenios suscritos por concepto de recursos entregados en administración (transferencia o recursos propios); con base en esta resolución se culmina el proceso de actualización del procedimiento PRO-GF-14-12 Revisión a los informes de ejecución financiera de los recursos entregados en administración. Se solicita el cierre de la acción.\n\n05/12/2018: Esta acción está en seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. Revisados los libros auxiliares de contabilidad con corte a noviembre 30 de 2018, no se evidencian saldos por concepto de recursos entregados en administración, por lo tanto no ha sido necesario la aplicación del procedimiento, formato y guía.","06/04/2018: Correo Institucional dirigido a la OAJ",null,"28/11/2017: Acción en desarrollo\n21/12/2017: Acción en desarrollo se encuentra pendiente el trámite \n\n12/04/2018: A la fecha no se evidencia el acto administrativo  que derogue la resolución  No 129  de 2004, acción vencida desde diciembre de 2017.\n\n01/06/2018: A la fecha no se evidencia el acto administrativo  que derogue la resolución  No 129  de 2004.\n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso. Igualmente, a la fecha de corte de este seguimiento, no se evidencia el acto administrativo que derogue la resolución 129 de 2004.\n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n\n17/10/2018: Verificado la carpeta \\\\192.168.1.20\\Resoluciones\\2018 se evidencia la Resolución 94 con la cual se adopta la Guía de presentación de informes de ejecución financiera aprobada el 13/09/2018.   Se continuará con el seguimiento con el fin de evidenciar su aplicación.\n\n24/12/2018:  Esta acción se cierra por el cumplimiento de la misma.","17/10/2018: \\\\192.168.1.20\\Resoluciones\\2018\n","EFECTIVA","Cerrada","28/11/2017: Diana Ruiz\n21/12/2017: Diana Ruiz\n\n12/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n01/06/2018:   Hilda Yamile Morales Laverde, Jefe Oficina Control Interno \n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n\n17/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n\n17/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[37,"Auditorías Internas","SAFYCD-Contabilidad","2018-01-29","Diferencias en la información de partidas conciliatorias entre Tesorería y Contabilidad.  Sin soportes","No conformidad","1. Falta de autocontrol, transparencia y honestidad del profesional del àrea de tesorería.\n\n2. Insuficientes controles  al rol de tesorero.\n\n3. Insuficientes puntos de control  para el reporte de ordenes de pago (D216/17 Art 9) y ordenes de pagos de recursos propios.\n\n4. Falta de reporte de informes diarios de bancos por parte del área de Tesorería.\n\n5. Incumplimiento del manual de funciones.\n\n6. Falta de mecanismos de comunicación requeridos de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Corporación Transparencia por Colombia.\n\n7. Enfoque principalmente orientado hacia el Subsistema de gestiòn de calidad desde las auditorias realizadas por Control Interno y no hacia la operatividad del área.\n\n8. Insuficiente documentación en el SIG del proceso de Gestión financiera (Tesorería).\n\n9.  Falta de aplicación de controles en el Sistema de Información SIAFI e inexistencia de perfiles definidos en el mismo.\n\n10. Comunicación limitada con proveedores .","Interponer denuncias en los órganos de control que corresponda (Fiscalía, Contraloría, Personería)","Acción Correctiva","Oficios radicados","Directora General","2018-01-29","2018-01-30","2018-02-07","06/04/2018:  06/04/2018: El subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario, presento ante la Fiscalía General de la Nación denuncia por presunto peculado por apropiación en contra del Ex funcionario Juan Francisco Reyes, la cual quedo suscrita mediante radicado Interno N° 2660 de fecha 30/01/2018. La Oficina Asesora de Control Interno (OCI) con radicado N° 000171 del 14/02/2018,  presento informe preliminar de auditoría especial ante la Contraloría de Bogotá. El cual quedo suscrito mediante radicado interno N° 000215 de fecha 31/01/2018, La directora General mediante radicado Interno N°  000124 del 05/02/2018, ofició a la Personería de Bogotá, sobre el particular y sobre la apertura del proceso disciplinario Interno, igualmente se le comunico la anterior situación a la Contraloría  de Bogotá mediante radicado Interno N° 000171 de 14/02/2018. \nFinalmente el 23/02/2018, el Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario, presento ampliación de la denuncia ante la Fiscalía General de la Nación suministrando Información del Banco de Bogotá en la que se precisan valores trasladados en el 2017 de la cuenta cuyo titular es el IDEP. ","09/04/2018: \n*Radicado N° 2660 de fecha 30/01/2018.\n*Radicado N° 000171 del 14/02/2018\n*Radicado N° 000215 de fecha 31/01/2018\n*Radiacdo N°  000124 del 05/02/2018\n*Radicado N° 000171 de 14/02/2018.\n",null,"25/04/2018: Se realizó seguimiento al cumplimiento de éstas acciones por parte de la OCI y quedan documentados en actas de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018.","Acta de Control Interno de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018",null,"Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Realizar los trámites respectivos con la aseguradora ","Acción Correctiva","Correo electrónico ","Subdirector Adminsitrativo y Financiero","2018-01-29","2018-02-05","2018-06-30","09/04/2018: \nEl 5 de febrero se informó a la aseguradora vía correo electrónico y se realizó reunión con el representante de la aseguradora el 6 de febrero. \n\n05/10/218:  El IDEP con oficio radicado No. 00106-816-000676 del 31/07/2018 se dio respuesta a solicitud de la aseguradora  JARGU SAS Corredores de Seguros con relación al Siniestro Caso 6123 delito peculado por apropiación en contra del Señor Juan Francisco Eduardo Salcedo Reyes - Póliza de Manejo No. 980-64-994-000000201-Aseguradora Solidaria de Colombia Radicado 00284 del 26 de febrero de 2018 No. HT76295, donde se aclaró que el señor extesorero presuntamente se apropió de $123,765,541 de los cuales $37.256.719 los devolvió en el primer trimestre de 2015 y en junio 30 de 2017. Al saldo de $86.508.822 se aplicaron los $69.881.015 quedando un saldo pendiente de capital de $16.627.807 más el lucro cesante.\n\n02/04/2019:  La Aseguradora la Previsora S.A., efectúo el reconocimiento del siniestro a cargo del extesorero Juan Francisco Salcedo Reyes, por valor de $16.627.807, cuyo resplado es el Comprobante de Ingreso No. 70 del 26/03/2019","09/04/2018: \nEl 5 de febrero se informó a la aseguradora vía correo electrónico y se realizó reunión con el representante de la aseguradora el 6 de febrero. \n\n02/04/2019: Comprobante de Ingreso No. 70 del 26/03/2019 (Goobi)",null,"25/04/2018: Se realizó seguimiento al cumplimiento de éstas acciones por parte de la OCI y quedan documentados en actas de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018\n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso.  \n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n\n17/10/2018: Mediante Oficio  radicado No. 00106-816-000676 del 31/07/2018 se dió claridad a JARGU S.A. corredores de seguros de la presunta apropiación del extesorero y se le indicó los valores devueltos por el exfuncionario, de esta comunicación el Instituto no ha obtenido respuesta por parte JARGU Seguros.   Se continua con el seguimiento.\n\n24/12/2018:  No se reportó avance para el trimestre por parte del responsable del proceso. \n\n30/04/2019: Se reporto el reconocimiento pago por parte de la Aseguradora la Previsora S.A., del siniestro a cargo del extesorero Juan Francisco Salcedo Reyes, por valor de $16.627.807, cuyo resplado es el Comprobante de Ingreso No. 70 del 26/03/2019.  Así mismo se dió a conocer a la Contraloria de Bogotá con oficio No. 00106-816-000296 dicho pago para lo de su competencia.   Por lo anterior se da cierre a la acción propuesta. ","Acta de Control Interno de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018\n\n17/10/2018:  Oficio  radicado No. 00106-816-000676 del 31/07/2018\n\n30/04/2019:  Oficio Radicado No. 00106-816-000296 del 01/04/2019.",null,"Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n17/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n30/04/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Realizar una auditoría especial al proceso de Gestion Financiera ","Acción Correctiva","Informe de auditoría","Jefe Oficina Control Interno","2018-01-29","2018-01-30","2018-02-02","09/04/2018: Se realizó Auditoria Especial de Proceso de Gestión Financiera, cuyo objeto fue la verificacion de los giros efectuados por parte de la Tesoreria de la Entidad durante el año 2017, el informe Preliminar fue radicado mediante N° 000215 el 31/01/2018.",null,null,null,null,"09/04/2018: \n*Radicado N° 000215 del 31/01/2018.","25/04/2018: Se realizó seguimiento al cumplimiento de éstas acciones por parte de la OCI y quedan documentados en actas de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018","Acta de Control Interno de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018",null,"Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Formular cronograma de trabajo con las actividades necesarias para lograr la depuración contable del año 2017 ","Acción Correctiva","Cronograma de trabajo","Profesional Especializado Contabilidad 222-04\nTécnico Operativo 314-01 Contabilidad\nTécnico Operativo 314-01 Tesorería\nProfesional Tesorero General 201-04","2018-02-06","2018-02-07","2018-02-28","06/04/2018: \nSe formulo y se presento para abrobaciòn ante el nivel Directivo ( Directora, Sub Aministrativo, Jefe OAP, Jefe OCI) el Plan Anual de Sostenibilidad Contable- Tesoreria 2018. a la fecha se encuentra en proceso de Ejecuciòn ",null,null,null,null,"06/04/2018: \nse encuentra como soporte en el expediente de Actas de Comité de Sostenibilidad Contable de la Vigencia 2018.","25/04/2018: Se realizó seguimiento al cumplimiento de éstas acciones por parte de la OCI y quedan documentados en actas de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018","Acta de Control Interno de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018",null,"Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Solicitar a la Tesoreria Distrital asesoría para el establecimiento de controles efectivos para el área de tesoreria de la entidad de acuerdo a la normativa.","Acción Correctiva","Correo electrónico ","Profesional Especializado \nContabilidad 222-04","2018-02-06","2018-02-07","2018-02-12","06/04/2018: \nSe solicito al Asesor de la Dirección Distrital de contabilidad Dr José Antonio Zambrano, nos referenciara  con un funcionario de la Dirección Distrital de Tesorería, con el fin de realizar una mesa de trabajo con el Tesorero (a) de la entidad y el Subdirector Administrativo,",null,null,null,null,"06/04/2018: \nCorreo Institucional de Fecha 06/02/2018.","25/04/2018: Se realizó seguimiento al cumplimiento de éstas acciones por parte de la OCI y quedan documentados en actas de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018","Acta de Control Interno de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018",null,"Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Presentar al Comité técnico de sostenibilidad  contable los resultados de las actividades establecidas en el cronograma","Acción Correctiva","Acta del comité de sostenibilidad contable","Secretario Técnico del comité de sostenibilidad contable \n\nTécnico Operativo 314-01 Contabilidad","2018-02-06","2018-03-30","2018-06-30","06/04/2018: \nSe presento en comité de fecha 01/03/2018,  el  Proyecto del Plan Anual de Sostenibilidad Contable - Tesorería 2018, En comité de fecha 13/03/2018, se presento avance de las actividades planteadas en el Plan\n                                                                                                                                                                                                                                                 25/09/2018: De acuerdo al Plan Anual de Sostenibilidad Contable - Tesorería 2018, se presentó ante comité, durante abril, mayo, junio y septiembre la depuración contable de las partidas conciliatorias, quedando subsanadas con las fichas técnicas que aprobó el comité. El día 24/09/2018 se presentaron las últimas fichas técnicas, con el fin de sanear las partidas conciliatorias del año 2017.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      05/10/2018: \nDe acuerdo al Plan Anual de Sostenibilidad Contable - Tesorería 2018, se presentó ante el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable 44 fichas para depurar las partidas conciliatorias en bancos a 31 de diciembre de 2017, aprobadas por el Comité según consta en actas  de las reuniones del13-03-2018; 24-04-2018; 10-05-2018; 23-05/2018; 08-06-2018; y 27-09-2018.\n\nA 30 de septiembre de 2018 los saldos de Bancos de Tesorería y Extractos Bancarios son consistentes y se encuentran depuradas en 100% las partidas de elevada antiguedad. Se solicita el cierre de la acción.\n                                                                                                                                                                                                                                                       28/11/2018: De acuerdo al Plan Anual de Sostenibilidad Contable - Tesorería 2018, se presentó ante comité, el consolidado de vigencias 2015, 2016 y 2017 correspondientes a la revisión de movimientos bancarios, contables y presupuestales, soportados mediante las fichas técnicas que soportan las transacciones más significativas.    \n                                                                                                                                                                                                                                                       05/12/2018: Esta acción está en seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. La Versión 4 del formato de Concilliación Bancaria Contable, se comenzó a utilizar a partir de la elaboración de las conciliaciones del mes de septiembre de 2018.",null,null,null,null,"06/04/2018:\n Actas de Comité Tecnico de Sostenibilidad Contable 2018. ","25/04/2018: Se realizó seguimiento al cumplimiento de éstas acciones por parte de la OCI y quedan documentados en actas de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018\n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso. Sin embargo,en el marco del Comité de Sostenibilidad Financiera y Contable, se han presentado los avances al cronograma de actividades.\n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n\n18/10/2018: Según lo informado en Comité de Sostenibilidad Contable del 24 de septiembre de 2018, las partidas conciliatorias con corte a dic/31/2017 se encuentran conciliadas al 100% y teniendo en cuenta que la Versión 4 del formato de Concilliación Bancaria Contable fue aprobada el 25/09/2018 esta acción seguirá siendo objeto de seguimiento. \n\n24/12/2018:  Según lo reportado en el avance y lo observado en el infome de seguimiento a la implementación de NICSP y a la sostenibilidad de la información contable radicado No. 00106-817-001434 del 29 de noviembre de 2018, se da por cerrada esta acción y se realizará seguimiento a través del plan de mejoramiento institucional.","Acta de Control Interno de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018\n\n18/10/2018: Acta de reunión del Comité de Sostenibilidad Contable del 24 de septiembre de 2018.\n\n24/12/2018:  radicado No. 00106-817-001434 del 29 de noviembre de 2018","EFECTIVA","Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n18/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Incluir dentro del orden del día del Comité técnico de sostenibilidad contable la presentación de los avances en la depuración de la información contable.","Acción Correctiva","Acta del comité de sostenibilidad contable","Secretario Técnico del comité de sostenibilidad contable \n\nTécnico Operativo 314-01 Contabilidad\n\nTécnico Operativo 314-01 Tesorería\n\nProfesional Tesorero General 201-04","2018-02-06","2018-03-30","2018-06-30","06/04/2018: \nEn comité de fecha 13/03/2018 se presento avance de las actividades planteadas en el Plan Anual de Sotenibilidad -Contable -Tesoreria 2018 .                                                                               \n25/09/2018: De acuerdo al Plan Anual de Sostenibilidad Contable - Tesorería 2018, se presentó ante comité, durante abril, mayo, junio y septiembre la depuración contable de las partidas conciliatorias, quedando subsanadas con las fichas técnicas que aprobó el comité. El día 24/09/2018 se presentaron las últimas fichas técnicas, con el fin de sanear las partidas conciliatorias del año 2017.  \n 05/10/2018: \nDurante la vigencia fiscal 2018, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se ha reunido 10 vences, para las cuales se han elaborado las respectivas actas, donde se ha informado la gestiòn sobre depuración de partidas conciliatorias en bancos y seguimiento al proceso de implementación del nuevo marco normativo contable a través del sistema de información SIAFI, a continuación se describen los temas tratados en cada reunion:\n\n- Acta No. 1 reuniòn del 14/02/2018: Presentación de los estados contables a diciembre 31 de 2017.\n- Acta No. 2 reunión del 1/03/2018: Informe de gestiòn sobre depuración de partidas conciliatorias en bancos y seguimiento al proceso de implementación del nuevo marco normativo contable a través del sistema de información SIAFI. Contabilización recursos girados de los bancos del IDEP a la cuenta personal del señor Juan Francisco Eduardo Salcedo Reyes por $106,980,285.\n-  Acta No. 3 reuniòn del 13/03/2018:  Informe de gestiòn sobre depuración de partidas conciliatorias en bancos y seguimiento al proceso de implementación del nuevo marco normativo contable a través del sistema de información SIAFI. Presentación fichas de saneamiento contable No.1 a la No. 4 para depuración partidas conciliatorias de bancos.\n- Acta No. 4 reunión del 24/04/2018:  Informe de gestiòn sobre depuración de partidas conciliatorias en bancos y seguimiento al proceso de implementación del nuevo marco normativo contable a través del sistema de información SIAFI.  Presentación fichas de saneamiento contable No.5 a la No. 11 para depuración partidas conciliatorias de bancos. También se informó sobre los trámites adelantados para la preparación y presentación de la información de saldos iniciales a 1 de enero de 2018, así como del reporte de la información del 1 de enero a 31 de marzo de 2018 con destino a la Contaduria General de la Nación.\n- Acta No. 5 reunión del 10/05/2018: Informe de gestión sobre depuración de partidas conciliatorias en bancos y seguimiento al proceso de implementación del nuevo marco normativo contable a través del sistema de información SIAFI.  Presentación fichas de saneamiento contable No.12 a la No. 26 para depuración partidas conciliatorias de bancos. Se informó sobre los inconvenientes presentados en la plataforma CHIP de la Contaduría General de la Nación para el cargue de la matriz de saldos iniciales a 1 de enero de 2018.\n- Acta No. 6 renión del 23/05/2018. Informe de gestión sobre depuración de partidas conciliatorias en bancos y seguimiento al proceso de implementación del nuevo marco normativo contable a través del sistema de información SIAFI.  Presentación fichas de saneamiento contable No.27 a la No. 31 para depuración partidas conciliatorias de bancos. De otra parte se informó que el aplicativo CHIP está realizando ajustes para el reconocimiento de las cuentas del nuevo catálogo de la Reslución 620 de 2015.\n- Acta No. 7 reunión del 8/06/2018:  Informe de gestión sobre depuración de partidas conciliatorias en bancos y seguimiento al proceso de implementación del nuevo marco normativo contable a través del sistema de información SIAFI.  Presentación fichas de saneamiento contable No.32  a la No. 33 para depuración partidas conciliatorias de bancos. De otra parte se informó que aún continúan los inconvenientes con la plataforma CHIP de la Contaduría General de la Nación para el reporte de saldos iniciales a 1 de enero de 2018 y los movimientos del trimestre enero a marzo de 2018. La Contaduría  con Resolución 159 del 29/05/2018 dio un nuevo plazo para la presentación de la información hasta el 30 de junio de 2018.\n- Acta No. 8 reunión del 27/07/2018: Inconvenientes para la presentación estados contables del Instituto con corte al segundo semestre de 2018 a la Contaduría General de la Nación.\n- Acta No. 9 reunión del 11/09/2018: Presentación informe de la revisión financiera del año 2017 por parte de la Contratista María Fernanda Moreno Muñoz.\n- Acta No. 10 reunión del 24/09/2018:  Informe de gestión sobre depuración de partidas conciliatorias en bancos y seguimiento al proceso de implementación del nuevo marco normativo contable a través del sistema de información SIAFI.  Presentación fichas de saneamiento contable No.34  a la No. 45.  A 30 de septiembre de 2018 los saldos de Bancos de Tesorería y Extractos Bancarios son consistentes y se encuentran depuradas en 100% las partidas de elevada antiguedad. Se solicita el cierre de la acción.\n                                                                                                                                                                           28/11/2018: De acuerdo al Plan Anual de Sostenibilidad Contable - Tesorería 2018, se presentó ante comité, el consolidado de vigencias 2015, 2016 y 2017 correspondientes a la revisión de movimientos bancarios, contables y presupuestales, soportados mediante las fichas técnicas que soportan las transacciones más significativas.\n05/12/2018: Esta acción está en seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno.",null,null,null,null,"06/04/2018: \nActas de Comité Tecnico de Sostenibilidad Contable 2018. ","25/04/2018: Se realizó seguimiento al cumplimiento de éstas acciones por parte de la OCI y quedan documentados en actas de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018\n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso. \n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n\n17/10/2018: Según lo informado en Comité de Sostenibilidad Contable del 24 de septiembre de 2018, las partidas conciliatorias con corte a dic/31/2017 se encuentras conciliadas al 100% y teniendo en cuenta que la Versión 4 del formato de Concilliación Bancaria Contable fue aprobada el 25/09/2018 esta acción seguirá siendo objeto de seguimiento. \n\n24/12/2018: En el Comité de Sostenibilidad Financiero y Contable, se presentó el consolidado de vigencias 2015, 2016 y 2017 correspondientes a la revisión de movimientos bancarios, contables y presupuestales, soportados mediante las fichas técnicas que soportan las transacciones más significativas.  Por la anterior se da por cumplida ésta actividad. ","Acta de Control Interno de fecha 01, 08 y 15 de marzo de 2018\n\n17/10/2018: Acta de Comité de Sostenibilidad Contable del 24/09/2018 y http://www.idep.edu.co/?q=content/gf-14-proceso-de-gesti%C3%B3n-financiera#overlay-context= Formatos_ FT-GF-14-16 Formato de Conciliación Bancaria, \n\n24/12/2018:  Actas del Comité de la vigencia 2018.","EFECTIVA","Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n17/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Elaborar e implementar un protocolo de manejo de cuentas por parte de la Tesorería","Acción Correctiva","Protocolo de manejo de cuentas por parte de la Tesorería","Subdirector Adminsitrativo y Financiero","2018-02-06",null,null,"Se realizò reuniòn con tesoreria para establecer las politicas de seguridad, se tiene en borrador para articularlo con la circular de la SDH de febrero de 2018.  Documento final  para el  20 al 23 por parte de planeación.\n\n05/10/2018:  Se elaboró el instructivo IN-GF-14-05-Protocolo de Seguridad y Manejo Cuentas deTesoreria, aprobado el 02/05/2018 y publicado en la página web institucional en el link Maloka Aula SIG.\n\n05/12/2018: Esta acción está en seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno.",null,null,null,null,null,"12/04/2018: Se recomienda establecer el periodo de desarrollo de esta acción\n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso. Continúa sin establecerse el periodo de desarrollo de esta acción\n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n\n17/10/2018: Verificada el enlace institucional_ Gestión Documental SIG http://www.idep.edu.co/sites/default/files/IN-GF-14-05_Protocolo_de_Seguridad_V1.pdfse observa la Versión 1 del Protocolo de Seguridad y Manejo de Cuentas _Tesorería aprobado el 02/05/2018.   Esta acción continua en seguimiento con el fin de verificar su cumplimiento y cierre en el próximo informe. \n\n24/12/2018:  Esta actividad se cierra,  se continuará con el seguimiento desde el plan de mejoramiento institucional. ","17/10/2018:http://www.idep.edu.co/sites/default/files/IN-GF-14-5_Protocolo_de_Seguridad_V1.pdf\n\n24/12/2018: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/IN-GF-14-05_Protocolo_de_Seguridad_V1.pdf","EFECTIVA","Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n17/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Revisión de los procedimientos \nPRO-GF-14-06 Conciliaciones bancarias y contables\nPRO-GF-14-11 Gestión Contable\nPRO-GF-14-12 Revisión a los informes de ejecución financiera de los recursos entregados en administración\nPRO-GF-14-14 Causación de Órdenes de Pago\nPRO-GF-14-15 Programación Mensualizada de Caja PAC","Acción Correctiva","Procedimientos","Contratista Subdirección administrativa, Financiera y CID","2018-02-06","2018-02-05","2018-06-29","09/04/2018: Una vez revisados los procedimientos de Contabilidad y Tesoreria del Proceso de Gestion Financiera,  se pudo verificar que ellos cumplen con los controles necesarios para la operatividad del Proceso, sin embargo los dumentos fueron actualizados  en cuanto a:  la Normatividad Legal Vigente y forma . \n* PRO-GF-14-06 Conciliaciones bancarias y contables.  Fecha de aporbacion  26/03/2018.\n* PRO-GF-14-11 Gestión Contable.   Fecha de Aprobacion 26/03/2018.\n*PRO-GF-14-12 Revisión a los informes de ejecución financiera de los recursos entregados en administración. Fecha de Aprobacion 26/03/2018.\n*PRO-GF-14-14 Causación de Órdenes de Pago. Fecha de Aprobación 23/06/2018\n*PRO-GF-14-15 Programación Mensualizada de Caja PAC. Este documento No fue necesario actualizarlo, esta conforme a la operatividad del proceso.",null,null,null,null,"09/04/2018: \nhttp://www.idep.edu.co/?q=content/gf-14-proceso-de-gesti%C3%B3n-financiera#overlay-context=","25/4/2018:  Se realizó la actualización de procedimientos y se encuetran publicados en la página web.   \n\n19/07/2018: No se reportó seguimiento por parte del líder del proceso de Gestión Financiera. Sin embargo, revisado Maloca AulaSIG, se evidencia que en el mes de marzo de 2018, se actualizaron los siguientes procedimientos:\n* PRO-GF-14-06 Conciliaciones bancarias y contables.  Fecha de aporbacion  26/03/2018.\n* PRO-GF-14-11 Gestión Contable.   Fecha de Aprobacion 26/03/2018.\n*PRO-GF-14-12 Revisión a los informes de ejecución financiera de los recursos entregados en administración. Fecha de Aprobacion 26/03/2018.\n*PRO-GF-14-14 Causación de Órdenes de Pago. Fecha de Aprobación 23/06/2018\n El procedimiento PRO-GF-14-15 Programación Mensualizada de Caja PAC. se encuentra en su versión 4 del 19/07/2017. SE CIERRA LA ACCIÓN\n","http://www.idep.edu.co/?q=content/gf-14-proceso-de-gesti%C3%B3n-financiera#overlay-context=\n\n19/07/2018:  http://www.idep.edu.co/?q=content/gf-14-proceso-de-gesti%C3%B3n-financiera#overlay-context= ",null,"Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Revisión y actualizar el mapa de riesgos del proceso Gestión Financiera con sus respectivos puntos de control  ","Acción Correctiva","Mapa de riesgos","Contratista Subdirección administrativa, Financiera y CID","2018-02-06","2018-02-05","2018-06-29","09/04/2018:  Inició el 5 de febrero con los funcinarios de la Subdirección Financiera, se entregara seguimiento del Mapa de Riesgo de acuerdo al Cronograma de la OAP. \n\n05/10/2018:  Se realizó Seguimiento y Evaluación del Mapa de Riesgos Institucional y de Corrupción por Procesos con corte al 31 de Agosto de 2018, donde se indicó que para mitigar los riesgos se actualizaron los procedimientos PRO-GF-14-06 \"Conciliaciones Bancarias Contables\", así como el formato y el procedimiento PRO-GF-14-14 \"Causación de Órdenes de Pago\", en cada uno ellos se implementaron puntos de control.\n\n05/12/2018: Esta acción está en seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        07/12/2018: Se presentó el seguimiento y actualización al mapa de riesgos ante la Oficina Asesora de Planeación, previa verificación por parte de los responsables del proceso de Gestión Financiera\n",null,null,null,null,null,"25/4/2018:  Esta actividad se encuentra en ejecución.  \n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso. \n\n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n\n18/10/2018: De acuerdo con el seguimiento realizado al mapa de riesgos con corte a 31 de agosto, del cual se emitió Informe radicado con el No. 00106-817-001135 del 25 de septiembre de 2018, esta acción continúa en seguimiento.  \n\n24/12/2018: Verificada el CONSOLIDADO MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Y DE CORRUPCIÓN POR PROCESO aprobado el 16 de noviembre de 2018 se estableció para el riesgo \"Manejo indebido de recursos públicos.\" se definió un control de detectivo a través del procedimiento PRO-GF-14-06 \"Conciliaciones Bancarias Contables\", y dos (2) controles preventivos  a través del procedimiento PRO-GF-14-14 \"Causación de Órdenes de Pago\" así como la aplicación de los controles a través del Protocolo de Seguridad y Manejo de Cuentas de Tesorería IN- GF -14- 05, por lo tanto se cierra esta acción.","18/10/2018: Informe Ejecutivo de seguimiento y evaluación a la gestión de los riesgos de los procesos y el seguimiento al mapa de riesgos de corrupción radicado No. 00106-817-001135 del 25 de septiembre de 2018 y http://www.idep.edu.co/?q=content/mapa-de-riesgos-por-proceso.\n\n24/12/2018: \nSeguimiento Mapa de Riesgos enviado por correo electrónico por la OAP","EFECTIVA","Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n18/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Revisar  y actualizar el manual de políticas contables\nMN-GF-14-01 Manual de políticas y prácticas contables. ","Acción Correctiva","Manual de políticas contables","Profesional Especializado Contabilidad 222-04","2018-02-06","2018-02-05","2018-02-28","06/04/2018: El Manual MN-GF-14-01 Manual de Políticas Contables NICSP , Se encuentra actualizado y Publicado en el Aula Maloca SIG, con fecha de aprobaciòn de 15/01/2018",null,null,null,null,"09/04/2018: \nhttp://www.idep.edu.co/sites/default/files/MN_GF_14_01MANUAL_POLITICAS_IDEP_V2.pdf","24/4/2018:  Esta actividad se encuentra cumplida y se da cierre a la misma.","http://www.idep.edu.co/sites/default/files/MN_GF_14_01MANUAL_POLITICAS_IDEP_V2.pdf",null,"Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Implementar la generación del informe diario de bancos de tesorería  y documentar como punto de control la aprobación por parte del Subdirector Administrativo y Financiero. Esta actividad se incluirá  dentro del documento operativo que corresponda.","Acción Correctiva","Documento operativo","Profesional Especializado Contabilidad 222-04\n\nTécnico Operativo 314-01 Contabilidad\n\nTécnico Operativo 314-01 Tesorería\n\nProfesional Tesorero General 201-04\n\nContratista Subdirección administrativa, Financiera y CID","2018-02-06","2018-03-01","2018-12-30","09/04/2018: \n15 DE MARZO. DOCUMENTO DEFINITIVO.\n\n05/10/2018: Se generó del sistema GOOBI a 28/09/2018 el informe de Estado de Caja y Bancos, donde se reflejan los saldos y movimientos de bancos consolidado. Este reporte se generará semanalmente y se remitirá al Subdirector Administrativo y Financiero y de CID. Se inicia a partir de esta fecha, porque ya se finalizó la depuración de las partidas conciliatorias en bancos de elevada antiguedad, las cuales se pueden evidenciar en las actas del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y en el expediente de fichas de saneamiento contable de la vigencia 2018. \n\n05/12/2018: El Informe de Estado de Caja y Bancos generado por el sistema financiero del IDEP está saliendo correcto. Se está imprimiendo, firmando (tesorero) y escaneando al finalizar el mes y se está remitiendo junto con los documentos para la elaboraciónn de la conciliación bancaria; de otra parte se está presentando mensualmente al Comité Directivo informe de saldos de cuentas bancarias. ",null,null,null,null,null,"24/4/2018:  Esta actividad se encuentra ejecución se realizará seguimiento en el siguiente trimestre por parte de ésta Oficina.\n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso. \n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n\n18/10/2018: Según lo informado por el área de Tesorería, a  la fecha se ha generado un reporte con corte al 28/09/2018, sin embargo, los reportes correspondientes al 5 y 12 de octubre no se generaron por inconvenientes con el sistema de información GOOBI. De igual forma, hasta el momento no se ha definido el procedimiento en el cual se incluirá este punto de control.  \n\n24/12/2018:  Se da por cumplida esta acción y se cierra. ","18/10/2018: Soporte O:\\2018\\10. PLAN MEJORAMIENTO POR PROCESOS\\04.Seguimiento 30_09_2018\\Soportes Seguimiento P.M. por procesos a \n\n24/12/2018:  Soportes enviados por correo electrónico por la Tesorera General","EFECTIVA","Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n19/07/2018: AlIx del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n18/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Revisar políticas de seguridad de la información que consideren:\n- Establecimiento de perfiles y niveles de autorización  para crear, aprobar, validar y/o anular documentos en el  Sistema Administrativo y Finaciero  SIAFI, de acuerdo a lo definido por la Subdirección administrativa, Financiera y CID.\n- Implementar los controles necesarios mejorar la seguridad de la información en los equipos desde los cuales se realicen transacciones de la entidad.","Acción Correctiva","Correo electrónico ","Subdirección administrativa, Financiera y CID\n\nContratista Oficina Asesora de Planeación","2018-02-06","2018-02-06","2018-02-28","09/04/2018:  El día 6 de febrero inicia la revisión de los controles con el proveedor del SIAFI.\n\nPRIMERA SEMANA DE ABRIL.\n\n",null,null,null,null,null,"24/4/2018:  Esta actividad se encuentra sin avance y vencida.\n\n01/06/2018: Revisado en Maloca AulaSIG,  se encuentra publicado el documento denominado “PROTOCOLO DE SEGURIDAD Y MANEJO DE CUENTAS – TESORERÍA”, con fecha de aprobación del 02/05/2018, en donde se evidencia la implementación de controles necesarios para mejorar  la seguridad de la información en los equipos desde los cuales se realicen transacciones de la entidad.\n\n1) En acta del  23/03/2018, se definen perfiles en SIAFI, así:\nPerfil Tesorero:  Se Quito definitivamente el permiso de “anulación” para todo el módulo tesoral. A su vez se asignaron estos permisos al Subdirector Administrativo\nPerfil Subdirector Adm: Se quitaron los permisos de “Creación”, “Modificación” y “Firma” del módulo tesoral. A su vez se asignó el permiso de “Anulación”\nLa solicitud de anulación se realizará vía correo electrónico por el Tesorero General explicando los motivos de la solicitud y se efectuará por el Subdirector Administrativo.  \n\nLa Oficina de Control Interno, realizará revisión en SIAFI, con el fin de verificar el cumplimiento de los roles y permisos establecidos\n\n25/07/2018: Revisado en Goobi, se evidencia que se encuentra parametrizados los perfiles del Tesorero y el Subdirector Administrativo de acuerdo a lo establecido en el acta del 23/03/2018","http://www.idep.edu.co/sites/default/files/IN-GF-14-05_Protocolo_de_Seguridad_V1.\n\n\n\nActa No. 2 del 23/03/2018 Plan de Mejoramiento proceso Financiero\n",null,"Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n01/06/2018:   Hilda Yamile Morales Laverde, Jefe Oficina Control Interno \n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Realizar el Protocolo de Seguridad para el área de Tesorería.","Acción Correctiva","Protocolo de Seguridad","Contratista Subdirección administrativa, Financiera y CID","2018-02-06","2018-02-06","2018-02-28","09/04/2018: La SAFYCD, se encuentra validando los ajustes realizados por el proceso de gestion tecnologica y tesoreria con el fin de remitir ultima version a la OAP. Para su revision aprobacion y formalizacion en el Aula Maloca SIG\n",null,null,null,null,null,"24/4/2018:  Se encuentra pendiente su aprobación y publicación.\n\n01/06/2018: En Maloca AulaSIG se encuentra publicado el documento denominado “PROTOCOLO DE SEGURIDAD Y MANEJO DE CUENTAS – TESORERÍA”, con fecha de aprobación del 02/05/2018. Se cierra la acción","http://www.idep.edu.co/sites/default/files/IN-GF-14-05_Protocolo_de_Seguridad_V1.",null,"Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n01/06/2018:   Hilda Yamile Morales Laverde, Jefe Oficina Control Interno "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Realizar circularización de saldos a diciembre 31 de 2017 de proveedores cuyos contratos estén sin liquidar. ","Acción Correctiva",null,"Técnico Operativo 314-01 Contabilidad","2018-02-06","2018-02-12","2018-02-16","09/04/2018: \nSe REALIZO CIRCULARIZACION DE SALDOS A PROVEEDORES, ACTUALIZAR LIQUIDACION DE CONTRATOS.   PENDIENTE CONFIRMAR CASOS PARTICULARES.  -  \n\n",null,null,null,null,"Correos electrónicos remitidos por el Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario","24/4/2018:  Se aportó como evidencia la confirmación de saldos de Corporación Magisterio y se verificó las liquidaciones de los contratos.  Se continua con el seguimiento de ésta acción.\n\n01/06/2018: Se encuentra pendiente anexar los soportes de los correos efectuados. \n\n19/07/2018: Cotinúa pendiente el anexar los soportes de los correos efectuados respecto a la circularización realizada con los supervisores.\n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n\n18/10/2018: El 16 de febrero de 2018 se reimitió correo a los supervisores de contratos por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera con el fin verificar la efectividad de los pagos a febrero de 2018, así mismo, la liquidación de los contratos de la vigencia de 2017. Producto de la circularización se presentó inquietudes respecto al contrato 106 de 2017, del cual se hizo claridad con la remisión del acta de liquidación de este. \n\n","N:\\2018\\10. PLAN MEJORAMIENTO POR PROCESOS\\04.Seguimiento 30_09_2018\\Soportes Seguimiento P.M. por procesos a 30_Sep\\GF","EFECTIVA","Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n01/06/2018:   Hilda Yamile Morales Laverde, Jefe Oficina Control Interno \n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n19/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Ejecución del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano - PAAC, en su componente \"Iniciativas adicionales del PAAC\": \n- Socialización  del ideario ético de la entidad asociado al código de buen gobierno.","Acción Preventiva y/o de mejora","PAAC","Subdirección administrativa, Financiera y CID\n\n\nSubdirección académica\n\nOficina Asesora Jurídica","2018-01-31","2018-06-30","2018-06-30","Se solicita  retirar estas actividades de la matriz del plan  de mejoraiento del proceso Gestión financiera teniendo en cuenta que dichas actividades no son competencia de este proceso",null,null,null,null,null,"24/4/2018:  Se inicia el seguimiento el segundo semestre de 2018.\n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso.\n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n\n18/10/2018: Teniendo en cuenta que esta acción no guarda relación con el  proceso de Gestión Financiera, es necesario el retiro por no ser competencia de la Subdirección.  ",null,null,"Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n19/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Ejecución del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano - PAAC, en su componente \"Atención al ciudadano\": \n- Crear canales de comunicación requeridos de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Corporación Transparencia por Colombia.","Acción Preventiva y/o de mejora","PAAC","Oficina Asesora de Planeación\n\nSubdirección administrativa, Financiera y CID\n\n\nSubdirección académica","2018-01-31","2018-03-01","2018-06-30",null,null,null,null,null,null,"24/4/2018:  Se inicia el seguimiento el segundo semestre de 2018.\n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso.\n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n\n18/10/2018: Teniendo en cuenta que esta acción no guarda relación con el  proceso de Gestión Financiera, es necesario el retiro por no ser competencia de la Subdirección.  ",null,null,"Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n\n19/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Ejecución de las actividades del Plan de mejoramiento del Indice de transparencia:\n- Establecimiento de políticas antisoborno, antitrámites y antipiratería.","Acción Preventiva y/o de mejora","PAAC","Subdirección administrativa, Financiera y CID\n\n\nSubdirección académica\n\nOficina Ases","2018-01-31","2018-06-01","2018-06-30",null,null,null,null,null,null,"24/4/2018:  Se inicia el seguimiento el segundo semestre de 2018.\n\n19/07/2018: No se reportaron avances por parte del líder del proceso.\n\nNOTA: La Oficina de Control Interno, durante el mes de Agosto, realizará visita administrativa al área de contabilidad, con el fin de verificar los documentos que soporten la gestión adelantada en cumplimiento a las acciones planteadas.\n\n18/10/2018: Teniendo en cuenta que esta acción no guarda relación con el  proceso de Gestión Financiera, es necesario el retiro por no ser competencia de la Subdirección.  ",null,null,"Cerrada","24/04/2018: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n19/07/2018: Alix del Pilar Hurtado P., Técnico Operativo (E ) OCI\n\n19/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI"]
[1,"Autoevaluación de control","Oficina Asesora de Planeación","2018-12-17","Revisión del mapa de riesgos del proceso. Respecto al riesgo \"Formulación y seguimiento a instrumentos de gestión de manera ineficiente, inadecuada y/o inoportuna\", se determina que es necesario hacer más acompañamiento a los procesos para la formulación de sus intrumentos de gestión, para que queden correctamente formulados y alineados a la gestión general del IDEP","Oportunidad de mejora","Control del riesgo mencionado suceptible de mejora","Acompañar en la formulación de los instrumentos de gestión a los procesos que así lo requieran o soliciten.","Acción Preventiva y/o de mejora","Listados de asistencia","Contratista SIG - OAP","2018-12-17","2019-01-15","2019-01-29","22/03/2019:  Se realizó el acompañamiento metodológico desde la OAP a los procesos en la formulación de POA, Indicadores de gestión y Plan de acción de MIPG según la política que corresponda.","Listas de asistencia.\n\nMaloca SIG",null,"24/12/2018: Teniendo en cuenta las fechas establecidas para la ejecución de esta actividad, en pròximo seguimiento se verificará el cumplimiento de la misma.  \n\n30/04/2019:  Se verifico por parte de esta Oficina planillas de asistencia de capacitaciones realizadas por parte del proceso a:  Formulación POA - Gestión documental, Gestión Contractual, GRFyA, evaluación y control; entre otros.  Por lo anterior se da cumplimiento a a la acción propuesta y se realiza el cierre de la misma. \n",null,"EFICIENTE","Cerrada","24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n30/04/2019:  Hilda Yamile Morales L - Jefe OCI"]
["CERRADAS TERCER TRIMESTRE DE 2019"]
[1,"Autoevaluación de control","Subdirección Académica","2018-11-28","Durante el mes de noviembre se revisó y ajustó el mapa de riesgos del proceso de Divulgación y comunicación,  cuyos cambios  se  registraron en el acta de reunión del 28 de noviembre que reposan en el archivo de gestión de la Subdirección académica. Frente los riesgos  de Usufructo mal intencionado de publicaciones producidas por el IDEP para el interés particular y bajo nivel de publicidad de la información (transparencia activa) , se propone desde el líder formular una acción de mejora  preventiva que permita mitigar la ocurrencia de los riesgos  identificado así como fortalecer su control.","Oportunidad de mejora","Información insuficiente a usuarios y partes interesadas acerca de la gratuidad de los productos y servicios del IDEP.\nColusión por parte de los Directivos, Funcionarios y/o contratistas que intervienen en la los procesos de distribución de publicaciones","Realizar una campaña de información a usuarios y partes interesadas acerca de la gratuidad de los productos y servicios del IDEP, para mejorar  los niveles de publicidad de la información del IDEP a usuarios y partes interesadas.","Acción Preventiva y/o de mejora","Publicación en la Pagina Web del IDEP de la campaña realizada,  ( enlace) \nElaboración y envío  de campaña virtual a través de la generación de correos masivos a las bases de datos de usuarios del IDEP ","Subdirectora Académica \nAsesor de la Dirección general (Líder proceso comunicaciones)","2018-11-28","2018-12-12","2019-06-30","Primer Trimestre:  Durante este primer trimestre  se han adelantado actividades de divulgación de la  campaña  de gratuidad de las publicaciones, la cual se ha realizado de manera virtual, a través del boletín externo de comunicaciones del IDEP No 3 el cual se envía por correo electrónico masivos  y las  publicaciones en la red social de Facebook  del IDEP.\n\nSegundo Trimestre: Durante este periodo  se han adelantado actividades de divulgación de la  campaña  de gratuidad de las publicaciones, la cual se ha realizado de manera virtual, a través de las  publicaciones en la red social de Facebook  del IDEP.","Primer Trimestre: Boletín Externo No 3  se encuentra disponible en la pagina web en : http://www.idep.edu.co/?q=content/boletines-externos  http://www.idep.edu.co/sites/default/files/Boletin_externo_No_3_2019.pdf\nPublicaciones de redes sociales de la gratuidad de las producciones del IDEP  disponible en: \nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/photos/a.456939301012813/2637726269600761/?type=3&theater\nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/posts/2620466101326778?__tn__=-R\nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/photos/a.456939301012813/2603135056393216/?type=3&theater\nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/photos/a.456939301012813/2563733510333371/?type=3&theater\nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/photos/a.456939301012813/2734261909947196/?type=3&theater.\n\nSegundo Trimestre: Publicaciones de redes sociales de la gratuidad de las producciones del IDEP  disponible en: \nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/photos/a.456939301012813/2768293719877348/?type=3&theater\nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/photos/a.456939301012813/2766011410105579/?type=3&theater\nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/photos/a.618141371559271/2829748730398513/?type=3&theater\nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/photos/a.456939301012813/2913726612000724/?type=3&theater",null,"30/04/2019: Esta acción se encuentra en ejecución, se verificó por parte de ésa Oficina el cumplimiento de las publicaciones relacionadas en la página y redes sociales del Instituto.  Esta acción continúa en seguimiento. \n\n20/08/2019: Se verificó por parte de esta Oficina los enlaces correspondientes, donde se promociona la gratuidad de los productos y servicios del IDEP. \n\nEsta acción se da por cumplida y se da cierre a la misma.","Boletín Externo No 3  se encuentra disponible en la pagina web en : http://www.idep.edu.co/?q=content/boletines-externos  http://www.idep.edu.co/sites/default/files/Boletin_externo_No_3_2019.pdf\nPublicaciones de redes sociales de la gratuidad de las producciones del IDEP  disponible en: \nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/photos/a.456939301012813/2637726269600761/?type=3&theater\nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/posts/2620466101326778?__tn__=-R\nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/photos/a.456939301012813/2603135056393216/?type=3&theater\nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/photos/a.456939301012813/2563733510333371/?type=3&theater\nhttps://www.facebook.com/idep.bogota/photos/a.456939301012813/2734261909947196/?type=3&theater.","EFICIENTE","Cerrada","30/04/2019: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n30/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[2,"Autoevaluación de control","Subdirección Académica","2018-11-28","Durante el mes de noviembre se revisó y ajustó el mapa de riesgos del proceso de Divulgación y comunicación,  cuyos cambios  se  registraron en el acta de reunión del 28 de noviembre que reposan en el archivo de gestión de la Subdirección académica. Frente al riesgo de Uso indebido de las imágenes y textos para favorecer o desfavorecer a una marca o a un tercero, los controles que se tienen  se califican moderados, por esto se propone desde el líder formular una acción de mejora  preventiva que permita mitigar la ocurrencia del riesgo  anticorrupción identificado.","Oportunidad de mejora","Omisión en la aplicación del manual de imagen institucional\nColusión por parte de los Directivos, Funcionarios y/o contratistas que intervienen en la los procesos de comunicación y divulgación.\nControles ineficientes a los requisitos que deben cumplir las publicaciones.","Elaborar una lista de chequeo para la verificación y seguimiento del cumplimiento de los criterios  del manual de imagen de la Alcaldía de Bogotá, para la publicación de imágenes y /o textos ","Acción Preventiva y/o de mejora","Publicación de la lista de chequeo en el SIG así como su incorporación  en la caracterización del  proceso de Divulgación y comunicación\nMatriz diligenciada  con la verificación de los criterios de  las imágenes y/o textos que  se han publicado","Subdirectora Académica \nAsesor de la Dirección general (Líder proceso comunicaciones)","2018-11-28","2018-12-12","2019-03-30","Primer Trimestre: Se diseñó  y publicó una lista de chequeo para la verificación y seguimiento del cumplimiento de los criterios  del manual de imagen de la Alcaldía de Bogotá, para la publicación de imágenes y /o textos . Este formato  se encuentra publicado en el Maloca AULASIG,  en el proceso estratégico de Divulgación y Comunicación, el formato FT-DIC-01-03 Lista de verificación de lineamientos del Manual de imagen Alcaldía Mayor de Bogotá para la publicación de imágenes y/o textos,  este permite realizar  un control y seguimiento a las imágenes y textos que se publican a nivel institucional. El diligenciamiento de este  formato, se realiza de manera virtual, en una hoja de calculo de google y el responsable de diligenciamiento es el profesional que se encarga de diseñar las piezas de la Subdirección Académica.  Este punto de control se incorporó al procedimiento PRO-DIC-01-11 Gestión de comunicaciones. \n\nSegundo Trimestre: El formato FT-DIC-01-03 Lista de verificación de lineamientos del Manual de imagen Alcaldía Mayor de Bogotá para la publicación de imágenes y/o textos, se encuentra vigente y se encuentra diligenciado por el responsable cada vez que se requiera  en una hoja de calculo de Excel según lo mencionado en el seguimiento anterior. ","Primer Trimestre: FT-DIC-01-03 Lista de verificación de lineamientos del Manual de imagen Alcaldía Mayor de Bogotá para la publicación de imágenes y/o textos: http://www.idep.edu.co/?q=content/dic-01-proceso-de-divulgaci%C3%B3n-y-comunicaci%C3%B3n#overlay-context=\nHoja de calculo Google diligenciada se encuentra disponible en : https://docs.google.com/spreadsheets/d/10F8Iz4uKPvOYHQycrgPyg38TsbAXVwyN-8-0WxwGVgE/edit#gid=1447525252\nProcedimiento PRO-DIC-01-11 Gestión de comunicaciones disponible en: http://www.idep.edu.co/?q=content/dic-01-proceso-de-divulgaci%C3%B3n-y-comunicaci%C3%B3n#overlay-context=\n\nSegundo Trimestre: Hoja de calculo del formato diligenciado se encuentra en :  https://docs.google.com/spreadsheets/d/10F8Iz4uKPvOYHQycrgPyg38TsbAXVwyN-8-0WxwGVgE/edit?usp=sharing",null,"30/04/2019: Se verificó por parte de ésta Oficina que en el procedimiento PRO-DIC-01-01  se incluyó la actividad No. 03 - observaciones \"El profesional responsable del equipo de comunicaciones realiza el proceso de diseño y producción de las piezas comunicativas. De igual manera, diligencia el formato FT-DIC-01- 03 Lista de verificación de lineamientos del Manual de imagen Alcaldía Mayor de Bogotá para la publicación de imágenes y/o textos, con el fin de verificar el cumplimiento del manual dispuesto por la Alcaldía Mayor de Bogotá. Este formato será conservado de manera digital por el Subdirector Académico y/o los responsables de la actividad\".  \n\n20/08/2019:  Se verificó por parte de esta Oficina el diligenciamiento de la lista de chequeo con el fin de validar el cumplimiento de los criterios del Manual de Imagen de la Alcaldía hasta el mes de junio de 2019.\n\n\nEsta acción se da por cumplida y se da cierre a la misma.","FT-DIC-01-03 Lista de verificación de lineamientos del Manual de imagen Alcaldía Mayor de Bogotá para la publicación de imágenes y/o textos: http://www.idep.edu.co/?q=content/dic-01-proceso-de-divulgaci%C3%B3n-y-comunicaci%C3%B3n#overlay-context=\nHoja de calculo Google diligenciada se encuentra disponible en : https://docs.google.com/spreadsheets/d/10F8Iz4uKPvOYHQycrgPyg38TsbAXVwyN-8-0WxwGVgE/edit#gid=1447525252\nProcedimiento PRO-DIC-01-11 Gestión de comunicaciones disponible en: http://www.idep.edu.co/?q=content/dic-01-proceso-de-divulgaci%C3%B3n-y-comunicaci%C3%B3n#overlay-context=\nPRO-DIC-01-01","EFICIENTE","Cerrada","30/04/2019: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n30/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[3,"Autoevaluación de control","Subdirección Académica","2018-11-28","Durante el mes de noviembre se revisó y ajustó el mapa de riesgos del proceso de Divulgación y comunicación,  cuyos cambios  se  registraron en el acta de reunión del 28 de noviembre que reposan en el archivo de gestión de la Subdirección académica. Frente al riesgo de Información de las convocatorias   sea divulgada y socializada de manera parcial, inoportuna y/o desactualizada a la comunidad, los controles que se tienen  se califican moderados, por esto se propone desde el líder formular una acción de mejora  preventiva que permita mitigar la ocurrencia del riesgo identificado.","Oportunidad de mejora","La fuente que produce la información en la entidad no la entrega a tiempo.\nFalta de oportunidad en el envío de la información a las partes interesadas por los canales institucionales del IDEP (página web, correo electrónico masivo)","Elaborar una matriz de seguimiento  de la información de las convocatorias que se publica  en los canales institucionales del IDEP. ","Acción Preventiva y/o de mejora","Matriz diligenciada  con el seguimiento de la información publicada de las convocatorias ","Subdirectora Académica \nAsesor de la Dirección general (Líder proceso comunicaciones)","2018-11-28","2018-12-12","2019-06-30","Primer Trimestre: Se diseñó y publicó una matriz de seguimiento  de la información de las convocatorias que se publica  en los canales institucionales del IDEP, con el fin de  realizar un seguimiento y control de las convocatorias de carácter académico que se publican en  los canales institucionales virtuales como pagina web, redes sociales y correos electrónicos masivos. Este instrumento se diligencia y conserva de manera virtual para facilitar su diligenciamiento y seguimiento. El responsable de diligenciar este instrumento es el asesor de la Dirección general  encargado del proceso de comunicación y divulgación del IDEP.    Este punto de control se incorporó al procedimiento PRO-DIC-01-11 Gestión de comunicaciones. \n\nSegundo Trimestre: La matriz de seguimiento  de la información de las convocatorias que se publica  en los canales institucionales del IDEP, se encuentra vigente y diligenciada en una hoja de calculo de Excel por el responsable, cada vez que se requiera. ","Primer Trimestre: Hoja de calculo Google diligenciada se encuentra disponible en : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1NrZ6gwKmNQtgbSTjMcOSzoxdJXtd9GumnRhjx1Ah8cI/edit#gid=1208385232\nProcedimiento PRO-DIC-01-11 Gestión de comunicaciones disponible en: http://www.idep.edu.co/?q=content/dic-01-proceso-de-divulgaci%C3%B3n-y-comunicaci%C3%B3n#overlay-context=\n\nSegundo Trimestre:  Hoja de calculo de Excel diligenciada disponible en: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1NrZ6gwKmNQtgbSTjMcOSzoxdJXtd9GumnRhjx1Ah8cI/edit?usp=sharing",null,"30/04/2019:  En el mes de marzo de 2019 se actualizó el procedimiento PRO-DIC-01-01 en la actividad No. 02 se incluyó en observaciones \"La matriz de seguimiento de la información de las convocatorias que se publica en los canales institucionales del IDEP, será diligenciado y conservado de manera digital por el Subdirector Académico y/o los responsables de la actividad.\", en el próximo seguimiento se verificará la aplicación de los controles establecidos. \n\n20/08/2019: Se verificó por parte de esta Oficina la matriz de seguimiento de la información de las convocatorias que se publica en los canales institucionales del IDEP hasta el mes de junio de 2019, se evidenció la publicación de todas las convocatorias relacionadas.   La acción se viene ejecutando oportunamente, se da cierre por parte de esta Oficina. ","PRO - DIC-01-01\n\nHoja de calculo de Excel diligenciada disponible en: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1NrZ6gwKmNQtgbSTjMcOSzoxdJXtd9GumnRhjx1Ah8cI/edit?usp=sharing","EFICIENTE","Cerrada","30/04/2019: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n30/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[2,"Autoevaluación de control","Subdirección Académica","2018-11-28","Durante el mes de noviembre se revisó y ajustó el mapa de riesgos del proceso de Atención al ciudadano,  cuyos cambios  se  registraron en el acta de reunión del 28 de noviembre que reposan en el archivo de gestión de la Subdirección académica. Frente al riesgo de Usuarios atendidos de manera inoportuna, ineficaz, ineficiente, indigna y/o sin calidez, los controles que se tienen  se califican moderados, por esto se propone desde el líder formular una acción de mejora  preventiva que permita mitigar la ocurrencia del riesgo  identificado.","Oportunidad de mejora","Desconocimiento de la información institucional por parte de los funcionarios del instituto.\nUn servicio deficiente por parte de funcionarios que tienen asignada la responsabilidad.\nInadecuada caracterización de usuarios y partes interesadas que permitan conocer las necesidades y expectativas de los usuarios.","Hacer una campaña virtual a los  servidores públicos  para sensibilizar la necesidad de atender  a los usuarios de manera oportuna, eficaz, eficiente, digna y/o con calidez, divulgando el contenido del Manual de atención al ciudadano del instituto para la investigación educativa y el desarrollo pedagógico - IDEP","Acción Preventiva y/o de mejora","Campaña virtual enviada a los correos electrónicos  de los servidores públicos y su divulgación en el boletín interno del IDEP.","Subdirectora Académica\nAsesor Dirección General ( Líder del proceso de comunicaciones)","2018-11-28","2018-12-12","2019-06-30","Primer Trimestre: El documento del  Manual de atención al ciudadano del instituto para la investigación educativa y el desarrollo pedagógico - IDEP se encuentra en proceso de actualización. Lo anterior debido a que  atendiendo a la circular 007-2018  emitida por la Subsecretaria de Servicio a la ciudadanía, se inicia el  proceso de adopción del Manual para la gestión de Peticiones Ciudadanas, como herramienta técnica que contribuye el mejoramiento continuo de la prestación del Servicio de la Ciudadanía en el Distrito. Es así como se elabora el Manual de Gestión de Peticiones para el IDEP , el cual se encuentra  en proceso de revisión y validación por el líder del proceso de Atención al ciudadano. Posterior a la formulación de este manual, permitirá realizar una actualización  del Manual de Atención al ciudadano del IDEP frente a las peticiones que interpone la ciudadanía. \nSegundo Trimestre: Durante este trimestre se elaboraron y actualizaron los siguientes documentos : El documento del  Manual de atención al ciudadano del Instituto para la investigación educativa y el desarrollo pedagógico - IDEP y el  Manual de Gestión de Peticiones para el IDEP, los cuales tiene fecha de publicación del 21/05/2019, se encuentran disponibles en el Aula Maloca SIG. Posterior a esto, se realizó una campaña virtual a los servidores públicos del IDEP a través del boletín interno de comunicaciones y correos electrónicos, con el fin de sensibilizarlos en la necesidad de atender a los usuarios  de manera oportuna, eficaz y digna atendiendo a los lineamientos del Manual de atención al ciudadano del IDEP. ","Primer Trimestre: Documento del Manual de Gestión de Peticiones para el IDEP.\n\nSegundo Trimestre: Los documentos MN-AC-10-01 Manual de atención al ciudadano del instituto para la investigación educativa y el desarrollo pedagógico - IDEP y  MN-AC-10-03 Manual para la gestión de peticiones, se encuentran disponibles en el siguiente link: http://www.idep.edu.co/?q=content/ac-10-proceso-de-atenci%C3%B3n-al-ciudadano\nEl Boletín interno No 06-2019  remitido el viernes 31 de mayo  al correo electrónico de los funcionarios  y disponible en  la pagina web en: http://www.idep.edu.co/?q=content/boletines-internos\nLos correos electrónicos se remitieron  el 18, 20 y 21 de junio de 2019 a los correos electrónicos de los funcionarios del IDEP.  \n",null,"30/04/2019:  Esta actividad se reporta en ejecución, se verificará el cumplimiento de la misma en el próximo seguimiento, con sus respectivas evidencias de cumplimiento. \n\n20/08/2019:  SE verifico por parte de esta Oficina la publicación en el Boletin Interno No. 006 y los correos remitidos a los funcionarios los días 18, 20 y 21de junio de 2019.  \n\nSe da por cumplida esta actividad y se cierra por parte de esta Oficina. ","http://www.idep.edu.co/?q=content/idp-04-proceso-de-investigaci%C3%B3n-y-desarrollo-pedag%C3%B3gico","EFECTIVA","Cerrada","30/04/2019:   Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno. \n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[1,"Autoevaluación de control","Subdirección Académica","2018-11-27","Durante el mes de noviembre se revisó y ajustó el mapa de riesgos del proceso de Investigación y desarrollo pedagógico,  cuyos cambios  se  registraron en el acta de reunión del 27 de noviembre que reposan en el archivo de gestión de la Subdirección académica. Frente al riesgo de productos resultado de los proyectos de IyDP con plagio,  se propone desde el líder formular una acción de mejora  preventiva que permita mitigar la ocurrencia del riesgo identificado.","Oportunidad de mejora","Inadecuada utilización de herramientas tecnológicas que permitan la identificación de plagio en los documentos\nDesconocimiento de las normas de referencia ión o citas de autor\nFalta de integridad del contratista o funcionario.","Documentar  el uso de la herramienta tecnológica que permite identificar plagio","Acción Preventiva y/o de mejora","Documento  instructivo para el uso de la herramienta tecnológica anti plagio con la que cuente el IDEP  formalizado en el SIG en el proceso de Investigación y desarrollo pedagógico. ","Subdirectora Académica","2018-11-28","2018-12-12","2019-06-30","Primer Trimestre: A la fecha del seguimiento no se ha ejecutado esta actividad ya que se encuentra dentro de los tiempos establecidos para el cierre  de la acción. \n\nSegundo Trimestre: Durante este trimestre se realizó el  documento MN-IDP- 04-04 Manual Técnico para el uso del servicio tecnológico para la comprobación de la duplicación de contenidos, el cual se encuentra publicado en el Aula Maloca SIG en el proceso de Investigación y Desarrollo pedagógico con fecha de publicación del 13/06/2019. Este documento describe  de forma clara la administración y el uso de la herramienta tecnológica con la que cuenta la entidad (Plagscan),  para la comprobación de la duplicación de contenidos y la infracción de derechos de autor en los documentos académicos que genera el Instituto. \nAdicionalmente, se estableció como punto de control en el procedimiento PRO-IDP-04-02 Ejecución y seguimiento de proyectos de investigación y desarrollo pedagógico  en la actividad No 10. Su fecha de actualización es del 19/06/2019","Segundo Trimestre: el documento MN-IDP- 04-04 Manual Técnico para el uso del servicio tecnológico para la comprobación de la duplicación de contenidos se encuentra disponible en el Aula Maloca SIG en: http://www.idep.edu.co/?q=content/idp-04-proceso-de-investigaci%C3%B3n-y-desarrollo-pedag%C3%B3gico\n\nEl procedimiento PRO-IDP-04-02 Ejecución y Seguimiento de Proyectos Investigación y Desarrollo se encuentra disponible en Aula Maloca SIG en  :  http://www.idep.edu.co/?q=content/idp-04-proceso-de-investigaci%C3%B3n-y-desarrollo-pedag%C3%B3gico",null,"30/04/2019: Esta acción será objeto de verificación en próximo seguimiento se encuentra en ejecución. \n\n20/08/2019:  Se verificó por parte de esta Oficina la publicación del Manual Técnico MN-IDP- 04-para el uso del servicio tecnológico para la comprobación de la duplicación de contenidos.\n\nSe incluyó en la actividad 10 el punto de control \"Revisar los productos finales (de carácter académico) por la herramienta tecnológica que permite identificar el plagio, con la que cuenta la entidad. Ver MN-IDP04-04 Manual técnico para el uso del servicio tecnológico para la comprobación de la duplicación de contenidos y la infracción de derechos de autor\"  \n\nEsta acción se da por cumplida y se cierra por parte de esta Oficina, no obstante se recomienda socializar a todos los funcionarios que deben aplicar el control. ","Manual Técnico para el uso del servicio tecnológico para la comprobación de la duplicación de contenidos se encuentra disponible en el Aula Maloca SIG en: http://www.idep.edu.co/?q=content/idp-04-proceso-de-investigaci%C3%B3n-y-desarrollo-pedag%C3%B3gico\n\nEl procedimiento PRO-IDP-04-02 Ejecución y Seguimiento de Proyectos Investigación y Desarrollo se encuentra disponible en Aula Maloca SIG en  :  http://www.idep.edu.co/?q=content/idp-04-proceso-de-investigaci%C3%B3n-y-desarrollo-pedag%C3%B3gico","EFECTIVA","Cerrada","30/04/2019: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n"]
[2,"Autoevaluación de control","Subdirección Académica","2018-11-27","Durante el mes de noviembre se revisó y ajustó el mapa de riesgos del proceso de Investigación y desarrollo pedagógico,  cuyos cambios  se  registraron en el acta de reunión del 27 de noviembre que reposan en el archivo de gestión de la Subdirección académica. Frente al riesgo de retiro anticipado de los participantes de los proyectos de Investigación y Desarrollo Pedagógico,  se propone desde el líder formular una acción de mejora  preventiva que permita mitigar la ocurrencia del riesgo identificado.","Oportunidad de mejora","Limitación de tiempo por parte de los interesados por múltiples actividades en las instituciones educativas.\nDesarticulación entre las diferentes actividades que realiza el Instituto con los usuarios y partes interesadas.\nFalta de motivación o interés en los proyectos desarrollados","Socializar los lineamientos de las  guías  GU-IDP-04-01 Proyectos de Investigación y GU-IDP-04-02 Proyectos Desarrollo Pedagógico, especialmente en los temas relacionados con  la suscripción de actas de compromiso, las formas en que se puede realizar acompañamiento para prevenir este riesgo y  finalmente los tipos de incentivos académicos que pueden otorgarse a los participantes de los proyectos.","Acción Preventiva y/o de mejora","Lista de asistencia de la socialización realizada a los funcionarios de la Subdirección Académica","Subdirectora Académica","2018-12-06","2018-12-12","06/30/2019","Primer Trimestre: A la fecha del seguimiento no se ha ejecutado esta actividad ya que se encuentra dentro de los tiempos establecidos para el cierre  de la acción. \n\nSegundo Trimestre: El 29 de mayo se realizó la socialización de los lineamientos de las guías GU-IDP-04-01 Proyectos de Investigación y GU-IDP-04-02 Proyectos Desarrollo Pedagógico, haciendo énfasis en los temas relacionados con  la suscripción de actas de compromiso, las formas en que se puede realizar acompañamiento para prevenir este riesgo y   los tipos de incentivos académicos que pueden otorgarse a los participantes de los proyectos. Adicionalmente el 7 de junio del 2019 se les remitió por correo electrónico la presentación realizada para  que sea consultada la información entregada por la Subdirección Académica. ","Segundo Trimestre: Se encuentra citada la reunión en el Google Calendar  en el correo electrónico seguimientoplaneacion@idep.edu.co, los listados de asistencia reposan en el expediente contractual 008-2019  y  en el correo electrónico  de seguimientoplaneacion@idep.edu.co se encuentra la evidencia del envió de la presentación realizada.",null,"30/04/2019: Esta acción será objeto de verificación en próximo seguimiento se encuentra en ejecución. \n\n20/08/2019:  Se verificó por parte de esta Oficina que en el contrato de prestación de servicios No. 008 de 2019 se encuentraa la planilla de \"Socialización Guias investigación y desarrollo pedagógico\" (folio 131-135) realizada el 29 de mayo de 2019.\n\nEsta actividad se da por cumplida y se cierra por parte de esta Oficina. ","Folios 131-135 del contrato de prestación de servicios No. 008 de 2019.","EFECTIVA","Cerrada","30/04/2019: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n"]
[3,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2018-11-29","Se realizó la consulta a cuatro (4) funcionarios responsables de actividades sobre el cumplimiento de los lineamientos establecidos en las  guías GU-IDP-04-02 Proyectos Desarrollo Pedagógica y GU-IDP-04-01 Proyectos de Investigación específicamente del numeral 9. A lo cual se evidencio que tan solo una funcionaria esta dando cumplimiento a la organización de la carpeta del proyecto utilizando Google Drive","Observación","No hay conocimiento  por  funcionarios y/o contratistas  de la subdirección académica , de los aspectos propuestos en las guías GU-IDP-04-02 Proyectos Desarrollo Pedagógica y GU-IDP-04-01 Proyectos de Investigación","Socialización de los lineamientos de la GU-IDP-04-02 Proyectos Desarrollo Pedagógica y GU-IDP-04-01 Proyectos de Investigación","Acción Correctiva","Lista de asistencia de la socialización realizada a los funcionarios de la Subdirección Académica","Subdirectora Académica","2018-12-06","2018-12-12","06/30/2019","Primer Trimestre: A la fecha del seguimiento no se ha ejecutado esta actividad ya que se encuentra dentro de los tiempos establecidos para el cierre  de la acción. \n\nSegundo Trimestre: El 29 de mayo se realizó la socialización de los lineamientos de las guías GU-IDP-04-01 Proyectos de Investigación y GU-IDP-04-02 Proyectos Desarrollo Pedagógico a los apoyos académicos y secretarias de la Subdirección Académica. Adicionalmente el 7 de junio del 2019 se les remitió por correo electrónico la presentación realizada para  que  sea consultada la información entregada por la Subdirección Académica. ","Segundo Trimestre: Se encuentra citada la reunión en el Google Calendar  en el correo electrónico seguimientoplaneacion@idep.edu.co, los listados de asistencia reposan en el expediente contractual 008-2019  y  en el correo electrónico  de seguimientoplaneacion@idep.edu.co se encuentra la evidencia del envío de la presentación realizada.",null,"30/04/2019: Esta acción será objeto de verificación en próximo seguimiento se encuentra en ejecución. \n\n\n20/04/2019:  Se verificó por parte de esta Oficina que en el contrato de prestación de servicios No. 008 de 2019 se encuentraa la planilla de \"Socialización Guias investigación y desarrollo pedagógico\" (folio 131-135) realizada el 29 de mayo de 2019.\n\nEsta actividad se da por cumplida y se cierra por parte de esta Oficina. ","Folios 131-135 del contrato de prestación de servicios No. 008 de 2019.","EFECTIVA","Cerrada","30/04/2019: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n"]
[4,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2018-11-29","De acuerdo al cronograma establecido en la ficha técnica, para el segundo semestre se estableció un 30 % de avance; en el POA se reporto n 0,30 de cumplimiento para este trimestre, no obstante estos datos solo cruza con el reposte del PEDI.\nSe presenta diferencias en los datos reportados en los tres instrumentos de validación, tanto en la meta proyectada como en el avance reportado, no es consistente la medida de evaluación del indicador .\nHomogeneidad para la presentación de los diferentes instrumentos de evaluación a la gestión. ","Observación","No hay una presentación clara en las metas y el  avance (unidad de medida  y metodología de medición)  por cada estudio, en los instrumentos de indicadores  de gestión, plan operativo anual y fichas de proyectos. ","Revisión y modificación de los indicadores para el proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico  con el fin de alinear la medición entre  los instrumentos de planeación como el POA, los indicadores de Gestión del proceso y fichas de proyectos. ","Acción Correctiva","Hoja de vida de los indicadores formulados para el proceso \nPlan Operativo Anual con porcentajes programados acordes a los indicadores del proceso ","Subdirectora Académica","2018-12-06","2018-12-12","2019-03-30","Primer Trimestre: Se realizó la formulación de  la hoja de vida de los indicadores para el proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico para la vigencia 2019, teniendo en cuenta los porcentajes de las fichas del proyecto programadas para la vigencia. De igual manera, se alinearon  las metas de los indicadores con el Plan Operativo Anual  para la vigencia 2019, estableciendo mediciones  iguales para los instrumentos de gestión.\n\nSegundo Trimestre: Se realizó  el seguimiento del primer trimestre para los instrumentos de planeación como  los indicadores de gestión y el Plan operativo anual  correspondientes al proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico.  Evidenciando una alineación en la medición de los instrumentos mencionados. ","Primer Trimestre: Hoja de vida indicadores proceso e Investigación y Desarrollo Pedagógico vigencia 2019, disponible en: http://www.idep.edu.co/?q=content/indicadores-de-gesti%C3%B3n\n\nSegundo Trimestre: El seguimiento a los indicadores para el proceso de Investigación y desarrollo pedagógico  se encuentra en la pagina web del IDEP en: http://www.idep.edu.co/?q=content/indicadores-de-gesti%C3%B3n\nEl seguimiento para el Plan operativo anual para el proceso de Investigación y desarrollo pedagógico se encuentra publicado en la pagina web en: http://www.idep.edu.co/?q=content/plan-operativo-anual \n\n",null,"30/04/2019: Se verificó por parte de ésta Oficina que los instrumentos de gestión del proceso se formularon bajo los mismos parámetros de medición.\n\n20/08/2019: Esta actividad se da por cumplida y se cierre dado la evidencia registrada en la hoja de vida del indicador y el reporte del POA. ","Hoja de vida indicadores proceso e Investigación y Desarrollo Pedagógico vigencia 2019, disponible en: http://www.idep.edu.co/?q=content/indicadores-de-gesti%C3%B3n","EFECTIVA","Cerrada","30/04/2019: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n"]
[5,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2018-11-29","De la revisión efectuada se observó que se presentan diferencias en el cronograma establecido en el POA y en la documentación que reposasen el expediente de las siguientes fichas: Sistema de monitoreo al cumplimiento de los estándares de calidad de educación inicial, Estudio investigación e innovación- un marco de referencia para el premio ala investigación educativa y reconocimiento docente","Observación","No es claro los criterios para formular las fichas de proyectos de investigación o desarrollo pedagógico en la dependencia\nNo se evidencia una actividad  en el Plan operativo anual de la Subdirección Académica, el cual tiene ficha de proyecto pero su seguimiento se encuentra  reportado dentro de otra ficha de proyecto","Actualizar el procedimiento PRO-IDP-04-01 Formulación de Proyectos de Investigación y Desarrollo Pedagógico, con el fin de  establecer los criterios para la elaboración o no de la de Ficha de proyectos de investigación o desarrollo  pedagógico. ","Acción Correctiva","Documento de procedimiento PRO-IDP-04-01 Formulación de Proyectos de Investigación y Desarrollo Pedagógico actualizado  a la vigencia 2019","Subdirectora Académica","2018-12-06","2018-12-12","06/30/2019","Primer Trimestre: A la fecha del seguimiento no se ha ejecutado esta actividad ya que se encuentra dentro de los tiempos establecidos para el cierre  de la acción. \n\nSegundo Trimestre: Se realizó la actualización del procedimiento PRO-IDP-04-01 Formulación de Proyectos de Investigación y Desarrollo Pedagógico, incorporando en las  políticas de operación del procedimiento  lo siguiente : \"Se debe elaborar el formato FT-IDP-04-01 Ficha de proyectos de investigación o desarrollo pedagógico, cuando se trate de un estudio contemplado en el plan de adquisiciones de la entidad y corresponda a un proyecto de investigación o desarrollo pedagógico según las definiciones establecidas en este procedimiento\"  El documento tiene fecha de publicación del 22/05/2019 en el Aula Maloca SIG. ","Segundo Trimestre: El procedimiento PRO-IDP-04-01 Formulación de Proyectos de Investigación y Desarrollo Pedagógico se encuentra en el Aula Maloca SIG en el siguiente link: http://www.idep.edu.co/?q=content/idp-04-proceso-de-investigaci%C3%B3n-y-desarrollo-pedag%C3%B3gico",null,"30/04/2019: Esta acción será objeto de verificación en próximo seguimiento se encuentra en ejecución. \n\n20/08/2019: Se verificó la actualización del procedimiento PRO-IDP-04-01 Formulación de Proyectos de Investigación y Desarrollo Pedagógico en la politica de operación.   Se cierra esta acción por parte de ésta Oficina. ","http://www.idep.edu.co/?q=content/idp-04-proceso-de-investigaci%C3%B3n-y-desarrollo-pedag%C3%B3gico","EFECTIVA","Cerrada","30/04/2019: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n"]
[6,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2018-11-29","Se presentan diferencias en las metas establecidas según el cronograma que reposa en la ficha técnica y los instrumentos de indicadores de gestión . ","Observación","Se presenta un error en la sumatoria del cronograma planeado ","Elaborar un cuadro de control  general de seguimiento  a los porcentajes de ejecución de las fichas de los proyectos de investigación o desarrollo pedagógico.","Acción Correctiva","Cuadro de seguimiento diligenciado","Subdirectora Académica","2018-12-06","2018-12-12","2019-03-30","Primer Trimestre:  Se diseñó  un cuadro de control  general  de seguimiento  a los porcentajes de ejecución de las fichas de los proyectos de investigación o desarrollo pedagógico para la vigencia 2019, el cual se diligenciará de manera virtual  para el seguimiento y control de la Subdirectora Académica.  Este reposa en una hoja de calculo de google en el Drive. \n\nSegundo Trimestre: Se realiza el seguimiento al cuadro de control a través de la Hoja de Calculo en Excel según lo mencionado. ","Primer Trimestre: Hoja de Calculo de google disponible en Drive en : https://drive.google.com/drive/folders/1PEA_kHglMECvfb2aRpTEgSxTeLRMahB-\n\nSegundo Trimestre: El seguimiento se encuentra en el cuadro de control en la hoja de calculo en: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1c-JglX0Dk8SkaD0d-bKzOoLfggLg4WQJgbv_0vuFDM8/edit?usp=sharing",null,"30/04/2019: Se verificó por parte de ésta Oficina el diseño y diligenciamiento del cuadro de control  en google drive, para el seguimiento  a los porcentajes de ejecución de las fichas de los proyectos de investigación o desarrollo pedagógico para la vigencia 2019\n\n20/08/2019:  Se dio cumplimiento a la acción propuesta, por lo anterior se da el cierre a la misma. ","Hoja de Calculo de google disponible en Drive en : https://drive.google.com/drive/folders/1PEA_kHglMECvfb2aRpTEgSxTeLRMahB-","EFECTIVA","Cerrada","30/04/2019: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Aplicación de las Tablas de Valoración Documental.","Acción Preventiva y/o de mejora","Inventarios documentales conforme las Tablas de Valoración Documental Aprobadas y convalidadas. Actas de transferencias Secundarias.","Profesional Especializado 222-03","2017-05-02","2019-01-02","2019-12-31","Actividad quese realizara una vez se tengan convalidadas las Tablas de Valoracion Documental \n06/10/2017: Actividad en desarrollado , la cual se implementara una vez se tengan convalidadas las Tablas de Valoración Documental. \n23/11/2017: Actividad progrmada para el 2019 una vez se convaliden las Tablas de valoracion Documental\n11/12/2018 El 19 de noviembre se recibio de la secretaria tecnica del consejo Distrital de Archivos de Bogota concepto de viabilidad de convalidacion de las TVD\n03/04/2019: Una vez se obtuvo la convalidación de las TVD el 13 de diciembre de 2018, se han llevado a cabo las siguientes actividades:\n1) Se realizó el plan de trabajo  para la intervencion del fondo documental acumulado. \n2) En enero de 2019 la entidad realizo un contrato de un tecnico y en febrero el de un auxiliar\n3) Se realizó la inscripción de las Tablas de Valoración Documental en el Registro Único de Series Documentales del AGN, la entidad se encuentra a la espera de la expedicion del certificado. \n4) Se emitió la resolucion No. 018 del 19/02/2019, mediante la cual se adoptó e implementó las TVD en el Instituto.\n5) Se realizó la identificación de las series documentales que de acuerdo a la TVD tienen disposición final y eliminación. \n6) Se realizó el inventario documental de 687 carpetas contenidas en 53 cajas, lo que equivale a  13.025 m/l\n03/07/2019: a)Se oficializo el registro de las Tablas de Valoracion Documental del Instituto en el Registro Unico de series del Archivo General de la Nacion. Quedaron registradas bajo el No. TVD - 25 del 29 de abril de 2019. Se publicaron en la Pagina Web del Instituto las Tablas de valoracion Documental con sus respectivos anexos.b) Se presento en el comite  institucional de gestion y desempeño el 27 de mayo de 2019 el inventario de 267 cajas con 3237 carpetas para eliminar; el comite aprobo la eliminacion. En cuanto se apruebe el acta el inventario se publicara en la Web.","Q:\\TABLA DE VALORACION_NOVIEMBRE-2018\\TVD_IDEP_CD_13_11_2018 concepto técnico\n\n03/04/2019: \n - Acta CDA del 13/12/2018\n - Pantallazo de trámite del RUSD, documentos que se encuentran en el archivo de gestión \\\\192.168.1.251\\300_SAFyCD\\IDEP2019\ne) Resolución 018 de 2019\n\n03/07/2019: a)http://www.idep.edu.co/?q=tablas-de-valoracion-documental-idep b) FT-GD-07-06_INVENTARIO_SERIES_ELIMINACION_FINAL",null,"20/12/2017: Actividad en desarrollo.\n\n10/04/2018: Actividad  que se encuentra programada para desarrollarse en la vigencia 2019.\nLa Oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las observaciones  que el Archivo General de la Nación - Coordinación Grupo de Inspección y Vigilancia dle Sitema Nacional de Archivos , presentó en el informe al seguimiento de plan de mejoramiento Archivístico  que radicó el 28/03/2018 con mel número 455. Igualemente, esta oficina  continuará realizando seguimiento al cumplimiento de dichas observaciones teniendo en cuenta que se debe enviar el seguimiento del Plan de Mejoramiento Archivístico trimestralmente.\n\n25/07/2018: No se presenta avance por parte del líder del proceso.  \nA la fecha de corte 30/06/2018, no se evidencian avances de la acción.\nLa Oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las observaciones dadas por el Archivo General de la Nación respecto al seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018\n\n22/10/2018: Con radicado No. 1053 del 24/07/2018, el archivo general emitió \"Concepto de revisión y evaluación sobre los ajustes de la tabla de valoración documentaI - TVD del IDEP\".  \nEl IDEP con radicado No.  901 del 19/10/2018, envía al Consejo Distrital de Archivo de Bogotá, envía el documento con los ajustes realizados a la Tabla de Valoración Documental del IDEP.\n\n26/12/2018:  Con radicado No. 1703  del  19/11/2018, la Secretaría Técnica del  Consejo Distrital de Archivo de Bogotá, D.C., envió el concepto técnico de revisión y evaluación de la TVD, la cual fue aprobada.  \nLa Oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las observaciones dadas por el Archivo General de la Nación respecto al seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico, el cual fue radicado en el IDEP  bajo el  No. 1778 del 26/11/2018.\n\n30/04/2019:  Con radicado Interno No. 00106-812-000341 el AGN reportó un avancel del P.M. del 98% de cumplimiento frente a las metas propuestas.  Se verificó por parte de ésta Oficina la implementación de las tablas de valoración documental con Resolución Interna No. 018 de febrero de 2019 y el cumplimiento de las acciones descritas en el seguimiento.  Esta acción continúa en seguimiento. \n\n20/08/2019:   De acuerdo al seguimiento efectuado y a la verificación realizada por parte de esta Oficina, esta acción se da por cumplida y se cierra. ","10/04/2018: Respuesta informe de seguimiento al Plan Archivístico rad 455 del 28/03/2018 Archivo General de la Nación\n\n25/07/2018: Respuesta informe de  seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico, el cual fue radicado en el IDEP bajo el No. 1014 del 17/07/2018  Archivo General de la Nación\n\n22/10/2018: \n- Radicado No. 1053 del 24/07/2018\n - Radicado 901 del 19/10/2018\n\n26/12/2018: \n 1) Concepto Técnico - TVD - Nov-2018\n 2) Plan de Trabajo Intervención TVD\n 3) TVD  Periodos:\n    - 1994 a 1996\n    - 1996  a 2000\n    - 2000 a 2007\n 4) Plan de Trabajo Intervención  TVD\n\n30/04/2019. \n\n1. Resolución No. 018 de 2019.\n2. Contratos No. 20 y 31 de 2019.\n3. FUID a marzo de 2019.\n4. FUIS de eliminación a marzo de 2019.\n\n30/07/2019. \nTVD publicadas en http://www.idep.edu.co/?q=tablas-de-valoracion-documental-idep b) FT-GD-07-06_INVENTARIO_SERIES_ELIMINACION_FINAL",null,"Cerrada","20/12/2017: Diana Ruiz\n\n10/04/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n\n25/07/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n22/10/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n26/10/2018: Alix del Pilar Hurtado Pedraza, Técnico Operativo (E )\n\n30/04/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[18,"Auditorías Internas","SAFYCD-Archivo","2018-02-07","Atendiendo las observaciones de la Oficina de control interno relacioandas en el Informe ejecutivo del estado del plan de mejoramiento a Diciembre de 2018, relacionadas con la acción \"Capacitacion exhaustiva al funcionario responsable de la ventanilla en puesto de trabajo.\" se debe formular una acción que de solución efectiva a la no conformidad, hallazgo u observación relacionada.","No conformidad","No efectividad de la acción \"Capacitacion exhaustiva al funcionario responsable de la ventanilla en puesto de trabajo.\" formulada","Revisión y formulación de indicadores de gestión del proceso Gestión Documental para la vigencia 2019, atendiendo las recomendaciones de la Oficina de control interno. ","Acción Correctiva","Hojas de vida de los indicadores del proceso Gestión Documental aprobados para la vigencia 2019","Profesional Especializado 222-03","2019-02-07","2019-02-07","2019-02-15","03/04/2019:  Para la vigencia 2019 se establecieron tres indicadores para el proceso Gestión documental: \n1. Porcentaje de ejecución de el Plan Institucional de archivos - PINAR para la vigencia 2019 \n2. Porcentaje de respuestas de las PQRS  con observaciones de acuerdo a la evaluación de oportunidad, coherencia, claridad y/o calidez de los informes del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones.\n3. Porcentaje de PQRS atendidos oportunamente en los tiempos que la ley establece. \nParticularmente mediante este último indicador se buscará medir la oportunidad en la respuesta a las PQRS que formula la ciudadanía y/o partes interesadas, dentro de los tiempos de ley.  El mecanismo de medición se definió como la sumatoria de la cantidad de PQRS atendidos oportunamente (dentro de los tiempos de ley según reporte del SDQS) sobre la cantidad total de PQRS recibidos en la entidad menos la cantidad de PQRS que estén en proceso de respuesta que estén dentro de los tiempos de ley. Para el primer trimestre de 2019 re reportó este indicador al 100% de cumplimiento.  \n03/07/2019: Se reportaron los indicadores establecidos con corte al 30/06/2019 en los cuales se dió cumplimiento a las metas establecidas.\n","03/04/2019: Código:  FT- MIC-03-05 HOJA DE VIDA DEL INDICADOR  del proceso de Gestión Documental\n\n03/07/2019: Código:  FT- MIC-03-05 HOJA DE VIDA DEL INDICADOR  del proceso de Gestión Documental publicada en http://www.idep.edu.co/?q=content/indicadores-de-gesti%C3%B3n",null,"PRIMER TRIMESTRE DE 2019:  Se verificó la formulación de los indicadores: \n\n1. Porcentaje de respuestas de las PQRS  con observaciones de acuerdo a la evaluación de oportunidad, coherencia, claridad y/o calidez de los informes del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones.\n2. Porcentaje de PQRS atendidos oportunamente en los tiempos que la ley establece. \n\nPara el primer trimestre se reportó  avance del 100% de la meta propuesta.   Esta actividad continúa en seguimiento. \n\nSEGUNDO TRIMESTRE DE 2019:  Se verificó por parte de esta Oficina el reporte de indicadores del proceso de gestión documental para el segundo trimestre de 2019; para el indicadore del PINAR reporta un avance de cumplimiento del 100% para el segundo trimestre.\n\nPor lo anterior se da cierre a esta acción por parte de esta Oficina.  ","30/04/2019: http://www.idep.edu.co/?q=content/indicadores-de-gesti%C3%B3n","EFECTIVA","Cerrada","30/04/2019: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.\n\n20/08/2019: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI."]
[28,"Auditorías Internas","SAFYCD-Recursos físicos","2019-02-20","Se abre esta actividad atendiendo la sugerencia de la Oficina de control interno, relacioanda en el informe ejecutivo del estado del plan de mejoramiento institucional y por procesos a diciembre de 2018, para dar cierre a las actividades No. 26 \"Solicitar mediante memorando al supervisor del contrato del aplicativo del Sistema Información SIAFI,  que se asigne la fecha automáticamente,  en la que se hacer el registro   para que todos los documentos generados del Módulo Administrativa - Bienes,   tengan la fecha del día actual\" y No. 27 \"Solicitar mediante memorando al supervisor del contrato del aplicativo del Sistema Información SIAFI,  que se asigne la fecha automáticamente,  en la que se hacer el registro   para que todos los documentos generados del Módulo Administrativa - Bienes,   tengan la fecha del día actual. \"","No conformidad","Se formula esta actividad para dar cierre a la actividad No. 26  y 27","Actualizar los Procedimientos PRO-GRF-11-01 Egresos o salidas definitivas de bienes e incluirle Politica de Operación lo siguiente: \"Los registros en el Sistema Administrativo y Financiero de la Entidad se llevarán a cabo en el día en que fue efectiva la operación, siempre y cuando el sistema permita realizar el registro en la misma fecha; en caso de que el sistema presente inconsistencias al momento de registrar las transacciones, se informará el incidente a la Oficina de Planeación.\" Y en procedimiento PRO-GRF-11-02 Ingresos o Altas de Almacén e incluirle la política de operación:  \"Los registros en el Sistema Administrativo y Financiero de la Entidad se llevarán a cabo en el día en que fue efectiva la operación, siempre y cuando el sistema permita realizar el registro en la misma fecha; en caso de que el sistema presente inconsistencias al momento de registrar las transacciones, se informará el incidente a la Oficina de Planeación.\"","Acción Correctiva","Procedimientos PRO-GRF-11-01 Egresos o salidas definitivas de bienes y  PRO-GRF-11-02 Ingresos o Altas de Almacén actualizados","Profesional Universitario -  SAFyCD","2018-12-01","2018-12-01","2018-12-27","13/12/2018 Se solicitó la actualización del Procedimiento PRO-GRF-11-01 Egresos o salidas y del  PRO-GRF-11-02 Ingresos o Altas de Almacén definitivas de bienes a la OAP. Los documentos fueron actualizados el 27/12/2018. \n03/04/2019: Se actualizo el proceso PRO-GRF-11-01 EGRESOS O SALIDAS DEFINITIVA DE BIENES Y\nELEMENTOS DEL INVENTARIO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, el cual se encuentra publicado en Maloca Aula SIG con fecha de aprobación del 27/12/2018, en donde se idetifica como política de operacion \"Los registros en el Sistema Administrativo y Financiero de la Entidad se llevarán a cabo en el día en que fue efectiva la operación, siempre y cuando el sistema permita realizar el registro en la misma fecha; en caso de que el sistema presente inconsistencias al momento de registrar las transacciones, se informará el incidente a la Oficina de Planeación\"\n09/07/2019: En el tercer trimestre se realizaron las siguientes actividades:\n• La entidad recibió, dio ingreso al Almacén y entrego en la Imprenta Distrital los Insumos para la impresión de las publicaciones.\n• Se actualizaron los inventarios de propiedad, planta y equipo en el sentido de descargar inventarios a los funcionarios y contratistas que terminaron su vinculación laboral, así mismo se hizo la asignación de inventarios a los nuevos contratistas de la presente vigencia en el aplicativo GOOBI. De igual manera se ha asignado el carne y las respectivas tarjetas de ingreso a los contratistas que actualmente tienen vigente el contrato con el IDEP.\n• Los bienes de propiedad del IDEP Se encuentra amparados mediante los contratos los contrato Nos. 85, 86, 87, 88 y 89 cuyo objeto fue la Adquisición de los seguros que amparen los intereses patrimoniales actuales y futuros, como los bienes de propiedad del instituto para la investigación educativa y el desarrollo pedagógico - IDEP, que estén bajo su responsabilidad y custodia y aquellos que sean adquiridos para desarrollar las funciones inherentes a su actividad y cualquier otra póliza de seguros que requiera la entidad en el desarrollo de su actividad, suscritos con la Aseguradora Solidaria de Colombia.\n• Así mismo se están cumpliendo las políticas de operación descritas en los procedimientos de GRF.\nLos registros se realizaron en la fecha en el sistema y los soportes reposan en los expedientes del proceso (ingresos o salidas).\n","http://www.idep.edu.co/?q=content/grf-11-proceso-de-gesti%C3%B3n-de-recursos-f%C3%ADsicos-y-ambiental",null,"30/04/2019.  Se verificó por parte de ésta Oficina la inclusión como politica de operación #Los registros en el Sistema Administrativo y Financiero de la Entidad se llevarán a cabo en el día en que fue efectiva la operación, siempre y cuando el sistema permita realizar el registro en la misma fecha; en caso de que el sistema presente inconsistencias al momento de registrar las transacciones, se informará el incidente a la Oficina de Planeación. \"  \nSe realizara seguimiento por parte de esta Oficina en el siguiente trimestre, con el fin de verificar la aplicación de lo allí dispuesto. \n\n20/08/2019:  Se efectuo revisión al comprobante de altas de almacén registrados en el vigencia 2019 donde se evidencia en la bitacora de estados que no se presentan diferencias en los comprabantes.  Por lo anterior se da por cumplida la acción y se cierra.","http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PRO-GRF-11-02_Ingresos_o_Altas_Almacen_V6.pdf","EFECTIVA","Cerrada","30/04/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Realizar una socialización efectiva a funcionarios y contratistas del IDEP sobre los procedimientos establecidos en seguridad y privacidad de la información","Acción Correctiva","Evidencias de la realización de la socialización","Profesionales y/o contratistas del proceso Gestión tecnológica.","2018-09-27","2018-10-01","2019-05-27","05/12/2018: Se realiza socialización el 26/10/2018 a funcionarios y contratistas  sobre recomendaciones en seguridad de la información, una vez se tengan documentados los procedimientos establecidos en el MSPI se realizará la socialización correspondiente,  actividad que se reprograma para la siguiente vigencia.   \n\n31/03/2019: Se programó una socialización a funcionarios y contratistas del IDEP sobre los procedimientos establecidos en seguridad y privacidad de la información, especialmente con el servicio de correo electrónico. Esta capacitación se llevará a cabo el 02 de abril de 2019 y en el próximo trimestre se reportará el cumplimiento de la actividad.\n\n30/06/2019: El día 02 de abril de 2019, se llevó a cabo una socialización con funcionarios y contratistas del IDEP sobre los procedimientos establecidos en seguridad y privacidad de la información. Así mismo,  el día 30 de mayo de 2019 se llevó a cabo una socialización de las políticas TIC que adopta el IDEP, que están enfocadas a preservar la seguridad de la información Institucional y al buen uso de los recursos tecnológicos con los que cuenta el Instituto. En esta misma sesión, se indicó a los funcionarios y contratistas del IDEP cómo identificar riesgos de seguridad de la información y posibles ataques informáticos, y el proceso a seguir cuando esto ocurra. A continuación cito los apartados de la presentación: \"11. Los usuarios del correo electrónico no deben abrir los archivos anexos colocados en mensajes de remitentes desconocidos o sospechosos. Si llegan mensajes con esta característica, se debe informar a la Oficina Asesora de Planeación mediante http://www.idep.edu.co/mesadeayuda y llamar a la extensión 107 \". Por otra parte,  el día 31 de mayo de 2019 se envió a través de correo electrónico a funcionarios y contratistas del IDEP, una campaña con los Tips para fortalecer la seguridad de la información Institucional. Por último, en este mismo plan de mejora se estableció en la acción No. 43 para el mes de agosto la siguiente actividad \"Realizar una socialización con información acerca de cómo identificar ataques informáticos y las medidas preventivas y reactivas a tomar en cada caso.\"  Por lo tanto se solicita el cierre de esta acción.","Listado de asistencia y presentación realizada.\nNotiTic 5 enviado a todos los funcionarios y contratistas del IDEP el 31 de mayo de 2019.",null,"16/10/2018: Acción programada a realizarse durante el mes de octubre de 2018.\n\n24/12/2018: Teniendo la ampliación de tiempo para continuar con la ejecución de esta actividad por parte del líder del proceso, se realizará la verificación respectiva en próximo seguimiento. \n\n30/04/2019: Se realizó socialización a los funcionarios y contratistas de la Entidad en temas de seguridad de la información el día 02/04/2019.  Se recomienda fortalecer la con otros mecanismos de socialización teniendo en cuenta la la observación suscrita en el informe de auditoria al proceso \"Se debe adelantar la socialización con información clara de cómo identificar este tipo de ataques y las medidas preventivas y reactivas a tomar en cada caso.\"\n\n20/08/2019:  Esta actividad se da por cumplida y se realiza el cierre de la misma. ","Listados de asistencia",null,"Cerrada","16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n30/04/2019:   Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[32,"Autoevaluación de control","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2018-12-03","Seguimiento realizado a la matriz de riesgos del proceso puntualmente al riesgo\" Interrupción en la prestación de servicios tecnológicos a usuarios internos y externos en la entidad\" en donde se evalúa la efectividad de uno de los controles establecidos actualmente como  \"Realizar seguimiento a los acuerdos de nivel de servicio establecido con cada uno de los proveedores de los sistemas de información\" y se determina que al continuar en zona de riesgo alta se debe fortalecer este control.","Oportunidad de mejora","Necesidad de fortalecer controles existentes","Validar el cumplimiento de los acuerdos de servicio establecidos con los proveedores  durante la ejecución del contrato,  no limitarlo a la autorización del pago ","Acción Correctiva","Mapa de riesgos actualizado","Profesionales y/o contratistas del proceso Gestión tecnológica.","2018-12-03","2019-02-01","2019-08-01","10/12/2018: Esta actividad se ejecutará en la siguiente vigencia.\n\n31/03/2019: Para la validar el cumplimiento de los acuerdos de servicio establecidos con los proveedores, se asignó un responsable de realizar seguimiento a cada uno de los contratos y se llevaron a cabo las siguientes acciones:\nHumano: El profesional encargado de liquidar la nómina, sube las incidencias a la mesa de ayuda, debe remitir copia al ingeniero encargado del soporte de los sistemas de información, para que se lleve el control del cumplimiento de los Acuerdos de Niveles de servicio. \nGoobi: Cada usuario al  tener una novedad con el sistema, debe remitir un correo electrónico a soportesiafi@idep.edu.co,  el ingeniero encargado del soporte de los sistemas de información, atiende la incidencia si es de nivel 1 , en caso de ser nivel 2 hacia arriba escala al proveedor y lleva un control del cumplimiento de los Acuerdos de Niveles de servicio, dependiendo de la severidad de la incidencia.\nInternet: El ingeniero encargado de la web del IDEP, verifica el cumplimiento de la disponibilidad del canal de internet  99,7 %.\nMantenimiento de la infraestructura: Frente al Mantenimiento preventivo se cumplen las jornadas establecidas en el contrato, y en el mismo contrato se establece una bolsa para el mantenimiento correctivo, en caso de que se requiera que incluye repuestos, el contrato ampara toda la vigencia, hasta que se gestione el siguiente contrato.\nSuministro energía: Según la revisión realizada por la  Tesorería y Servicios Generales del IDEP los inconvenientes por aplicación de los pagos de Codensa se presentaron por el hecho de consolidar el pago del servicio de todas las oficinas en un solo pago . Para lo cual se decidió efectuar los pagos de forma individual por oficina.\n\n30/06/2019: Están en funcionamiento  las herramientas para el seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de Niveles de Servicio. Se retroalimenta constantemente el control implementado en el archivo Drive para el seguimiento a las incidencias del Sistema de información GOOBI, en cuanto al sistema HUMANO el control de incidencias se está realizando a través de la mesa de ayuda, se continúa verificando el nivel de disponibilidad del canal de Internet del 99,7% por parte del ingeniero Webmaster, se hace el seguimiento al plan de mantenimiento de la infraestructura y servicios tecnológicos del IDEP por parte del Técnico Operativo de la OAP y el pago del servicio de energía energía se ha venido realizado de forma individual por oficina . De acuerdo con lo anterior, se actualizará  y fortalecerá el control establecido en el mapa de riesgos \"Realizar seguimiento a los acuerdos de nivel de servicio establecido con cada uno de los proveedores de los sistemas de información\" por \"Realizar seguimiento a los acuerdos de nivel de servicio establecidos con los proveedores a través de las herramientas definidas para garantizar su cumplimiento\"","Humano: Mesa de ayuda que se encuentra en la siguiente dirección: http://osticket.humano.co/open.php e informe acerca del estado de las incidencias reportadas que puede ser consultado en el expediente contractual No. 123 de 2018.\nGoobi: Cuadro de registro al estado de las incidencias reportadas. Este seguimiento puede ser consultado en el expediente contractual No. 133 de 2018. \nInternet: Reporte de la disponibilidad del canal de internet que se genera de la página del proveedor de internet IFX Networks  en el link: http://vipcacti.ifxnetworks.com/graph.php?action=view&rra_id=all&local_graph_id=75582\nMantenimiento de la infraestructura: Carpeta Compartida:\\\\192.168.1.251\\120_oap\\IDEP2019\\120_28_PLANES\\9_Planes de Mantenimiento de la Infraestructura Tecnológica\nSuministro de Energía: Facturas de pago del servicio de energía.",null,"24/12/2018: Teniendo en cuenta lo manifestado en el avance, se verificará el cumplimiento de esta actividad en próximo seguimiento. \n\n30/04/2019:  Se verificó por parte de esta Oficina:\n\nEn google Drive se diseño un cuadro de seguimiento y control para las incidencias reportadas en GOOBI, donde se detalla la incidencia, severidad, estado y días transcurridos. \n\nPara el aplicativo de Humano, en la carpeta del contrato No. 123 de 2018 se evidencia adjunto a cada pago un informe de actividades donde se relaciona:  Ticket, Fecha de apertura y cierre de la incidencia, el estado de la misma. \n\nSe recomienda atender la observación plasmada en el informe de Auditoría realizado. \n\n30/08/2019:  De acuerdo al seguimiento efectuado por parte del responsable del proceso donde indica \"se actualizará  y fortalecerá el control establecido en el mapa de riesgos \"Realizar seguimiento a los acuerdos de nivel de servicio establecido con cada uno de los proveedores de los sistemas de información\" por \"Realizar seguimiento a los acuerdos de nivel de servicio establecidos con los proveedores a través de las herramientas definidas para garantizar su cumplimiento\".  Se cierra esta actividad por parte de esta Oficina y se continua con el monitoreo a través del mapa de riesgos. ","   ",null,"Cerrada","16/10/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n30/04/2019:   Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[null,null,"Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ",null,"No se han adelantado las pruebas del plan de continuidad que incluyan simulacros totales de operación en contingencia y (BCP,DRP) para ofrecer evidencia de la verificación, revisión y evaluación de la continuidad de la operación y la seguridad de la información.",null,null,"Realizar las pruebas de los instructivos de recuperación de máquinas virtuales y del G4 que contiene las bases de datos.","Acción Preventiva y/o de mejora","Formato de Pruebas de Instructivos y manuales.","Técnico Operativo Oficina Asesora de Planeación","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-30","30/06/2019:Se realizaron pruebas a los instructivos mencionados:\n\n- IN-GT-12-03 Instructivo Para Realizar El Backup Del Servidor Hp Ml370 G4 - Base De Datos Oracle.\n- IN-GT-12-04 Instructivo Para Restaurar Backup Maquina – Servidor G4- Pruebas Base De Datos.","Las pruebas realizadas se registraron en un archivo drive que se encuentra en la siguiente ruta: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rkj1JMm4LnWNRWL--zXFJrjXKTK2WPHCiHY5g3cAogk/edit#gid=292185415",null,"20/08/2019:   Se reporta por parte del responsable del proceso la realización de pruebas a dos instructivos; sin embargo en el seguimiento reaizado no se especifica el resultado obtenido de las mismas.  Al no contar con un ingeniero de sistemas en la OCI  no puede conceptuar sobre la efectividad de las pruebas realizadas. \n Se da cierre a la misma puesto que la fecha de finalización de la actividad quedó para el mes de mayo.","https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rkj1JMm4LnWNRWL--zXFJrjXKTK2WPHCiHY5g3cAogk/edit#gid=292185415\n","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Incluir en el plan de contingencia los roles que desempeñan el técnico y los ingenieros contratistas respecto de la administración y soporte de los sistemas de información.","Acción Preventiva y/o de mejora","Plan de contingencia tecnológica actualizado y publicado","Contratista Planeación y TI","2019-04-30","2019-06-01","2019-06-14","30/06/2019: En el numeral 3 del PL-GT-12-02 Plan de contingencia Tecnológica se incluyeron los roles que desempeñan el Técnico Operativo y los Ingenieros Contratistas de la OAP. ","Este documento puede ser consultado en Maola, Proceso de Gestión Tecnológica en el siguiente enlace: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GT-12-02%20Plan%20Contingencia%20Tecno%20V9.pdf",null,"20/08/2019:   Se verificó la inclusión en este plan de los roles que se desempeñan los funcionarios de la Oficina de Sistemas.  Esta actividad se da por cumplida. ","http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GT-12-02%20Plan%20Contingencia%20Tecno%20V9.pdf","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Implementar pruebas cruzadas en los manuales e instructivos de los sistemas de información y servicios tecnológicos con los que cuenta el IDEP y registrarlo en el formato correspondiente. ","Acción Preventiva y/o de mejora","Formato de Pruebas de Instructivos y manuales.","Contratista Documentación y TI\nContratista Sistemas y TI\nTécnico Operativo OAP","2019-04-30","2019-04-01","2019-12-01","30/06/2019: Se elaboró un archivo en drive en el que se registran las pruebas implementadas  por parte de los Ingenieros contratistas y el Técnico Operativo de la OAP a los manuales e instructivos de los sistemas de información y servicios tecnológicos elaborados.","El archivo en Drive puede ser consultado en la siguiente ruta: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rkj1JMm4LnWNRWL--zXFJrjXKTK2WPHCiHY5g3cAogk/edit#gid=292185415",null,"20/08/2019:   Se reporta por parte del responsable del proceso la realización de pruebas a dos instructivos;  en el documento referenciado en la evidencia se validan como satisfactorias las pruebas realizadas.  Al no contar con un ingeniero de sistemas en la OCI  no puede conceptuar sobre la efectividad de las mismas,  las mismas serán validadas en próximas auditorias.  Esta acción continua en seguimiento, toda vez que se estableció fecha de finalización para diciembre de 2019.","https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rkj1JMm4LnWNRWL--zXFJrjXKTK2WPHCiHY5g3cAogk/edit#gid=292185415\n","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[36,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2019-04-09","No se observan planes tácticos asociados a los proyectos del PETIC.","Observación","A la fecha de la auditoría el  PETIC del IDEP estaba elaborado atendiendo los lineamientos generales  de la Guía de elaboración dispuesta por MINTIC, sin embargo con la auditoría se detectaron oportunidades para fortalecer dicho documento.  Al momento de la realización de la Auditoría se encontraba en proceso de construcción los planes tácticos para cada uno de los proyectos del PETIC 2019.","Actualizar los  planes tácticos de los proyectos establecidos en el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - PETIC 2019.","Acción Preventiva y/o de mejora","Planes Tácticos de los proyectos del PETIC 2019.","Contratista Planeación y TI","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-30","30/06/2019: Los planes Tácticos de los proyectos del PETIC se encuentran actualizados y con el seguimiento respectivo a cada una de las actividades programadas.","Carpeta Compartida de la OAP en la siguiente ruta: \\\\192.168.1.251\\120_oap\\IDEP2019\\120_28_PLANES\\16_Planes Estratégicos de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETIC 2019.\n\nIndicador GT-02 Cumplimiento de las actividades del plan estratégico de tecnologías de la información y las comunicaciones PETI en la vigencia.",null,"20/08/2019: El plan estratégico de tecnologías de la información y comunicaciones se encuentra actualizado y con seguimiento a Junio. \n\nEsta actividad se da por cumplida y se cierra.","http://www.idep.edu.co/?q=content/gt-12-proceso-de-gesti%C3%B3n-tecnol%C3%B3gica\n","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,"Incorporar en los Indicadores y Riesgos del PETIC indicadores asociados a la medición de cumplimiento, productividad y calidad en los servicios TIC y proyectos.","Observación",null,"Actualizar el PETIC incluyendo la descripción de los indicadores y riesgos asociados al Proceso de Gestión Tecnológica. . ","Acción Preventiva y/o de mejora","PL-GT-12-01 - Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones","Contratista Planeación y TI","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-30","30/06/2019: Se incluyó en el PL-GT-12-01 PETIC del IDEP en su numeral 7.1. la relación y descripción de los indicadores y riesgos asociados al Proceso de Gestión Tecnológica.","Documento publicado en Maloca en la siguiente ruta: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GT-12-01_PETIC_V12.pdf",null,"20/08/2019:  Esta acción se cumplió y se realiza el cierre de la misma.","http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GT-12-01_PETIC_V12.pdf\n","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,"El PETIC no incluye un análisis de capacidad y efectividad de los elementos de operación, aseguramiento y administración la plataforma tecnológica como base para la identificación de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que permitan establecer acciones y/o adquisiciones para asegurar la continuidad de operaciones y aseguramiento de la información bajo el mejor uso de recursos.","Observación",null,"Incluir una matriz de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas - DOFA en el PETIC 2019.","Acción Preventiva y/o de mejora","PL-GT-12-01 - Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.","Contratista Planeación y TI","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-15","30/06/2019: Se incluyó en el PL-GT-12-01 PETIC del IDEP en su numeral 5.1.1. una matriz de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas - DOFA.","El documento puede ser consultado en la siguiente ruta: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GT-12-01_PETIC_V12.pdf",null,"20/08/2019:  Esta acción se cumplió y se realiza el cierre de la misma.","http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GT-12-01_PETIC_V12.pdf\n","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[38,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2019-04-09","Configurar las restricciones de seguridad de GSuite en cuanto a cambio periódico de contraseñas, no repetición de las ultimas 8 contraseñas, alertas de ingreso en equipos distintos a los usuales a un correo alternativo y configurar correctamente la autenticación de doble factor (pre-registro).","Observación","Ausencia de políticas frente a cambio y manejo de contraseñas seguras.\n\n","Configurar en la consola GSuite la seguridad de las contraseñas de los correos en cuanto longitud y  periodicidad de cambio.","Acción Preventiva y/o de mejora","Consola Gsuite con la configuración realizada.","Técnico Operativo Oficina Asesora de Planeación","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-30","30/06/2019: Se configuró desde la consola GSuite las políticas de complejidad en las contraseñas para el correo electrónico, que no permita usar contraseñas anteriores  y con una periodicidad de  tres (3) meses, que automáticamente solicitará al usuario realizar el cambio de clave.","Consola Gsuite con la configuración realizada. En el mes de mayo el sistema solicitó cambio de contraseña a los usuarios de correo electrónico Institucional.",null,"20/08/2019:  Se realizó el cambio de las contraseñas de los correos electrónicos institucionales, se verificó por parte de esta Oficina la configuración realizada a la consola Gsuit a través de la cuenta del administrador.  Esta actividad se da por cumplida. ",null,"EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,"El técnico de operativo manifiesta que las configuraciones del correo electrónico tales como cambio periódico, no reutilización de contraseñas, límite de tipo y tamaño de adjuntos y alertas por apertura de correo en otros dispositivos no han sido configuradas por él y que corresponden a la entrega por defecto del proveedor.","Observación",null,"Establecer y aplicar las políticas de seguridad de las contraseñas del dominio.","Acción Preventiva y/o de mejora","Dominio con políticas activas.","Técnico Operativo Oficina Asesora de Planeación","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-30","30/06/2019: Se aplicaron las siguientes políticas al dominio:\n- Extensión mínima 8 caracteres.\n- Complejidad en las contraseñas.\n- No se puede repetir contraseñas anteriores.\n- Solicitud de cambio de contraseña cada cuatro (4) meses.","Dominio con Políticas Activas.",null,"20/08/2019:  Se reporta por parte del responsable del proceso el cumplimiento de las políticas de dominio se verificó por parte de esta Oficina la configuración realizada a través de la cuenta del administrador.  Esta actividad se da por cumplida. ",null,"EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[39,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2019-04-09","Los contratos con proveedores incluyen dentro de su estructura las condiciones del contrato y objetivos específicos, pero no están acompañados de acuerdos de confidencialidad.","Observación","No se contaba con un acuerdo de confidencialidad formalizado desde la Oficina Asesora Jurídica. El proceso de implementación de los acuerdos de confidencialidad  inició a partir del mes de abril de la presente vigencia.","Suscribir acuerdos de confidencialidad con los contratistas que proveen servicios de TIC al IDEP y que así lo requieran.","Acción Preventiva y/o de mejora","Acuerdos de Confidencialidad Firmados que pueden ser consultados en el expediente contractual.","Jefe de la Oficina Asesora de Planeación","2019-04-30","2019-05-02","2019-12-30","30/06/2019: Se suscribieron acuerdos de confidencialidad con los siguientes contratistas:\n-  IT GOP que provee el servicio de soporte y actualización del sistema de información administrativo y financiero del IDEP.\n- De igual manera se hizo con el proveedor Soporte Lógico, que proporciona el servicio de soporte, actualización y mantenimiento al sistema de información HUMANO.\n- Ingenieros contratistas de la OAP.","Los acuerdos de Confidencialidad suscritos se pueden consultar en:\n- Expediente del Contrato No. 74 de 2019. Soporte Lógico.\n- Expediente del Contrato No. 100 de 2019. IT GOP.\n- Expediente del Contrato No. 012 de 2019. Oscar Lozano.\n- Expediente del Contrato No. 028 de 2019.Juliett Yaver.\n- Expediente del Contrato No. 045 de 2019. Jaime Acosta.",null,"20/08/2019:  Esta acción se da por cumplida y se cierra por parte de esta Oficina. ","Formato de acuerdo de confidencialidad que reposan en los expedientes contractuales. ","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[40,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2019-04-09","Las licencias entregadas a favor del IDEP no se encuentran debidamente actualizadas al cambio de nombre del producto.","Observación","En la base de datos de activos de información no se llevaba el control de las licencias de los sistemas de información. ","Solicitar la entrega de licencias actualizadas a los proveedores de los sistemas de información GOOBI y HUMANO y actualizar la información en a base de datos de activos de información.","Acción Preventiva y/o de mejora","Licencias actualizadas de GOOBI y HUMANO.","Contratista Sistemas y TI","2019-04-30","2019-05-01","2019-05-30","30/06/2019: Se actualizó la base de datos de activos de información  con las licencias a favor del IDEP. Se actualizó la carpeta física con las licencias que son de propiedad del Instituto. Se incluye en la carpeta el certificado del registro de la Dirección Nacional de Derechos de Autor: Libro 13, Tomo 3 y partida 410 que evidencia que el Sistema de Información Administrativo y Financiero SIAFI realizó cambio de nombre a GOOBI y una comunicación expedida por Soporte Lógico en la que se refieren a la licencia corporativa del Sotware Humano. ","Carpeta física con las licencias que reposa en la Oficina de Planeación en custodia del Ténico Operativo.",null,"20/08/2019:  En la carperta Código 1 \"Licencias de propiedad del IDEP\", se verifico el certificado de licenciamiento del software SIAFI y su actualización a GOOBI- así como la licencia de la Empresa Soporte Lógico para el aplicativo HUMANO.   Esta acción se cierra por parte de esta Oficina. ","Soportes documentales de la carpeta Licencias del IDEP (sin folio asignado)\n","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[41,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2019-04-09","Se cuenta con una conexión VPN para el proveedor de GOOBI que pasa correctamente a través del firewall, pero la cual no tiene una política documentada, ni restricción horaria, no está monitoreada y no exige autorización previa a la conexión.","Observación","*Debilidades en la documentación de actividades que se llevan a cabo desde el proceso de Gestión Tecnológica, las cuales no quedan registradas en manuales, instructivos, formatos o procedimientos.\n*Se viene realizando un proceso de renovación tecnológica, lo que implica iniciar procesos de elaboración de la documentación necesaria.\n","Elaborar un documento en el que se definen las políticas y condiciones para el acceso VPN .","Acción Preventiva y/o de mejora","Documento políticas y condiciones para el acceso a VPN.","Técnico Operativo Oficina Asesora de Planeación\nContratista Sistemas y TI","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-22","30/06/2019: Se elaboró el documento que describe las políticas y condiciones necesarias para el acceso a través de VPN para funcionarios y contratistas.","En el documento FT-GTH-13-51 se establecen las condiciones para acceso VPN para los funcionarios.\nEn el Expediente Contractual No. 100 de 2019 suscrito con la empresa IT GOP se dedejó como obligación que el proveedor \" Solicitar el acceso extendido a la VPN del IDEP, cuando requieran trabajar fuera del horario estipulado para uso de la VPN, el cual está establecido de lunes a viernes de 6:00 am a 8:00 pm\"",null,"20/08/2019:  Se verifico que en el formato de estudios y documentos previos modalidad de contratación directa se incluyo en las obligaciones especificias \"Solcitar el acceso extendido a la VPN del IDEP, cuando requieran trabajar fuera del horario estipulado para uso de la VPN, el cual esta establecido de lunes a viernes de 6:00 a.m. a 8:00 p.m.\"  De acuerdo a la información suministrada por parte de la Ingeniera Yulieth durante el trimestre reportado no se realizaron solicitudes por parte del proveedor para acceder a la VPN fuera del horario establecido.   Esta acción se cierra por parte de esta Oficina toda vez que se establecio como una obligación contractual. ","Expediente Contractual No. 100 de 2019","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,"Establecer un protocolo de cambios para que el IDEP ejecute los despliegues en producción con base en una entrega de objetos de despliegue, minutograma y procesos de rollback.","Observación",null,"Elaborar un documento que contenga el  protocolo para ejecutar despliegues en producción para los sistemas de información Goobi y Humano.","Acción Preventiva y/o de mejora","Documento con el protocolo.","Contratista Sistemas y TI","2019-04-30","2019-04-30","2019-04-30","30/06/2019: Se elaboró el documento que contiene el protocolo para ejecutar despliegues en producción para los sistemas de información GOOBI y HUMANO. ","Documento con el protocolo que puede ser consultado en el Expediente Contractual No. 028 de 2019. Este documento será publicado en Maloca en el siguiente enlace:http://www.idep.edu.co/?q=content/gt-12-proceso-de-gesti%C3%B3n-tecnol%C3%B3gica#overlay-context=",null,"20/08/2019:  Se realizó el documento con el protocolo para ejecutar los despliegues en GOOBI y HUMANO, la efectividad de la acción no se puede validar por parte de esta Oficina.  Se da cierre a esta acción. ","Esta información reposa en la carpeta compartida de  planeación. ","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Elaborar un documento que contenga el protocolo para actualizar el sistema operativo que soporta página Web y Micrositios.","Acción Preventiva y/o de mejora","Documento con el protocolo.","Contratista Web y TI","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-15","30/06/2019: Se elaboró el documento que describe el protocolo para actualizar el sistema operativo que soporta página Web y Micrositios.","Este documento puede ser consultado en el Expediente contractual No. 012 de 2019. Este documento será publicado en Maloca en el siguiente enlace:http://www.idep.edu.co/?q=content/gt-12-proceso-de-gesti%C3%B3n-tecnol%C3%B3gica#overlay-context=",null,"20/08/2019:  Se verifico por parte de esta Oficina la elbaoración del protocolo para ejecutar los despliegues en GOOBI y HUMANO, la efectividad de la acción no se puede validar por parte de esta Oficina.  Se da cierre a esta acción. ","Esta información reposa en la carpeta compartida de  planeación. ","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Implementar un registro de las actualizaciones que se realicen a los sistemas de información, los sistemas operativos y los servidores.","Acción Preventiva y/o de mejora","Registro de actualizaciones en Drive.","Contratista Planeación y TI","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-15","30/06/2019: Se implementó en un archivo en Drive para el registro de actualizaciones que se hacen a los sistemas de información y los servidores del IDEP.","Archivo Drive con la bitácora de actualizaciones que se encuentra en el siguiente enlace: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Ro9z3pH1J8SXre-KB6py4YiCpgXZaukJt_QYx5JakBs/edit#gid=0",null,"20/08/2019:  Se evidenció el registro de las actualizaciones en drive.\n\nEsta acción se cierra; sin embargo la OCI no puede conceptuar sobre la efectividad de la misma al no contar con un profesional con experticia en el tema. ","https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Ro9z3pH1J8SXre-KB6py4YiCpgXZaukJt_QYx5JakBs/edit#gid=0","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[43,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2019-04-09","En cuanto a la valoración del riesgo se observa que en la Matriz de Riesgos de septiembre de 2018 antes del incidente, el riesgo de “Tener ataques informáticos a bases de datos, red de comunicaciones, sistemas de información y/o página web de la entidad” tenia una valoración extrema como resultado de los valores 4 y 4 en la probabilidad y consecuencia y que en la matriz de 2019 esta calificado como Alto con una probabilidad y consecuencia de 4 y 3 respectivamente. Esta valoración no es adecuada ya que una vez un riesgo se materializa la probabilidad de ocurrencia en casi cierta y por lo tanto la valoración se incrementa. El riesgo residual solo se disminuye si se ejecutan pruebas de la efectividad de los controles, lo que en este caso se percibe como no ejecutado.","Observación","Necesidad de revisar y fortalecer los controles del riesgo mencionado en la observación.","Revisar y ajustar la valoración y los controles del riesgo \"Tener ataques informáticos a bases de datos, red de comunicaciones, sistemas de información y/o página web de la entidad\".","Acción Preventiva y/o de mejora"," FT-MIC-03-07 - Mapa de riesgos del proceso de Gestión Tecnológica ajustado.","Contratista Planeación y TI","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-15","30/06/2019: Con el seguimiento a mapa de riesgos realizado durante el primer cuatrimestre del año, se revisó y ajustó la valoración y los controles al riesgo mencionado, acorde con las observaciones de la auditoría de Control Interno realizada al Proceso de Gestión Tecnológica.","Mapa de Riesgos del Proceos de Gestión Tecnológica:\nhttp://www.idep.edu.co/?q=content/mapa-de-riesgos-por-proceso#overlay-context=",null,"20/08/2019:  Esta actividad se da por cumplida y se continua con el seguimiento a través de la gestión del riesgo de la Entidad. ",null,"EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[44,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2019-04-09","El auditor pudo descargar software de hacking tales como Chromepass (captura todas las contraseñas utilizadas por el usuario en Google) y Cain&Abel (Captura cualquier tipo de contraseña o llamadas telefónicas que transitan por la red).","Observación","Al momento de entrega y puesta en funcionamiento del firewall y el antivirus se realizó una configuración inicial, con los elementos de seguridad que en el momento fueron relevantes para el IDEP, sin embargo, se realizará una segunda configuración acorde con las necesidades actuales.","Configurar las reglas de seguridad del dominio, firewall y antivirus para que no permita descargar y ejecutar programas o software malicioso. ","Acción Preventiva y/o de mejora","Registro de las actualizaciones que se realizaron al dominio, firewall y antivirus.","Contratista Web  y TI","2019-04-30","2019-05-02","2019-06-30","30/06/2019: Se realizaron las configuraciones en el dominio, firewall y antivirus. Adicionalmente el Técnico Operativo realizó prueba en el equipo del contratista John Rincón con el usuario jrincon, y se evidenció que no permite instalar programas, esto se observa en la ventana que se muestra, solicitando ingresar un usuario y contraseña autorizado para instalar. \nEl Ingeniero Webmaster realizó ajustes a la configuración de las políticas del Firewall para evitar el acceso a sitios no autorizados, potencialmente riesgosos para la seguridad digital o descarga de archivos ejecutables como programas espías. ","Registro de las actualizaciones que se realizaron al dominio, firewall y antivirus en el enlace: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Ro9z3pH1J8SXre-KB6py4YiCpgXZaukJt_QYx5JakBs/edit#gid=1828784513",null,"20/08/2019:  Esta actividad se da por cumplida y se da cierre a la misma.  No se conceptua por parte de esta Oficina la efectividad de la misma al no contar un profesional con experticia en el tema.","https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Ro9z3pH1J8SXre-KB6py4YiCpgXZaukJt_QYx5JakBs/edit#gid=1828784513\n","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,"Se observa que no están activadas las detecciones de seguridad para intrusos, virus, cambios de configuración de correo y exceso de cuota de disco.",null,null,"Parametrizar las restricciones seguridad del antivirus.","Acción Preventiva y/o de mejora","Parametrizaciones realizadas al Antivirus.","Contratista Web y TI","2019-04-30","2019-05-02","2019-06-30","30/06/2019: El día 13 de junio de 2019, se llevó a cabo reunión con el proveedor ITSELLCON, mediante la cual se parametrizaron restricciones de seguridad del antivirus.","Parametrizaciones realizadas al Antivirus y hoja de asistencia de la reunión que se encuentra  en el expediente contractual No. 134 de 2018.",null,"20/08/2019:  Esta actividad se da por cumplida y se da cierre a la misma.  No se conceptua por parte de esta Oficina la efectividad de la misma al no contar un profesional con experticia en el tema.",null,"EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,"La red WIFI de invitados no se encuentra debidamente protegida para evitar accesos no autorizados a los activos del IDEP ya que permite hacer escaneos de red y obtener información para ingresar a otros segmentos de red. ",null,null,"Configurar el firewall de la red Wifi pública para que no haga Ping.","Acción Preventiva y/o de mejora","Configuración del Wifi.","Técnico Operativo Oficina Asesora de Planeación","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-30","30/06/2019: El Técnico Operativo de la OAP realizó la configuración de la red Wifi IDEP Pública para que no se pueda hacer ping.","Configuración del Wifi.",null,"20/08/2019:  Esta actividad se da por cumplida y se da cierre a la misma.  No se conceptua por parte de esta Oficina la efectividad de la misma al no contar un profesional con experticia en el tema.",null,"EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,"El firewall y antivirus no cuentan con la debida configuración para bloquear la ejecución de programas espía (sniffer). ",null,null,"Escalar al proveedor de Firewall las alertas de eventos de correo entrante y el registro de eventos y logs.","Acción Preventiva y/o de mejora","Correo electrónico enviado con el incidente.","Técnico Operativo Oficina Asesora de Planeación","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-30","30/06/2019: Se llevó a cabo reunión el 13 de junio con los proveedores de firewall y antivirus para aplicar las reglas de no ejecución de programas espías. En esta misma reunión se escaló al proveedor el caso del equipo MAC, para que no permita desactivar el antivirus y fue solucionado.","Hoja de Asistencia de la reunión, que se encuentra en el expediente contractual No. 134 de 2018.",null,"20/08/2019:  Esta actividad se da por cumplida y se da cierre a la misma.  No se conceptua por parte de esta Oficina la efectividad de la misma al no contar un profesional con experticia en el tema.",null,"EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,"En los equipos de cómputo inspeccionados se evidencio que en los equipos Windows esta correctamente configurado el cliente de antivirus y no es posible su desactivación por parte del usuario, pero en los equipos MAC se pudo evidenciar que el antivirus no cumple con las mismas condiciones de seguridad.",null,null,"Escalar al proveedor correspondiente la configuración del antivirus en el equipo MAC, para que no permita desactivarlo por parte del usuario.","Acción Preventiva y/o de mejora","Correo electrónico enviado con el incidente.","Contratista Web y TI","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-30",null,null,null,"20/08/2019:  Esta actividad se da por cumplida y se da cierre a la misma.  No se conceptua por parte de esta Oficina la efectividad de la misma al no contar un profesional con experticia en el tema.",null,"EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,"En los equipos inspeccionados por el auditor se observa que es posible ingresar al panel de control.",null,null,"Establecer políticas de dominio para desactivar el escritorio y panel de control y restringir el horario de acceso a las máquinas.","Acción Preventiva y/o de mejora","Restricción de escritorio, panel de control y horario en los computadores del IDEP.","Técnico Operativo OAP","2019-04-30","2019-05-02","2019-06-15","30/06/2019: Se estableció como política de dominio el bloqueo del panel de control, al cual ya no es posible acceder por parte de funcionarios y contratistas y se restringió el horario de acceso a las máquinas (Computadores) de 06:00 am a 06:00 pm.","Restricción del panel de control y horario en los computadores del IDEP.",null,"20/08/2019:  Esta actividad se verifico por parte de esta Oficina en el usuario administrador, se da por cumplida y se da cierre a la misma.  ",null,"EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,"El firewall y antivirus no cuentan con la debida configuración para bloquear la ejecución de programas espía (sniffer).",null,null,"Escalar al proveedor de firewall y antivirus el incidente del programa espía (snnifer).","Acción Preventiva y/o de mejora","Correo electrónico enviado con el incidente.","Técnico Operativo Oficina Asesora de Planeación","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-30","30/06/2019: El 13 de junio de 2019 Se llevó a cabo reunión el proveedor de firewall y antivirus ITSELLCON, en la cual se les escaló el incidente del programa espía y teniendo en cuenta esto se realizaron las configuraciones correspondientes.","Configuraciones del Firewall y el Antivirus y Hoja de Asistencia de la reunión, que se encuentra  en el expediente contractual No. 134 de 2018.",null,"20/08/2019:  Esta actividad se da por cumplida y se da cierre a la misma.  No se conceptua por parte de esta Oficina la efectividad de la misma al no contar un profesional con experticia en el tema.",null,"EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[46,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2019-04-09","No exige cambio de contraseña periódica del aplicativo GOOBI y la contraseña asignada es la misma cuenta de usuario. Si bien los correos dicen que solicita cambio de contraseña al primer ingreso, los usuarios entrevistados manifiestan que no pide cambio de contraseña y la funcionalidad aparece inactiva.\n","Observación","* Ausencia de políticas para la periodicidad de cambio de contraseñas de los usuarios.\n*El proceso de cambio de contraseñas en GOOBI se debe realizar de manera manual por parte del Ingeniero de soporte del IDEP, lo que hace dispendiosa la actualización de las mismas.\n","Restaurar las contraseñas de los usuarios GOOBI y definir como política que el Ingeniero que realiza el soporte de primer nivel realizará esta acción cada cuatro meses.","Acción Preventiva y/o de mejora","Instructivo para restablecer la contraseña de GOOBI.","Contratista Sistemas y TI","2019-04-30","2019-05-06","2019-05-06","30/06/2019: Se elaboró el instructivo IN-GT-1205 Cambio de Contraseña de Ingreso al Sistema de Información GOOBI y en su apartado No. 06 se incluyó como política que Ingeniero que realiza el soporte de primer nivel realizará esta acción cada cuatro (4) meses.","El documento puede ser consultado en la siguiente ruta: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/IN-GT-12-05%20Instructivo%20contrasena%20GOOBI%20V1.pdf",null,"20/08/2019: Se reestablecieron las contraseñas del aplicativo GOOBI; se elaboró el instructivo INT-GT-1205.  Se da por cumplida la acción y se cierra por parte de esta Oficina. ","http://www.idep.edu.co/sites/default/files/IN-GT-12-05%20Instructivo%20contrasena%20GOOBI%20V1.pdf\n","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[47,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2019-04-09","La red del IDEP corresponde a Windows Server, pero si bien el dominio de Windows server 2016 se encuentra instalado en paralelo, a la fecha de la auditoría no se había iniciado el proceso para promover el servidor de dominio de WS 2008 al WS 2016. Revisión previa de las directivas de seguridad del dominio, por lo cual las dos configuraciones presentan las mismas debilidades.","Observación","*Al momento de la auditoría, el servidor de dominio principal había sufrido un daño, por lo que se encontraba en proceso de instalación del nuevo servidor WS 2016 y en consecuencia no había sido promovido ni depurado.","Promover el servidor de dominio WS2016 y depurar las reglas del dominio Windows Server 2016.","Acción Preventiva y/o de mejora","Configuración de las Reglas Dominio Windows Server 2016.","Contratista Sistemas y TI\nTécnico Operativo OAP","2019-04-30","2019-05-02","2019-06-30","30/06/2019: El dominio fue creado en la hiperconvergencia como un servidor virtual, al cual se le instaló el sistema operativo Windows server 2016 y se depuraron las reglas del servidor de dominio.","Configuración de las Reglas Dominio Windows Server 2016.",null,"20/08/2019:  Esta acción se reporta como cumplida; no obstante la OCI no cuenta con un profesional con  experticia en el tema para validar la efectivdad de la misma.  Se cierra la acción.   ",null,"EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,"En cuanto al servidor de red se cuenta con dominio de réplica WS 2008 en un servidor G7 independiente de la maquina física del WS 2016.","Observación",null,"Configurar el servidor Windows Server 2016, sacar las instantáneas y documentarlas. ","Acción Preventiva y/o de mejora","Instructivo de Backups del servidor.","Contratista Sistemas y TI\nTécnico Operativo OAP","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-30","30/06/2019: Las instantáneas se han tomado con frecuencia, se estableció que se realizarán los viernes en la noche. Se realizó un instructivo de toma de instantáneas para los servidores virtuales, el cual fue integrado al MN-GT-12-03 Manual del soporte del primer nivel y administración para la hiperconvergencia, en su numeral 5.","MN-GT-12-03 Manual del soporte del primer nivel y administración para la hiperconvergencia, en su numeral 5. http://www.idep.edu.co/?q=content/gt-12-proceso-de-gesti%C3%B3n-tecnol%C3%B3gica#overlay-context=",null,"20/08/2019:  Esta acción se reporta como cumplida; no obstante la OCI no cuenta con un profesional con  experticia en el tema para validar la efectivdad de la misma.  Se cierra la acción.   ",null,"EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Hacer un escaneo de direcciones MAC y bloquear las que no pertenecen al dominio desde Firewall. ","Acción Preventiva y/o de mejora","Consola de configuración del Firewall.","Contratista Web y TI","2019-04-30","2019-05-02","2019-06-30","30/06/2019: Se identificó el listado de direcciones MAC del IDEP y se ingresó a la configuración del Firewall de tal manera que solo estas MAC seleccionadas, sean aginadas a una dirección IP.","Consola de configuración del Firewall.",null,"20/08/2019:  Esta acción se reporta como cumplida; no obstante la OCI no cuenta con un profesional con  experticia en el tema para validar la efectivdad de la misma.  Se cierra la acción.   ",null,"EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Elaborar el instructivo para realizar y restablecer los backups de GOOBI.","Acción Preventiva y/o de mejora","Instructivo para realizar y restablecer los backups de GOOBI.","Contratista Sistemas y TI","2019-04-30","2019-05-02","2019-05-15","30/06/2019: Se elaboraron los instructivos:\n- IN-GT-12-03 Instructivo Para Realizar El Backup Del Servidor Hp Ml370 G4 - Base De Datos Oracle\n- IN-GT-12-04 Instructivo Para Restaurar Backup Maquina – Servidor G4- Pruebas Base De Datos","Los documentos pueden ser consultados en Maloca, Proceso de Gestión Tecnológica en el siguiente enlace: http://www.idep.edu.co/?q=content/gt-12-proceso-de-gesti%C3%B3n-tecnol%C3%B3gica#overlay-context=",null,"20/08/2019:  Se publico en la página web los instructivos descritos en el seguimiento reportado por parte del responsable del proceso.  Esta actividad se da por cumplida y se cierra.","http://www.idep.edu.co/?q=content/gt-12-proceso-de-gesti%C3%B3n-tecnol%C3%B3gica#overlay-context=\n","EFECTIVA","Cerrada","20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n"]
[1,"Auditorías Internas","SAFYCD-Talento Humano y Nómina","2018-10-19","Falta por implementar planes de ayuda mutua ante amenazas de interés común.","Oportunidad de mejora","En el plan de emergencias interno no se han documentado planes de ayuda mutua.","Actualizar el plan interno de emergencias e incluir un item para describir el plan de ayuda mutua.","Acción Preventiva y/o de mejora","Plan Interno de Emergencias actualizado y publicado","Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario y profesional de apoyo al SG-SST","2018-12-05","2019-01-15","2019-03-15","03/04/2019: Teniendo en cuenta la especificidad del Plan de Emergencias, se programó la revisión y actualización con el apoyo de la ARL Liberty, quienes de acuerdo a disponibilidad asignaron asesor para el 09 de marzo. Al cierre del presente seguimiento se cuenta con la versión preliminar del documento, teniendo en cuenta que el profesional asignado por parte de ERGOMED (contratista de la ARL) se encuentra adelantado los ajustes solicitados.\n\n02/07/2019: Se ejecutó la actualización del Plan Interno de Respuesta a Emergencias y Análisis de vulnerabilidad. El documento se encuentra publicado en la Maloca AulaSIG. ","03/04/2019:\n_Acta de visita y levantamiento de información ARL\n_Documento preliminar y correos electrónicos\n\n02/07/2019: Documento Plan Interno de Respuesta a Emergencias y Análisis de vulnerabilidad http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GRF-11-02_Plan_Emergencias_V4.pdf",null,"24/12/2018: Esta acción será objeto de verificación en próximo seguimiento. \n\n30/04/2019:  Esta acción será objeto de verificación en el próximo seguimiento. \n\n20/08/2019:  Se verificó por parte de esta Oficina la publicación del Plan en la página web de la Entidad.  Esta acción se da por cumplida y se realiza el cierre de la misma. ","Plan Interno de Respuesta a Emergencias y Análisis de vulnerabilidad http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PL-GRF-11-02_Plan_Emergencias_V4.pdf\n",null,"Cerrada","24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n30/04/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[3,"Autoevaluación de control","SAFYCD-Talento Humano y Nómina","2018-10-30","No se han estructurado programas de prevención","Oportunidad de mejora","No se cuenta con programa(s) de prevención enfocados a los riesgos prioritarios.","Formular e implementar un programa de prevención con la asesoría  de la ARL.","Acción Preventiva y/o de mejora","Programa de prevención aprobado y publicado.\n\nRegistros de asistencia, piezas de comunicación y/o registro fotográfico de actividades desarrolladas en relación al programa","Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario y profesional de apoyo al SG-SST","2018-12-05","2019-02-15","2019-07-15","03/04/2019: Se avanzó en la elaboración del programa de orden y aseo\n\n02/07/2019: Se elaboró y adoptó en el Sistema Integrado de Gestión el Programa de Orden y Aseo, y se avanzó en su implementación con el desarrollo de actividades de socialización y actividades practicas en las oficinas de la Entidad. El documento se encuentra publicado en la Maloca AulaSIG. ","03/04/2019: Documento preliminar\n\n02/07/2019: Programa de orden y aseo http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PG-GTH-13-01%20Programa%20orden%20aseo%20V1.pdf\nListados de asistencia y registro fotográfico",null,"24/12/2018: Esta acción será objeto de verificación en próximo seguimiento. \n\n30/04/2019:  Esta acción será objeto de verificación en el próximo seguimiento. \n\n20/08/2019:  Se verificó por parte de esta Oficina la publicación del Plan en la página web de la Entidad.  Esta acción se da por cumplida y se realiza el cierre de la misma. ","Programa de orden y aseo http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PG-GTH-13-01%20Programa%20orden%20aseo%20V1.pdf","EFICIENTE","Cerrada","24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n30/04/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[6,"Autoevaluación de control","SAFYCD-Talento Humano y Nómina","2018-10-30","Los trabajadores no realizan auto-reporte de condiciones de trabajo riesgosas","Oportunidad de mejora","No se ha socializado e implementado el formato de auto-reporte de condiciones de salud y trabajo","Socializar el formato de auto-reporte de condiciones de salud y trabajo y promover su implementación en los servidores de la Entidad.","Acción Preventiva y/o de mejora","Piezas de comunicación interna y/o listados de asistencia","Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario y profesional de apoyo al SG-SST","2018-12-05","2019-03-01","2019-07-31","03/04/2019: No se han realizado actividades especificas para el desarrollo de esta acción\n\n02/07/2019: Se realizó la modificación del formato de auto-reporte de condiciones de trabajo y salud, y se socializó a los servidores de la Entidad mediante pieza de comunicación por correo electrónico institucional.","02/07/2019: Pieza de socialización y correo electrónico institucional",null,"24/12/2018: Esta acción será objeto de verificación en próximo seguimiento. \n\n30/04/2019:  Esta acción será objeto de verificación en el próximo seguimiento. \n30/08/2019:  Se remitió por correo electrónico el día 25 de junio de 2019 a todos los funcionarios del Instituto  el formato de auto-reporte de condiciones de trabajo y salud, esta acción se cierra por parte de esta Oficina. \n","https://mail.google.com/mail/u/0/#search/autoreporte/WhctKJVRNJdDGPhSjSjkwHLGPlwPdgbXrvSQdbLBMJBxLXBfNXTKjWGFjcdBTqvxxftBKqL","EFICIENTE","Cerrada","24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n30/04/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. \n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[1,"Autoevaluación de control","Oficina Asesora de Planeación","2018-12-17","Revisión del mapa de riesgos del proceso. Respecto al riesgo \"Disponibilidad y control de documentos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP inadecuados o ineficientes\", se determina que es necesario verificar que la información publicada en la Maloca SIG, corresponda a lo descrito en el Listado maestro de documentos, para garantizar que la información publicada es la vigente y correcta.","Oportunidad de mejora","Control del riesgo mencionado suceptible de mejora","Verificar que la información publicada en la Maloca SIG corresponda al Listado maestro de documentos que se realizará en el mes de febrero de 2019.","Acción Preventiva y/o de mejora","Maloca SIG y Listado Maestro de Documentos a febrero 28 de 2019","Contratista SIG - OAP","2018-12-17","2019-02-01","2019-02-28","22/03/2019:  Se realizó la revisión de los documentos publicados en la Maloca SIG Vs. El listado maestro de documentos. Se encontró que hay varios documentos sin actualizar desde el año 2017 y anteriores, por lo cual se envió por correo electrónico la relación de estos documentos que se sugiere actualizar a cada uno de los procesos. Asi mismo se les sugirió tener en cuenta los lineamientos de MIPG para dicha actualización.\n02/07/2019: En el segundo trimestre se atendieron 90 solicitudes de creación, modificación o eliminación de documentos, para un total de 179 solicitudes atendidas en el primer semestre de 2019. El 6 de junio de 2019 se envió nuevamente la relación de los documentos que desde la OAP se sugiere actualizar que son 107 documentos en total de los cuales a la fecha solo se han actualizado 33. La actualización de dichos documentos son responsabilidad de cada proceso.","Archivo: \"8 Reporte verificacion info Maloca - LMD\" producto del contrato 009 de 2019\n\nCorreo electrónico desde sig@idep.edu.co del 5 de marzo de 2019\n\nCorreo electrónico desde sig@idep.edu.co del 6 de junio de 2019",null,"24/12/2018: Teniendo en cuenta las fechas establecidas para la ejecución de esta actividad, en pròximo seguimiento se verificará el cumplimiento de la misma.  \n\n30/04/2019: Desde la OAP se diseño una hoja electrónica para el verificar los documentos publicados en la Maloca SIG Vs. El listado maestro de documentos. \nSe remitió por correo electrónico a los lideres de proceso la relación de estos documentos con el fin de validar y actualizar la información.\nCon el fin de que la acción propuesta sea efectiva se requiere que los lideres de proceso revisen y actualicen la información.\n\n20/08/2019:  Teniendo en cuenta que los procesos vienen actualizando sus procedimientos; y que como producto de las auditorias que viene realizando la Oficina se estan implementando acciones de mejora a los mismos, se da cierre a esta actividad. ","http://www.idep.edu.co/?q=content/gesti%C3%B3n-documental-del-sig","EFICIENTE","Cerrada","24/12/2018: Sandra Milena Bonilla R._ Contratista de Apoyo Profesional_ OCI\n\n30/04/2019:  Hilda Yamile Morales L - Jefe OCI\n\n20/08/2019:  Hilda Yamile Morales L - Jefe OCI"]
["CERRADAS CUARTO TRIMESTRE 2022"]
[4,"Auditoria especial Grupos de Investigación.","Dirección General","2021-11-18","Se recomienda revisar y formular el riesgo derivado en la emisión de certificaciones académicas e implementar y documentar puntos de control para la verificación de las autenticaciones emitidas de las certificaciones con el sector externo. Se sugiere incluir como punto de control la ruta donde reposaran los soportes que avalan las certificaciones expedidas por la Entidad para los diferentes eventos toda vez que en las TRD solamente se dejó dentro de las subseries la solicitud y la certificación.","Oportunidad de mejora","El IDEP se encuentra en proceso de implementación de la politica de Cy T","Documentar en la matriz de riesgos del proceso Investigación y Desarrollo Pedagógico, aquellos asociados a certificaciones académicas ","Acción Correctiva","Matriz del proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico con riesgos actualizados de fraude o corrupción asociados a certificaciones académicas","Subdirectora Académica","2021-11-29","2022-02-07","2022-05-20","Primer trimestre 2023: Acción cumplida en 2022\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego","N/A",null,"18/04/2023: Acción cerrada","https://drive.google.com/drive/folders/1JFYAUfJZGxFzF9ZZLfYNaIPjDibNNPwf",null,"Cerrada"]
[5,"Autoevaluación de control","SAFYCD-Talento Humano y Nómina","2021-12-16","Incumplimiento del estándar 4.2.3 Elaboración de procedimientos, instructivos, fichas, protocolos, teniendo en cuenta que en el SG SST se han documentado procedimientos, planes, formatos, entre otros, pero no se cuenta con  el soporte de entrega de los mismos a los trabajadores, como lo establece el modo de verificación descrito en la Resolución 312 de 2019.","Oportunidad de mejora","No se cuenta con el soporte de entrega a los y las colaboradoras de los procedimientos, instructivos, entre otra documentación de Seguridad y Salud en el Trabajo","Realizar la entrega digital de la documentación de Seguridad y Salud en el trabajo que le sea aplicable al personal, independiente de su forma de vinculación o contratación, cada vez que se presente una modificación de la planta de personal (ingreso) o se suscriban contratos de prestación de servicios con persona natural.","Acción Correctiva","Correos electrónicos\nBase de datos funcionarios/as y contratación\n\nManual del SG SST","Contratista responsable del SG SST","2021-12-23","2022-01-15","2022-11-30","Primer trimestre 2023:\nResponsable Seguimiento:\n\nSegundo trimestre 2023: Teniendo en cuenta el requerimiento de respuesta ante la oportunidad de mejora declarada en la auditoría interna, me permito informar que la dada la caracterización del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, referente a Riesgos Laborales, se encuentra definida como una empresa de 11 (Once) a 50 (Cincuenta) Trabajadores, Clasificada en Riesgo I,II o III, según la Resolución 0312 del 13 de Febrero de 2019. Teniendo en cuenta la caracterización de la entidad, el IDEP debe cumplir con un total de 21 (Veintiún) Estándares Mínimos de Seguridad y Salud en el Trabajo, los cuales están definidos en el Capítulo II, Artículo 9 de la Resolución 0312 de 2019. Es por esto que el \"Númeral 4.2.3 Elaboración de procedimientos, instructivos, fichas, protocolos\", no es aplicable a la entidad, dado a que no hace parte de los Estándares Mínimos aplicables al IDEP.\nResponsable Seguimiento: OSCAR FABIÁN GONZÁLEZ ROMERO","Resolución 0312 de 2019 \n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1xwPc5wSUTe-h6cye5785cWca6W0n9uL5?usp=drive_link  ",null,"18/04/2023: No se evidencia reporte.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n14/07/2023: De acuerdo con reporte, el responsable de la acción argumenta que dada la estructura de la entidad no aplica el estándar 4.2.3 ante lo cual se sugiere verificar y validar el \"No aplica\" de los ESTÁNDARES MÍNIMOS SG-SST de la Resolución 0312 de 2019, con la Subdirección SAF y en caso de no ser aplicable, solicitar la eliminación de la acción.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Esta acción se cerro en el mes de diciembre de 2022.","EFECTIVA","Cerrada","Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno \n30/09/2023. "]
[1,"Auditorías Internas","SAFYCD-Talento Humano y Nómina","2020-11-06","9.Con base en la evaluación de los riegos se recomienda revisar la formulación y valoración de los controles del siguiente riesgo: “Inexactitud e inoportunidad en la liquidación de salarios, prestaciones sociales, aportes parafiscales y seguridad social “, y registrar dentro del mapa de Riesgo de Gestión, todos aquellos eventos con los que puedan verse afectados de manera significativa los procedimientos de liquidación y pago de la nómina y seguridad social de la entidad, para efectos de implementar controles que mitiguen el impacto o la probabilidad de estas contingencias.","No conformidad","Ajustes posteriores a los valores que se han liquidado en lo relacionado con salarios, prestaciones sociales y aportes parafiscales y seguridad social.","El contratista de nómina revisará las actividades de control registradas en el mapa de riesgos y se actualizarán las actividades de control","Acción Correctiva","Archivos físicos de nómina (detallado y resumen)\nMapa de riesgos  del proceso y actividades de control actualizados ","Contratista de nómina","2020-11-06","2021-01-11","2023-06-30","Primer trimestre 2023:\nResponsable Seguimiento:\n\nSegundo trimestre 2023 (12/07/2023)  Se mantiene la revisión permanente de los parámetros de liquidación de factores salariales, prestacionales y parafiscales en el proceso de nómina, manteniendo los controles implementados en documentos de Excel a fin de identificar diferencias en el cálculo antes de cerrar los procesos evitando de esta manera la generación de impactos o la probabilidad de incurrir en contingencias.\nResponsable Seguimiento: Naydu Peñaloza Rojas","Archivos físicos de nómina (detallado y resumen)\n",null,"18/04/2023: No se evidencia reporte.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n14/07/2023: Conforme con la acción por la cual se revisará las actividades de control registradas en el mapa de riesgos, se valida la implementación de los controles a través de la verificación de los archivos físicos.  \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Esta acción se cerro en el mes de diciembre de 2022.","EFECTIVA","Cerrada","Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno \n30/09/2023. "]
[1,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-06-24","Las caracterizaciones de los procesos del IDEP tienen fecha de elaboración mayor a 2 años, lo anterior incumple lo enunciado en el Decreto 1800 de  2019: \"Por el cual se adiciona el Capítulo 4 al Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de Función Pública, en lo relacionado con la actualización de las plantas globales de empleo\" en el artículo 2.2.1.4.1. Actualización de plantas de empleo. Las entidades y organismos de la Administración Pública, con el objeto de mantener actualizadas sus plantas de personal, deberán adelantar las siguientes acciones mínimo cada dos años:\na. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad.","Hallazgo","Falta de controles","1. Revisar todos los documentos de caracterización de los procesos de Gestión Tecnológica, generar un  documento con la información de fechas de creación de estos.\n2. Identificados los documentos de caracterización del procesos de GT que requieran actualización, realizar los ajustes pertinentes.\n3. Realizar un plan de trabajo de actualización de los documentos identificados a modificar y/o eliminar.","Acción Preventiva y/o de mejora","Plan de trabajo elaborado","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-12","2022-07-12","2022-08-16","01/09/2022: \n\n1. En sesiones conjuntas de trabajo los Ingenieros de la OAP, realizaron una revisión a todos los documentos que hacen parte del proceso de Gestión tecnológica donde se generó un listado con nombres, fechas y meses de elaborados, para identificar los que requieren actualización.\n\n2. Se realiza la actualización del documento \"CR-GT-12-01 Caracterización proceso Gestión Tecnológica\" y se envía a la OAP para validación y posterior publicación en la maloca. Se revisan los documentos actuales en la maloca frente a los elaborados, se envía listado para la actualización de 3 documentos en la maloca y se solicita eliminar algunos documentos obsoletos.\n\n3. Se realiza un plan de trabajo para la actualización de los doccumentos que se identificaron en el punto 1 con mas de 24 meses de eleborados y que requieren ser revisados.\n\n09/12/2022 Se reliza solicitud de modificación del procedimiento hace parte de las entregas del plan de caracterización.\n\nSeguimiento: Ingenier@s\n\n","Primer semestre: https://drive.google.com/drive/folders/1UsewxqbhZ2P-7M2rgy8wWng5AEtqdbhl\n09/12/2022 https://drive.google.com/drive/folders/1fuqTpC-AK4sEwUO5_jRS-pxi3w7jBMsU\nPlan de caracterización https://docs.google.com/spreadsheets/d/1j1jaAzQLUXtbeNqPAQF4OTlJ5XcYn9D8/edit?usp=share_link&ouid=115541243112431525010&rtpof=true&sd=true",null,"30/09/2022: De acuerdo con el seguimiento efectuado por parte de esta Oficina se evidencia dentro de la carpeta compartida las solicitudes de modificación de documentos del proceso como el Manual para la Gestión de los Sistemas de Informacion, la Política de Seguridad y Privacidad de la Información y la actualización de la caracterización del proceso de Gestión tecnologica. \nSe reitera por parte de esta Oficina incluir quien reporta el seguimiento de la acción.\nEsta actividad continua en seguimiento\n19/12/2022: Se validó plan de trabajo de caracterización de los documentos de Gestión tecnologica con fechas de acualizacion y responsables, de igual manera se verificó la solicitud de modificación del procedimiento Mesa de servicios, y la caracterización del proceso con fecha de aprobación 6/09/2022, por lo anterior se cierra la acción en razón a que se validó la fuente de verificación de la acción.","https://drive.google.com/drive/u/2/folders/1UsewxqbhZ2P-7M2rgy8wWng5AEtqdbhl\n\nhttps://docs.google.com/spreadsheets/d/1j1jaAzQLUXtbeNqPAQF4OTlJ5XcYn9D8/edit#gid=1918481274",null,"Cerrada"," 30/09/2022: María Margarita Cruz Gómez. Contratista OCI\n19/12/2022: María Margarita Cruz Gómez. Contratista OCI"]
["CERRADAS SEGUNDO,  TERCER  Y CUARTO TRIMESTRE 2023"]
[1,"Auditoria por proceso","Subdirección Académica","2022-05-27","La oficina de Control Interno documentó en su informe de auditoría \"Se recomienda referenciar las políticas de MIPG dentro del proceso.\"","Oportunidad de mejora","Se recomendó referenciar las políticas del MIPG que aplican al proceso de Divulgación y Comunicación.","Realizar la articulación de las políticas del MIPG al proceso de Divulgación y Comunicación.","Acción Preventiva y/o de mejora","Actualización de las políticas de MIPG a los procedimientos del proceso de Divulgación y comunicación","Profesional Especializado 222 - 06","2022-07-08","2022-12-01","2023-07-08","Primer Trimestre 2023: Se realizó la recaracterización del proceso de Divulgación y comunicación y con ello su articulación a las políticas del MIPG, con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeción. Quedando finalizada esta actividad.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo Trimestre 2023: De acuerdo con la revisión de la actividad, los procedimientos actualizados inlcuyen las políticas MIPG. El procedimiento PRO-DIC-01-12 Procesamiento Técnico y Físico Publicaciones CEDOC se encuentra en revisión por parte del profesional especializado 222-03.\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","http://www.idep.edu.co/?q=content/dic-01-proceso-de-divulgacion-y-comunicacion",null,"18/04/2023: Conforme con la acción de Acción Preventiva y/o de mejora \"Actualización de las políticas de MIPG a los procedimientos del proceso de Divulgación y comunicación\", la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, validando la articulación de las políticas MIPG con los procedimientos PRO-DIC-01-09 con fecha de actualización 07/12/2022 versión 11 y PRO-DIC-01-11 con fecha 07/12/2022 versión 8. No obstante, aún falta por actualizar el documento PRO-DIC-01-12 Procesamiento Técnico y Físico Publicaciones CEDOC, dado que dentro de los responsables de las actividades se encuentran el Operario 01 Subdirección Académica y Profesional Especializado 222-03 Subdirección Académica, siendo trasladado el documento a este último para su actualización y articulación con las políticas MIPG. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n14/07/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP en la actualización del procedimiento PRO-DIC-01-12 Procesamiento Técnico y Físico Publicaciones CEDOC, por parte del Operario 01 Subdirección Académica y Profesional Especializado 222-03 Subdirección Académica, se valida el avance en la actualización del procedimiento que incluye la articulación con las políticas MIPG.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez","Se reporta por parte de esta Oficina la actualización de la Caracterización del proceso de Divulgación y Comunicaciones; se reviso por parte de esta Oficina la página web de la Entidad en el link https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-05/CR-DIC-01-01%20Divulgaci%C3%B3n%20y%20Comunicaci%C3%B3n%20.pdf y se evidencia actualización del 07/12/2022, donde se incluye en el numeral 5.  \"Politicas de Operación:  Políticas MIPG: Planeación Institucional, Gestión del conocimiento y la innovación, Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción\";   actualización de los procedimiento PRO-DIC-01-09 con fecha de actualización 07/12/2022 versión 11 y PRO-DIC-01-11 con fecha 07/12/2022 versión 8.   Se indica que se encuentra pendiente de actualización el procedimiento  PRO-DIC-01-12 Procesamiento Técnico y Físico Publicaciones CEDOC. \n\nLa verificación del avance se realiza con los documentos publicados en la Maloca de la página institucional; toda vez que el link reportado en la evidencia por parte del responsable del proceso no corresponde a los documentos referenciados en el avance. \n\n\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales L. ","https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-05/CR-DIC-01-01%20Divulgaci%C3%B3n%20y%20Comunicaci%C3%B3n%20.pdf ","EFECTIVA Cerrada","Hilda Yamile Morales L.\n30/09/2023."]
[2,"Auditoria por proceso","Subdirección Académica","2022-05-27","La oficina de Control Interno documentó en su informe de auditoría el incumplimiento del Decreto 1800 de2019 en el que se deberán adelantar las siguientes acciones mínimo cada dos años: a. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad, así \"Las caracterizaciones de los procesos del IDEP tienen fecha de elaboración mayor a 2 años\"","Hallazgo","Ausencia de actualización de  la caracterización del proceso de Divulgación y comunicación.","Revisión, actualización y articulación de caracterización del proceso de Divulgación y comunicación.","Acción Correctiva","Actualización de la caracterización del proceso de Divulgación y comunicación.","Profesional Especializado 222 - 06","2022-07-08","2022-12-01","2023-07-08","Primer Trimestre 2023: Se realizó la revisión, actualización y articulación de caracterización del proceso de Divulgación y comunicación con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeción. Quedando finalizada esta actividad.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundoTrimestre 2023: De acuerdo con la revisión de la actividad y el reporte que antecede, la caracterización del proceso se encuentra actualizada. \nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","http://www.idep.edu.co/sites/default/files/CR-DIC-01-01%20Divulgaci%C3%B3n%20y%20Comunicaci%C3%B3n%20.pdf\n\nhttps://www.idep.edu.co/articulo/dic-01-proceso-de-divulgacion-y-comunicación \n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1JFYAUfJZGxFzF9ZZLfYNaIPjDibNNPwf",null,"18/04/2023: Conforme con la acción correctiva \"Revisión, actualización y articulación de caracterización del proceso de Divulgación y comunicación\", la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida la actualización del documento CR-DIC-01-01 con fecha de aprobación 07/12/2022 en versión 7.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n14/07/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, y al primer reporte por parte de la primera línea, en la \"Revisión, actualización y articulación de caracterización del proceso de Divulgación y comunicación\" se valida el cumplimiento de la acción y se sugiere cerrar el hallazgo.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez","Se verifica por parte de esta Oficina la actualización  del documento CR-DIC-01-01 con fecha de aprobación 07/12/2022 en versión 7 en el link:  https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-05/CR-DIC-01-01%20Divulgaci%C3%B3n%20y%20Comunicaci%C3%B3n%20.pdf\n\nSe cierra la actividad.",null,"EFECTIVA Cerrada","Hilda Yamile Morales L.\n30/09/2023."]
[3,"Auditoria por proceso","Subdirección Académica","2022-05-27","La oficina de Control Interno documentó en su informe de auditoría \"Se recomienda referenciar las políticas de MIPG dentro del proceso.\"","Oportunidad de mejora","Se recomendó referenciar las políticas del MIPG que aplican al proceso de Atención al Ciudadano","Realizar la articulación de las políticas del MIPG al proceso de Atención al Ciudadano","Acción Preventiva y/o de mejora","Actualización de las políticas de MIPG a los procedimientos del proceso de Atención al Ciudadano","Profesional Especializado 222 - 06","2022-07-08","2022-12-01","2023-07-08","Primer Trimestre 2023: Se realizó la recaracterización del proceso de Atención al Ciudadano y con ello su articulación a las políticas del MIPG, con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeción. Quedando finalizada esta actividad.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre 2023: De acuerdo con la revisión y el del trimestre anterior, se cumplió la articulación de las políticas MIPG con el proceso AC-10.\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","http://www.idep.edu.co/?q=content/ac-10-proceso-de-atenci%C3%B3n-al-ciudadano",null,"18/04/2023: Conforme con la acción Preventiva y/o de mejora \"Realizar la articulación de las políticas del MIPG al proceso de Atención al Ciudadano\" la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida la articulación en los documentos CR-AC-10-01, PRO-AC-10-03, PRO-AC-10-04 y PRO-AC-10-05 donde se asocian las políticas MIPG. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n14/07/2023: De acuerdo con la revisión y el reporte del trimestre anterior, se cumplió la articulación de las políticas MIPG con el proceso AC-10.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Se verifico el cumplimiento de la acción, por lo tanto se realiza el cierre por parte de esta Oficina.\n","https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-05/CR-AC-10-01%20Caracterizacion%20Atenci%C3%B3n%20al%20Ciudadano%20%281%29.pdf","EFECTIVA Cerrada","Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno \n30/09/2023. "]
[4,"Auditoria por proceso","Subdirección Académica","2022-05-27","La oficina de Control Interno documentó en su informe de auditoría el incumplimiento del Decreto 1800 de2019 en el que se deberán adelantar las siguientes acciones mínimo cada dos años: a. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad, así \"Las caracterizaciones de los procesos del IDEP tienen fecha de elaboración mayor a 2 años\"","Hallazgo","Ausencia de actualización de  la caracterización del proceso de Atención al Ciudadano","Revisión, actualización y articulación de caracterización del proceso de Atención al Ciudadano","Acción Correctiva","Actualización de la caracterización del proceso de Atención al Ciudadano","Profesional Especializado 222 - 06","2022-07-08","2022-12-01","2023-07-08","Primer Trimestre 2023: Se realizó la revisión, actualización y articulación de caracterización del proceso de Atención al Ciudadano con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeción. Quedando finalizada esta actividad.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre 2023: De acuerdo con la revisión y el del trimestre anterior, se cumplió la revisión, actualización y articulación de caracterización del proceso\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","http://www.idep.edu.co/sites/default/files/CR-AC-10-01%20Caracterizacion%20Atenci%C3%B3n%20al%20Ciudadano.pdf",null,"18/04/2023: Conforme con la acción correctiva Revisión, actualización y articulación de caracterización del proceso de Atención al Ciudadano\" la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida la actualización del documento CR-AC-10-01. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n14/07/2023: De acuerdo con la revisión de la acción, se valida la revisión, actualización y articulación de caracterización del proceso de Atención al Ciudadano.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Se verifico el cumplimiento de la acción, por lo tanto se realiza el cierre por parte de esta Oficina.\n","https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-05/CR-AC-10-01%20Caracterizacion%20Atenci%C3%B3n%20al%20Ciudadano%20%281%29.pdf","EFECTIVA Cerrada","Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno \n30/09/2023. "]
[5,"Auditoria Externa","Subdirección Académica","2022-03-01","De acuerdo al análisis efectuado, se evidencia que los criterios con el mayor porcentaje de incumplimiento acumulado durante la vigencia 2021 por parte de la entidad, son CLARIDAD con un 3% y MANEJO DEL SISTEMA con un 3%.","Oportunidad de mejora","Solicitar dos capacitaciones de manejo de sistema del sistema distrital para la gestión de peticiones ciudadanas- Bogotá te Escucha para el personal que tenga acceso","N.A","Acción Preventiva y/o de mejora","Acta de capacitación","Valentina Rivera Ordoñez- Auxiliar administrativa","N.A","N.A","N.A","Primer Trimestre 2023: \nSeguimiento por: Valentina Rivera Ordoñez\n\nSegundo Trimestre 2023: Durante el ll Trimestre del año 2023 se realizaron tres capacitaciones correspondientes a las siguientes temáticas de acuerdo con los establecido en el plan de mejoramiento:  \nCapacitación Administradores- Bogotá te escucha 20/04/2023                                                                      Capacitación Reportes - Bogotá te escucha Actualizaciones del sistema 24/05/2023                           \nCapacitación Administradores- Bogotá te escucha 15/06/2023\nSeguimiento por: Valentina Rivera Ordoñez","https://drive.google.com/drive/folders/1us2yvAfjjbsnu_uEs8p9kLZLEtVstNqz ",null,"\n18/04/2023: De acuerdo con la revisión de la oportunidad de mejora, se valida el seguimiento semanal de respuestas de las PQRS.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n14/07/2023: De acuerdo con la revisión de la acción, se valida la realización de las capacitaciones de manejo de sistema del sistema distrital para la gestión de peticiones ciudadanas- Bogotá te Escucha\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Esta actividad se encuentra cumplida, por lo tanto se realiza el cierre de la misma. ",null,"EFECTIVA Cerrada","Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno \n30/09/2023. "]
[6,"Auditoria especial Grupos de Investigación.","Dirección General","2021-11-18","Dentro de las recomendaciones emitidas por el asesor experto en Sistema de Ciencia y Tecnología se encuentra la creación de un correo institucional relacionado específicamente con el InstituLAC o con el sistema de ciencia de tecnología, donde se muestre la trazabilidad de archivo de los productos, de las solicitudes, de los actos administrativos y de todo el proceso para cualquier auditoria, veeduría y control ciudadano, por lo anterior se sugiere la construcción del mismo y revisar nuevamente como guía el video grabado del taller de protocolo InstituLAC desde el minuto 7.30.","Oportunidad de mejora","El IDEP se encuentra en proceso de implementación de la politica de C y T","Revisión y ajuste del proceso Investigación y Desarrollo Pedagógico","Acción Correctiva","Caracterización del proceso actualizado","Subdirectora Académica","2021-11-29","2022-01-20","2023-01-20","Primer Trimestre 2023: Se realizó la revisión, actualización y articulación de caracterización del proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeción. Quedando finalizada esta actividad.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre 2023: De acuerdo con la revisión de la actividad y el reporte que antecede, la caracterización del proceso se encuentra actualizada. \nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","http://www.idep.edu.co/sites/default/files/CR-IDP-04-01%20Caracterizaci%C3%B3n%20Investigaci%C3%B3n%20y%20Desarrollo%20Pedag%C3%B3gico.pdf\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1JFYAUfJZGxFzF9ZZLfYNaIPjDibNNPwf",null,"18/04/2023: Conforme con la acción correctiva \"Revisión y ajuste del proceso Investigación y Desarrollo Pedagógico\" la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida la actualización del documento CR-IDP-04-01 con fecha de aprobación 20/12/2022. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n\n14/07/2023: Conforme con la acción correctiva y el avance reportado en el trimestre anterior, se valida la actualización de la caracterización del proceso .\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Se verificó por parte de esta Oficina el cumplimiento de la acción propuesta, por lo tanto se procede al cierre de la misma. ",null,"EFECTIVA Cerrada","Hilda Yamile Morales L.\n30/09/2023."]
[7,"Auditoria especial Grupos de Investigación.","Dirección General","2021-11-18","Se sugiere por parte de esta Oficina revisar los procedimientos, guías, instructivos y formatos vigentes en el marco de la articulación con el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología de los grupos de investigación del IDEP.","Oportunidad de mejora","El IDEP se encuentra en proceso de implementación de la politica de C y T",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null," "]
[8,"Auditoria especial Grupos de Investigación.","Dirección General","2021-11-18","Se observa como debilidad la falta de un modelo de evaluación para los productos académicos, sin embargo se encuentra en construcción el documento modelo de evaluación para cada uno de los diferentes productos académicos del IDEP, lo anterior fue enunciado en reunión del 6 de septiembre de 2021 del Consejo Directivo por parte del Director del Idep el cual expone lo siguiente: “ Finalmente, resalta que las posibles fallas que se pudieron presentar frente al modelo de arbitraje se están abordando bajo el liderazgo de la subdirectora académica, instancia que está construyendo dicha ruta con el equipo de la estrategia de reconocimiento en el sector y el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología”.","Oportunidad de mejora","Ausencia de ruta para la implementación de la evaluación de productos académicos","Establecer  y ejecutar la ruta para la implementación de evaluación","Acción Correctiva","Acta de comité\nInstrumentos\nRecomendaciones","Subdirectora Académica","2021-11-29","2022-01-30","2023-01-20","Primer trimestre 2023: Se estableció la ruta para la implementación de evaluación de productos mediante el formato FT-IDP-04-01 Ficha de Planeación, seguimiento y evaluación de proyectos de investigación y/o desarrollo pedagógico\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre 2023:  De acuerdo con la revisión de la actividad y el reporte que antecede, el formato de ficha de planeación FT-IDP-04-01 contiene  la ruta para la implementación de las evaluación. \nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","http://www.idep.edu.co/?q=content/idp-04-proceso-de-investigaci%C3%B3n-y-desarrollo-pedag%C3%B3gico#:~:text=Formatos-,FT%2DIDP%2D04%2D01%20Ficha%20de%20Planeaci%C3%B3n%2C%20seguimiento%20y%20evaluaci%C3%B3n%20de%20proyectos%20de%20investigaci%C3%B3n%20y/o%20desarrollo%20pedag%C3%B3gico,-FT%2DIDP%2D04",null,"18/04/2023: Conforme con la acción correctiva \"Establecer y ejecutar la ruta para la implementación de evaluación\" la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida el establecimiento de una ruta para la implementación de evaluación de productos en el documento FT-IDP-04-01, sección 3: Evaluación.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n14/07/2023: Conforme con la acción correctiva, se valida el ajuste y actualización del formato FT-IDP-04-01 Ficha de Planeación, seguimiento y evaluación de proyectos de investigación y/o desarrollo pedagógico, por lo tanto se sugiere cerrar la acción.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Esta actividad se encuentra cumplida, por lo tanto se cierra esta actividad. ",null,"EFECTIVA Cerrada","Hilda Yamile Morales L.\n30/09/2023."]
[9,"Auditoria por proceso","Subdirección Académica","2022-05-27","La oficina de Control Interno documentó en su informe de auditoría \"Se recomienda la actualización de las políticas del MIPG que aplican al proceso.\"","Oportunidad de mejora","Se recomendó la actualización de las políticas del MIPG que aplican al proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico.","Realizar la articulación de las políticas del MIPG al proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico.","Acción Preventiva y/o de mejora","Actualización de las políticas de MIPG a los procedimientos del proceso Investigación y Desarrollo Pedagógico.","Profesional Especializado 222 - 06","2022-07-08","2022-07-15","2023-02-28","Primer Trimestre 2023: Se realizó la recaracterización del proceso de  Investigación y Desarrollo Pedagógico y con ello su articulación a las políticas del MIPG, con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeción. Quedando finalizada esta actividad.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre 2023:  De acuerdo con la revisión de la actividad y el reporte que antecede, se verifica y valida la articulación de las Políticas MIPG con el proceso y sus procedimientos. \nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","http://www.idep.edu.co/?q=content/idp-04-proceso-de-investigaci%C3%B3n-y-desarrollo-pedag%C3%B3gico\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1JFYAUfJZGxFzF9ZZLfYNaIPjDibNNPwf",null,"18/04/2023: Conforme con la acción Preventiva y/o de mejora \"Realizar la articulación de las políticas del MIPG al proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico\" la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida la articulación en los documentos CR-IDP-04-01, PRO-IDP-04-01 y PRO-IDP-04-02 con las políticas MIPG.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n14/07/2023: Conforme con la acción Preventiva y/o de mejora, se valida el reporte del primer trimestre, donde se articularon las políticas MIPG en procesos y procedimientos dentro de la actualización de documentos. Se sugiere por parte de la OAP cerrar la acción. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Esta actividad se encuentra cumplida, por lo tanto se cierra esta actividad. ",null,"EFECTIVA Cerrada","Hilda Yamile Morales L.\n30/09/2023."]
[10,"Auditoria por proceso","Subdirección Académica","2022-05-27","La oficina de Control Interno documentó en su informe de auditoría recomendaciones acerca de la revisión, actualización y articulación de procedimientos, políticas, instructivos, manuales, guías, documentos y formatos del proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico.","Oportunidad de mejora","Se recomendó la revisión, actualización y articulación de procedimientos, políticas, instructivos, manuales, guías, documentos y formatos del proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico.","Revisión, actualización y articulación de procedimientos, políticas, instructivos, manuales, guías, documentos y formatos del proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico. ","Acción Preventiva y/o de mejora","Actualización de la documentación del SIG del proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico. ","Profesional Especializado 222 - 06","2022-07-08","2022-07-15","2023-02-28","Primer Trimestre 2023: Se realizó la revisión, actualización y articulación del proceso, instructivos, guías, formatos del proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeción. Quedando finalizada esta actividad.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre 2023: De acuerdo con la revisión de la actividad y el reporte que antecede, se valida la actualización de los documentos del SIG.\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","http://www.idep.edu.co/?q=content/idp-04-proceso-de-investigaci%C3%B3n-y-desarrollo-pedag%C3%B3gico\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1JFYAUfJZGxFzF9ZZLfYNaIPjDibNNPwf",null,"18/04/2023: Conforme con la acción Preventiva y/o de mejora \"Revisión, actualización y articulación de procedimientos, políticas, instructivos, manuales, guías, documentos y formatos del proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico. \" la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida la actualización de los 13 documentos del proceso.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n17/08/2023: Conforme con la acción Preventiva y/o de mejoramiento, se valida la actualización de documentos por parte de la OAP. Se solicita el el cierre de la acción.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Esta actividad se encuentra cumplida, por lo tanto se cierra esta actividad. ",null,"EFECTIVA Cerrada","Hilda Yamile Morales L.\n30/09/2023."]
[11,"Auditoria por proceso","Subdirección Académica","2022-05-27","La oficina de Control Interno documentó en su informe de auditoría el incumplimiento del Decreto 1800 de2019 en el que se deberán adelantar las siguientes acciones mínimo cada dos años: a. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad, así \"Las caracterizaciones de los procesos del IDEP tienen fecha de elaboración mayor a 2 años\"","Hallazgo","Ausencia de actualización de  la caracterización del proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico.","Revisión, actualización y articulación de la caracterización del proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico.","Acción Correctiva","Actualización de la caracterización del proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico. ","Profesional Especializado 222 - 06","2022-07-08","2022-07-15","2023-02-28","Primer Trimestre 2023: Se realizó la revisión, actualización y articulación de caracterización del proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeción. Quedando finalizada esta actividad.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre 2023:  De acuerdo con la revisión de la actividad y el reporte que antecede, se verifica y valida la actualización de la caracterización del proceso.\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","http://www.idep.edu.co/sites/default/files/CR-IDP-04-01%20Caracterizaci%C3%B3n%20Investigaci%C3%B3n%20y%20Desarrollo%20Pedag%C3%B3gico.pdf\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1JFYAUfJZGxFzF9ZZLfYNaIPjDibNNPwf",null,"18/04/2023: Conforme con la acción correctiva \"Revisión, actualización y articulación de la caracterización del proceso de Investigación y Desarrollo Pedagógico.\", la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida la actualización del documento CR-IDP-04-01 con fecha de aprobación 20/12/2022.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n14/07/2023:   De acuerdo con la revisión de la actividad y el reporte que antecede, se verifica y valida la actualización de la caracterización del proceso. Se sugiere cerrar la acción. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Esta actividad se encuentra cumplida, por lo tanto se cierra esta actividad. ",null,"EFECTIVA Cerrada","Hilda Yamile Morales L.\n30/09/2023."]
[1,"Auditoria por proceso","Subdirección Académica","2022-05-27","La oficina de Control Interno documentó en su informe de auditoría recomendaciones acerca de la revisión, actualización y articulación de procedimientos, políticas, instructivos, manuales, guías, documentos y formatos del proceso de Divulgación y comunicación.","Oportunidad de mejora","Se recomendó la revisión, actualización y articulación de procedimientos, políticas, instructivos, manuales, guías, documentos y formatos del proceso de Divulgación y comunicación.","Revisión, actualización y articulación del proceso, instructivos, guías, formatos del proceso de Divulgación y comunicación.","Acción Preventiva y/o de mejora","Actualización de la documentación del SIG del proceso de Divulgación y comunicación.","Profesional Especializado 222 - 06","2022-07-08","2022-12-01","2023-07-08","Primer Trimestre 2023: Se realizó la revisión, actualización y articulación del proceso, instructivos, guías, formatos del proceso de Divulgación y comunicación con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeción. Quedando finalizada esta actividad.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundoTrimestre 2023: De acuerdo con la revisión de la actividad para el segundo trimestre, únicamente queda por actualizar el procedimiento PRO-DIC-01-12 Procesamiento Técnico y Físico Publicaciones CEDOC.\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa\n\n\nTercer Trimestre 2023: Se realiza la revisión de la acción en conjunto con la OAP, dado que falta por actualizar el procedimiento PRO-DIC-01-12 Procesamiento Técnico y Físico Publicaciones CEDOC. Se solicita la modificación de la fecha de cumplimiento con ampliación para el 15 de diciembre de 2023. \nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa\n\nCuarto Trimestre 2023: Se realiza la revisión, ajuste y aprobación del documento PRO-DIC-01-12 Procesamiento Técnico y Físico Publicaciones CEDOC con ajuste de nombre: Procesamiento de Material Biliográfico y se envía para aprobación por parte del reponsable del profesional SIG OAP. \nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","https://www.idep.edu.co/articulo/dic-01-proceso-de-divulgacion-y-comunicacion\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1Jnq2hkcAGtveN2w6y1c7rRgck3-Zp_Y4","18/04/2023: Conforme con la acción de Acción Preventiva y/o de mejora \"Actualización de la documentación del SIG del proceso de Divulgación y comunicación\", la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento por parte de la primera línea, ante lo cual se valida la actualización de 16 de los 17 documentos del proceso DIC-01.  \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n\n14/07/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP en la actualización de la documentación del SIG, y el reporte del primer trimestre, se valida el avance en la actualización del procedimiento PRO-DIC-01-12 Procesamiento Técnico y Físico Publicaciones CEDOC, por parte del Operario 01 Subdirección Académica y Profesional Especializado 222-03 Subdirección Académica, conforme con la articulación con las políticas MIPG.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n\n25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP en la actualización de la documentación del SIG por parte del responsable del proceso, se verifica y valida la información reportada.  \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/12/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP en la actualización de la documentación del SIG por parte del responsable del proceso, se verifica y valida la información reportada, con la aprobación y publicación del documento PRO-DIC-01-12 Procesamiento de Material Bibliográfico y con un cumplimiento de actualización del proceso del 100%.  \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez","Se reporta por parte del responsable que se encuentra pendiente de actualización el procedimiento  PRO-DIC-01-12 Procesamiento Técnico y Físico Publicaciones CEDOC.  \n\nLa verificación del avance se realiza con los documentos publicados en la Maloca de la página institucional; toda vez que el link reportado en la evidencia no corresponde a los documentos referenciados en el avance. \n\nSe solicita que en el avance registrado por parte del responSable del proceso de indique las actividades realizadas durante en cada reporte de tal manera que se pueda validar por parte de la OAP y la OCI el avance y seguimiento con el fin de evaluar la oportunidad y efectividad de las acciones propuestas. \n\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales L. \n\nSe evidenció la inclusión del procedimiento PRO-DIC-01-12 Procesamiento de Material Bibliográfico, actualizando el nombre al anterior denominado PRO- DIC- 01-12 Procesamiento\nTécnico y Físico publicaciones CRIIE.\n\nAl realizarse cambio en el nombre del procedimiento se hace necesario actualizar la caracterización del proceso y realizar revisión de los documentos donde se nombre el procedimiento como  Procesamiento Técnico y Físico publicaciones CRIIE, con el fin de realizar la actualización correspondiente.\n\nEsta acción se cierra por parte de la OCI. \n\nSeguimiento realizado por:  Juan Harbey Numpaque Fonseca","https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-05/CR-DIC-01-01%20Divulgaci%C3%B3n%20y%20Comunicaci%C3%B3n%20.pdf \n\nhttps://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-05/CR-DIC-01-01%20Divulgaci%C3%B3n%20y%20Comunicaci%C3%B3n%20.pdf ","EFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque Fonseca\n16/01/2024"]
[2,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación","2022-06-29","Las caracterizaciones de los procesos del IDEP tienen fecha de elaboración mayor a 2 años, lo anterior incumple lo enunciado en el Decreto 1800 de 2019: \"Por el cual se adiciona el Capítulo 4 al Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de Función Pública, en lo relacionado con la actualización de las plantas globales de empleo\" en el artículo 2.2.1.4.1. Actualización de plantas de empleo. Las entidades y organismos de la Administración Pública, con el objeto de mantener actualizadas sus plantas de personal, deberán adelantar las siguientes acciones mínimo cada dos años: \na. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad.","Hallazgo","Falta de actualización  y seguimiento a la documentación ","Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso de gestión documental publicados en el Sistema Integrado de Gestión (MALOCA)","Acción Correctiva","Formatos de Solicitud de modificación de procesos aprobados\n\nDocumentos actualizados en la Maloca SIG - Intranet de la entidad","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-06","2022-07-15","2023-08-31","Primer trimestre 2023: SEGUIMIENTO DOCUMENTACIÓN PROCESO DIP:\nVer correo de la Profesional OAP del 24/03/2023 en las evidencias: ...Es por esta razón, que solicito atención para este tema, ya que el esfuerzo que se realiza para proponer las actualizaciones no pueden ser culminadas hasta que la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación tome las decisiones al respecto y de los lineamientos frente a la actualización de la Caracterización. Desde febrero de 2022 solicité el archivo editable, sobre el cual envié propuesta a la contratista para revisión, durante este tiempo se hizo dos reuniones con la Jefe de la OAP, una en mayo y la otra en octubre, para lo cual se envió el acta en mayo, sin recibir respuesta ni firma por parte de la Jefe OAP, en esta acta se socitaban las decisiones que tomaba la Jefe OAP frente a cada documento, nuevamente se hizo reunión el 21 de octubre, dondela Jefe OAP trabajó sobre el acta de mayo (nunca fue firmada por la Jefe OAP) y registró decisiones, esta acta nunca fue enviada, ni firmada para poder tener la evidencia de las decisiones tomadas en dicha reunión. En repetidas veces he pedido elacta del 21 de octubre a la Jefe OAP sin tener respuesta, ya que ha enviado el acta de mayo 2022 que está desactualizada y nocontiene las decisiones del 21 de octubre.\nEn octubre de 2022, envié una propuesta de actualización de Caracterización del Proceso DIP a la Jefe OAP sin tener respuesta alguna a la fecha. Propuse hacer una reunión el pasado 15 de marzo, donde planteé una propuesta para poder continuar con laactualización, donde la jefe OAP indicó que el 24 de marzo de 2023 daría respuesta sobre la decisión que iba a tomar parapoder continuar con el proceso de actualización. Las decisiones que debe tomar la Jefe OAP son:\n1. Definir cuáles son las herramientas de planeación del IDEP que se incluirán en la Caracterización de Dirección y Planeación.\n2. Definir si los lineamientos estratégicos que actualmente se encuentran en la caracterización del Proceso de MejoramientoIntegral y Continuo se pasan al proceso de Dirección y Planeación.\nEstas dos decisiones planteadas, para que sean tomadas por la Jefe OAP, las hice basada en la Política de PlaneaciónInstitucional de MIPG, la cual indica que se deben dar este tipo de lineamientos estratégicos y en el contexto de la organizacióndel IDEP como entidad.\nLa Política de Planeación Institucional en sus lineamientos indica que debe incluirse: \"Direccionamiento Estratégico y Planeación,\nes necesario caracterizar, a qué grupo de ciudadanos debe dirigir sus productos y servicios (grupos de valor), la entidad debe predeterminar,predefinir o preestablecer los resultados y efectos que espera lograr, mejorar su desempeño y fortalecer sus capacidades organizacionales parala entrega de productos y servicios públicos, a tender los lineamientos previstos en las normas para la formulación de los planes estratégicos yformular los objetivos estratégicos, que se constituyen en los propósitos o logros que la entidad espera alcanzar en el mediano y largo plazo,formular los planes de acción anual, teniendo en cuenta lo previsto en la Ley 152 de 1994, y en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, en el que se establece que debe especificar los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y ladistribución presupuestal de sus proyectos de inversión; así mismo, se deben incluir tanto los aspectos relacionados con el componente misionalcomo con los relacionados con los planes de que trata el Decreto 612 de 2018, la formulación de los indicadores, se deben emitir loslineamientos precisos para el tratamiento, manejo y seguimiento a los riesgos que afectan el logro de los objetivos institucionales\".\nPor lo expuesto anteriormente, solicito a la Jefe OAP poner especial atención a este tema, el cual no es un tema menor,teniendo en cuenta que esta Caracterización no se actualiza desde el año 2018 y que fue objeto de hallazgo en auditoria deControl Interno en la vigencia 2022. Los aspectos que cita los lineamientos de la Política de Planeación Institucional los tiene elIDEP, pero se propone organizarlos desde la caracterización del Proceso de Dirección y Planeación para que corresponda conesta política.\nFinalmente, se debe tener en cuenta que con corte a marzo de 2023 se debe hacer seguimiento del citado hallazgo y no secuenta con la evidencia de actualización y avance de las acciones que se plantean realizar, es por esta razón que genero estaalerta y llamado de atención al tema. También se envió propuesta de la actualización del Procedimiento de Plan Anual de Adquisiciones a la Jefe OAP el 15/03/2023.\nResponsable Seguimiento: Adriana Correa\n\nSegundo trimestre 2023: Ver correos de la Profesional OAP del 24/03/2023  y del 10/07/2023 en las evidencias. Se actualiza la caracterización del proceso CR-DIP-02-01 Dirección y Planeación. También se envió propuesta de la actualización del Procedimiento de Plan Anual de Adquisiciones a la Jefe OAP el 15/03/2023.\nResponsable Seguimiento: Adriana Correa\n\nTercer Trimestre 2023: Se actualiza el documento PRO-DIP-02-07 Elaboración, actualización y Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones, con fecha de actualización 25/08/2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutierrez \n\nCuarto Trimestre 2023: Se actualizan los documentos PRO-DIP-02-10 Planeación Estratégica y el documento IN-DIP-02-01 Instructivo para la elaboración del Informe de Gestión. En la revisión  del formato FT-DIP-02-11 Formulación del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional - PEDI, se determina que, por el momento, no es necesario su actualización dado que está ajustada al PDD 2020-2024 y su actualización dependerá del nuevo PDD.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutierrez ","https://www.idep.edu.co/articulo/dip-02-proceso-de-direccion-y-planeacion\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1sA3jFnH0oAcoWAtQopCPLiE-khXZ7hmn ","18/04/2023: Conforme con la acción correctiva \"Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso de gestión documental publicados en el Sistema Integrado de Gestión\", la OAP verifica la información de la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se realiza el siguiente análisis:\nEl quinto lineamiento MIPG de la Política de Planeación Institucional, establece que, en el ejercicio de planeación se deben definir los mecanismos a través de los cuales se hará el seguimiento y evaluación a su cumplimiento lo cual permitirá verificar el logro de objetivos y metas, así como el alcance de los resultados propuestos e introducir ajustes a los planes de acción, es decir, desde esta política, se deben atender las recomendaciones para la formulación y posterior control de los indicadores. Adicionalmente, conforme al sexto lineamiento de la política, se debe atender las recomendaciones para formular los lineamientos para la administración del riesgo - Política de Riesgo, emitiendo lineamientos precisos para el tratamiento, manejo y seguimiento a los riesgos que afectan el logro de los objetivos institucionales. El objetivo de incluir indicadores y administración del riesgo en la Planeación Institucional mejorar el desempeño y fortalecer las capacidades organizacionales.\nAhora bien, conforme al modelo de la Secretaría de Educación Distrital-SED, el proceso de planeación estratégica tiene como objetivo definir los lineamientos estratégicos y de operación de la entidad, iniciando con la definición de los lineamientos y recursos de la planeación estratégica y finalizando con la definición y el seguimiento a las acciones de mejora de la planeación. En este sentido el proceso incluye dentro de las actividades de hacer, formular los indicadores (Tablero de indicadores) y gestionar los riesgos (Mapas de riesgos de gestión, Mapas de riesgos de corrupción y Mapas de riesgos de seguridad de la información). La planeación estratégica se articula con el Proceso de Fortalecimiento Organizacional (SIG) y del proceso Seguimiento y Autoevaluación al Desempeño Institucional en las etapas del ciclo PHVA, del primero recibiendo el Manual de procesos y procedimientos actualizado y el informe de sostenibilidad del manual de procesos y procedimientos, del segundo el seguimiento a la ejecución del Plan de Acción Institucional y sus anexos.\nEn el caso del IDEP, actualmente (y desde el 2018) el proceso estratégico de Dirección y Planeación Estratégica-DIP tiene como objetivo Establecer el plan estratégico para orientar la formulación de políticas, presupuesto, planes operativos, proyectos y actuaciones del IDEP, encaminadas al cumplimiento a la misión y el logro de la visión. El proceso inicia con la planeación estratégica del IDEP, continúa con la planeación presupuestal y operativa, el correspondiente seguimiento y finaliza con la presentación de informes a la alta dirección para la formulación de los planes de mejoramiento necesarios para asegurar el logro de lo planeado.\nEl proceso de evaluación y mejoramiento MIC-03, tiene como objetivo establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, mediante la elaboración y control de documentos y registros, la medición de la gestión, la administración de Riesgos y la revisión por la dirección con el fin de facilitar, seguir y tomar decisiones que permitan el logro de los objetivos institucionales en términos de eficiencia, eficacia y efectividad. El proceso inicia con la formulación de políticas y directrices de los Subsistemas del SIG, continúa con la autoevaluación periódica de la gestión de los procesos establecidos en la entidad y finaliza con el reporte del desempeño por procesos a la alta dirección. En el entendido de las características propias del Instituto en su organización y misionalidad, la recomendación es incluir dentro del proceso DIP todas las herramientas de planeación (incluyendo indicadores y gestión de riesgos, que actualmente no están), toda vez que determinan los lineamientos para la formulación (planear) y ejecución (hacer); y articularlas en el seguimiento y control (verificar y actuar) en el proceso MIC-03.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n14/07/2023: De acuerdo con el reporte en el avance de la acción \"Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso de gestión documental publicados en el Sistema Integrado de Gestión\", la OAP valida la actualización de la caracterización del proceso CR-DIP-02-01 Dirección y Planeación. De los 14 documentos del proceso, se han actualizado diez (10), faltando por actualizar dos (2) procedimientos, un (1) instructivo y un (1) formato.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n25/10/2023: De acuerdo con el reporte en el avance de la acción \"Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso de gestión documental publicados en el Sistema Integrado de Gestión\", la OAP valida la actualización del procedimiento PRO-DIP-02-07 Elaboración, actualización y Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones. De los 14 documentos del proceso, se han actualizado once (11), faltando por actualizar un (1) procedimiento, un (1) instructivo y un (1) formato. El avance de la actualización documentación SIG del proceso es del 78%.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/12/2024: Se valida el cumplimiento de la acción \"Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso de gestión documental publicados en el Sistema Integrado de Gestión\" para el proceso DIP-02.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez","Al revisar en el link https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-06/Lineamientos%20para%20publicar%20informaci%C3%B3n%20en%20el%20Men%C3%BA%20Participa%20sobre%20participaci%C3%B3n%20ciudadana%20en%20la%20gesti%C3%B3n%20p%C3%BAblica%20-%20Versi%C3%B3n%201%20-%20Mayo%202021.pdf, se encuentra que la caracterización se encuentra actualizada con fecha, sin embargo en el seguimiento realizado por parte de esta Oficina en el mes de septiembre la caracterización no se encontraba actualizada.  Se da por cumplida esta actividad y se cierra la misma.",null,"EFECTIVA","Vencida - Cerrada","Juan Harbey Numpaque F\n16/01/2024"]
[3,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación","2022-06-29","Se recomienda realizar anualmente autodiagnostico de cada politica MIPG y de acuerdo al puntaje del formulario FURAG y las oportunidades de mejora que genera el mismo implementar acciones de mejora o planes de acción en conjunto con los lideres de cada politica para cumplir e implementar el estandar del modelo MIPG y socializar los avances de cada politica - plan de acción en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.","Oportunidad de mejora","Aunque este tipo de analisis de resultados y autodiagnosticos se realizan, aún falta de articulación entre areas internas para tomar acciones correctivas","Realizar un (1) autodiagnostico anual que contenga estrategias de mejora para contrarrestar las debilidades evidenciadas en el analisis y consolidación de resultados","Acción Preventiva y/o de mejora","(1) Un autodiagnostico aprobado por comité directivo.","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-06","2022-07-15","2023-01-31","Primer trimestre 2023:  El Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante la Circular Externa No. 100-003-2023, remitió los lineamientos para el registro de información a través del Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión - FURAG vigencia 2022 y en su página web, publicó el cronograma de la Medición del Desempeño Institucional (MDI), el cual se despliega entre los meses de junio y julio de 2023 (https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/medicion_desempeno), por lo tanto, la Oficina Asesora de Planeación formuló los lineamientos internos para la medición en el Instituto y las dependencias líderes de política se encuentran adelantando la revisión y diligenciamiento del Formulario. Teniendo en cuenta que entre el 31 de agosto y el 15 de noviembre, el DAFP realizará la difusión y socialización de los resultados de la MDI, lo cual será el insumo para la formulación de planes de acción en conjunto con los líderes de política que permitan fortalecer el desempeño institucional en el marco del MIPG, no se considera eficiente la aplicación de autodiagnósticos por política de gestión y desempeño.\nSeguimiento por: Francy Lopez Garcia \n\nSegundo trimestre 2023: Conforme con el anterior reporte se solicita la eliminación de la Acción de mejora.\nResponsable Seguimiento: Francy Lopez Garcia \n\nSegundo trimestre 2023: Se realiza el autodiagnóstico para la Política de Gestión Estrategica de Talento Humano, con un puntaje de 77.2 \nResponsable Seguimiento: Francy Lopez Garcia \n\nCuarto trimestre 2023: Se atiende la recomendacion realizada por la auditoria con el reporte a 30/12/2023. Dado que el DAFP, mediante circular externa 100-003-2023 remitió los lineamientos para el registro de información a través de FURAG 2022 y los resultados fueron publicados en el mes de octubre 2023. Adicionalmente con radicado #06-817-2023-001567 del 01/11/2023 se programaron mesas de trabajo por políticas de gestión y desempeño con los colaboradores designados o responsables de procesos, en las cuales se socializaron los resultados del FURAG y las observaciones que debían ser tenidas en cuenta para la formulación de los planes 2024 y socializado en el CIGD del 8 de noiviembre.\nResponsable Seguimiento: Francy Lopez Garcia ","https://drive.google.com/drive/folders/1sA3jFnH0oAcoWAtQopCPLiE-khXZ7hmn\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1WT91_38jDoZ_VFG5P_KL9LbLBVIyD4jM","18/04/2023: De acuerdo con el reporte del proceso que justifica no realizar el autodiagnóstico de Medición de Desempeño Institucional (MDI) vigencia 2022, dado que el DAFP realizará la difusión y socialización de los resultados de la MDI, lo cual será el insumo para la formulación de planes de acción en conjunto con los líderes de política que permitan fortalecer el desempeño institucional en el marco del MIPG, se procederá a solicitar la eliminación de la actividad a la OCI.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n14/07/2023: Conforme con el anterior reporte se solicita la eliminación de la Acción de mejora.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n25/10/2023: De acuerdo con el reporte, se valida el autodiagnóstico de la Política GETH\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/12/2024: Se valida la información del reporte, revisada la acción con el(la) responsable consignada en acta, con solicitud de modificación. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció cumplimiento de las actividades señaladas, se da por cerrada la actividad.",null,"INEFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F\n16/01/2024"]
[4,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación","2022-06-29","El listado maestro de documentos publicado en maloca SGI con corte a\n31 de diciembre no se encuentra actualizado a la fecha de corte, entre los documentos\nque no se encuentran incluidos está el DOC-IDP-04-01 Estrategia para la Gestión del\nConocimiento y la Innovación con fecha de aprobación 28/12/2021 del proceso\nInvestigación y Desarrollo Pedagógico, lo anterior incumple el procedimiento PRO-MIC03-01 Control de documentos en la actividad No 13 que enuncia: \"Actualizar el Listado\nmaestro de documentos\".","Hallazgo","Rotación de Personal\n\nFallas en la VPN - Remoto, lo que dificulta la actualización constante de los documentos\n\nFalta de seguimiento","Realizar una revisión de la documentación vigente publicada en la Maloca Vs. Las versiones y documentación consignada en el listado maestro de documentos","Acción Correctiva","Listado Maestro de Documentos Actualizado.\n\nUna vez se realice esta depuración se realizará (1) un Informe ejecutivo de actualización de listado maestro de documentos ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-06","2022-07-15","2023-06-30","Primer Trimestre 2023: Se realiza la revisión de la documentación vigente publicada en la Maloca Vs. Las versiones y documentación consignada en el listado maestro de documentos, actualizando y alineando el SIG.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nSegundo Trimestre 2023: Para el segundo trimeste se continua con la revisión de la documentación vigente publicada en la Maloca Vs. Las versiones y documentación consignada en el listado maestro de documentos, actualizando y alineando el SIG.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nTercer Trimestre 2023:  se continua con la revisión de la documentación vigente publicada en la Maloca Vs. Las versiones y documentación consignada en el listado maestro de documentos, actualizando y alineando el SIG. Se realiza el informe ejecutivo de la actualización del listado maestro de documentos.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nCuarto Trimestre 2023: Para el cuarto trimestre se realiza la revisión de la documentación vigente publicada en la Maloca Vs. Las versiones y documentación consignada en el listado maestro de documentos, actualizando y alineando el SIG. Se realiza el informe ejecutivo de la actualización del listado maestro de documentos.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","https://drive.google.com/drive/folders/1e1e6rEyLZ-em5Oq6iTHTtc6To1wPfViI ","18/04/2023: Conforme con la acción correctiva \"Realizar una revisión de la documentación vigente publicada en la Maloca Vs. Las versiones y documentación consignada en el listado maestro de documentos\", la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se autovalida la revisión de SIG-Listado Maestro de Documentos.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n\n","Mediante memorando 1913 de 28/12/2023 se solicitó prorrogar hasta el 31/12/2023. Se encontró publicado en el enlace https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-01/Listado%20Maestro%20de%20Documentos%20actualizado%20a%2031%20de%20diciembre%20de%202023.xls",null,"EFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[5,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación","2022-06-29","Se recomienda incluir dentro del procedimiento PRO-MIC-03-01 Control de\ndocumentos en la actividad No 13 “Actualizar el listado maestro de documentos” el\ntiempo establecido para la actualización del mismo, toda vez que en la vigencia\n2022 se han creado, modificado y/o eliminado documentos que están publicados\nen maloca SGI.","Oportunidad de mejora","Rotación de personal\n\nFalta de seguimiento","Realizar revisión al procedimiento PRO-MIC-03-01 Control de\ndocumentos, e incluir en la actividad Nro. 13 el tiempo establecido para la actualización de documentos","Acción Correctiva","Formatos de Solicitud de modificación de proceso aprobado\n\nDocumento actualizado en la Maloca SIG - Intranet de la entidad","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-06","2022-07-15","2023-06-30","Primer Trimestre 2023: Durante el primer trimestre del 2023 no se realiza la revisión al procedimiento PRO-MIC-03-01 Control de documentos, para incluir en la actividad Nro. 13 el tiempo establecido para la actualización de documentos. La actividad quedá para ejecución en el segundo semestre del 2023.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nSegundo Trimestre 2023: Durante el segundo trimestre del 2023 no se realiza la revisión al procedimiento PRO-MIC-03-01 Control de documentos, para incluir en la actividad Nro. 13 el tiempo establecido para la actualización de documentos. La actividad quedá para ejecución en el segundo semestre del 2023.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nTercer Trimestre 2023: Durante el tercer trimestre del 2023 no se realiza la revisión al procedimiento PRO-MIC-03-01 Control de documentos, para incluir en la actividad Nro. 13 el tiempo establecido para la actualización de documentos. La actividad quedá para ejecución en el segundo semestre del 2023.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nCuarto Trimestre 2023: Para el IV trimestre del 2023 se ajusta el procedimiento PRO-MIC-03-01 Control de documentos, ahora PRO-MIC-03-01 Gestión de Documentos del SIG, de acuerdo con las observaciones de la oportunidad de mejora de incluir en la actividad Nro. 13 el tiempo establecido para la actualización de documentos. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","https://drive.google.com/drive/folders/1e1e6rEyLZ-em5Oq6iTHTtc6To1wPfViI  \n\nhttps://www.idep.edu.co/articulo/mic-03-proceso-de-mejoramiento-integral-y-continuo ","18/04/2023: Conforme con la acción correctiva \"Realizar revisión al procedimiento PRO-MIC-03-01 Control de\ndocumentos, e incluir en la actividad Nro. 13 el tiempo establecido para la actualización de documentos\", la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida la ausencia de avance para este trimestre.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n","Se evidenció en la página web - MALOCA que el procedimiento fue actualizado.\nSe da por cerrada la actividad",null,"EFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[6,"Auditoria especial Grupos de Investigación","Dirección General","2021-11-18","Revisar y ajustar la resolución y el manual de funciones teniendo en cuenta las recomendaciones emitidas por el asesor Jorge Ramírez con relación a que el Director General delegue en dependencias y en funcionarios específicos las certificaciones académicas y la emisión de firmas autorizadas para productos de Ciencia, Tecnología e  innovación en la relación del IDEP con el sector externo, lo anterior se puede evidenciar y revisar en el video grabado del taller de protocolo InstituLAC desde el minuto 8.30.","Oportunidad de mejora","La Resolución 107 de 2020 cuyo objeto es \"Por la cual se conforma el Comité Asesor de Ciencia, Tecnología e Innovación del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico –IDEP-, y se toman otras disposiciones”, no tiene específico en su artículo 9° quién expide las certificaciones  académicas y la emisión de firmas autorizadas para productos de Ciencia, Tecnología e  innovación en la relación del IDEP con el sector externo. Adicionalmente, no se actualizó el manual de funciones con lo establecido en el ARTÍCULO 11. Manual de funciones y competencias de la resolución 107 de 2020 que establece: Las anteriores funciones serán actualizadas en el Manual de Funciones y competencias y socializadas en el IDEP ","Revisar y ajustar la resolución 107 de 2020, y enviar solicitud de concepto y acompañamiento a  DASCD sobre viabilidad de modificacion de funciones a la luz de la oportunidad de mejora y actuar de acuerdo con dicho concepto y acompañamiento","Acción Correctiva","Solicitud de concepto de DASC, reuniones de acompañamiento con DASC y acción de acuerdo a concepto.\nResolución modificatoria","Director\nLíder Gestión de Talento Humano\nJefe Oficina Asesora Jurídica","2021-11-29","2022-02-07","2023-03-31","Primer trimestre 2023:\nDurante este periodo no se ha avanzado en el ajuste de la resolución 107 de 2020.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre 2023: De acuerdo con la revisión de la acción y su trazabilidad, actualmente se encuentra la propuesta de ajuste a la Resolución 107 de 2020, que incluye ajuste en su alcance, nombre y funciones. La propuesta se socializará en el Comité Asesor de Ciencia, Tecnología e Innovación del IDEP que para la vigencia 2023 a segundo trimestre, no había sesionado. Se solicita por lo tanto ampliar la fecha para que el Comité revise, ajuste y apruebe la propuesta de resolución.\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa\n\nTercer trimestre 2023: La Resolución 107 de 2020 se encuentra en aprobación por parte del Comité de Ciencia y Tecnología en el cual se incluirá el siguiente artículo: ARTÍCULO 7. Aplicativo de la red SCIENTI de MINCIENCIAS. Delegar en el(la) Subdirector(a) Académico(a) del IDEP (o a quien sea designado por dicha dependencia) las funciones de gestión y participación a través de los aplicativos de la red SCIENTI de MINCIENCIAS; expedición de certificados relacionados con las actividades o productos de CTeI desarrollados en el marco de los proyectos financiados por el IDEP, que requieran ser medidos al interior de los grupos de investigación, procesos relacionados con convocatorias, redes, actualización de información, entre otros. \nSe requiere solicitar ajustar la acción debido a que el Manual de Funciones no se modificará, por lo tanto, se sugiere la siguiente:\nRevisar y ajustar la Resolución 107 de 2020 con relación a la expedición de certificados relacionados con las actividades o productos de CTeI desarrollados en el marco de los proyectos financiados por el IDEP, que requieran ser medidos al interior de los grupos de investigación, procesos relacionados con convocatorias, redes, actualización de información, entre otros.  \nSe envía solicitud a la OCI. \nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa\n\nCuarto trimestre 2023:\nSe revisó y ajustó la resolución 107 de 2020.\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","https://drive.google.com/drive/folders/1UFFgeA781YTzeCd9v3iXVfxiGTgR2vHC","18/04/2023: Conforme con la acción de mejora \"Revisar y ajustar la resolución 107 de 2020, y enviar solicitud de concepto y acompañamiento a  DASCD sobre viabilidad de modificacion de funciones a la luz de la oportunidad de mejora y actuar de acuerdo con dicho concepto y acompañamiento\", la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida la ausencia de avance. Dado que la acción finalizó en el trimestre reportado, se recomienda solicitar prorroga y analizar la factibilidad de continuar con la acción.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n14/07/2023: Conforme con la acción correctiva \"Revisión y ajuste de la resolución 107 de 2020\", se valida el ajuste a la Resolución, con propuesta para presentar al CCyT para revisión, ajuste y aprobación. Se amplia la fecha para el 30/11/2023.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n\n25/10/2023: Conforme con la acción correctiva \"Revisión y ajuste de la resolución 107 de 2020\", se valida el ajuste a la Resolución, con propuesta para presentar al CCyT para revisión, ajuste y aprobación. Se solicita por parte del lider del proceso ampliación de la fecha de finalización para el 15/12/2023. Se ajusta la fecha de finalización conforme a la observación en el seguimiento OCI.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n\n05/01/2024: Conforme con la acción correctiva, la OAP verifica la descripción, evidencia del seguimiento y valida el cumplimiento de la acción.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Se actualizó la resolución, la actual y vigente es la resolución 109 de 2023, cuyo enlace de acceso es https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-12/RESOLUCION%20109%20DE%202023.pdf",null,"INEFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[7,"Auditoria especial Grupos de Investigación.","Dirección General","2021-11-18","Se recomienda dejar establecida la declaración de autoría de la creación y la cesión de los derechos patrimoniales a la entidad, en todos los grupos de investigación donde hagan parte funcionarios de planta.","Oportunidad de mejora","El IDEP se encuentra en proceso de implementación de la politica de C y T","Incluir dentro de las funciones y actividades de CCyT aspectos relacionados a la declaración de autoría de Propiedad Intelectual","Acción Correctiva","Declaración de autoría de la creación y la cesión de los derechos patrimoniales a la entidad por lo funcionarios que hagan parte de los grupos de investigación aprobada en CCyT","Subdirectora Académica\nComite de CyT\nDirector","2021-11-29","2022-01-20","2023-01-20","Primer trimestre 2023: Dado los cambios de administración del Instituto no se ha realizado ningún Comité de Ciencia y Tecnología por lo que no se ha avanzado en la creación de una declaración de autoría para la cesión de los derechos patrimoniales a la entidad por lo funcionarios que hagan parte de los grupos de investigación.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre 2023: Se realiza una revisión detallada de la acción correctiva, se citan a los reponsables y ejecutores de la acción, se propone reformular la acción dado que se sugiere la articulación con la Oficina Jurídica y el proceso DIC-01. La anterior acción \"Revisión y ajuste de la resolución 107 de 2020\" es reformulada para el segundo trimestre dado que no es efectiva ni clara. Fecha de finalización 30/11/2023. \nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa\n\nTercer trimestre 2023: Actualmente se encuentra en aprobación el proyecto de modificación de la Resolución 107 de 2020 por parte del Comité de Ciencia y Tecnología en el cual se incluirán las funciones y actividades de CCyT aspectos relacionados a la declaración de autoría de propiedad intelectual, así: “Garantizar el cumplimiento de la declaración de autoría de la creación y cesión de los derechos patrimoniales a la entidad, por los funcionarios que hagan parte de los grupos de investigación”. Dada que la acción está vencida, se solicita ampliar la fecha de cumplimiento para el 15 de diciembre de 2023 \nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa\n\nCuarto trimestre 2023: Se aprobó el proyecto de modificación de la Resolución 107 de 2020 por parte del Comité de Ciencia y Tecnología.\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","N/A\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1JFYAUfJZGxFzF9ZZLfYNaIPjDibNNPwf","18/04/2023: Conforme con la acción correctiva \"Revisión y ajuste de la resolución 107 de 2020\" la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida la ausencia de avance en la acción.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n14/07/2023: Conforme con la acción correctiva \"Revisión y ajuste de la resolución 107 de 2020\" la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida la propuesta de re formulación de la acción por la acción: Incluir dentro de las funciones y actividades de CCyT aspectos relacionados a la declaración de autoría de Propiedad Intelectual. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n25/10/2023: Conforme con la acción correctiva \"Revisión y ajuste de la resolución 107 de 2020\" la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se solicita por parte del lider del proceso la solicitud de ampliación de la fecha.  Se ajusta la fecha de finalización conforme a la observación en el seguimiento OCI.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n05/01/2024: Conforme con la acción correctiva \"Revisión y ajuste de la resolución 107 de 2020\" la OAP verifica la descripción, evidencia del seguimiento y valida el cumplimiento de la acción.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Se actualizó la resolución, la actual y vigente es la resolución 109 de 2023, cuyo enlace de acceso es https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-12/RESOLUCION%20109%20DE%202023.pdf",null,"INEFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[8,"Auditoria por proceso","Subdirección Académica","2022-05-27","La oficina de Control Interno documentó en su informe de auditoría \" Se recomienda revisar el normograma del proceso, en razón a que no se encontró la actualización de la normatividad al plan de desarrollo vigente adicionalmente se identificó que hay documentos obsoletos como los asociados a CLACSO, por lo anterior se recomienda la revisión integral de los documentos allí señalados y su actualización.\"","Oportunidad de mejora","Se recomendó la revisión de la normatividad aplicada al proceso","Realizar una revisión del normograma del proceso y su respectiva actualización","Acción Preventiva y/o de mejora","Normograma publicado en la página  Web","Profesional Especializado 222 - 05","2022-07-08","2022-07-15","2023-01-20","Primer trimestre 2023: Durante este periodo no se ha realizado la revisión del normograma del proceso y su respectiva actualización\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre 2023: Se inicia la revisión y actualización de la normatividad del proceso IDP-04. Se solicita ampliar el plazo de la acción para el 31/08/2023.\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa\n\nTercer trimestre 2023: Se remitió la información de los procesos que lidera la Subdirección Académica a la dependencia competente de actualizar el normograma, que para este caso es la Oficina Jurídica. Dada que la acción está vencida, se solicita ampliar la fecha de cumplimiento.\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa\n\nCuarto trimestre 2023: Se remitió la información de los procesos que lidera la Subdirección Académica a la dependencia competente de actualizar el normograma, que para este caso es la Oficina Jurídica. Dada que la acción está vencida, se solicitó ampliar la fecha de cumplimiento.\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","https://drive.google.com/drive/folders/1UFFgeA781YTzeCd9v3iXVfxiGTgR2vHC","18/04/2023: Conforme con la acción preventiva \"Realizar una revisión del normograma del proceso y su respectiva actualización\" la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida la ausencia de avance para el primer trimestre del 2023.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n14/07/2023:  Se valida la revisión inicial de la normatividad del proceso IDP-04. Se recomienda enviar antes del 30/08/2023 la actividad. La fecha de finalización de la actividad se amplia del 30/06/2023 al 31/08/2023.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n25/10/2023: Conforme con la acción correctiva \"Realizar una revisión del normograma del proceso y su respectiva actualización\" la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se solicita por parte del lider del proceso la solicitud de ampliación de la fecha. Se recomienda incluir dentro de la evidencia el correo con los soportes de la actualización del normograma enviado a la Oficina Jurídica. Se ajusta la fecha de finalización conforme a la observación en el seguimiento OCI.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n05/01/2024: Conforme con la acción correctiva \"Realizar una revisión del normograma del proceso y su respectiva actualización\" la OAP verifica la descripción, evidencia del seguimiento y cumplimiento de la acción.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Se verificó el normograma publicado en el enlace https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-11/NORMOGRAMA%20IDEP%202023%20VFINAL_0.xlsx y corresponde a la versión actualizada del 2023.\nActividad cumplida.",null,"EFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[9,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno",null,"Se reitera nuevamente fortalecer puntos de control para la verificación de cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, pues se evidenció en la plataforma del SECOP II que algunas pólizas no se encuentran efectivamente aprobadas por la entidad, máxime cuando ha sido una observación recurrente por parte de la Contraloría de Bogotá. \nEstablecer puntos de control para publicar en el SECOP II de manera organizada, completa y oportuna los documentos que correspondan.","Observación",null,"Control en el cargue de la totalidad de informacion que se debe cargar en el aplicativo SECOP 2 y los tiempos en que se debe realizar. Para tal fin se realizaran capacitaciones con el equipo juridico y los supervisores de contratos, para identificar las falencias y las aciones que se deben asi como para dar claridad en los documentos que se deben publicar y el tiempo en que debe hacerlo","Acción Preventiva y/o de mejora","Capacitaciones y seguimientos mensuales a una muestra de los procesos publicados en SECOP 2","PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE OAJ","2023-05-03","2023-05-09","2023-09-29","Primer trimestre 2023: La atividad tiene fecha de inicio el 16/05/2023.\nResponsable Seguimiento: Andrés Mauricio Clavijo\n\nSegundo trimestre 2023: Se adelanta por parte de los profesionales encargados del cargue de los procesos en SECOP II revision de los proceso publicados y se hace una revision posterior a la publicación para evidenciar que los procesos cuentan con la totalidad de los documentos requeridos.\nResponsable Seguimiento: Andrés Mauricio Clavijo\n\nTercer trimestre 2023: Se adelanta por parte de los profesionales encargados del cargue de los procesos en SECOP II revision de los proceso publicados y se hace una revision posterior a la publicación para evidenciar que los procesos cuentan con la totalidad de los documentos requeridos. En el archivo excel \"Información de Contratos IDEP seguimiento 2023\" se relaciona la información de verificacion de los requisitos de ejecución del contrato.\nResponsable Seguimiento: Andrés Mauricio Clavijo\n\nCuarto trimestre 2023: Hubo capacitación a los profesionales encargados del cargue de los procesos en SECOP II revision de los proceso publicados y se hace una revision posterior a la publicación para evidenciar que los procesos cuentan con la totalidad de los documentos requeridos. (ver listas de asistencia a capacitación).\nResponsable Seguimiento: Laura Matiz Mora",null,"18/04/2023: La atividad tiene fecha de inicio el 16/05/2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n14/07/2023: Conforme con la Acción Preventiva y/o de mejora para la verificación de cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, se valida la ejecución de la acción. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n25/10/2023: Se verifica la el cumplimiento de la acción a través del documento en excel en el que se incluye la información \"Número de proceso en el Secop o link de consulta\" y se valida la información. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: Se verifica la el cumplimiento de la acción a través de la capacitación a los profesionales encargados del cargue de documentos al Secop II. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció capacitaciones e informe presentado por la Oficina Jurídica, la actividad se da por cerrada",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024 "]
[10,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno",null,"Revisar el Manual de contratación a fin de determinar si es necesario actualizarlo en atención a diferentes normas que se han expedido con posterioridad y que pueden ser de aplicación al IDEP . \nEvaluar si con base en lo dispuesto en el artículo 6º de la ley 2097 de 2021, es pertinente exigir a todo contratista una certificación de encontrarse al día por concepto de obligaciones alimentarias. Se reitera por parte de esta Oficina liquidar los contratos en oportunidad cuando a ello hubiere lugar.","Observación",null,"Se revisaran los procesos y procedimientos relacionados con la contratacion de la entidad, y se ajustaran de acuerdo a las necesidades actuales y a la normatividad reciente en temas de contratacion. De igual manera mediante un seguimiento a los procesos de contratacion, y el desarrollo de una herramienta tecnologica (sencilla), se realizara seguimiento a los contratos que requieran liquidacion y se requerira a los supervisores para que en los tiempos establecidos se realice dicha liquidacion y se publiquen en SECOP los documentos correspondientes y en los tiempos establecidos.","Acción Preventiva y/o de mejora","ajustes al manual de contratacion y publicacion de los cambios (de ser necesario), seguimiento de la herramienta tecnologica para de terminar los tiempos en que debe adelantarse las acciones contractuales pertinentes.","PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE OAJ","2023-05-03","2023-05-16","2023-12-30","Primer trimestre 2023: La atividad tiene fecha de inicio el 16/05/2023.\nResponsable Seguimiento: Andrés Mauricio Clavijo\n\nSegundo trimestre 2023: Estamos en la etapa de revisión de formatos y modelos, por la cantidad de formatos ha sido una tarea dispendiosa, pero arrojo la conclusión que es necesario la modificación y actualización de varios formatos de estudios previos, como los de subasta inversa, licitación y selección abreviada menor cuantía. Se inicia con la actualización del normograma.\nResponsable Seguimiento: Andrés Mauricio Clavijo\n\nTercer trimestre 2023: Se encuentra en modificación y actualización los formatos de estudios previos, subasta inversa, licitación y selección abreviada menor cuantía. Se continúa con la actualización del normograma.\nResponsable Seguimiento: Andrés Mauricio Clavijo\n\nCuarto trimestre 2023: Se está revisando el pre borrador de Actualización del Manual de Contratación acorde con la normatividad nacional y distrital vigente. \nResponsable del Seguimiento: Laura Matiz Mora","https://drive.google.com/drive/folders/1OhVkveaEKweI2ZD8IxZAjxdZrrN9SfRk","18/04/2023:: La atividad tiene fecha de inicio el 16/05/2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n14/07/2023: Conforme con la acción de  actualización y ajuste de acuerdo con las necesidades actuales y a la normatividad reciente del Manual de Contratación, la OAP valida la revisión del proceso contractual por parte de los responsables, sin embargo se recomienda formular e implementar un plan de acción para el ajuste del proceso coontractual y el manual de contratación.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n25/10/2023: Se recomienda por parte de la OAP incluir la causa identificada para la Acción Preventiva y/o de mejora y formular e implementar un plan de acción para el ajuste del proceso coontractual y el manual de contratación.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: Se solicita por parte del lider del proceso la Ampliación de fecha al 31/03/2024. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Después de la revisión efectuada, se realizó actualización de los procedimientos por parte de la Oficina Jurídica, cumpliendo con la actividad planteada.",null,"EFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024 "]
[11,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno",null,"Efectuar análisis de mercado en los convenios de ciencia y tecnología que arrojen conclusiones de ser la mejor opción para el IDEP. 5. Hacer una adecuada planeación en los convenios de ciencia y tecnología para que sus adiciones y prórrogas no sean la regla como se viene presentando.","Observación",null,"Se revisará el procedimiento establecido, para los procesos de contratacion directa (convenios) y se realizara una retroalimentacion con los supervisores y las personas encargadas de la formulacion de los procesos, para que se apeguen a los procedimientos y requsitos establecidos para la formulacion de lo procesos de contratacion directa y especificamente a los convenios de ciencia y tecnología.","Acción Preventiva y/o de mejora","Capacitaciones y charlas con los formuladores y supervisores de los procesos contractuales.","PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE OAJ","2023-05-03","2023-05-16","2023-09-29","Primer trimestre 2023: La atividad tiene fecha de inicio el 16/05/2023.\nResponsable Seguimiento: Andrés Mauricio Clavijo\n\nSegundo trimestre 2023: Se ha realizado un trabajo de retroalimentacion persona a persona , con los supervisores de contratos y los apoyos a la supervision, recalcando especialmente el trabajo de liquidacion en los tiempo establecidos y el cargue de documentos en el tiempo establecido\nResponsable Seguimiento: Andrés Mauricio Clavijo\n\nTercer trimestre 2023: Se ha realizado un trabajo de retroalimentacion persona a persona , con los supervisores de contratos y los apoyos a la supervision, recalcando especialmente el trabajo de liquidacion en los tiempo establecidos y el cargue de documentos en el tiempo establecido\nResponsable Seguimiento: Andrés Mauricio Clavijo\n\nCuarto trimestre 2023: Se llevó a cabo las capacitaciones resaltando la necesidad de liquidar los contratos dentro de los términos establecidos por ley (ver lista de asistencia a capacitaciones). Responsable seguimiento: Laura Matiz Mora","https://drive.google.com/drive/folders/1OhVkveaEKweI2ZD8IxZAjxdZrrN9SfRk","18/04/2023: La atividad tiene fecha de inicio el 16/05/2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n14/072023: De acuerdo con la acción Acción Preventiva y/o de mejora que incluye Capacitaciones y charlas con los formuladores y supervisores de los procesos contractuales, la OAP en la validación, no encuentra soportes de la acción, por lo cual se sugiere documentar con actas las retroalimentaciones a supervisores.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n25/102023: Para el tercer trimestre, conforme con la acción Acción Preventiva y/o de mejora que incluye Capacitaciones y charlas con los formuladores y supervisores de los procesos contractuales, la OAP en la validación, no encuentra soportes de la acción, por lo cual se sugiere documentar con actas las retroalimentaciones a supervisores.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n\n05/01/2024: Se verifica el reporte de la acción con ejecución de capacitaciones y charlas con los formuladores y supervisores de los procesos contractuales. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció capacitaciones e informe presentado por la Oficina Jurídica, la actividad se da por cerrada",null,"EFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024 "]
[12,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2022-06-29","Las caracterizaciones de los procesos del IDEP tienen fecha de elaboración mayor a 2 años, lo anterior incumple lo enunciado en el Decreto 1800 de 2019: \"Por el cual se adiciona el Capítulo 4 al Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de Función Pública, en lo relacionado con la actualización de las plantas globales de empleo\" en el artículo 2.2.1.4.1. Actualización de plantas de empleo. Las entidades y organismos de la Administración Pública, con el objeto de mantener actualizadas sus plantas de personal, deberán adelantar las siguientes acciones mínimo cada dos años: \na. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad.","Hallazgo","Deficiencia en el analisis y ajuste de procesos y procedimientos","Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso publicados en el Sistema Integrado de Gestión (MALOCA)","Acción Correctiva","Caracterización del proceso\n\nFormato FT-MIC-03-04 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos\n\nPágina web del IDEP (MALOCA-SIG)","PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE OAJ","2022-07-11","2022-07-18","2023-06-01","Primer trimestre 2023: La Oficina Jurídica esta realizando un filtro de selección y actualizacion de los formatos de procesos y procedimientos que se adelanta en gestion jurídica.\nResponsable Seguimiento: Fabio Otalora\n\nSegundo trimestre 2023: En reunion con la Oficina Asesora de Planeación, se revisaron los formatos del proceso, para iniciar la actualización conforme con la normatividad vigente.\nResponsable Seguimiento: Andrés Mauricio Clavijo\n\nTercer trimestre 2023: El normograma realizado por la Oficina Jurídica se remitió a todas las Áreas para su consolidación y como resultado se espera la consolidación del normograma y actualización de los enlaces para ser publicados en la página WEB.\nResponsable Seguimiento: Andrés Mauricio Clavijo\n\nCuarto trimestre 2023: El normograma realizado por la Oficina Jurídica se publicó en la MALOCA. Adicionalmente se actualizaron los formatos concernientes a la Gestión Jurídica. Se remitieron a Planeación el día 20 de diciembre de 2023 para revisión y publicación en MALOCA. \nResponsable del seguimiento: Laura Matiz Mora.","https://drive.google.com/drive/folders/1Ecx9nz-uaNpRtlaF2-D5CPYsMMALvqKV?usp=drive_link ","18/04/2023: De acuerdo con la acción \"Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso publicados en el Sistema Integrado de Gestión (MALOCA)\" para el primer trimestre del 2023 la OAP no recibe del proceso solicitudes de creación, modificación o eliminación de documentos. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n14/07/2023: De conformidad con la Acción Correctiva y con el reporte de los responsables del proceso, se realizó la revisión inicial de los diez (10) documentos de GJ, donde se estableció iniciar con la revisión de la normatividad, documento FT-GJ-09-04 Normograma por proceso, para actualizar la caracterización.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n25/10/2023: Se valida la gestión para la actualización del Normograma por procesos, sin ambargo, la OAP recomienda realizar la revisión de la caracterización del proceso y sus procedimientos.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: Se valida la gestión para la actualización del Normograma por procesos y la revisión de la caracterización del proceso y sus procedimientos. Los documentos SIG de proceso quedan acualizados al 100%.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció:\n\nActualización en la página web del normograma\nActualización en la página web de la caracterización del proceso Gestión Jurídica\n\nLa actividad se ejecutó al 100%","https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-01/CR-GJ-09-01%20GESTI%C3%93N%20JUR%C3%8DDICA.pdf\n\nhttps://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-11/NORMOGRAMA%20IDEP%202023%20VFINAL_0.xlsx","EFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[13,"Auditoria por proceso","Subdirección Académica","2022-05-27","La oficina de Control Interno documentó en su informe de auditoría recomendaciones acerca de la revisión, actualización y articulación de procedimientos, políticas, instructivos, manuales, guías, documentos y formatos del proceso de Divulgación y comunicación.","Oportunidad de mejora","Se recomendó la revisión, actualización y articulación de procedimientos, políticas, instructivos, manuales, guías, documentos y formatos del proceso de Atención al Ciudadano","Revisión, actualización y articulación del proceso, instructivos, guías, formatos del proceso de Atención al Ciudadano","Acción Preventiva y/o de mejora","Actualización de la documentación del SIG del proceso de Atención al Ciudadano","Profesional Especializado 222 - 06","2022-07-08","2022-12-01","2023-07-08","Primer Trimestre 2023: Se realizó la revisión, actualización y articulación del proceso, instructivos, guías, formatos del proceso de Atención al Ciudadano con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeción. Quedando finalizada esta actividad.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre 2023: De acuerdo con la revisión y el del trimestre anterior, se cumplió la actualización de documentos del SIG.\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa\n\nTercer trimestre 2023: De acuerdo con la revisión y el del trimestre anterior, se cumplió la actualización de documentos del SIG. Los dos documentos que faltan por actualizar fueron enviados a los responsables de aprobación para revisión.\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa\n\nCuarto trimestre 2023: De acuerdo con la revisión y el del trimestre anterior, se cumplió la actualización de documentos del SIG\nSeguimiento por: Claudia Ximena Ochoa","http://www.idep.edu.co/?q=content/ac-10-proceso-de-atenci%C3%B3n-al-ciudadanoo","18/04/2023: Conforme con la acción Preventiva y/o de mejora \"revisar, actualizar y articular de procedimientos, políticas, instructivos, manuales, guías, documentos y formatos del proceso de Atención al Ciudadano\" la OAP verifica la descripción y evidencia del seguimiento, ante lo cual se valida la actualización de 15 de los 17 documentos del proceso.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n14/07/2023: : De acuerdo con la revisión de la acción y en concordancia con el reporte del trimestre anterior, se valida la actualización del 88% de la documentación del proceso.\nla articulación de las políticas MIPG con el proceso AC-10. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nTercer trimestre 2023: Los dos (2) documentos IN-AC-10-02 y PO-AC-10-02 que faltan por aprobar la actualización fueron enviados el 27/12/2022 para aprobación. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n05/01/2024: Se valida la información  con la actualización del 100% de los documentos del SIG del proceso.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Se evidenció cumplimiento de la actividad","https://www.idep.edu.co/articulo/ac-10-proceso-de-atencion-al-ciudadano","EFECTIVA","Cerrada","Juan harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[14,"Auditoria Externa","Subdirección Académica","2022-03-02","De acuerdo al análisis efectuado, se evidencia que los criterios con el mayor porcentaje de incumplimiento acumulado durante la vigencia 2021 por parte de la entidad, son CLARIDAD con un 3% y MANEJO DEL SISTEMA con un 3%.","Oportunidad de mejora","Solicitar una capacitación de lenguaje claro- traduccion y redacción de textos al equipo delegado para la atención de Quejas y Reclamos de la  Veeduria Distrital.","N.A","Acción Preventiva y/o de mejora","Acta de capacitación"," Auxiliar administrativa","N.A","N.A","N.A","Primer Trimestre 2023: \nSeguimiento por: Valentina Rivera Ordoñez\n\nTercer Trimestre 2023: \nSeguimiento por: \n\nCuartoTrimestre 2023: La capacitación la ofreció el Departamento nacional de Planeación el 29 de septiembre del 2023, dirigido a todos los funcionarios públicos.\nSeguimiento por: Diana Sofía Gutiérrez","https://drive.google.com/drive/folders/1Sk6bhV0uBhrRWxHKE2pHE6x-LeSMqlP5 ","\n18/04/2023: No se reporta seguimiento a la acción.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n14/07/2023: De acuerdo con la revisión de la acción, se valida la solicitud para la realización de dos talleres de accesibilidad digital.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n25/10/2023: No se reportó seguimiento para el tercer trimestre.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con la revisión del reporte de la acción, se valida su cumplimiento con fecha de certificación del 29/09/2023.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Se evidencia certificados de participación en cursos de dos funcionarios, vinculados y relacionados con el tratamiento de las PQRSD.\n\nSe da por cerrada la actividad",null,"EFECTIVA","Cerrada","Juan harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[15,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2022-07-29","Las caracterizaciones de los procesos del IDEP tienen fecha de\nelaboración mayor a 2 años, lo anterior incumple lo enunciado en el Decreto 1800 de 2019: \"Por el cual se adiciona el Capítulo 4 al Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de Función Pública, en lo relacionado con la actualización de las plantas globales de empleo\" en el artículo 2.2.1.4.1. Actualización de plantas de empleo. Las entidades y organismos de la Administración Pública, con el objeto de mantener actualizadas sus plantas de personal, deberán adelantar las siguientes acciones mínimo cada dos años: \na. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad.","Hallazgo","Deficiencia en el analisis y ajuste de procesos y procedimientos","Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso de gestión documental publicados en el Sistema Integrado de Gestión (MALOCA)","Acción Correctiva","Acta de reunión de revisión de la caracterización y de los documentos del  proceso\n\nFormato FT-MIC-03-04 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos\n\nGestión Documental del SIG (MALOCA) actualizado","PROFESIONAL UNIVERSITARIO PROCESO DE RECURSOS FISICOS Y AMBIENTAL","2022-07-06","2022-07-15","2023-06-30","Primer trimestre 2023: Se realiza la revisión inicial de los documentos del proceso. Los documentos que aún no se han ajustado estan en proceso de actualización.\nResponsable Seguimiento: Lilia Correa\n\nSegundo trimestre 2023: Se solicitó los documentos editables del proceso para el ajuste, teniendo en cuenta que se han actualizado algunos documentos como PL-GRF-11-05 Plan de Mantenimiento Institucional. Se solicita mesa de trabajo para el mes de septiembre con la OAP. \nResponsable Seguimiento: Lilia Correa\n\nTercer trimestre 2023: Se solicitó los documentos editables del proceso para el ajuste, por correo electrónico enviado el 05/07/2023 para la revisión de la Caracterización, planes y formatos.\nResponsable Seguimiento: Lilia Correa\n\nCuarto trimestre 2023: Se revisaron y actualizaron los documentos del proceso que fueron necesarios, incluyendo la caracterización y los procedimientos. \nResponsable Seguimiento: Lilia Correa","https://drive.google.com/drive/folders/1Tkq5XuJy6W3n4Gh9S4V0P1BQBotQjqiD","18/04/2023: De acuerdo con la acción \"Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso publicados en el Sistema Integrado de Gestión (MALOCA)\" para el primer trimestre del 2023 la OAP no recibe del proceso solicitudes de creación, modificación o eliminación de documentos. Se comparten los documentos en versión editable por solicitud del responsable del proceso. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n14/07/2023: De acuerdo con la acción \"Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso de gestión documental publicados en el Sistema Integrado de Gestión (MALOCA)\" se realiza el inventario de documentos actualizados con un avance del 32% de los documentos actualizados. Se programa mesa de trabajo y se sugiere ampliar la fecha de finalización de la acción del 30/06/2023 al 31/12/2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n25/10/2023: De acuerdo con el reporte para el tercer trimestre se valida la solicitud por parte del proceso. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el reporte se valida el cumplimiento de la acción por parte del proceso. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció la actualización documental en Maloca - página web\n\nSe da por terminada la actividad","https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-01/CR-GRF-11-01%20Caracterizaci%C3%B3n%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20de%20Recursos%20F%C3%ADsicos%20y%20Ambiental.pdf","EFECTIVA","Cerrada","Juan harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[16,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","No está implementada una base única de conocimiento que permita identificar las últimas versiones de los instrumentos ante la ausencia del colaborador a cargo de su construcción, con base en una arquitectura de la información de gestión TIC y de MSPI","Oportunidad de mejora",null,"Anaterior:\nDentro de la base de conocimiento existente, se construirá una reunión con el area de Gestión documental para identificar la forma en que se debe guardar y estructurar la información contractual del area.\nReformulada:\nSe estructurará la base de conocimiento, incluyendo las versiones de los instrumentos generados por GT referentes a Gobierno Digital y Seguridad Digital, generando así, una única base de conocimiento de Gestión tecnológica\n","Acción Preventiva y/o de mejora","Base se conocimiento - Gestión Tecnológica","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-02-12","15/02/2023","28/02/2023\n15/12/2023","Primer trimestre 2023: No hay funcionario a cargo del area de Gestión Documental para llevar a cabo la reunión\nResponsable Seguimiento: Ingenieros de Gestión Tecnológica\n\nTercer Trimestre - 03/10/2023: \nLa acción planteada para la solución de este punto no respondía a la mejora sugerida por la auditoría por lo que fue necesario replantearla, siendo así las cosas para el cuarto trimestre se crearán dos carpetas en la Base de Conocimiento del proceso de Gestión Tecnológica que contengan los edtiables y versiones de los instrumentos relevantes de cada uno de los temas.\nSin embargo cabe mencionar que estos instrumentos son custodiados, vesionados, revisados y publicados en la Maloca por el contratista a cargo del SIG para lo cual dispone de un repositorio físico donde se ubican las versiones de los editables.\nPara el público existe la página web donde en la sección de transparencia están publicados los documentos en versión definitiva.\n\nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\n\nCuarto Trimestre\nSe estructuró la base de conocimiento, incluyendo las versiones de los instrumentos generados por GT referentes a Gobierno Digital y Seguridad Digital, generando así, una única base de conocimiento de Gestión tecnológica.\nResponsable Seguimiento: Ingeniera Contratista OAP- Gestión Tecnológica, Juliett Yaver.\nFecha de reporte: 14/12/2023","\n\n https://drive.google.com/drive/folders/1IlL6sA1SS4ES_W-rLxBM6WF3EyIA6CTe?usp=share_link\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1il0lLLJo7IIgb9xwRKUU0CtgHhmd1Gr-?usp=drive_link\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/14TVY0dY3nKnNux4SLQpgvB6OnOYrp8wl?usp=drive_link\n\n\nEvidencia Cuarto Trimestre:\n\nhttps://docs.google.com/document/d/1SSt67NQwLORbSkkLWmkV8baKplSwnsEvqfaBAN-BjCs/edit?usp=drive_link\n","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada la OAP valida la reformulación de la acción, sin embargo, no se logra validar la fuente verificable \"Base Conocimiento\" del proceso que incluye Gobierno Digital y Seguridad Digital dado que existe acceso restringido. Se recomienda identificar la causa de la oportunidad de mejora.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n12/01/2024: De acuerdo con el reporte por parte de los responsables del proceso de la acción preventiva, se valida la reformulación de la acción y la solicitud de ampliación de cierre para el 15/12/2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n","Se remitió memorando 1913 de 28/12/2023 con el fin de solicitar modificación de la actividad en tiempos\n\nSe evidenció el documento denominado Base de Conocimiento radicado en el enlace  https://drive.google.com/drive/folders/0ABmPgi6BcYK-Uk9PVA\n\nSe da por terminada la actividad","https://drive.google.com/drive/folders/0ABmPgi6BcYK-Uk9PVA",null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[16,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","sistemas de información  no se desarrolla el dominio siguiendo los lineamientos (MRAE) en cuanto a la construcción de un modelo metodológico de estandarización (arquitectura de referencia), gestión de cambios y apropiación del control, mantenimiento y conocimiento","Oportunidad de mejora",null,"Se elaborara un plan de trabajo para elaborar el modelo metodológico de estandarización (arquitectura de referencia), gestión de cambios y apropiación del control, mantenimiento y conocimiento","Acción Preventiva y/o de mejora","Plan de trabajo desarrollo dominio MRAE  para sistemas de información","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-05-12","16/02/2023","16/03/2023","Primer trimestre 2023: Se elabora el plan de trabajo para desarrollar el dominio de los sistemas de información segun los lineamientos del MinTic del Modelo de Arquietctura Empresarial.\nResponsable Seguimiento: Ingeniero a cargo de los sistemas de información\n\nSegundo trimestre 2023: Se actualiza el plan de trabajo para dar inicio al desarrollo del MRAE en el IDEP con activiades que desarrollan el Dominio Sistemas de Información e inclusión de articulación para este tema con el MSPI.\nResponsable Seguimiento: Constratista a Cargo de los Sistemas de Información\n\nTercer trimestre 2023: Actividad entregada y reportada en el segundo trimestre 2023.\n\nTERMINADA","https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tGiZwzua6wiBigV0EElBBy5tfPgx6SBQ/edit?usp=drive_link&ouid=115541243112431525010&rtpof=true&sd=true\n\n https://drive.google.com/drive/folders/1IlL6sA1SS4ES_W-rLxBM6WF3EyIA6CTe?usp=share_link\n\nN/A","25/10/2023:  De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada, con evidencia del plan de trabajo.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n\n12/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el primer trimestre.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","El plan de trabajo denominado \"plan de trabajo desarrollo dominio MRAE para sistemas de información\" contiene actividades que inician en 2024 y terminan en 2025. Se cierra la actividad condicionada a la revisión de la audoría del 2024",null,"INEFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[17,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","No se encuentran referenciados los avances en implementación de un modelo metodológico de ciclo de fabrica para sistemas de información, incluyendo los mantenimientos, que si bien no está completo si representa avance. ","Oportunidad de mejora",null,"Se  estandarizará un formato para el registro de cambios por cada sistema de información donde se contemple el modelo del ciclo de fábrica. ","Acción Preventiva y/o de mejora","Formato cambios sistemas de información","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-05-12","16/03/2023","16/04/2023","Segundo trimestre 2023: Se actualizó el formato de requerimientos para incluir los cambios que se requieran a los componentes en el ciclo de vida del software, basado en el metodología scrum, cuando sean desarrollos nuevos. Para los sistemas que se encuentran en producción se utiliza el documento de control de cambios que aplica a todos los sistemas de información.\nResponsable Seguimiento: Contratista a cargo de los sistemas de información.\n\nTercer trimestre 2023: Actividad entregada y reportada en el segundo trimestre 2023.      \n\nTERMINADA","https://drive.google.com/drive/u/2/folders/1zRh8Lny5NMqf7yduZzHxPB2vOupSyXIW\n\n ","25/10/2023:  De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada, con evidencia del formato cambios sistemas de información.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n12/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el segundo trimestre.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidencia en la maloca en el link:  \nhttps://www.idep.edu.co/articulo/gt-12-proceso-de-gestion-tecnologica el documento FT-GT-12-22 Registro de necesidades de los sistemas de información. \nSe da por cumplida esta actividad y se realiza el cierre de la misma.",null,"EFICIENTE","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[17,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","El dominio no está completamente desarrollado conforme a los lineamientos (MRAE), falta planeación de capacidad y los modelos de monitoreo, documentación de las acciones de mejora de servicios e infraestructura y no se ha documentado el catálogo de servicios conforme al instrumento de Mintic, Anexo 1. Herramienta para la construcción del PETI.xlsx sesiones 3 y 5 . aunque existe un plan de contingencia tecnológica del IDEP, no lo relata en articulación con los servicios TIC.","Oportunidad de mejora",null,"Se elaborará el catálogo de servicios conforme al instrumento de Mintic, Anexo 1. Herramienta para la construcción del PETI.xlsx sesiones 3 y 5.","Acción Preventiva y/o de mejora","Catalogo de servicios","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-05-12","16/02/2023","16/03/2023","Primer trimestre 2023: Debido al volumen de actividades para el primer trimestre, no programadas, esta actividad se reporgrama para ser realizada en el segundo trimestre de 2023.\nResponsable Seguimiento: Ingeniera Zulay Garcia\n\nTercer trimestre 2023: Actividad entregada y reportada en el segundo trimestre 2023. \nResponsable Seguimiento: Ingeniera Zulay Garcia\n      \nCuarto trimestre 2023: Actividad entregada y reportada en el segundo trimestre 2023.   \nResponsable Seguimiento: Ingeniera Zulay Garcia\n","https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-05/Plan%20Estrat%C3%A9gico%20de%20Tecnolog%C3%ADas%20de%20la%20Informaci%C3%B3n%20y%20las%20Comunicaciones%20PETI%202023.pdf\n\nhttps://drive.google.com/drive/u/0/folders/1zRh8Lny5NMqf7yduZzHxPB2vOupSyXIW","25/10/2023:  De acuerdo con el seguimiento de la OAP, no se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada, dado que es reprogramada pero no se encuentra el reporte. Se debe solicitar ampliar fecha de finalización.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n12/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el segundo trimestre.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se da por cerrada, su verificación de efectividad se dará en la próxima auditoría de Gobierno Digital.",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[18,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","El dominio de información, está incluido en el PETI de manera teórica, no se presenta evidencia de su desarrollo ni de la construcción de los instrumentos relacionados para apoyar la toma de decisiones basadas en datos, a través de iniciativas relacionadas con: Herramientas de análisis tales como bodegas de datos, herramientas de inteligencia de negocios y modelos de análisis, como Herramientas de análisis referencia al correlacionador de eventos y el firewall los cuales no son herramientas de analítica.","Oportunidad de mejora",null,"Secontemplará dentro del plan de trabajo del PETI (item #7 de este documento)","Acción Preventiva y/o de mejora","Plan de trabajo PETI","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-05-12","21/02/2023","2023-12-04","Segundo trimestre 2023: Se elaboró el plan de trabajo para la actualización del documento PETI V1 2023 de acuerdo a la Guia 6 y guia MITIC \nResponsable Seguimiento: Ingeniera Zulay Garcia\n\nTercer trimestre 2023: Actividad entregada y reportada en el segundo trimestre 2023. \n\n\nTERMINADA","https://drive.google.com/drive/u/2/folders/1zRh8Lny5NMqf7yduZzHxPB2vOupSyXIW\n\n ","25/10/2023:  De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada, con evidencia de la fuente verificable.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n12/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el segundo trimestre.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se da por cerrada, su verificación de efectividad se dará en la próxima auditoría de Gobierno Digital.",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[19,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Actualización del inventario de Activos, no está completamente actualizado en cuanto a su diligenciamiento, tal es el caso de los servidores, que solo incluye los físicos pero no los virtualizados, pese a que la calificación de propósito y criticidad corresponde al servicio. Igualmente sobre los sistemas de información, no está clara la diferenciación entre base de datos y aplicación y se observa que HUMANO no está en el inventario, que aunque este en SAS sigue siendo un activo crítico, falta retirar algunos activos tal como el lector de huellas. De igual manera, faltan actualizaciones en los registros de backup.","Oportunidad de mejora",null,"Se actualizará los inventarios de activos del proceso tecnológica con las observaciones indicadas en la auditoría.","Acción Preventiva y/o de mejora","Inventario de activos del proceso de información tecnológica","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-06-12","2023-01-02","15/02/2023","Primer trimestre 2023: En el formato de activos de información, se incluyen los sistemas de información Goobi (Activo GT-079) en el listado de los activos de información diferenciando la aplicación de la Base de Datos, así mismo se incluyen los activos Sistema Humano (GT-077) y la Base de Datos del sistema Humano (GT-078). \nResponsable Seguimiento: Ingenieros de Gestión Tecnológica\nActividad entregada y reportada en el primer trimestre 2023.      \n\nTERMINADA","\n\n https://drive.google.com/drive/folders/1IlL6sA1SS4ES_W-rLxBM6WF3EyIA6CTe?usp=share_link\n\nN/A","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n22/12/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada con el documento en excel: INVENTARIO ACTIVOS DE INFORMACIÓN SOFTWARE, HARDWARE Y SERVICIO DEL IDEP\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se da por cerrada, su verificación de efectividad se dará en la próxima auditoría de Gobierno Digital. Se evidenció el documento \"Activos_Información IDEP - Publicar 2022\" en el drive",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[20,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Esta actividad: “Realizar dos capacitaciones y formación para incluir aspectos relacionados con seguridad de la información y activos de información a los funcionarios del IDEP”, en la que debe estar incluida la Socialización de lineamientos y Herramienta -Gestión de Riesgos de Seguridad y privacidad de la Información, Seguridad Digital y Continuidad de la Operación.","Oportunidad de mejora",null,"Se incluirá en la presentación de las capacitaciones de Seguridad de la información los aspectos relacionados con los lineamientos y Herramienta -Gestión de Riesgos de Seguridad y privacidad de la Información, Seguridad Digital y Continuidad de la Operación.","Acción Preventiva y/o de mejora","Presentación de las capacitaciones de seguridad de la información","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-06-12","2023-01-05","6/01/2023\n30/12/2023","Primer trimestre 2023:\nSe corrijen las fechas de inicio y finalización de esta actividad ya que se había invertido mes y día.\nEsta programada para el segundo trimestre.\nResponsable Seguimiento: Ingenieros de Gestión Tecnológica\n\nTercer Trimestre - 04/10/2023: \nEsta acción queda reprogramada para el cuarto trimestre. \nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\n\nCuarto Trimestre\nSe elaboró presentación y se realizó la transferencia de conocimiento al talento humano del IDEP, incluyendo  los aspectos relacionados con los lineamientos y Herramienta -Gestión de Riesgos de Seguridad y privacidad de la Información, Seguridad Digital y Continuidad de la Operación. Se solicita la ampliación de la fecha para 30/12/2023.\nResponsable Seguimiento: Ingenieros de Gestión Tecnológica - Contratistas Juliet Yaver, Zulay García, Oscar Lozano, y Técnico Opertativo Cesar Linares.\nFecha de reporte: 14/12/2023\n","Cuarto Trimestre:\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1AFP7NbWrT3FY2-j-SHlsMSqW4T4qZ4i-\n","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se recomienda solicitar la ampliación de la fecha de finalización y es necesario identificar la causa de la observación u hallazgo.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n22/12/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada de acuerdo con la solicitud la ampliación de la fecha para 30/12/2023 \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se da por cerrada, su verificación de efectividad se dará en la próxima auditoría de Gobierno Digital. Se evidenció el documento \"Transferencia de conocimiento\" en el drive",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[21,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Hay 4 actividades que no aplican al Plan de tratamiento de riesgos, ya que corresponden a actividades de operación rutinarias como resultado de la implementación de controles para el tratamiento de riesgos que pueden mitigarse. Por lo tanto hacen parte de la matriz de riesgos o Definición e implementación de configuraciones desde la consola del antivirus, generando reportes de seguimiento o Definición e implementación de configuraciones desde la consola del firewall, generando reportes de seguimiento o Registro de Acceso físico autorizado a los datacenter o Parametrización de la gestión de cambio de contraseñas en los usuarios de domino y aplicaciones del IDEP","Oportunidad de mejora",null,"Se eliminarán del plan de tratamiento de riesgos las 4 actividades mencionadas y se incluirán en la Matriz de Riesgos. Se especifica item # 32. ","Acción Preventiva y/o de mejora","Plan de Tratamiento de Riesgos 2023","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-06-12","14/02/2023","2023-09-30","Primer trimestre 2023: Se incluirán en el seguimiento cuatrimestral las 4 actividades mencionadas en la Matriz de riesgos en la revisión y actualización  de la Matriz de Riesgos, realizada con la OCI el día 27 de marzo.\nResponsable Seguimiento: Ingenieros de Gestión Tecnológica\n\nTercer Trimestre - 04/10/2023: \nEsta acción se reporta en este trimestre, sin embargo fue realizada y entregada en el primer cuatrimestre de la vigencia. \nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\n\nCuarto Trimestre - 15/12/2023: Se complementó las actividades de operación rutinarias al riesgo de gestión de la Matriz de Riesgos. Se solicita \nTERMINADA","\n\n https://drive.google.com/drive/folders/1IlL6sA1SS4ES_W-rLxBM6WF3EyIA6CTe?usp=share_link\n\nhttps://drive.google.com/drive/u/2/folders/1HMkCuMryc4-tBHTY4Pk0NlEzmZ7OguUk","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada de acuerdo con la solicitud la ampliación de la fecha para 30/09/2023. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se da por cerrada, su verificación de efectividad se dará en la próxima auditoría de Gobierno Digital. Se evidenció el documento \"Transferencia de conocimiento\" en el drive",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[22,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Los riesgos están declarados de manera genérica sin formular las acciones de tratamiento dependiendo de la causa del riesgo, ya que dependiendo de la causa existen mecanismos preventivos o mecanismos reactivos","Oportunidad de mejora",null,"Se realizará mesa de trabajo para analizar los riesgos formulados y de ser necesario su ajuste","Acción Preventiva y/o de mejora","Mapa de Riesgos actualizado","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-06-12","15/3/2023","15/5/2023","Segundo trimestre 2023: Se formularon los riesgos de manera específica dentro del Mapa de Riesgos, definiendo las acciones de tratamiento dependiendo de la causa del riesgo contemplando los mecanismos preventivos o mecanismos reactivos según corresponda.\nResponsable Seguimiento: Gestión TI\nCuarto trimestre 2023:\nSe realizaron las mesas de trabajo del 22 al 27 de marzo de 2023 donde se ajustó la descripción de los controles a los Riesgos del proceso.\n\nActividad entregada y reportada en el segundo trimestre 2023.      \n\nTERMINADA","https://docs.google.com/spreadsheets/d/1VGNCD5sFP8o7dUYDkSGclw86HVGn8pCS/edit#gid=1135759406\n\n ","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el segundo trimestre. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se da por cerrada, su verificación de efectividad se dará en la próxima auditoría de Gobierno Digital. ",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[23,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Se observa que el PL-GT-12-02 Plan Contingencia Tecno V13.pdf, no incluye explícitamente la relación entre el tratamiento de riesgos y los planes de continuidad, teniendo en cuenta la correlación entre activos – riesgos y planes de contingencia y continuidad.","Oportunidad de mejora",null,"Se ajustará el plan de contingencia del área de gestión tecnológica de acuerdo a los planes que tenga la entidad.\n\nSe reformula por: Se realizará mesa de trabajo para analizar los riesgos formulados y de ser necesario su ajuste","Acción Preventiva y/o de mejora","Plan de contingencia Actualizado","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-06-12","15/06/2023","30/07/2023","\nTercer Trimestre - \nSe actualizó el plan de contingencia en atención a la auditoría, adicionando lo indicado incluyendo una relación  entre el tratamiento de riesgos y los planes de continuidad, teniendo en cuenta la correlación entre activos – riesgos y planes de contingencia y continuidad, aunque es de anotar que esto solo lo ha realizado Gestión Tecnológica, lo que evidencia que se requiere que todas las áreas de la entidad realicen esta labor, siendo necesario ampliar la cobertura de las auditorías con el enfoque de Gobierno Digital transversalizada a toda la entidad.\nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\n\nCuarto Trimestre - Actividad cumplida\nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\nTERMINADA","\n\n \n\nhttps://drive.google.com/drive/u/2/folders/1HMkCuMryc4-tBHTY4Pk0NlEzmZ7OguUk","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el tercer trimestre. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se da por cerrada, su verificación de efectividad se dará en la próxima auditoría de Gobierno Digital. ",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[24,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Se observa que el PL-GT-12-02 Plan Contingencia Tecno V13.pdf, el plan no incluye los instrumentos de contingencia\nde negocio durante la interrupción, levantamiento de la contingencia y recuperación al estado normal. Tampoco incluye el nivel de responsabilidad de las áreas sobre su aplicabilidad frente a una crisis","Oportunidad de mejora",null,"Se realizará plan de trabajo para ajustar el plan de contingencia del área de gestión tecnológica y realizar las recomendaciones necesarias para que cada una de las dependencias del IDEP realice su plan de contingencia.","Acción Preventiva y/o de mejora","Plan de Trabajo ajuste plan de contingencia","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-06-12","2023-01-08","30/09/2023","\nTercer Trimestre - \nSe actualizó el plan de contingencia en atención a la auditoría. Se recomienda ampliar la auditoría sobre Gobierno Digital a todas las áreas de la entidad con el fin de evitar singularidades y crecimientos asimétricos sobre este tema, como se describe en esta recomendación de mejora.\n\nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\n\nTERMINADA","\n\n \n\nhttps://drive.google.com/drive/u/2/folders/1HMkCuMryc4-tBHTY4Pk0NlEzmZ7OguUk","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el tercer trimestre. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció el documento denominado \"PL-GT-12-02 Plan de Contingencia Tecnológica\" publicado en el enlace https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-01/PL-GT-12-02%20Plan%20de%20Contingencia%20Tecnol%C3%B3gica.pdf. Se verificará su efectividad en auditoría de Gobierno Digital. Se da por cerrada",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[25,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Ya se encuentran desarrollados los planes de acción por cada servicio registrado para continuidad a excepción del correo electrónico, pero solo asocia tareas a cargo del equipo TIC, no incluye las acciones de las áreas. Debe ser más explicó en los tiempos relacionados a terceros. Para el caso de las áreas no hay referencia al levantamiento de requisitos de equipo frente a un siniestro que los afecte tales como: Dónde están sus archivos claves sin lo que no puede ejecutar sus funciones?, Tiene instalaciones especiales en su equipo de cómputo que requiere para cumplir sus funciones?, Tiene accesos directos a aplicaciones externas, que no sabe cómo acceder desde otro equipo?, Tiene documentos clave para su operación, que solo están en su correo electrónico?.\nNo se incluye el análisis de recursos requeridos para cada alternativa de continuidad de acuerdo a la prioridad y criticidad establecida en el documento.","Oportunidad de mejora",null,"Se realizará plan de trabajo para ajustar el plan de contingencia del área de gestión tecnológica y realizar las recomendaciones necesarias para que cada una de las dependencias del IDEP realice su plan de contingencia.","Acción Preventiva y/o de mejora","Plan de Trabajo ajuste plan de contingencia","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-06-12","2023-01-08","30/09/2023","Primer trimestre 2023:\nResponsable Seguimiento:\nTercer Trimestre - 04/10/2023: \nSe actualizó el plan de contingencia en atención a la auditoría. Se recomienda ampliar la auditoría sobre Gobierno Digital a todas las áreas de la entidad con el fin de evitar singularidades y crecimientos asimétricos sobre este tema, como se describe en esta recomendación de mejora.\nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\n\n\nCuarto trimestre\nSe socializó en la transferencia de conocimiento del día 17 de octubre del 2023 que cada dependencia debe contar con su plan de contingencia y plan de continuidad de negocio y recuperación de desastres y se ratifico con memorando No.  06-817-2023-001570 de fecha 1 de noviembre de 2023.\n\nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver","\n\n \n\nhttps://drive.google.com/drive/u/2/folders/1HMkCuMryc4-tBHTY4Pk0NlEzmZ7OguUk","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el avance de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el IV trimestre. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n","Se evidenció el documento denominado \"PL-GT-12-02 Plan de Contingencia Tecnológica\" publicado en el enlace https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-01/PL-GT-12-02%20Plan%20de%20Contingencia%20Tecnol%C3%B3gica.pdf. Se verificará su efectividad en auditoría de Gobierno Digital. Se da por cerrada",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[26,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Los planes de contingencia tanto para fallos en la configuración o fallo total del firewall no incluyen el hecho de que el proveedor Fortinet no puede remplazar el firewall con stock, dado que ya no se fabrica. Deben incluirse la alternativas ya sea de importación o de adquirir un nuevo firewall con las consecuentes tareas de reconfiguración. El soporte solo va hasta mayo de 2023. A nivel de alternativa contingente debe incluirse la configuración de los firewall disponibles basados en software.","Oportunidad de mejora",null,"Se actualizará el plan de contingencia para el firewall de acuerdo a las observaciones.","Acción Preventiva y/o de mejora","Plan de contingencia Actualizado","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-06-12","2023-01-08","30/08/2023","\nTercer Trimestre - 04/10/2023: \nSe actualizó el plan de contingencia en atención a la auditoría. Se contrata el servicio de FWaaS para remplazar el firewall con el que cuenta la entidad, dado que ya alcanzó su fin de vida programado por el fabricante. Actualmente esta el servicio FWaaS activo y con la configuración migrada en su gran mayoría.  \nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\n\n\nTERMINADA","\n\n \n\nhttps://drive.google.com/drive/u/2/folders/1HMkCuMryc4-tBHTY4Pk0NlEzmZ7OguUk","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el tercer trimestre. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció el documento denominado \"PL-GT-12-02 Plan de Contingencia Tecnológica\" publicado en el enlace https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-01/PL-GT-12-02%20Plan%20de%20Contingencia%20Tecnol%C3%B3gica.pdf. Se verificará su efectividad en auditoría de Gobierno Digital. Se da por cerrada",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[27,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","El Plan de contingencia no incluye los resultados de los informes de cada plan de acción, y de la materialización de riesgos, como insumos para la actualización y mejora continua del Plan y de la matriz de riesgos.","Hallazgo",null,"Se realizará un análisis de lo indicado por la auditoria, para tomar las acciones pertinentes.  Es importante resaltar que las acciones que se requieran dependeran de los recuros  de talento humano y económicos que tenga el IDEP.","Acción Correctiva","Resultado de la evaluación","Jefe Oficina Asesora de Planeación","15/12/2022","2024-08-09","2025-08-09","\nTercer trimestre 2023:\nResponsable Seguimiento: Se actualizó el plan de contingencia en atención a la auditoría, complementándolo con los resultados de los informes de cada plan de acción y de la materialización de riesgos que serán insumos para la actualización y mejora continua del Plan y de la matriz de riesgos. Se recomienda que el resto de áreas trabajen estos documentos, por lo que se recomienda que se amplie el frente de acción de las auditorias internas en relación con Gobierno Digital.\nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\n\nTERMINADA","https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-01/PL-GT-12-02%20Plan%20de%20Contingencia%20Tecnol%C3%B3gica.pdf","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Correctiva.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n\n12/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Correctiva para el tercer trimestre.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció el documento denominado \"PL-GT-12-02 Plan de Contingencia Tecnológica\" publicado en el enlace https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-01/PL-GT-12-02%20Plan%20de%20Contingencia%20Tecnol%C3%B3gica.pdf. Se verificará su efectividad en auditoría de Gobierno Digital. Se da por cerrada",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[28,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","El documento: FT-GT-12-19 Activos de Información del IDEP 2022 académica, Aun no se cuenta con un formato de Plan de Backup’s unificado que permita, en un único documento, identificar de forma rápida y clara todos los objetos a los que se les está generando copias de seguridad, sus frecuencias, tiempos de retención, responsables y disposición final de todas las copias de seguridad de la información respaldada, para así poder recuperarla de forma ágil y oportuna, como se había recomendado en el informe de la auditoria anterior","Oportunidad de mejora",null,"Se hará un análisis para establecer la pertinencia de elaborar un formato o herramienta que nos genere la seguridad de información a la que se le hace backup.","Acción Preventiva y/o de mejora","Documento resultado análisis","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-06-12","2023-01-09","2023-12-13","\nTercer Trimestre - 04/10/2023: \nSe actualiza el formato y manual  de backup de servidores\nResponsables Seguimiento:  Jefe de Planeación\n\nCuarto Trimestre:\nSe actualiza el formato y manual de backup de servidores y se crea el procedmiento de backup del IDEP.\nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver","https://www.idep.edu.co/articulo/gt-12-proceso-de-gestion-tecnologica ","25/10/2023: \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se valida la creación del procedimiento y del formato backups con cumplimiento de la acción de acuerdo con la solicitud de ampliación de la fecha de finalización para el 30/12/2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se encontró el documento denominado \"PRO-GT-12-13 Procedimiento de Backup del IDEP\" en el enlace https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-01/PRO-GT-12-13%20PROCEDIMIENTO%20DE%20BACKUP%20DEL%20IDEP.pdf\n\nSe da por cerrada, la verificación de efectividad se dará en la auditoría de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[29,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Aun no se ha documentado el procedimiento de almacenamiento alterno a los equipos de la Entidad, de los medios generados por las copias de seguridad, con disponibilidad permanente y sin restricciones geográficas.","Oportunidad de mejora",null,"Se elaborará un procedimiento de backup.","Acción Preventiva y/o de mejora","Procedimiento","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-06-12","2023-01-10","30/10/2023\n13/12/2023","\nTercer trimestre 2023:\nSe traslada para el cuarto trimestre el procedimiento de backup del IDEP que sea armonizado con el FT-GT-12-16 Control backup y revisión de servidores\nMN-GT-12-08 Manual para la gestión de backup del IDEP\nResponsable Seguimiento: Técnico Operativo - César Linares\n\nCuarto Trimestre\nSe elaboró el procedimiento de backup del IDEP  armonizado con el FT-GT-12-16 Control backup y revisión de servidores MN-GT-12-08 Manual para la gestión de backup del IDEP\nResponsable del reporte: Técnico Operativo Cesar Linares.\nFecha del reporte:14/12/2023","\n\n \nCuarto Trimestre:\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1uunEM_jkU5zcPaw5g-MqNmswHelJtRtV?usp=drive_link\n","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se recomienda solicitar la ampliación de la fecha de finalización y es necesario identificar la causa de la observación u hallazgo.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se valida la creación del procedimiento y del formato backups con cumplimiento de la acción de acuerdo con la solicitud de ampliación de la fecha de finalización para el 13/12/2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se encontró el documento denominado \"PRO-GT-12-13 Procedimiento de Backup del IDEP\" en el enlace https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-01/PRO-GT-12-13%20PROCEDIMIENTO%20DE%20BACKUP%20DEL%20IDEP.pdf\n\nSe da por cerrada, la verificación de efectividad se dará en la auditoría de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[30,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","El IDEP cuenta con una política general de seguridad de la información PO-GT-12-01 Política seguridad privacidad info V4.pdf, con fecha de noviembre de 2021, cuyo contenido aún no se encuentra articulado a los lineamientos establecidos por MINTIC en el MSPI. El documento no describe las políticas de seguridad adoptadas por la entidad, alineadas con los objetivos de control de la norma, únicamente menciona un listado de instrumentos que no coinciden con los 42 instrumentos de Gestión Tecnológica del listado del FT-MIC-03-08 Listado Maestro Documentos 2021.xls publicado por la entidad, no incluye marco normativo, no hace referencia a Seguridad Digital y adolece de los elementos puntuales que direccionan la actuación de los funcionarios, contratistas y proveedores en el uso y responsabilidad sobre los activos de información y privilegios.","Hallazgo",null,"Se publicará en maloca la versión actualizada en 2022 de la PO-GT-12-01 Política seguridad privacidad info.","Acción Correctiva","Publicación en Maloca de la política ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-06-12","2023-01-02","2023-02-28","Primer trimestre 2023: El documento PO-GT-12-01  Política Seguridad y Privacidad de la Información.pdf publicado en la Maloca es la versión No.5 con fecha de aprobación 29/12/2022\n\nResponsable Seguimiento: Técnico Operativo OAP\n\nTercer trimestre 2023:\nSe publicó en maloca la versión No. 5 actualizada en 2023 de la PO-GT-12-01 Política seguridad privacidad info. Fecha de Aprobación: 30/06/2023.\n\nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\n\nTERMINADA","\n\n https://drive.google.com/drive/folders/1IlL6sA1SS4ES_W-rLxBM6WF3EyIA6CTe?usp=share_link\n\nhttps://www.idep.edu.co/articulo/gt-12-proceso-de-gestion-tecnologica","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Correctiva.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n12/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Correctiva para el segundo trimestre.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció el documento denominado \"PO-GT-12-01  Política Seguridad y privacidad de la información\" en el enlace https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-06/PO-GT-12-01%20Politica%20de%20seguridad%20y%20privacidad%20de%20la%20informaci%C3%B3n%20V5.pdf\n\nSe da por cerrada, la verificación de efectividad se dará en auditoría de Gobierno Digital.",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[31,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Se observa que el documento entregado a la auditoría “articles-150507_Instrumento_Evaluacion_MSPI idep2022s1.xlsx”,, no está debidamente diligenciado toda vez que no define la aplicabilidad, brecha y evidencia de todos los controles de seguridad que se deben implementar para el MSPI, y que se constituye en el insumo para la Planeación, se emiten las siguientes observaciones que generan baja confianza en la estimación de avance presentada por la entidad:\n\n1. No se registra evidencia o se registra “no existe” en 67 controles de los 112 definidos en el documento de evaluación, es decir más del 50% de los controles, sin embargo, se reporte un avance promedio de 60.\n\n2. Se observa que el documento entregado a la auditoría “articles-150507_Instrumento_Evaluacion_MSPI idep2022s1.xlsx”,, no está debidamente diligenciado toda vez que no define la aplicabilidad, brecha y evidencia de todos los controles de seguridad que se deben implementar para el MSPI, y que se constituye en el insumo para la Planeación, se emiten las siguientes observaciones que generan baja confianza en la estimación de avance presentada por la entidad:\n\n2.1 Las evidencias para determinar el nivel de cumplimento de los controles son insuficientes ya que mencionan su existencia más no si son efectivos y no se verifica su efectividad, ni se hace referencia a los procedimientos, formatos, instructivos o manuales relacionados con el control implementado, además de estar mal redactados.\n\n2.2 En algunos controles se denota la falta de entendimiento del objetivo del control, tal es el caso del control: A.9.4.5: Control de acceso a códigos fuente de programas, en el cual se registra en la evidencia: “En el IDEP no se desarrolla software.”, y registra un cumplimiento en 100. El objetivo de este control es proteger los códigos fuentes de los sistemas y servicios de TI, y el Idep posee el código fuente de varios de sus portales desarrollados o personalizados para el Idep por encargo a contratistas, tal es el caso del nuevo portal contratado con la Universidad Nacional, donde el contrato relaciona a Gitlab como repositorio de código fuente.\n\n2.3 En los dominios de mayor entendimiento técnico no se encuentran documentadas las columnas del instrumento, pese a que en la práctica están las configuraciones técnicas de operación y comunicaciones en la plataforma. No se diligencian correctamente las columnas de pruebas, evidencia y brecha asignadas al evaluador, donde se debe registrar lo siguiente conforme al articles-150519_Instructivo_instrumento_Evaluacion_MSPI.pdf de Mintic:\n\n• Prueba: Este campo es la guía para que el evaluador desarrolle las pruebas y revise el nivel de cumplimiento frente a la Norma ISO 27001:2013, Gobierno en Línea y el MSPI.\n• Evidencia: Este campo debe diligenciarse por el evaluador, documentando el resultado de las entrevistas, la fecha de la entrevista y el cargo del entrevistado, y adjuntando como documento embebido la evidencia de una prueba o hallazgo.\n• Brecha: Este campo debe diligenciarse por el evaluador, indicando que le hace falta al control o requisito para cumplir frente a la Norma ISO 27001:2013, Gobierno en Línea y el MSPI.\n• Nivel de cumplimiento: solo acepta los valores 0, 20, 40, 60, 80 y 100 que deben ser consecuentes con la evidencia.\n• Recomendación: Este campo debe diligenciarse por el evaluador, y debe indicar las actividades o acciones requeridas para solucionar las debilidades, incumplimientos evidenciados durante las pruebas.\n\n2.4 Hay controles en los que se registra la evidencia en la columna de recomendaciones, simplemente relacionado un link sin ninguna descripción, un enlace a documentos web que ya no existen, el mismo link repite para varios controles, o simplemente haciendo mención a la existencia de un procedimiento sin referencia del nombre, o a una acción sin ningún tipo de soporte.\n\n2.5 También se encuentra que en varios de los controles se pone como evidencia hechos que ocurrieron y se realizaron acciones que no tiene relación alguna con el control referenciado, como es el caso del control AD.6.2.3 en el cual la evidencia hace referencia al traslado de la sede: “Con el traslado de sede de la entidad de arrayanes se establecía las nuevas competencias y responsabilidades de seguridad así como el manejo de los componentes de la seguridad tanto interna como la del centro de cómputo” y el objetivo de control es el cumplimiento técnico de los sistemas de información, además se registra un nivel de cumplimiento de 60, siendo claro que la evidencia esta fuera de contexto.\n\n2.6 Hay dualidad en el diligenciamiento de varios controles, en la columna evidencia registra que no existe y en la columna de recomendación menciona generalmente la existencia del control, un ejemplo de esto se aprecia en la siguiente imagen en la cual para el control A 6.1.4 Contacto con grupos especiales se registró en la columna evidencia:” No se cuenta con grupos de interés especial u otros foros y asociaciones profesionales especializadas en seguridad. Por ejemplo, a través de una membresía” y en la columna de recomendación se registra que si existe suscripciones a estos grupos. Vale aclarar que el gobierno nacional ha establecido varios grupos de apoyo para la seguridad digital y ciberseguridad estatal.\n\n2.6 En la totalidad de los controles registrados con evidencia o recomendación solo se hace mención a la existencia o diligenciamiento de algún documento o acción, pero no se registra en ninguno, su nivel de documentación, su efectividad o resultados de medición y seguimiento, sin embargo en algunos de estos controles, el nivel de cumplimiento se registra con valores de 60, 80 o 100 que no resulta consecuente.","Hallazgo",null,"Se actualizará el “articles-150507_Instrumento_Evaluacion_MSPI idep2022s1.xlsx”, de manera que refleje la realidad del IDEP de acuerdo a las observaciones emitidas por la auditoría. ","Acción Correctiva","Instrumento de Evaluación","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-06-12","2023-01-06","30/06/2023\n30/12/2023","Segundo trimestre 2023: El instrumento “articles-150507_Instrumento_Evaluacion_MSPI idep2022s1.xlsx” está en actualización. Se entrega avance.\nResponsable Seguimiento: Contratista asignado a documentación MSPI\n\nTercer Trimestre - 04/10/2023: \nEl instrumento “articles-150507_Instrumento_Evaluacion_MSPI idep2022s1.xlsx” está en actualización. Se entrega avance.\nSe recomienda extender la auditoría para que toda la entidad responda en compromiso con Gobierno Digital.\nResponsable Seguimiento:  Ingeniera contratista de Gestión Tecnológica-. Zulay García\n\nCuarto Trimestre\nSe actualizó el instrumento “articles-150507_Instrumento_Evaluacion_MSPI idep2022s1.xlsx”, quedando el instrumento “articles-150507_Instrumento_Evaluacion_MSPI idep 2023.xlsx”. Se solicita ampliar la fecha al 30/12/2023.\nResponsable Seguimiento: Ingeniera contratista de Gestión Tecnológica-. Zulay García\nFecha de reporte: 14/12/2023","https://drive.google.com/drive/u/2/folders/1zRh8Lny5NMqf7yduZzHxPB2vOupSyXIW\n\n \n\nhttps://drive.google.com/drive/u/2/folders/1HMkCuMryc4-tBHTY4Pk0NlEzmZ7OguUk\n\n\nCuarto Trimestre:\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1AFP7NbWrT3FY2-j-SHlsMSqW4T4qZ4i-\n\"","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el avance de la Acción Correctiva, sin embargo no se ha cumplido al 100%. Se recomienda solicitar ampliación de fecha.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n\n12/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Correctiva para el IV trimestre con solicitud de ampliación de fecha de finalización enviado a la OCI. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció en el drive la nueva versión del documento, \nSe da por cerrada, la verificación de efectividad se dará en auditoría de Gobierno Digital.",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[32,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Los Planes entregados no evidencian articulación entre el MSPI y el MRAE como se espera en Gobierno digital.  Ver gráfica superior pagina 75 del informe.","Oportunidad de mejora",null,"Se realizará un Plan de trabajo para la construcción del MRAE","Acción Preventiva y/o de mejora","Plan de Trabajo MRAE","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-06-12","2024-01-04","2023-12-13","Segundo trimestre 2023: Se elabora un plan de trabajo para dar inicio al desarrollo del MRAE en el IDEP con actividades que desarrollan el Dominio Sistemas de Información y actividades de articulación entre el MSPI y el MRAE. \nResponsable Seguimiento: Constratista a Cargo de los Sistemas de Información\nActividad entregada y reportada en el segundo trimestre 2023.      \n\nTERMINADA","https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tGiZwzua6wiBigV0EElBBy5tfPgx6SBQ/edit?usp=drive_link&ouid=115541243112431525010&rtpof=true&sd=true\n\n ","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el segundo trimestre del 2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidencia el documento \"Plan de trabajo desarrollo dominio MRAE  para sistemas de información\"\nSe da por cerrada, su evaluación de efectividad se dará en la auditoría de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[33,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Si bien las configuraciones y protecciones en el firewall continúan siendo las adecuadas, aun no se han atendido las acciones de corrección de alertas que indica el firewall es sus tableros de control e informes de monitoreos, en el informe de clasificación de seguridad del firewall y que siguen siendo los mismos que se referenciaron en el informe de auditoría del 2020.","Oportunidad de mejora",null,"Se verificarán los controles y se tomarán las acciones necesarias de corrección que indique el firewall.","Acción Preventiva y/o de mejora","Informe del firewall","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-12","2023-01-04","20/04/2023","\nSegundo trimestre 2023: Se realizó un cambio en el servicio de seguridad, pasando de un equipo Onpremise a un servicio de FWaaS, el cual se encuentra a la fecha operando de forma correcta. \nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\n\nTERMINADA","https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1zRh8Lny5NMqf7yduZzHxPB2vOupSyXIW\n\nhttps://drive.google.com/drive/u/0/folders/1HMkCuMryc4-tBHTY4Pk0NlEzmZ7OguUk\n\n","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el segundo trimestre.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Si bien la actividad no se ejecutó de forma como se describió, la actividad ejecutada puede funcionar para la eliminación de la causa, se da por cerrada y se verificará su efectividad en la aduitoria de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[34,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Aun no se ha modificado el manual: “MN-GT-12-07 Manual para la administración de la red LAN del Idep y políticas de seguridad”, para incluir la implementación de los controles de seguridad para que la calificación de seguridad de fabrica del firewall no sea menor del 40%, no se ha incluido la referencia a un formato que permita evidenciar el desarrollo de esta actividad y sus respectivas acciones de remediación. Tampoco se ha incluido en el manual la revisión del mapa de localización de las conexiones VPN para identificar posibles accesos no autorizados.","Oportunidad de mejora",null,"Se actualizará el manual MN-GT-12-07 Manual para la administración de la red lan del idep y políticas de seguridad incluyendo la la creación del formato que permita evidenciar el desarrollo de esta actividad y sus respectivas acciones de remediación y la revisión del mapa de localización de las conexiones VPN para identificar posibles accesos no autorizados.","Acción Preventiva y/o de mejora","Manual actualizado","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-12","2023-01-05","31/5/2023","\nSegundo trimestre 2023: Se actualizó el manual MN-GT-12-07 Manual para la administración de la red lan del idep y políticas de seguridad\nResponsable Seguimiento: Ténico Operativo. Ing. Cesar Linares.\n\nTERMINADA","https://drive.google.com/drive/folders/13MSRPzltKENt1QncC8tY8srh-vQbdTNa?usp=drive_link\n\n \n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/13MSRPzltKENt1QncC8tY8srh-vQbdTNa?usp=drive_link","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el segundo trimestre con la solicitud de ampliación para el 30/07/2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció publicación del manual actualizado en el enlace https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-07/MN-GT-12-07%20Manual%20para%20la%20administraci%C3%B3n%20de%20la%20red%20lan%20del%20IDEP%20y%20pol%C3%ADticas%20de%20seguridad.pdf\nSe da por cerrada y se verificará su efectividad en la aduitoria de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[35,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","La conexión remota por VPN continúa sin validar el cumplimiento de controles de seguridad de los equipos para que se conecten a la red del Idep, por tanto, aun no hay restricciones que garanticen que los PC’s que utilizan los usuarios de la VPN no tengan virus, malware y/o alguna vulnerabilidad conocida y por ende aumentar la posibilidad de generar un ataque a través de la esta conexión otorgada al equipo y/o funcionario. Esta es una de las alertas que se presenta en el panel de control de calificación de seguridad del Firewall y que debe ser solucionada para completar la seguridad perimetral","Oportunidad de mejora",null,"Se tiene proyectada la compra de un nuevo firewall, se atenderán las recomendaciones. Se tendrán en cuenta los informes que se requiere que arroje firewall.","Acción Preventiva y/o de mejora","Contrato de firewall","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-12","2023-01-02","30/04/2023","\nSegundo trimestre 2023: Se realizó un cambio en el servicio de seguridad, pasando de un equipo Onpremise a un servicio de FWaaS, el cual se encuentra a la fecha operando de forma correcta.   \nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\n\nTERMINADA","\n\n\nContrato No. 51 de 2023. SECOP II.","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el segundo trimestre.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Si bien la actividad no se ejecutó de forma como se describió, la actividad ejecutada puede funcionar para la eliminación de la causa, se da por cerrada y se verificará su efectividad en la aduitoria de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[36,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Se reitera la observación en cuanto a que en el diagrama se observa que se cuenta con un firewall Fortigate 500D externo que protege las conexiones entrantes a la red, y podría garantizar una correcta seguridad perimetral, sin embargo, al no existir un firewall interno no se garantiza la protección contra ataques internos, es importante tener en cuenta que las pruebas realizadas por la auditoria fueron desde la VPN y por tanto el firewall externo bloqueo los intentos de ataques, para realizar estos tipos de ataques deben realizarse desde equipos en la red local sin que el tráfico pase por el firewall externo.","Oportunidad de mejora",null,"Se tiene proyectada la compra de un nuevo firewall, se atenderán las recomendaciones. sobre el control de tráfico interno y tráfico externo.","Acción Preventiva y/o de mejora","Contrato de firewall","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-12","2023-01-02","30/04/2023","\nSegundo trimestre 2023: Se realizó un cambio en el servicio de seguridad, pasando de un equipo Onpremise a un servicio de FWaaS, el cual se encuentra a la fecha operando de forma correcta. \n Responsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver","\n\n\nContrato No. 51 de 2023. SECOP II.","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el segundo trimestre.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Si bien la actividad no se ejecutó de forma como se describió, la actividad ejecutada puede funcionar para la eliminación de la causa, se da por cerrada y se verificará su efectividad en la aduitoria de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[37,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","En cuanto al seguimiento del análisis de vulnerabilidades que genera la consola del antivirus, no se lleva un control y monitoreo adecuado. De acuerdo al informe de vulnerabilidades generado durante la auditoria existe 47 equipos con vulnerabilidad crítica y 3 con gravedad media.","Oportunidad de mejora",null,"Se incluirá en el plan de mantenimiento y monitoreo una sección para registrar las acciones realizadas  con respecto a las vulnerabilidades encontradas.","Acción Preventiva y/o de mejora","Seguimiento a las vulnerabilidad del antivirus","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-12","2013-01-01","31/12/2023","Primer trimestre 2023:\nResponsable Seguimiento:\nTercer trimestre 2023:\nTal como lo dijo la auditora (caso No.5 en este documento) \"Carga significativa de actividades distribuidas entre tres personas, que expone al IDEP al riesgo de incumplimiento en la implementación de las políticas de gobierno digital y de seguridad digital, o a una baja calidad en los resultados, toda vez que no existe equilibrio entre el esfuerzo requerido y la capacidad instalada.\"\nAmablemente se solicita al jefe de la OAP de nuevos recursos que maneje la parte administrativa y facilitando a GT en las cosas prioritarias de Gobierno Digital.\nAún así se están atendiendo por orden de prioridad, de acuerdo al recurso disponible, los casos detectados por la consola y enviados por email.\nSe transfiere al jefe de la Oficina Asesora de Planeación.\nResponsable Seguimiento: Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\n\nCuarto trimestre 2023:\nSe incluyó en el Plan de Mejoramiento y Monitoreo las vulnerabilidades. Para el momento en que se realizó la auditoria en septiembre de 2022, se encontraban los 3 Ingenieros Juliett Yaver, Oscar Orlando Lozano, Cesar Alonso Linares; para el mes de noviembre se gestiono el contrato para la 4 Ingeniera Zulay Merlin Garcia y se garantizó su contratación para el 2023, con lo cual las actividades fueron distribuidas entre 4 ingenieros a partir de noviembre de 2022 con lo cual las actividades fueron distribuidas entre 4 ingenieros a partir de noviembre de 2022.\nResponsable Seguimiento: Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett Yaver\n\nTERMINADA","https://drive.google.com/drive/folders/1SjxF9SJhG3ulYJOzMk1TpHyiSJtvb0mF\n\nContrato 39 de 2023","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, NO es posible verificar el avance reportado al cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el cuarto trimestre.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Si bien la actividad no se ejecutó de forma como se describió, la actividad ejecutada puede funcionar para la eliminación de la causa, se da por cerrada y se verificará su efectividad en la aduitoria de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[38,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","No se ha actualizado el manual de administración del firewall, ni del antivirus que incluya un apartado para habilitar el IP spoffing, y así garantizar el bloqueo y evitar la suplantación de direcciones ip, ya sea para conexiones, tráfico de red o correos electrónicos.","Oportunidad de mejora",null,"Se tiene proyectada la compra de un nuevo firewall, se atenderán las recomendaciones de seguridad para las IP.","Acción Preventiva y/o de mejora","Contrato de firewall","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-12","2023-01-02","30/04/2023","Primer trimestre 2023:  Se cambia la forma de compra pasando de comprar una caja, a el servicio de FWaaS, a contratar con el proveedor de servicio de Conectividad Avanzada - RENATA.\nResponsable Seguimiento: Ingeniero Contratista de infraestructura de TI\n\nSegundo trimestre 2023: Se realizó un cambio en el servicio de seguridad, pasando de un equipo Onpremise a un servicio de FWaaS, el cual se encuentra a la fecha operando de forma correcta.   \nResponsable Seguimiento: Contratistas OAP\nTERMINADA","\n\n https://drive.google.com/drive/folders/1rPaa3_p_u464UAwqmrlP9Otlo51PPFts\n\nContrato No. 51 de 2023. SECOP II.","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el segundo trimestre del 2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Si bien la actividad no se ejecutó de forma como se describió, la actividad ejecutada puede funcionar para la eliminación de la causa, se da por cerrada y se verificará su efectividad en la aduitoria de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[39,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","En las pruebas realizadas por la auditoria se puede evidenciar que aún permanecen recursos compartidos sin protección adecuada, esto junto a la vulnerabilidad mencionada en el párrafo anterior, y a al no existir aun restricción a la ejecución de software portable, permitió al auditor acceder a información confidencial como copias de seguridad de bases de datos, documentos de procesos de responsabilidad fiscal, acceso a carpetas de talento humano con información de historias laborales entre otros.","Hallazgo",null,"Se realizó un bloqueo para el acceso por red a las NAS donde estan los backups , que fue la información encontrada en la auditoría y el acceso a estos dispositivos se restingió a acceso a través de ftp con usuario y contraseña. Esta actividad se realizó en Noviembre de 2022.","Acción Correctiva","Actividad Realizada","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-12","2022-01-11","2023-11-30","Tercer trimestre 2023:\nAúnque permanecen compartidos varios recursos, todos cuentan con la la protección adecuada. El bloqueo a las unidades compartidas de las NAS siguen en operación y el  acceso se realiza a través de sftp con usuario y contraseña.\nResponsable Seguimiento: Técnico Operativo - GT - Cesar Linares\n\nTERMINADA","https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1HMkCuMryc4-tBHTY4Pk0NlEzmZ7OguUk\n\n","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Correctiva.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n12/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Correctiva para el tercer trimestre.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se da por cerrada, se realizará verificación de efectividad en auditoría de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[40,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Se desactivo la implementación obligatoria de la verificación de dos pasos para el inicio de sesión en las cuentas de correo debido a las quejas de los usuarios en la aplicación de esta política y al uso de cuentas genéricas, sin embargo, se tiene habilitada la notificación y bloqueo de inicios de sesión en equipos no registrados o conocidos lo que mitiga el riesgo de suplantación.","Hallazgo",null,"Plan de trabajo para realizar las actividades necesarias para activar esta verificación por primera vez en el IDEP.","Acción Correctiva","Plan de Trabajo verificacion en 2 pasos correo","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-12","15/12/2022","15/02/2023\n30/09/2023","Primer trimestre 2023: Se realizó plan de trabajo para proceder a activar la verificación en dos pasos de las cuentas de correo por primera vez en el IDEP.\n\nResponsable Seguimiento: Seguimiento: Técnico Operativo de la OAP\nTercer trimestre 2023:\nSe realizó la activación en la consola de administración de la verificación dos pasos para todas la cuentas de correo electrónico de la entidad. Ampliación de la fecha a 30/09/2023\nResponsable Seguimiento: Técnico Operativo - GT - Cesar Linares\n\nTERMINADA","\n\n https://drive.google.com/drive/folders/1IlL6sA1SS4ES_W-rLxBM6WF3EyIA6CTe?usp=share_link\n\n","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Correctiva. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n12/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Correctiva para el tercer trimestre.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se da por cerrada, se realizará verificación de efectividad en auditoría de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[41,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","El manual MN-GT-12-16 MANUAL DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS CUENTAS DE CORREO DEL IDEP, de acuerdo a las recomendaciones emitidas en el informe de auditoría del año 2020, pero aún no se hace referencia a este servicio en el plan de contingencia, por lo cual se puede afirmar que no se tiene contempladas acciones en caso de fallo o ausencia de este servicio.","Hallazgo",null,"Se ajustará el plan de contingencia del área de gestión tecnológica para incluir las actividades relacionadas con la indisponibilidad del servicio de correo.","Acción Correctiva","Plan de continecia actualizado\n\n","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-12","15/06/2023","30/07/2023\n30/09/2023","Primer trimestre 2023:\nResponsable Seguimiento: Técnico Operativo de la OAP\n\nTercer trimestre 2023:\nSe actualizó el plan de contingencia en atención a la auditoría.\nResponsables Seguimiento:  Ingenieros de Gestión Tecnológica-. Zulay García, Oscar Lozano, César Linares y Juliett YaverT\n\nTERMINADA","https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-01/PL-GT-12-02%20Plan%20de%20Contingencia%20Tecnol%C3%B3gica.pdf\n\n \n\nhttps://drive.google.com/drive/u/2/folders/1HMkCuMryc4-tBHTY4Pk0NlEzmZ7OguUk","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Correctiva.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n12/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la acción, se valida la actualización del Plan de Contingencia v14 con fecha de actualización 18/09/2023. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció actualización del documento en el enlace https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-01/PL-GT-12-02%20Plan%20de%20Contingencia%20Tecnol%C3%B3gica.pdf\n\nSe da por cerrada, se realizará verificación de efectividad en auditoría de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[42,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Aun no existe restricciones para descargar versiones portables de software de descubrimientos de red, puertos y unidades compartidas desde unidades de almacenamiento en la nube como Google drive o One drive, por lo anterior el auditor logra ejecutar el software de escaneo: “advanced port scanner”, para así tener la información de equipos, y servicios de la entidad.","Oportunidad de mejora",null,"Se evaluarán las opciones para corregir esta situación.","Acción Preventiva y/o de mejora","Resultado de la evaluación.","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-12","2023-01-03","31/03/2023","Primer trimestre 2023: Se replantea la acción ya que no coincide con la oportunidad de mejora mencionada\nResponsable Seguimiento:  Ingeniero Soporte Infraestructura - Contratista Oscar Orlando Lozano\n\nTercer trimestre 2023:\nSe tiene las restriciones de ejecución para los aplicativos portables de software de descubrimientos de red, puertos y unidades compartidas.\nResponsable Seguimiento:  Ingeniero Soporte Infraestructura - Contratista Oscar Orlando Lozano\n\nTERMINADA","\n\n https://drive.google.com/drive/folders/1IlL6sA1SS4ES_W-rLxBM6WF3EyIA6CTe?usp=share_link\n\n","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada. Se debe solicitar el ajuste de la acción de mejora ante la OCI.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el tercer trimestre del 2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n","Se da por cerrada, se realizará verificación de efectividad en auditoría de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[43,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Aun no se ha implementado la restricción de ejecución de comandos desde el PowerShell de los equipos de usuario y el acceso al registro de Windows (Regedit), ya que estos accesos permiten ejecutar scripts de descubrimiento o ingresar comandos para activar software espía o malicioso y ejecutar comandos del panel de control y de cmd entre otros, por lo cual se violarían las restricciones ya implementadas.","Oportunidad de mejora",null,"Se tiene el bloqueo tanto para el panel de control como para el CMD para los usuarios del directorio activo.\nSe realizarán las pruebas pertinentes para la restricción el powerShell de los equipos a los que haya lugar.","Acción Preventiva y/o de mejora","Resultado de la evaluación.","Jefe Oficina Asesora de Planeación","15/12/2022","2024-03-05","2024-12-10","Primer trimestre 2023:\nResponsable Seguimiento: Técnico Operativo de la OAP e Ingeniero Contratista de infraestructura de TI\n\nTercer trimestre 2023:\nSe tiene las restriciones de ejecución para el PowerShell y el acceso al registro de Windows (Regedit).\n Ingeniero Soporte Infraestructura - Contratista Oscar Orlando Lozano\n\nTERMINADA\nEntregada en el tercer trimestre.\n","\n\n \nhttps://drive.google.com/drive/folders/1IlL6sA1SS4ES_W-rLxBM6WF3EyIA6CTe\n","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el tercer trimestre del 2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se da por cerrada, se realizará verificación de efectividad en auditoría de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[44,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","Para los servicios de página web y micrositios, aun no se ha implementado del cambio periódico obligatorio de contraseñas.","Oportunidad de mejora",null,"La administración de estas plataformas no está a cargo del proceso de GT, se solicitará a la subdirección académica  se tenga en cuenta la parametrización de estas aplicaciones para que soliciten el cambio de contraseñas de manera periódica.","Acción Preventiva y/o de mejora",null,"Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-12",null,"2023-02-28","Primer trimestre 2023:\nSe envía un correo al administrador de las plataformas para que realice los cambios pertinences a las contraseñas, y de ser posible que la plataforma solicite el cambio de las mismas. \nActividad entregada y reportada en el primer trimestre 2023.      \n\nTERMINADA","\n\n https://drive.google.com/drive/folders/1IlL6sA1SS4ES_W-rLxBM6WF3EyIA6CTe?usp=share_link\n\n","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n26/12/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el primer trimestre del 2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se da por cerrada, se realizará verificación de efectividad en auditoría de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[45,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ","2022-10-14","El contrato 118 DE 2022 celebrado con la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, para “Desarrollar la plataforma digital que permita realizar las acciones de divulgación institucional, actividades académicas y de formación a docentes del Distrito en el marco de la implementación de las estrategias del IDEP”, no hace referencia a los formatos y procedimientos existentes para tal fin (PRO-GT-12-11 Mantenimiento al ciclo de vida de los sistemas de información).","Oportunidad de mejora",null,"\nEs un contrato que está finalizando. Se va a tener en cuenta la recomendación para una próxima contratación.","Acción Preventiva y/o de mejora",null,"Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-12",null,"30/6/2023","\nSegundo trimestre 2023: Es un contrato que está finalizando. Se va a tener en cuenta la recomendación para una próxima contratación.\nResponsable Seguimiento: Ing. Oscar Lozano - Profesional Contratista.\n\nCuarto Trimestre:\nDado que el Contrato 118 DE 2022 celebrado con la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, para “Desarrollar la plataforma digital que permita realizar las acciones de divulgación institucional, actividades académicas y de formación a docentes del Distrito en el marco de la implementación de las estrategias del IDEP” no incluía la actualización de los SI de la entidad, por lo tanto se cierra la oportunidad de mejora.\nTERMINADA","N.A.\n\n \n\n","25/10/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, de la acción preventiva y/o mejorase sugiere reformular la acción haciendo precisión a la mejora. Es necesario diligenciar la celda \"Causas Identificadas\" del hallazgo u oportunidad de mejora para formular una acción efectiva.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n\n\n26/12/2023: De acuerdo con el seguimiento de la OAP, se verifica el cumplimiento de la Acción Preventiva y/o de mejora generada en el cuarto trimestre del 2023.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n","Se da por cerrada, se realizará verificación de efectividad en auditoría de Gobierno Digital",null,null,"Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[46,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2022-06-29","Las caracterizaciones de los procesos del IDEP tienen fecha de\nelaboración mayor a 2 años, lo anterior incumple lo enunciado en el Decreto 1800 de 2019: \"Por el cual se adiciona el Capítulo 4 al Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de Función Pública, en lo relacionado con la actualización de las plantas globales de empleo\" en el artículo 2.2.1.4.1. Actualización de plantas de empleo. Las entidades y organismos de la Administración Pública, con el objeto de mantener actualizadas sus plantas de personal, deberán adelantar las siguientes acciones mínimo cada dos años: \na. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad.","Hallazgo","Deficiencia en el analisis y ajuste de procesos y procedimientos","Revisión, actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso de gestión documental publicados en el Sistema Integrado de Gestión (MALOCA)","Acción Correctiva","Acta de reunión de revisión de la caracterización y de los documentos del  proceso\n\nFormato FT-MIC-03-04 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos\n\nGestión Documental del SIG (MALOCA) actualizado","PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE PRESUPUESTO, PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE CONTABILIDAD Y TESORERO","2022-07-06","2022-07-15","2023-06-30","Primer trimestre 2023: Se actualizan por parte del proceso ocho (8) documentos, cuatro (4) para modificados dos (2) eliminados y dos (2) creados. \nResponsable Seguimiento: Oswaldo Gomez -Profesional Especializado de Presupuesto y Profesional Especializado de Contabilidad\n\nSegundo trimestre 2023: Se continua con el proceso de actualización con solicitud de actualización de doce (12) documentos en el Sistema Integrado de Gestión Documental para revisión por parte del profesional designado por la Oficina Asesora de Planeación. \nResponsable Seguimiento: Nelson Corredor -Tesorero General  y Oswaldo Gomez -Profesional Especializado de Presupuesto y Profesional Especializado de Contabilidad\n\nTercer trimestre 2023: Se continua con el proceso de actualización con solicitud de actualización de siete (7) documentos en el Sistema Integrado de Gestión Documental para revisión por parte del profesional designado por la Oficina Asesora de Planeación. \nResponsable Seguimiento: Nelson Corredor -Tesorero General  y Oswaldo Gomez -Profesional Especializado de Presupuesto y Profesional Especializado de Contabilidad\n\nCuarto trimestre 2023: Se revisan y actualizan cuatro (4) documentos SIG del proceso, quedando actualizado el 100% de la documemtación.\nResponsable Seguimiento: Nelson Corredor -Tesorero General  y Oswaldo Gomez -Profesional Especializado de Presupuesto y Profesional Especializado de Contabilidad","https://www.idep.edu.co/articulo/gf-14-proceso-de-gestion-financiera ","18/14/2023: Se valida avance en la Revisión, actualización o eliminación de los documentos del SIG por parte  del proceso, con solicitud de actualización de los siguientes documentos: PL-GF-14-01, MN-GF-14-01, FT-GF-14-30, FT-GF-14-31, GU-GF-14-02, IN-GF-14-02, FT-GF-14-32 y FT-GF-14-33.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n14/07/2023: Se valida la actualización de los documentos del SIG por parte de las áreas de presupuesto, tesorería y contabilidad del proceso, con solicitud de actualización de cinco (5) procedimientos y siete (7) formatos, con un porcentaje de acualización del proceso del 63%.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n\n25/10/2023: Se valida la actualización de los documentos del SIG por parte de las áreas de presupuesto, tesorería y contabilidad del proceso, con un procentaje de actualización del 89%, quedando por actualizar dos formatos y dos instructivos.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: Se valida la actualización de los documentos del SIG por parte de las áreas de presupuesto, tesorería y contabilidad del proceso, con un procentaje de actualización del 100% del proceso.\nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidencia cumplimiento de la actividad definida.\n\nSe da por cerrada la actividad","https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-11/CR-GF-14-01%20Caracterizaci%C3%B3n%20Gesti%C3%B3n%20Financiera_0.pdf\n\nhttps://www.idep.edu.co/articulo/gf-14-proceso-de-gestion-financiera","EFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[47,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2022-06-29","Las caracterizaciones de los procesos del IDEP tienen fecha de elaboración mayor a 2 años, lo anterior incumple lo enunciado en el Decreto 1800 de 2019: \"Por el cual se adiciona el Capítulo 4 al Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de Función Pública, en lo relacionado con la actualización de las plantas globales de empleo\" en el artículo 2.2.1.4.1. Actualización de plantas de empleo. Las entidades y organismos de la Administración Pública, con el objeto de mantener actualizadas sus plantas de personal, deberán adelantar las siguientes acciones mínimo cada dos años: \na. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad.","Hallazgo","Deficiencia en el analisis y ajuste de procesos y procedimientos","Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso de gestión documental publicados en el Sistema Integrado de Gestión (MALOCA)","Acción Correctiva","Acta de reunión de revisión de la caracterización y de los documentos del  proceso\n\nFormato FT-MIC-03-04 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos\n\nGestión Documental del SIG (MALOCA) actualizado","SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ","2022-07-06","2022-07-15","2023-12-03","Tercer trimestre 2023: Son solicitados los documentos editables del proceso así como la orientación del responsable del proceso SIG (sig@idep.edu.co) para cumplir con la acción correctiva, vía correo electrónico el día 25/07/2023.\nResponsable Seguimiento: Alcira Moreno\n\nCuarto trimestre 2023: Se actualizan los documentos del proceso de acuerdo con la normatividad vigente y a las funciones de la Oficina de Control Disciplinario Interno.\nResponsable Seguimiento: Alcira Moreno","https://drive.google.com/drive/folders/134bwsF56mfsHTYg8wG4mv7Fy7bS-NvD-","\n\n25/10/2023: Se realiza la revisión de los documentos con el responsable del proceso. Se responde la solicitud de remisión de documentos editables con el inventario de documentos del proceso, por medio de correo electrónico del 27/07/2023. Se recomienda enviar solicitud de ampliación de fecha por parte del lider proceso a la OCI. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/01/2024: De acuerdo con el reporte por parte del responsable del proceso, se verifica y valida el cumplimiento de la acción de actualización. \nResponsable Seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció cumplimiento de la actividad en el cuarto trimestre de 2023.\n\nSe da por cerrada la actividad","https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-01/CR-CDI-15-01%20Caracterizaci%C3%B3n%20Control%20Disciplinario%20Interno.pdf\n\nhttps://www.idep.edu.co/articulo/cid-15-proceso-de-control-interno-disciplinario","EFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F.\n16/01/2024"]
[48,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación","2022-06-29","Se recomienda realizar anualmente autodiagnostico de cada politica MIPG y de acuerdo al puntaje del formulario FURAG y las oportunidades de mejora que genera el mismo implementar acciones de mejora o planes de acción en conjunto con los lideres de cada politica para cumplir e implementar el estandar del modelo MIPG y socializar los avances de cada politica - plan de acción en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.","Oportunidad de mejora","Aunque este tipo de analisis de resultados y autodiagnosticos se realizan, aún falta de articulación entre areas internas para tomar acciones correctivas","Realizar un (1) autodiagnostico anual que contenga estrategias de mejora para contrarrestar las debilidades evidenciadas en el analisis y consolidación de resultados","Acción Preventiva y/o de mejora","(1) Un autodiagnostico aprobado por comité directivo.","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-06","2022-07-15","2023-01-31","Primer trimestre 2023:  El Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante la Circular Externa No. 100-003-2023, remitió los lineamientos para el registro de información a través del Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión - FURAG vigencia 2022 y en su página web, publicó el cronograma de la Medición del Desempeño Institucional (MDI), el cual se despliega entre los meses de junio y julio de 2023 (https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/medicion_desempeno), por lo tanto, la Oficina Asesora de Planeación formuló los lineamientos internos para la medición en el Instituto y las dependencias líderes de política se encuentran adelantando la revisión y diligenciamiento del Formulario. Teniendo en cuenta que entre el 31 de agosto y el 15 de noviembre, el DAFP realizará la difusión y socialización de los resultados de la MDI, lo cual será el insumo para la formulación de planes de acción en conjunto con los líderes de política que permitan fortalecer el desempeño institucional en el marco del MIPG, no se considera eficiente la aplicación de autodiagnósticos por política de gestión y desempeño.\nSeguimiento por: Francy Lopez Garcia \n\nSegundo trimestre 2023: Conforme con el anterior reporte se solicita la eliminación de la Acción de mejora.\nResponsable Seguimiento: Francy Lopez Garcia \n\nSegundo trimestre 2023: Se realiza el autodiagnóstico para la Política de Gestión Estrategica de Talento Humano, con un puntaje de 77.2 \nResponsable Seguimiento: Francy Lopez Garcia \n\nCuarto trimestre 2023: Se atiende la recomendacion realizada por la auditoria con el reporte a 30/12/2023. Dado que el DAFP, mediante circular externa 100-003-2023 remitió los lineamientos para el registro de información a través de FURAG 2022 y los resultados fueron publicados en el mes de octubre 2023. Adicionalmente con radicado #06-817-2023-001567 del 01/11/2023 se programaron mesas de trabajo por políticas de gestión y desempeño con los colaboradores designados o responsables de procesos, en las cuales se socializaron los resultados del FURAG y las observaciones que debían ser tenidas en cuenta para la formulación de los planes 2024 y socializado en el CIGD del 8 de noiviembre.\nResponsable Seguimiento: Francy Lopez Garcia ","https://drive.google.com/drive/folders/1sA3jFnH0oAcoWAtQopCPLiE-khXZ7hmn\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1WT91_38jDoZ_VFG5P_KL9LbLBVIyD4jM","18/04/2023: De acuerdo con el reporte del proceso que justifica no realizar el autodiagnóstico de Medición de Desempeño Institucional (MDI) vigencia 2022, dado que el DAFP realizará la difusión y socialización de los resultados de la MDI, lo cual será el insumo para la formulación de planes de acción en conjunto con los líderes de política que permitan fortalecer el desempeño institucional en el marco del MIPG, se procederá a solicitar la eliminación de la actividad a la OCI.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n14/07/2023: Conforme con el anterior reporte se solicita la eliminación de la Acción de mejora.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n25/10/2023: De acuerdo con el reporte, se valida el autodiagnóstico de la Política GETH\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez\n\n05/12/2024: Se valida la información del reporte, revisada la acción con el(la) responsable consignada en acta, con solicitud de modificación. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutiérrez","Se evidenció cumplimiento de las actividades señaladas, se da por cerrada la actividad.",null,"INEFECTIVA","Cerrada","Juan Harbey Numpaque F\n16/01/2024"]

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[null,null,"PROCESO","DEPENDENCIAS",null,"FUENTE","TIPO","TIPO DE ACCIÓN","ESTADO DEL HALLAZGO","CALIFICACION DE LA ACCION"]
[null,null,"DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN","Subdirección Académica",null,"Auditorías Internas","Hallazgo","Acción Correctiva","Vencida","EFECTIVA"]
[null,null,"DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN","Oficina Asesora de Planeación",null,"Auditorias externas","No conformidad","Acción Preventiva y/o de mejora","En ejecución","EFICIENTE"]
[null,null,"ATENCIÓN AL CIUDADANO","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ",null,"Autoevaluación de control","Oportunidad de mejora",null,"Cerrada","INEFECTIVA"]
[null,null,"INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO PEDAGÓGICO","Oficina Jurídica ",null,"Producto y/o servicio no conforme.","Observación"]
[null,null,"GESTIÓN DOCUMENTAL","Oficina  Jurídica - Contratación",null,"Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes."]
[null,null,"GESTIÓN CONTRACTUAL","SAF-Archivo"]
[null,null,"GESTIÓN JURÍDICA","SAF-Presupuesto"]
[null,null,"GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL","SAF-Tesorería"]
[null,null,"GESTIÓN TECNOLÓGICA","SAF-Contabilidad"]
[null,null,"GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO","SAF-Talento Humano y Nómina"]
[null,null,"GESTIÓN FINANCIERA","SAF-Recursos físicos"]
[null,null,"CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO","Oficina Control Interno"]
[null,null,"EVALUACIÓN Y CONTROL","Oficina Control Interno"]
[null,null,"MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO","Oficina Asesora de Planeación"]
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[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CÓDIGO:  FT-MIC-03-03"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"VERSIÓN :  6"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha Aprobación: 31/05/2018"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PÁGINA:  ______   de   ______"]
["HISTORICO DE ACCIONES CERRADAS  EN EL 2024"]
["DATOS GENERALES DEL HALLAZGO",null,null,null,null,null,null,"FORMULACIÓN DE ACCIONES",null,null,null,null,null,null,"SEGUIMIENTO LÍDER DEL PROCESO",null,null," SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
["No.","FUENTE","DEPENDENCIA","FECHA DE LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  \n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN  LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  ","TIPO ","CAUSAS IDENTIFICADAS","ACCION(S) GENERADAS POR LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN","TIPO DE ACCIÓN","FUENTE VERIFICABLE DE LA ACCIÓN","CARGO DEL RESPONSABLE","FECHA DE FORMULACIÓN DE LA ACCIÓN\n(dd/mm/aaaa)","INICIO\n(dd/mm/aaaa)","FIN\n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","SEGUIMIENTO SEGUNDA LINEA DE DEFENSA OAP","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","CALIFICACION DE LA ACCION","ESTADO DE LAS ACCIONES GENERADAS EN EL  HALLAZGO","RESPONSABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
[1,"Auditorías Internas","Oficina Asesora de Planeación","2022-06-29","Las caracterizaciones de los procesos del IDEP tienen fecha de elaboración mayor a 2 años, lo anterior incumple lo enunciado en el Decreto 1800 de 2019: \"Por el cual se adiciona el Capítulo 4 al Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de Función Pública, en lo relacionado con la actualización de las plantas globales de empleo\" en el artículo 2.2.1.4.1. Actualización de plantas de empleo. Las entidades y organismos de la Administración Pública, con el objeto de mantener actualizadas sus plantas de personal, deberán adelantar las siguientes acciones mínimo cada dos años: \na. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad.","Hallazgo","Falta de actualización  y seguimiento a la documentación ","Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso de gestión documental publicados en el Sistema Integrado de Gestión (MALOCA)","Acción Correctiva","Formatos de Solicitud de modificación de procesos aprobados\n\nDocumentos actualizados en la Maloca SIG - Intranet de la entidad","Jefe Oficina Asesora de Planeación","2022-07-06","2022-07-15","2023-06-30","Primer trimestre: Durante el trimestre se actualizaron los documentos CR-MIC-03-01 Caracterización Mejoramiento Integral y Continuo, PRO-MIC-03-03 Planes de Mejoramiento, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, PRO-MIC-03-04 Autoevaluación de la Gestión, PRO-MIC-03-07 Producto No Conforme (eliminación) y FT-MIC-03-19 Identificación de producto no conforme. \nResponsable del seguimiento: Juan Pedro Gutiérrez \n\nSegundo trimestre: Durante el trimestre se actualiza el documento PO-MIC-03-01 Política y Objetivos del Sistema Integrado de Gestión Referente MIPG.\nSeguimiento realizado por: Juan Pedro Gutiérrez \n\nTercer trimestre: Durante el trimestre se actualizan los documentos PO-MIC-03-02  Política para la administración del riesgo y el IN-MIC-03-04 Instructivo para la administración del riesgo.\nSeguimiento realizado por: Juan Pedro Gutiérrez \n\n\nCuarto trimestre: Durante el trimestre se actualizan los documentos PRO-MIC-03-03 Planes de Mejoramiento, MN-MIC-03-01 Manual del Sistema Integrado de Gestión Referente MIPG y IN-MIC-03-01 Instructivo para elaboración de documentos.\nSeguimiento realizado por: Juan Pedro Gutiérrez \n","https://www.idep.edu.co/articulo/mic-03-proceso-de-mejoramiento-integral-y-continuo",null,"\nAl revisar la documentación publicada en Maloca - página web se evidenció que la caracterización fue actualizada el 24/03/2024, así mismo se observa que los procedimientos fueron actualizados; sin embargo, el manual del sistema integrado de gestión con referente MIPG y los instructivos IN-MIC-03-01 Instructivo para elaboración de documentos,IN-MIC-03-02 Instructivo acciones correctivas, preventivas y/o de mejora,IN-MIC-03-03 Instructivo para la Formulación y Seguimiento de Indicadores de Gestión tienen fecha de aprobación mayor a 2 años.\n\nSe verifica en Maloka que se encuentren publicados y aprobados los documentos relacionados por el lider del proceso, así: \nPrimer trimestre: \n* CR-MIC-03-01 Caracterización Mejoramiento Integral y Continuo OK, fecha de aprobacion 24/03/2024\n* PRO-MIC-03-03 Planes de Mejoramiento, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora OK, fecha de aprobación 26/03/2024\n* PRO-MIC-03-04 Autoevaluación de la Gestión OK, fecha de aprobación 26/03/2024\n* PRO-MIC-03-07 Producto No Conforme (eliminación) Validado eliminado de la página\n* FT-MIC-03-19 Identificación de producto no conforme. Validado eliminado de la página\n\nSegundo trimestre: \n* PO-MIC-03-01 Política y Objetivos del Sistema Integrado de Gestión Referente MIPG.OK, fecha de aprobación 21/06/2024\n\nTercer trimestre:  \n* PO-MIC-03-02 Política para la administración del riesgo OK, fecha de aprobación 28/08/2024\n\nCuarto Trimestre: Se verificó la actualización de los siguientes documentos:  PRO-MIC-03-03 FORMULACIÓN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO, IN-MIC-03-01 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CON REFERENTE MIPG, MN-MIC-03-01 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CON REFERENTE MIPG.  \n\nSe da por cumplida esta acción y se realiza el cierre de la misma. ","\nhttps://www.idep.edu.co/articulo/mic-03-proceso-de-mejoramiento-integral-y-continuo","EFECTIVA","Cerrada - Vencida","Seguimiento realizado por: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI. "]
[2,"Auditorías Internas","Subdirección Académica","2023-12-27","LA INFORMACIÓN PRESENTADA COMO EVIDENCIA DEL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS 1 Y 2 DEL PROYECTO DE INVERSIÓN Y LOS PRODUCTOS MGA CORRESPONDIENTES NO CUMPLEN CON LA TOTALIDAD DE CARACTERÍSTICAS DEFINIDAS POR EL DOCUMENTO DE INVERSIÓN 7553 Y EN LA GUÍA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN EN EL IDEP GU-IDP-04-01 V2","Hallazgo","LA GUIA PARA LA GESTlÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGAClÓN EN EL IDEP GU-IDP-04-01 V2 NO SE IMPLEMENTO COMPLETAMENTE EN ALGUNAS INVESTIGACIONES VIGENCIA 2020 Y 2021.\n\nFALTA DE SEGUIMIENTO EN EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GUIA POR PARTE DEL SUPERVISOR.","REVISAR Y SI SE REQUIERE ACTUALIZAR LA GUIA PARA LA GESTlÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGAClÓN EN EL IDEP GU-IDP-04-01 V3.\n\n\nREESTRUCTURAR EL REPOSITORIO DIGITAL DE LA SGA DE CONFORMIDAD CON LAS TRD VIGENTES.\n\n ","Acción Correctiva","\\\\192.168.1.251\\200_sga\n\nhttps://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-05/GU-IDP-04-01%20Gu%C3%ADa%20para%20la%20gesti%C3%B3n%20de%20proyectos%20de%20investigaci%C3%B3n%20en%20el%20IDEP.pdf","PROFESIONAL DELGADO POR EL O LA SUBDIRECTORA ACADEMICA (ANDRÉS RIOS LEÓN)","2024-01-03","2024-01-04","2024-01-05","Primer trimestre: No se requirió actualizar la guía para la gestión de proyectos de investigación GU-IDP-04-01 V3, sin embargo se ajustaron IN-IDP-04-04, FT-IDP-04-09, FT-IDP-04-13, FT-IDP-04-14, FT-IDP-04-11, PRO-DIC-01-12\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre: Se resstructuró el repositorio digital de la SGA de conformidad con las TRD vigentes.\nSeguimiento realizado por: Andrés Ríos \n\nTercer trimestre:  La guía para la gestión de proyectos de investigación se encuentra vigente hasta enero de 2025, sin requerimiento de actualización. De acuerdo con la causa raiz, se reformula la acción como: Verificar que el formato \"FT-IDP 04-01 Ficha de proyecto\" este debidamente diligenciado y firmado por el subdirector(a) académico(a) en cumplimiento de todos los requerimientos establecidos para la elaboración y finalización de investigaciones de acuerdo con lo establecido en la GU-IDP-04-01 Proyectos de Investigación y en el procedimiento PRO-IDP-04-01 Formulación de Proyectos de Investigación y Desarrollo Pedagógico. Se adjuntan las fichas de investigación firmadas y el acta de reunión con OAP para la eformulación.\nSeguimiento realizado por: Tatiana Estupiñán Vanegas\n\nCuarto trimestre: La acción se cierra en el seguimiento del tercer trimestre por parte de la OCI. Consultar con la OCI el reporte\nSeguimiento realizado por:","https://drive.google.com/drive/folders/19jmCXOV5jClET6Tplm7zzNK1q8hpSy0z?usp=sharing\n\nhttps://drive.google.com/drive/u/0/folders/13ox9nchqG0S-rekJm1zncssc2sUsH0kr\n\nhttps://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-05/GU-IDP-04-01%20Gu%C3%ADa%20para%20la%20gesti%C3%B3n%20de%20proyectos%20de%20investigaci%C3%B3n%20en%20el%20IDEP.pdf\n\nhttps://drive.google.com/drive/u/0/folders/18ksorC_zaKaSJUS4FtUneY2g1FOLwu08 ","Primer trimestre: La guía para la gestión de proyectos de investigación GU-IDP-04-01 V3 se actualizó el 27/01/2023. De acuerdo con el hallazgo, es necesario revisar la acción correctiva debido a que no mitiga la causa inmediata. La acción debe tener como objetivo el cumplimento de los elementos de la guía teniendo en cuenta las actividades y puntos de control del procedimiento PRO-IDP-04-01 Formulación de proyectos de investigación y desarrollo pedagógico. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nSegundo trimestre: De acuerdo con el reporte se valida la información de la reestructuración del repositorio digital de acuerdo con las TRD vigentes.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nTercer trimestre: De acuerdo con la causa raiz, se reformula la acción y  se realiza el seguimiento, validando el cargue de cinco (5) documentos FT-IDP 04-01 Ficha de proyecto debidamente diligenciados y firmados. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nCuarto trimestre: De acuerdo con la causa raiz, se reformula la acción y  se realiza el seguimiento, validando el cargue de cinco (5) documentos FT-IDP 04-01 Ficha de proyecto debidamente diligenciados y firmados. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Tercer trimestre: De acuerdo con la causa raiz, se verificó que el formato \"FT-IDP 04-01 Ficha de proyecto\" para los proyectos de investigación realizadas en 2024, se encuentren debidamente diligenciadas y firmadas por el subdirector(a) académico(a) en cumplimiento de todos los requerimientos establecidos para la elaboración y finalización de investigaciones de acuerdo con lo establecido en la GU-IDP-04-01 Proyectos de Investigación y en el procedimiento PRO-IDP-04-01, en el drive https://drive.google.com/drive/u/0/folders/174Um-dED0A3RmZTX2XRHbh0Tt8ls99h- Se sencuentran cargadas 5 fichas.\n\nTambien se valido en el drive https://drive.google.com/drive/u/0/folders/13ox9nchqG0S-rekJm1zncssc2sUsH0kr los seguimientos al Plan de mejoramiento; sin embargo, se oberva que los archivos de Excel son editables, lo cual constituye un riesgo de modificación de la información alli registrada.",null,"EFICIENTE","Cerrada","Seguimiento realizado por: Ana Hernandez _Contratista"]
[3,"Auditorías Internas","Subdirección Académica","2023-12-27","INCUMPLIMIENTO DE LA META 1 Y 2 EN LA VIGENCIA 2020 Y 2022 RESPECTIVAMENTE DEFINIDAS EN EL DOCUMENTO PROYECTO DE INVERSIÓN IDEP 2020-2024.\n","Hallazgo","DEMORAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN QUE IMPLICÓ QUE EL REPORTE DE DOS INVESTIGACIONES DEL 2020 NO SE REALIZARAN EN LA VIGENCIA PROGRAMADA.","PROGRAMAR LOS CONTRATOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS EN EL PRIMER TRIMESTRE Y SI NO SE REALIZA, ADELANTAR LOS AJUSTES DE LAS MAGNITUDES DE LAS METAS POR VIGENCIA.","Acción Correctiva","Versión actualizada de la herramienta de seguimiento del proyecto","PROFESIONAL DELEGADO POR EL O LA SUBDIRECTORA ACADEMICA","2024-01-03","2024-01-04","2024-05-01","Primer trimestre: A la fecha se cuenta con los contratos programados para el cumplimiento de las metas 1 a 6 de acuerdo con la programación en el Plan Anual de Adquisiciones.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre: A la fecha se cuenta con los contratos programados para el cumplimiento de las metas de acuerdo con la programaciòn del Plan Anual de Adquisiciones.\nSeguimiento realizado por: Martha Quintero\n\nTercer trimestre: A la fecha se cuenta con los contratos programados para el cumplimiento de las metas de acuerdo con la programaciòn del Plan Anual de Adquisiciones que para el cierre del trimestre corresponde a la versión 8.\nSeguimiento realizado por: Tatiana Estupiñán Vanegas\n\nCuarto trimestre: Para el trimestre reportado se cumplió con las contrataciones y actividades programadas en cada meta; en el Plan Anual de Adquisiones del período en mención, no hubo modificaciones en cuanto a las contrataciones programadas ni en el reporte de metas.\nSeguimiento realizado por: Tatiana Estupiñán Vanegas","        https://www.idep.edu.co/node/43\n\n- Evidencia cuarto trimestre: https://drive.google.com/drive/folders/1x7s0d1XzMCJQwJ8zKuV_2WhcvRw0fVbh?usp=drive_link","Primer trimestre: De acuerdo con el reporte se valida la información en el cumplimiento del PAA para la programación de la contratación en los meses de enero y febrero.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nSegundo trimestre: Conforme con el reporte se valida la información en el cumplimiento del PAA, con el seguimiento mensual.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nTercer trimestre: Conforme con el reporte se valida la información en el seguimiento del PAA, con el seguimiento mensual para los meses de julio, agosto y septiembre del 2024.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nCuarto trimestre: De acuerdo con el reporte se valida el seguimiento a la contratación para el cumplimiento de metas para el trimestre reportado.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","En el link referenciado en las evidencias, no se evidencia publicado en la página web el seguimiento correspondiente al tercer trimestre, como se observa en la siguiente imagen:\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nCuarto trimestre:  Se valida que para el último trimestre se dío cumplimiento a las metas establecidas y se realizó la contratación requerida de acuerdo al reporte del plan anual de adquisiciones.    \n\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde  - Jefe Oficina de Control Interno",null,"EFECTIVA","Cerrada - Vencida","Seguimiento realizado por: Ana Hernandez _Contratista"]
[4,"Auditorías Internas","Subdirección Académica","2023-12-27","LA EVIDENCIA PRESENTADA EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA, NO REPRESENTA EL USO TOTAL DE LOS RECURSOS ASIGNADOS Y LAS ACTIVIDADES EJECUTADAS PARA EL CUMPLIMENTO DE LA META Y PRODUCTOS MGA RESPECTIVOS.","Hallazgo","FALTA DE SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y AL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES QUE PERMITAN IDENTIFICAR CLARAMENTE RECURSOS Y ACTIVIDADES POR ESTRATEGIA.","EN LA HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO MENSUAL A METAS QUE SE ENTREGA A LA OAP POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA IDENTIFICAR LOS RECURSOS Y CONTRATOS ASIGNADOS PARA CADA META.\n\n","Acción Correctiva","Versión actualizada de la herramienta de seguimiento del proyecto","PROFESIONAL DELEGADO POR LA SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA","2024-01-03","2024-01-04","2024-12-31","Primer trimestre: En los dos primeros seguimientos del año no se registran ejecución de recursos. Para los siguientes seguimientos es necesario realizar una actualización del formato de reporte.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre: La ejecución de lo recursos ha sido consecuente con el avance por meta. Se han realizado 27 contratos.\nSeguimiento realizado por:  Martha Quintero\n\nTercer trimestre: En los seguimientos mensuales a cada meta de los Proyectos de Inversion 7553 y 8196, se identificó que, lo programado para el período se cumplió con lo ejecutado en las metas y estrategias en vigencia.\nSeguimiento realizado por: Tatiana Estupiñán Vanegas\n\nCuarto trimestre: A partir del trabajo en conjunto con la OAP, se da cuenta a tráves de la evidencia, los recursos programados, comprometidos y girados para cada una de las actividades ejecutadas para el cumplimiento de la meta y productos MGA respectivos.\nSeguimiento realizado por: Tatiana Estupiñán Vanegas","No aplica\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/13ox9nchqG0S-rekJm1zncssc2sUsH0kr\n\n- Evidencia cuarto trimestre: Justificacion de reservas presupuestales 2024.xls","Primer trimestre: De acuerdo con el reporte se valida la información. Es necesario revisar la acción formulada conforme con la causa del hallazgo y presentar como evidencia la herramienta de seguimiento, independientemente de la ejecución de recursos.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nSegundo trimestre: Se valida la información con la matriz de seguimiento a los proyectos de inversión y a la contratación. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nTercer trimestre: Se valida la información con la matriz de seguimiento a los proyectos de inversión y a la contratación. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Al validar los archivo de Excel denominado \"3er Trimestre: 00 Seguimiento proyecto 8196-SEPTIEMBRE 2024\"  se observó que en la hoja con nombre \"Seguimiento MGA SEGPLAN PMR\", se encuentra registrada información correspondiente al proyecto  proyecto 7553 y no a 8196, por tanto no hay evidencia de avance o ejecución de la actividad de mejoramiento establecida por el proceso.\n\nCuarto trimestre:   Se verifica el seguimiento registrado en el archivo de control y se evidencia el consolidado y avance de cada una de las metas, para cada uno de los proyectos de inversión, donde se reporta un compromiso del 80% de compromiso al nuevo proyecto de inversión.  Se da cierre a esta actividad.",null,"EFECTIVA","Cerrada","Seguimiento realizado por: Ana Hernandez _Contratista\n\n\nSeguimiento cuarto trimestre:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[5,"Auditorías Internas","Subdirección Académica","2023-12-27","INCONSISTENCIAS EN DATOS Y EVIDENCIAS INSUFICIENTES EN LA EJECUCIÓN DE LAS METAS 4 Y 5 DEL PROYECTO DE INVERSIÓN","Hallazgo","\nERRORES DE DIGITACION EN EL FORMATO DE ASISTENCIA POR PARTE DE LOS PARTICIPANTES EN EVENTOS\n\nEN 2020 LA INFORMACIÓN REPORTADA NO CONTÓ CON LA VERIFICACIÓN SUFICIENTE, PRESENTANDO INCONSISTENCIAS \n","REVISIÓN, AJUSTE Y PARAMETRIZACIÓN DEL FORMATO ASISTENCIA A EVENTOS PARA MEJORAR SU CONFIABILIDAD\n\nLOS INFORMES DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DEBEN ACOMPAÑARSE DE LAS BASES DE DATOS Y DEMÁS EVIDENCIAS PARA VERIFICAR LA INFORMACIÓN ","Acción Correctiva","\\\\192.168.1.251\\200_sga","PROFESIONAL DELEGADO POR LA OAP","2024-01-03","2024-01-02","2024-05-01","Primer trimestre: A la fecha no se han realizado eventos, ni se ha reportado población beneficiada que conlleve el soporte con las bases de datos.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre: Se anexa la base de datos de asistencia a eventos en los corrido del 2024, con 449 registros de asistencia.\nSeguimiento realizado por: Martha Quintero\n\nTercer trimestre: Se anexa la base de datos de asistencia a eventos del tercer trimestre del 2024, con 234 registros de asistencia\nSeguimiento realizado por: Tatiana Estupiñán Vanegas\n\nCuarto trimestre: Para el cuarto trimestre 2024, se cuenta con los listados de asistencia a los siguientes eventos organizados por el IDEP en este mismo período:\n- Capacitación a evaluadores\n- Formación jurados\n- Sistematización de Experiencias de Redes, Semilleros y Colectivos\n- Consulta generación de capacidades\n- Capacitación Fase de visita en situ\n- Grupo de discusión tendencias y necesidades de la investigación \n- Diálogo sobre el \"Futuro de la Innovación Educativa\"\n- Jornada de deliberación de jurados y pares\n- Reconocimiento a la Excelencia en la Gestión Educativa\n- Encuentro pedagogico evaluacion externa\n- Seminario Internacional\n\nSeguimiento realizado por: Tatiana Estupiñán Vanegas","https://drive.google.com/drive/u/1/folders/13ox9nchqG0S-rekJm1zncssc2sUsH0kr\n\n- Evidencia cuarto trimestre: Hallazgo N°4","Primer trimestre:De acuerdo con el reporte, se valida la información. Es necesario inlcuir el ajuste al formato de asistencia y sus anexos, conforme con las carecterísticas mencionadas en la acción y evidencia. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nSegundo trimestre: De acuerdo con el reporte se valida la información de la base de datos \"Asistencia Eventos\". Se recomienda estandarizar el nombre de cada evento. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nTercer trimestre: De acuerdo con el reporte se valida la información de la base de datos \"Asistencia Eventos\" con los 234 registros para los eventos del trimestre. Se recomienda estandarizar el nombre de cada evento. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nCuarto trimestre: De acuerdo con el reporte se valida los listados de asistencia a eventos durante el trimestre, con 301 asistentes y 207 registros\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Se realiza la validación de los datos registrados en el archivo reportado y se evidencia  inconsistencia  en los datos registrados, como en la fecha de algunos eventos, donde el año registrado no corresponde y  eventos realizados en noviembre y diciembre, además, la fecha registrada en la columna \"Marca temporal\" corresponde año 2023, la difiere de la fecha registrada en la columna \" Fecha del evento\", por lo anterior, la acción no ha sido suficiente para subsanar el riesgo identificado en la auditoría.\n\nCuarto trimestre:  Se verifico por  parte de esta Oficina  las evidencias aportadas, identificando que se se subsanaron las observaciones registradas en el anterior seguimiento, por lo anterior se da el cierre a esta acción.\n\n",null,"EFECTIVA","Cerrada - Vencida","Seguimiento realizado por: Ana Hernandez _Contratista\n\n\nSeguimiento cuarto trimestre:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[6,"Auditorías Internas","Subdirección Académica","2023-12-27","INCONSISTENCIA EN INFORMACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LA META \"IMPLEMENTAR 1 ESTRATEGIA EFICAZ Y EFECTIVA DE SOCIALIZACIÓN, DIVULGACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO DERIVADO DE LAS INVESTIGACIONES Y PUBLICACIONES DEL IDEP Y DE LOS DOCENTES DEL DISTRITO.","Hallazgo","ERROR EN EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN EN EL INFORME FINAL DE GESTIÓN 2020 YA QUE \"EL COVID NO TE ROBE LA SONRISA\" CORRESPONDIÓ A UN MENSAJE MAS NO A UNA PUBLICACIÓN https://www.idep.edu.co/node/2042","DIFERENCIAR EN LOS INFORMES DE GESTIÓN REPORTADOS LAS PUBLICACIONES ACADEMICAS DE OTRO TIPO DE ESTRATEGIAS DE DIVULGACION O COMUNICACIONES COMO LAS REDES SOCIALES (EJEMPLO https://twitter.com/idepbogotadc/status/1291448962914955267)","Acción Correctiva","\\\\192.168.1.251\\200_sga","PROFESIONAL DELGADO POR EL O LA SUBDIRECTORA ACADEMICA (LIDER DE REPORTES A LA OAP)","2024-01-03","2024-01-04","2024-07-31","Primer trimestre: A la fecha no se ha realizado ningún informe de gestión donde se pueda presentar esta confusión.\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre: A fecha de corte no se ha realizado ningún informe de gestión.\nSeguimiento realizado por: Martha Quintero\n\nTercer trimestre: Una vez revisado el hallazgo al que hacen referencia, la publicación \"IDEP unido a maestras, maestros y orientadores en la emergencia COVID-19\", se confirma que este no es un mensaje, ya que se está difundiendo información de interes a la ciudadania.  \nSeguimiento realizado por: Tatiana Estupiñán Vanegas\n\nCuarto trimestre: De acuerdo con la causa raiz, se reformula la acción como: \"En el Informe de Gestión del primer semestre del 2024 se reportará estrictamente la información de las publicaciones conforme con la Meta 6: Estrategia eficaz y efectiva de socialización, divulgación y gestión del conocimiento derivado de las investigaciones y publicaciones del IDEP\"\nSeguimiento realizado por: Tatiana Estupiñán Vanegas","No aplica\n\nhttps://www.idep.edu.co/node/2042\n\n- Evidencia cuarto trimestre: https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-09/Informe%20gesti%C3%B3n%20I%20semestre%202024.pdf\nPáginas 16 y 17","Primer trimestre:De acuerdo con el reporte, es necesario revisar la efectividad de la acción y su evidencia conforme a la causa identificada en la diferenciación de los reportes finales de información.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nSegundo trimestre: Se valida la información. El informe de gestión está programado para realizarse después del primer semestre del 2024. Tener en cuenta la sugerencia de revisión de efectividad de la acción. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nTercer trimestre: Se valida la información sobre el tipo de información publicada. En el informe de gestión del primer semestre se mitiga el riesgo de error de la información, especificando el tipo de información.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nCuarto trimestre: De acuerdo con el reporte se valida en el informe de Gestión del primer semestre de la consistencia de la información.  Seguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Teniendo en cuenta lo reportado por la primera linea, se solicita especificar la acción que permita subsanar el hallazgo evidenciado en la auditoría.\n\nSeguimiento cuarto trimestre:  De acuerdo con el seguimiento registrado se evidencia que el informe de gestión del primer semestre, identifica cada una de las metas señaladas por componente.  Por lo anterior se da por cumplida esta actividad y se realiza el respectivo cierre.",null,"EFECTIVA","Cerrada - Vencida","Seguimiento realizado por: Ana Hernandez _Contratista\n\n\nSeguimiento cuarto trimestre:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[7,"Auditorías Internas","Subdirección Académica","2023-12-27","LA INVESTIGACIÓN DE LA ESTRATEGIA 1 NO PUBLICADA EN EL CRIIE (HTTDS:/MWW.IDED.EDU.CO/DARA-DROFES/CENTRODE-RECURSOS-PARA-LA-LNVESTIAACIONELNNOVACION-EDUCATIVA-CRIIE)","Hallazgo","NO SE REALIZÓ LA ACTIVIDAD DE DIVULGACIÓN DE INFORMES ACADÉMICOS FINALES, CONTENIDA EN EL PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO PEDAGÓGICO, VIGENTE EN SU MOMENTO. ","GESTIONAR LA PUBLICACIÓN DEL INFORME ACADÉMICO DE LA INVESTIGACIÓN \"CORPOREIDAD, TÉCNICAS SOMÁTICAS Y SOCIOEMOCIONALIDAD\" EN EL CRIIE","Acción Correctiva","CATALOGO BIBLIOGRAFICO DEL CRIIE\nhttps://descubridor.idep.edu.co/","PROFESIONAL DELGADO POR EL O LA SUBDIRECTORA ACADEMICA (CARLOS LOPEZ DONATO)","2024-01-03","2024-01-04","2024-06-28","Primer trimestre:Se realizó la publicación en el CRIIE del informe académico de la investigación \"Corporeidad, Técnicas Somáticas y Socioemocionalidad\".\nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre: N/A\nSeguimiento realizado por: Martha Quintero\n\nTercer trimestre: N/A\nSeguimiento realizado por:\n\nCuarto trimestre: Se realiza una nueva búsqueda y se encuentra en el CRIIE publicado el Informe Final Académico de Investigación - Informe Final del Estudio Corporeidad, técnicas somáticas y socioemocionalidad, por lo que se subsana la causa raíz que originó el hallazgo evidenciado.\nSeguimiento realizado por: Tatiana Estupiñán Vanegas","https://repositorio.idep.edu.co/handle/001/2631\n\n- Evidencia cuarto trimestre:\n\n https://descubridor.idep.edu.co/Record/ir-001-2631\n\nhttps://repositorio.idep.edu.co/flip/index.jsp?pdf=/bitstream/handle/001/2631/Coroporeidad%202021.pdf?sequence=1&isAllowed=y","Primer trimestre: De acuerdo con la información reportada, se valida el cumplimiento de la acción en el reporsitorio CRIIE. Por lo tanto se sugiere el cirerre de la acción de mejora.   \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n\nSegundo trimestre: Se solicita cierre de la acción por cumplimiento de la acción en el primer trimestre.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nTercer trimestre: Se solicita cierre de la acción por cumplimiento de la acción en el primer trimestre.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n\nCuarto trimestre: De acuerdo con el reporte se valida la información, sin embargo se recomienda revisar los puntos de control.  Seguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","La acción propuesta corresponde a una acción inmediata; sin embargo, no subsana la causa raíz que originó el hallazgo evidenciado en la Auditoría a saber \"la no publicación en el CRIIE\"\n\n\nSeguimiento cuarto trimestre:  Se recomienda establecer puntos  de control en los procedimientos que permitan controlar las publicaciones que realiza el IDEP en el CRIEE. \n",null,"INEFECTIVA","Cerrada","Seguimiento realizado por: Ana Hernandez _Contratista\n\n\nSeguimiento cuarto trimestre:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[8,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2022-06-29","Las caracterizaciones de los procesos del IDEP tienen fecha de\nelaboración mayor a 2 años, lo anterior incumple lo enunciado en el Decreto 1800 de 2019: \"Por el cual se adiciona el Capítulo 4 al Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de Función Pública, en lo relacionado con la actualización de las plantas globales de empleo\" en el artículo 2.2.1.4.1. Actualización de plantas de empleo. Las entidades y organismos de la Administración Pública, con el objeto de mantener actualizadas sus plantas de personal, deberán adelantar las siguientes acciones mínimo cada dos años: \na. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad.","Hallazgo","Deficiencia en el analisis y ajuste de procesos y procedimientos","Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso de gestión documental publicados en el Sistema Integrado de Gestión (MALOCA)","Acción Correctiva","Acta de reunión de revisión de la caracterización y de los documentos del  proceso\n\nFormato FT-MIC-03-04 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos\n\nGestión Documental del SIG (MALOCA) actualizado","PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE GESTIÓN DOCUMENTAL","2022-07-06","2022-07-15","2023-03-31","30/03/2024: Se realiza la actualización de la caracterización del proceso de gestión documental.\nResponsable del seguimiento: Andrés Ríos \n\nSegundo trimestre:\n02-07-2024 se realiza actualización del procedimiento organizacion documental, dicho procedimiento se encuentra publicado en el sistema integrado de gestión. \nSeguimiento realizado por: Andrés Ríos León\n\nTercer trimestre:\n04-10-2024. actualmente se adelantan gestiones respecto a la actualizacion del instrumento archivisitico PGD.\nSeguimiento realizado por: Andrés Ríos León\n\nCuarto trimestre: \n19/12/2024: Presentación del instrumento archivistico PDG, actualización del Índice de Información Clasificada y Reservada y temáticas correspondientes al Sistema Integrado de Conservación y Preservación y actualización de tablas de retención documental. El PGD y el Índice de Información Clasificada se encuentran pendientes por aprobación por parte del Comité del CIGD el 17/12/2024\nSeguimiento realizado por: Andrés Ríos León\n","Documento publicado en Gestión Documental del SIG (MALOCA) \n\n\nhttps://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-02/CR-GD-07-01%20Caracterizaci%C3%B3n%20Gesti%C3%B3n%20Documental.pdf","Primer trimestre: De acuerdo con el reporte, se valida la información de actualización del documento CR-GD-07-01 Caracterización Gestión Documental. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nSegundo trimestre: Conforme con el reporte se valida la información de actualización del documento PRO-GD-07-11 Organización expedientes.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nTercer trimestre: Conforme con el reporte se valida la información de actualización del instrumento archivisitico PGD.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nCuarto trimestre: Conforme con el reporte se valida la información de actualización del Índice de Información Clasificada y Reservada .\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Se valida en la página del IDEP y se oberva que la caracterización del Proceso se actualizo el 30/01/2024, se encuentra pendiente de actualizar el \"PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL\" PGD.\n\nSeguimiento cuarto trimestre:  Se valida la actualización del PGD, el acta se encuentra pendiente de firmas, por lo anterior se realiza el cierre de esta actividad. \n\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno ","|","EFECTIVA","Cerrada - Vencida","Seguimiento realizado por: Ana Hernandez _Contratista.\n\nSeguimiento cuarto trimestre: Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[9,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2022-06-29","Las caracterizaciones de los procesos del IDEP tienen fecha de elaboración mayor a 2 años, lo anterior incumple lo enunciado en el Decreto 1800 de 2019: \"Por el cual se adiciona el Capítulo 4 al Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de Función Pública, en lo relacionado con la actualización de las plantas globales de empleo\" en el artículo 2.2.1.4.1. Actualización de plantas de empleo. Las entidades y organismos de la Administración Pública, con el objeto de mantener actualizadas sus plantas de personal, deberán adelantar las siguientes acciones mínimo cada dos años: \na. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad.","Hallazgo","Deficiencia en el analisis y ajuste de procesos y procedimientos","Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso publicados en el Sistema Integrado de Gestión (MALOCA)","Acción Correctiva","Caracterización del proceso\n\nFormato FT-MIC-03-04 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos\n\nPágina web del IDEP (MALOCA-SIG)","PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE OJ","2022-07-11","2022-07-18","2023-06-01","Primer trimestre\n30/03/2024: Atendiendo  la solicitud  de revisión y actualización de la caracterización del proceso, se realizó en debida forma y se informó a la Oficina Asesora de Planeación para que los documentos actualizados tanto de Caracterización como de Procedimientos sean publicados en el Sistema Integrado de Gestión (MALOCA). Profesional responsable: Laura Matiz, Oficina Jurídica.\n\nSegundo trimestre\n02/07/2024: Atendiendo  la solicitud  de revisión y actualización de la caracterización del proceso, esta actividad se realizó en debida forma y se informó a la Oficina Asesora de Planeación en el primer trimestre de 2024. Profesional responsable: Laura Matiz, Oficina Jurídica.\nSeguimiento realizado por:Laura Matiz Mora, profesional Especializada 222-03 Oficina Jurídica\n\n\nTercer trimestre: \n04/10/2024: Atendiendo  la solicitud  de revisión y actualización de la caracterización del proceso, esta actividad se realizó en debida forma y se informó a la Oficina Asesora de Planeación en el primer trimestre de 2024. Profesional responsable: Laura Matiz, Oficina Jurídica.\n\nSeguimiento realizado por:Laura Matiz Mora, profesional Especializada 222-03 Oficina Jurídica\n\nCuarto trimestre: \n09/12/2024. Se informa a la oficina de Control interno que se actualizaron treinta y dos (32) documentos de Gestión Contractual y que fueron publicados en el Sistema integrado de Gestión\nSeguimiento realizado por: Laura Matiz Mora, profesional Especializada 222-03 Oficina Jurídica.","https://www.idep.edu.co/articulo/gestion-documental-del-sig","Primer trimestre: De acuerdo con el reporte, se valida la información de actualización del documento CR-GD-07-01 Caracterización Gestión Documental. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nSegundo trimestre: Conforme con el reporte se valida la información de actualización de documentos.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez \n\nTercer trimestre: Conforme con el reporte se valida la información de actualización de documentos se reciben (29/09/2024) las solicitudes para actualizar 16 formatos del proceso. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nCuarto trimestre: Conforme con el reporte se valida la información de actualización de documentos se reciben solicitudes para actualizar 32 formatos del proceso: \nFT-GC-08-01 Acta de Inicio del Contrato\nFT-GC-08-09 Memorando solicitud de contratación\nFT-GC-08-10 Estudios y Documentos Previos modalidad de Contratación Directa\nFT-GC-08-11 Estudio de Mercado y Análisis del Sector\nFT-GC-08-13 Pliego de condiciones selección abreviada menor cuantía\nFT-GC-08-15 Invitación electrónica pública mínima cuantía\nFT-GC-08-16 Anexo al contrato electrónico\nFT-GC-08-17 Solicitud Estudio de Mercado\nFT-GC-08-18 Solicitud de modificación contractual\nFT-GC-08-22 Estudios previos invitación pública de Mínima Cuantía\nFT-GC-08-25 Hoja de control Modalidad de selección: Contratación Directa\nFT-GC-08-30 Estudios y documentos previos para Convocatorias Públicas\nFT-GC-08-33 Pliego de condiciones Concurso de Méritos Abierto\nFT-GC-08-34 Pliego de condiciones Licitación Pública\nFT-GC-08-35 Certificación contrato\nFT-GC-08-52 Anexo Acta de Liquidación de Convenios\nFT-GC-08-37 Carta de aceptación de la oferta\nFT-GC-08-39 Informe verificación de los requisitos habilitantes y calificables de mínima cuantía y Convocatorias Públicas\nFT-GC-08-40 Minuta modificaciones contractuales\nFT-GC-08-42 Formulario de respuestas a observaciones en convocatorias publicas e invitación de mínima cuantía\nFT-GC-08-47 Minuta Convenio\nFT-GC-08-53 Estudios Previos de Convenios\nFT-GC-08-56 Anexo al contrato de arrendamiento electrónico\nFT-GC-08-58 Solicitud de Estudio mercado persona natural talento no palanca\nFT-GC-08-59 Acta de recepción de ofertas y cierre del proceso\nFT-GC-08-60 Anexo Acta de liquidación de mutuo acuerdo\nFT-GC-08-61 Formato de relación de contratos personas naturales-jurídicas\nFT-GC-08-62 Formato de relación de contratos de prestación consorcios o uniones temporales\nFT-GC-08-63 Hoja de control modalidad de selección contratación directa - convenios\nFT-GC-08-65 Formato acta de terminación anticipada\nFT-GC-08-67 Formato Solicitud de Vinculación– Persona Jurídica \nFT-GC-08-68 Formato Solicitud de Vinculación– Persona Natural \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n","Se verifica en la página del IDEP que los documentos tanto de Caracterización como de Procedimientos se encuentren actualizados, conforme a lo reportado por la primera linea; sin embargo, se recomienda actualizar los procedimientos con vigencia mayor a 2 años.\n\n1. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO fecha aprobación 26/03/2024.\n2. PRO-GC-08-01 Supervisión e Interventoría fecha A 26/03/2024.\n3. PRO-GC-08-09 Selección por contratación directa fecha aprobación 31/08/2022\n4. PRO-GC-08-17 Selección por licitación pública fecha aprobación 31/08/2022\n5. PRO-GC-08-18 Selección por concurso de méritos fecha aprobación 31/08/2022\n6. PRO-GC-08-19 Selección Abreviada fecha aprobación 31/08/2022\n7. PRO-GC-08-20 Selección por mínima cuantía fecha aprobación 31/08/2022\n8. PRO-GC-08-21 Compra de bienes y/o servicios a través de la tienda virtual del Estado colombiano fecha aprobación 21/05/2019","https://www.idep.edu.co/articulo/gc-08-proceso-de-gestion-contractual","INEFECTIVA","Cerrada - Vencida","Seguimiento realizado por: Ana Hernandez _Contratista"]
[10,"Auditoria Externa","Subdirección Académica","2022-03-01","En este orden de ideas y teniendo en cuenta que la entidad durante el último semestre de la vigencia 2021, no presentó peticiones vencidas, sugerimos mantener la ejecución de las acciones implementadas con el fin de garantizar la atención oportuna de las peticiones dentro de los términos de ley y que las mismas sean cerradas dentro de los mismos plazos en el Sistema Distrital de Gestión de Peticiones Ciudadanas.","Oportunidad de mejora","Continuar con la implementación del  seguimiento semanal de respuestas de las PQRS en el que se recuerda, mediante una comunicación enviada por correo electrónico todos los lunes, sobre las PQRS que están pendientes de respuesta y su fecha de vencimiento.","N.A","Acción Preventiva y/o de mejora","Informes de Avance"," Auxiliar administrativa","N.A","N.A","N.A","Primer trimestre\n30/03/2024: Durante el primer Trimestre de 2024, se han enviado 9 correos electrónicos recordando a los responsables de cada dependencia, dar respuesta en los tiempos oportunos a los PQRS así como a los Jefes Directos. \nSeguimiento por: Diana Sofía Gutiérrez\n\nSegundo trimestre\n30/06/2024: Durante el segundoTrimestre de 2024, se han enviado 13 correos electrónicos recordando a los responsables de cada dependencia, dar respuesta en los tiempos oportunos a los PQRS así como a los Jefes Directos. \nSeguimiento por: Diana Sofía Gutiérrez\n\nTercer trimestre\n30/09/2024 Durante el tercer Trimestre de 2024, se han enviado 12 correos electrónicos recordando a los responsables de cada dependencia, dar respuesta en los tiempos oportunos a los PQRS así como a los Jefes Directos. \nSeguimiento realizado por: Diana Sofía Gutiérrez\nCuarto trimestre\nSeguimiento realizado por:","https://drive.google.com/drive/folders/14flgxzmbHtQNZG8BLwK6K2xsIucDpzRV    https://drive.google.com/drive/u/2/folders/1dVl-_lMoQVuenN7ANan2CWaYlvOlgZkl","Primer trimestre: De acuerdo con el reporte de la información, se valida la información conforme con las las evidencias de los correos enviados el 21 de marzo de 2024 a las diferentes áreas. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nSegundo trimestre: De acuerdo con el reporte de la información, se valida la información conforme con las las evidencias de los trece (13) correos enviados durante el segundo trimestre a las diferentes áreas. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nTercer trimestre: De acuerdo con el reporte de la información, se valida la información conforme con las las evidencias de los doce (12) correos enviados durante el segundo trimestre a las diferentes áreas. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nCuarto trimestre:\nSeguimiento realizado por:","\nSe valida la información referente a las evidencias de los doce (12) correos enviados durante el segundo trimestre a las diferentes áreas. \n\nAsi mismo, de acuerdo con el seguimiento realizado a las peticiones para el periodo abril a julio de 2024, se evidencia que la entidad no presentó peticiones vencidas y que cuentan con criterios de calidad, calidez y coherencia.  \n","1. Informe PQRS Seguimiento 2do Trimestre 2024 \\\\192.168.1.251\\control_interno\\Año 2024\\07.INFORMES INTERNOS\\06. INFORME PQRS\\02. SEGUNDO SEMESTRE\\4. Informe\n\n2. Correos de seguimiento :\nhttps://drive.google.com/drive/folders/14flgxzmbHtQNZG8BLwK6K2xsIucDpzRV","EFECTIVA","Cerrada","Seguimiento realizado por: Ana Hernandez _Contratista"]
[11,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Se identificó menor valor pagado en la liquidación de las horas del conductor en la nómina de marzo, toda vez que al validar la sumatoria de las horas relacionada en el formato FT-GTH-13-02 autorización y control de cumplimiento de horas extras de la Resolución 024 de 2024, se observa que existe un error aritmético de 3 horas en la suma entre 15 y 29 de febrero, a favor del funcionario","Observación","Numeral 1.1. Factores Salariales: \nObservación No. 02","Calculo inexacto de la liquidación de la nómina por errores de calculo de horas ","Teniendo en cuenta que el reporte se diligenciaba en forma manual,  se  solicito  a la Dirección General ,  que las horas extras  a partir de septiembre de 2024 se reportaran en formato de hoja de e excel implementado,  el cual lleva la fórmula correspondiente a la sumatoria de las horas extrass laboradas.\n\n\nCorroborar la sumatoria de horas extras rgistradas en documento FT-GTH-13-O2 FORMATO DE AUTORIZAClóN Y CONTROL DE CUMPLIMIENTO DE HORAS EXTRAS, el cual a partir de septiembre se debe registrar en fromato Excel.",null,"FT-GTH-13-O2 FORMATO DE AUTORIZAClóN Y CONTROL DE CUMPLIMIENTO DE HORAS EXTRAS.  Radicado a la SAyF","Responsable nómina","2024-08-30","2024-09-05","2024-09-30","Cuarto trimestre:\nSe radicó memorando a la Dirección con el fin de solictar revisión y aclaración de horas extras laboradas en febrero, liquidadas y pagadas en el mes de marzo de 2024 para efectuar ajuste en la nómina de septiembre de 2024\n\nSe actualiza formato FT-GTH-13-O2 FORMATO DE AUTORIZAClóN Y CONTROL DE CUMPLIMIENTO DE HORAS EXTRAS.  Radicado a la SAyF el cual debe diligenciarse en excel ya que el documento queda formulado para que realice la sumatoria automaticamente.\n","\n\nOficio Radicado No. 06-817-2024-001637 de septiembre 05 de 2024.\n\nNómina Resumida septiembre de 2024\n\nDocumento publicado en Gestión Documental del SIG.","Se verifica la actualización del formato y el ajuste de las horas extras pendientes de pago.   Por lo anterior se da cierre a esta actividad. \n\n","https://www.idep.edu.co/articulo/gth-13-proceso-de-gestion-de-talento-humano \n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1fx16Dd9oWC4dNnK0kPXMARMiWRucl2eq?usp=drive_link ","EFECTIVA","Cerrada","Seguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Inerno."]
[12,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Se verificó en las hojas de vida que a los funcionarios Liliana Patricia Torres Luna y Luis Alejandro Rodríguez Ayala, se les notificó por electrónico los documentos para la vinculación","Observación","2. VINCULACION DE SERVIDORES\nActividad No. 6\nObservación No.1 \n","Ausencia de oficio comunicvativo a la persona nombrada allegando el formato  FT-GTH-13-26 Lista de documentos para la vinculación de funcionarios","Actualización del PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores en las actividades No. 6, (registrando \"a través de los mecanismos de comunicación establecidos en la Ley\") 7 (incluyendo en el expediente de hoja de vida el formato FT-GTH-13-26 firmado por el responsable.) y 15 (incluyendo como documento soporte en el expediente de hoja de vida el formato \"Acuerdo de confidencialidad de funcionario o servidor público FTGTH-13-46)","Acción Preventiva y/o de mejora","PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores actualizado","PROFESIONAL ESPECIALIZADO C222-G03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2024-12-31","Se efectuó la Actualización del PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores en las actividades No. 6, 7 y 15. El procedimiento fue publicado en el portal web de la entidad en : https://www.idep.edu.co/articulo/gth-13-proceso-de-gestion-de-talento-humano y socializado mediante alerta informativa del 27 de noviembre de 2024.\n\nEvidencias en: https://drive.google.com/drive/folders/1B1K8YFkV_7M64Mk-4aID6ziAbnvWTlDa ","Cuarto trimestre:  De acuerdo con el reporte de la información, se valida la actualización del documento  PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1B1K8YFkV_7M64Mk-4aID6ziAbnvWTlDa","Se valida la actualización y publicación del procedimiento en la página web de la Entidad, por lo anterior se realiza el cierre de la actividad.\n","https://www.idep.edu.co/articulo/gth-13-proceso-de-gestion-de-talento-humano \n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1fx16Dd9oWC4dNnK0kPXMARMiWRucl2eq?usp=drive_link ","EFECTIVA","Cerrada","\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[13,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","No se encontró en los expedientes de las hojas de vida, el diligenciamiento del formato FT-GTH-13-26 y el formato correspondiente a la funcionaria NISME PINEDA no tiene fecha de diligenciamiento.","Observación","2. VINCULACION DE SERVIDORES\nActividad No. 7\nObservación No.2\n","Ausencia formato del formato FT-GTH-13-26 Lista de documentos para la vinculación de funcionarios","Actualización del PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores en las actividades No. 6, (registrando \"a través de los mecanismos de comunicación establecidos en la Ley\") 7 (incluyendo en el expediente de hoja de vida el formato FT-GTH-13-26 firmado por el responsable.) y 15 (incluyendo como documento soporte en el expediente de hoja de vida el formato \"Acuerdo de confidencialidad de funcionario o servidor público FTGTH-13-46)","Acción Preventiva y/o de mejora","PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores actualizado","PROFESIONAL ESPECIALIZADO C222-G03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2024-12-31","Se efectuó la Actualización del PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores en las actividades No. 6, 7 y 15. El procedimiento fue publicado en el portal web de la entidad en : https://www.idep.edu.co/articulo/gth-13-proceso-de-gestion-de-talento-humano y socializado mediante alerta informativa del 27 de noviembre de 2024.\n\nEvidencias en: https://drive.google.com/drive/folders/1B1K8YFkV_7M64Mk-4aID6ziAbnvWTlDa ","Cuarto trimestre:  De acuerdo con el reporte de la información, se valida la actualización del documento  PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1B1K8YFkV_7M64Mk-4aID6ziAbnvWTlDa","Se valida la actualización y publicación del procedimiento en la página web de la Entidad, por lo anterior se realiza el cierre de la actividad.","https://www.idep.edu.co/articulo/gth-13-proceso-de-gestion-de-talento-humano \n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1fx16Dd9oWC4dNnK0kPXMARMiWRucl2eq?usp=drive_link ","EFECTIVA","Cerrada","\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[14,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Se realizó la verificación en campo y no se encontró el Formato Acuerdo de confidencialidad de funcionario o servidor público FTGTH-13-46, mencionado en la actividad.","Observación","2. VINCULACION DE SERVIDORES\nActividad No. 15\nObservación No.3\n","Ausencia formato del formato Acuerdo de confidencialidad de funcionario o servidor público FTGTH-13-46","Actualización del PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores en las actividades No. 6, (registrando \"a través de los mecanismos de comunicación establecidos en la Ley\") 7 (incluyendo en el expediente de hoja de vida el formato FT-GTH-13-26 firmado por el responsable.) y 15 (incluyendo como documento soporte en el expediente de hoja de vida el formato \"Acuerdo de confidencialidad de funcionario o servidor público FTGTH-13-46)","Acción Preventiva y/o de mejora","PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores actualizado","PROFESIONAL ESPECIALIZADO C222-G03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2024-12-31","Se efectuó la Actualización del PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores en las actividades No. 6, 7 y 15. El procedimiento fue publicado en el portal web de la entidad en : https://www.idep.edu.co/articulo/gth-13-proceso-de-gestion-de-talento-humano y socializado mediante alerta informativa del 27 de noviembre de 2024.\n\nEvidencias en: https://drive.google.com/drive/folders/1B1K8YFkV_7M64Mk-4aID6ziAbnvWTlDa ","Cuarto trimestre:  De acuerdo con el reporte de la información, se valida la actualización del documento  PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1B1K8YFkV_7M64Mk-4aID6ziAbnvWTlDa","Se valida la actualización y publicación del procedimiento en la página web de la Entidad, por lo anterior se realiza el cierre de la actividad.","https://www.idep.edu.co/articulo/gth-13-proceso-de-gestion-de-talento-humano \n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1fx16Dd9oWC4dNnK0kPXMARMiWRucl2eq?usp=drive_link ","EFECTIVA","Cerrada","\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[15,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","No se evidencia la completitud de los documentos de acuerdo con el procedimiento PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores y PRO-GTH-13-11 Desvinculación de servidores-, tal como se detalla en las observaciones 1, 2 y 3 del numeral 2° informe","Hallazgo","2. VINCULACION DE SERVIDORES\nHallazgo No. 2,\nVer observaiones 1, 2, 3 ","Ausencia de documentos mencionados en las actividades 6, 7 y 15 el  PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores","Actualización del PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores en las actividades No. 6, (registrando \"a través de los mecanismos de comunicación establecidos en la Ley\") 7 (incluyendo en el expediente de hoja de vida el formato FT-GTH-13-26 firmado por el responsable.) y 15 (incluyendo como documento soporte en el expediente de hoja de vida el formato \"Acuerdo de confidencialidad de funcionario o servidor público FTGTH-13-46)","Acción Correctiva","PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores actualizado","PROFESIONAL ESPECIALIZADO C222-G03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2024-12-31","Se efectuó la Actualización del PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores en las actividades No. 6, 7 y 15. El procedimiento fue publicado en el portal web de la entidad en : https://www.idep.edu.co/articulo/gth-13-proceso-de-gestion-de-talento-humano y socializado mediante alerta informativa del 27 de noviembre de 2024.\n\nEvidencias en: https://drive.google.com/drive/folders/1B1K8YFkV_7M64Mk-4aID6ziAbnvWTlDa ","https://drive.google.com/drive/folders/1B1K8YFkV_7M64Mk-4aID6ziAbnvWTlDa","Cuarto trimestre:  De acuerdo con el reporte de la información, se valida la actualización del documento  PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","https://www.idep.edu.co/articulo/gth-13-proceso-de-gestion-de-talento-humano \n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1fx16Dd9oWC4dNnK0kPXMARMiWRucl2eq?usp=drive_link ","EFECTIVA","Cerrada","\"Se valida la actualización y publicación del procedimiento en la página web de la Entidad, por lo anterior se realiza el cierre de la actividad.\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno.\""]
[16,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","No se encuentran publicados los acuerdos de gestión en la página del IDEP para la vigencia 2024, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1083 de 2015 ARTÍCULO 2.2.13.1.9 Términos de concertación y formalización del Acuerdo de gestión. En un plazo no mayor de cuatro (4) meses, contados a partir la fecha de la posesión en su cargo, el gerente público y su superior jerárquico concertarán y formalizarán el Acuerdo de Gestión","Hallazgo","2. VINCULACION DE SERVIDORES\n\nObservación No.4\n","Inoportunidad en la publicación de los acuerdos de gestión en el portal web institucional","La Subdirección Administrativa y Financiera, informará a los Gerentes Publicos del IDEP dentro de los 10 dias siguientes a su posesión los termins de concertación y formalización del acuerdo de gestión estableciudos por la Ley suscripción y Publicación de los acuerdos de Gestión  ","Acción Preventiva y/o de mejora","Comunicación Interna desde la SAF","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2024-12-31","Desde el 1 de octubre de 2024 no han tomado posesión en el IDEP nuevos servidores publicos en cargos del nivel directivo, Como actividad complementaria el 17 de diciembre de 2024 se realzó una sesión de capacitación en evaluacon al desempeño dirigida a los cargos DIrectivos y de nivel asesor. Se compartió en anexo la información relacionada con acuerdos de Gestión: https://drive.google.com/drive/folders/1Ftpw_gaHP1i_yno-g8ONPhAuq0IgEumb ","Cuarto trimestre:  De acuerdo con el reporte de la información, se valida la información de capacitación. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n https://drive.google.com/drive/folders/1Ftpw_gaHP1i_yno-g8ONPhAuq0IgEumb ","Se verificó la capacitación realizada al equipo directivo el día 17 de diciembre de 2024, al momento se indica que no se han presentado vinculación al equipo directivo, por lo anterior se validará en la auditoría del 2025 en caso de ingreso de directivos a la Entidad. ","https://drive.google.com/drive/folders/1Ftpw_gaHP1i_yno-g8ONPhAuq0IgEumb","EFECTIVA","Cerrada","\n\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[17,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Se observan imprecisiones en la Resolución 192 de 2015, toda vez que en el artículo séptimo se indica que la resolución rige a partir de la fecha de su expedición y se encuentra fechada el 22 de octubre de 2014 y en la parte superior se indica que es de 2015. ","Hallazgo","5. BIENESTAR E INCENTIVOS:\n\nHallazgo No. 15","Imprecisiones en la fecha de la Resolución 192 de 2015","Modificación de la Resolución 192 de 2015 ajustando la fecha de expedición",null,"Resoluciuón 081 de 2024","Subdirector Adminitrativo y Financiero ","2024-09-20","2024-10-01","2024-12-31","Mediante Resolución IDEP No. 081 de 2024 se modificó la conformación del Comité de Bienestar e Incentivos Institucionales: \n\nhttps://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-10/RESOLUCION%20081%20DE%202024.pdf ",null,"Se verificó la actualización de la Resolución 081 de 2024, por lo anterior se da cierre a esta actividad. \n",null,"EFECTIVA","Cerrada","\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[18,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","No se continuó con la modalidad de teletrabajo reconocida mediante actos administrativos de los años 2021 y 2022, una vez finalizó la fecha de suspensión del 29 de junio de 2023 de la circular 004 de 2023, no se conoció prórroga de la citada circular que justifique la continuidad de la suspensión de la Resolución 016 de 2022; solo hasta el mes de noviembre se expidió la Resolución 089 del 07 de noviembre de 2023 mediante la cual \"...Deroga la modalidad de teletrabajo a unos servidores públicos del Instituto”","Hallazgo","6. TELETRABAJO \nHallazgo No. 23","Inexistencia de servidores publicos con teletrabajo aprobado por el IDEP","Se adelantará convocatoria a teletrabajo en el tercer cuatrimestre de 2024",null,"Circular de convocatoria a teletrabajo 2024","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2024-12-31","Mediante Circular 007 del 10 de octubre de 2024 se efectuó la convocatoria para Teletrabajo 2024 la cual se realizói entre el 10 de octubre y el 25 de octubre de 2024.\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1B1K8YFkV_7M64Mk-4aID6ziAbnvWTlDa ",null,"\"Se verificó la actualización de la Circular 007  de 2024, por lo anterior se da cierre a esta actividad. \n\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno.\"",null,"EFECTIVA","Cerrada"]
[19,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Incumplimiento a lo establecido en la Resolución 088 de 2023, por cuanto no se adelantó la convocatoria para que los servidores se postularan como teletrabajadores en la vigencia 2023","Hallazgo","6. TELETRABAJO \nHallazgo No. 25","Inexistencia de convocatoria a teletrabajo en la vigencia 2023","Se adelantará convocatoria a teletrabajo en el tercer cuatrimestre de 2024",null,"Circular de convocatoria a teletrabajo 2024","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2024-12-31","Mediante Circular 007 del 10 de octubre de 2024 se efectuó la convocatoria para Teletrabajo 2024 la cual se realizói entre el 10 de octubre y el 25 de octubre de 2024.\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1B1K8YFkV_7M64Mk-4aID6ziAbnvWTlDa ",null,"Se verificó la actualización de la Circular 007  de 2024, por lo anterior se da cierre a esta actividad. \n",null,"EFECTIVA","Cerrada","\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]

{"sheet":"Hoja1","index":4,"n_rows":48,"n_cols":21,"rows_kept":48,"cut":false,"hidden":true,"merged":[[7,15,7,20]]}
[null,null,null,null,null,null,null,null,"INSTITUCIONAL "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"HALLAZGOS ",25]
[null,"TOTAL DE ACCIONES FORMULADAS",null,31,1,null,null,null,"ACCIONES",26]
[null,"ACCIONES VENCIDAS",null,0,{"$f":"+D4/$D$3","v":0},null,null,null,"VENCIDAS",0]
[null,"ACCIONES EN EJECUCIÓN",null,23,0.74193548387096775,null,null,null,"CUMPLIDAS",20]
[null,"ACCIONES CERRADAS",null,8,0.25806451612903225,null,null,null,"EN EJECUCIÓN",6]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"POR PROCESOS ",null,null,null,null,null,null,"CONSOLIDADO PLANES DE MEJORAMIENTO"]
[null,"PROCESO","TOTAL HALLAZGOS","TOTAL ACCIONES POR PROCESO","VENCIDAS","EN EJECUCIÓN","CERRADAS",null,"PROCESO","TOTAL HALLAZGOS ","TOTAL DE ACCIONES ","Vencidas","En Ejecución","Cerradas",null,"Plan de Mejoramiento ","No.  Hallazgos ","No. de Acciones","Vencidas","En ejecución","Cerradas y/o \nCumplidas"]
[null,"Divulgación y Comunicación",4,4,0,4,0,null,"ESTRATÉGICO",{"$f":"+C10+C11+C12","v":7},7,0,6,1,null,"Por procesos",28,31,0,23,8]
[null,"Dirección y Planeación",1,1,0,0,1,null,"MISIONAL",{"$f":"+C13","v":6},6,0,6,0,null,"Institucional ",25,26,null,6,20]
[null,"Atención al Ciudadano",2,2,0,2,0,null,"APOYO",{"$f":"+C14+C15+C17+C18+C19+C20+C21","v":13},16,0,10,6,null,"TOTALES",{"$f":"SUM(Q10:Q11)","v":53},57,0,29,28]
[null,"Investigación y Desarrollo Pedagógico",6,6,0,6,0,null,"EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO",{"$f":"+C22+C23","v":2},2,0,1,1]
[null,"Gestión Documental",2,3,0,2,1,null,"TOTALES",{"$f":"SUM(J10:J13)","v":28},31,0,23,8]
[null,"Gestión Contractual",0,0,0,0,0]
[null,"Gestión Jurídica",0,0,0,0,0]
[null,"Gestión de Recursos Físicos y Ambiental",2,3,0,1,2]
[null,"Gestión Tecnológica",2,3,0,3,0]
[null,"Gestión del Talento Humano",6,6,0,4,2]
[null,"Gestión Financiera",1,1,0,0,1]
[null,"Control Interno Disciplinario",0,0,0,0,0]
[null,"Evaluación y Control",0,0,0,0,0]
[null,"Mejoramiento Integral y Continuo",2,2,0,1,1]
[null,"TOTALES",{"$f":"SUM(C10:C23)","v":28},31,0,23,8]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PROCESO","TOTAL ACCIONES ","VENCIDAS","EN EJECUCIÓN","CERRADAS","ELIMINADAS"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DIC-01",4,0,4,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DIP-02",1,1,0,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"AC-10",2,0,2,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"IDP-04",6,0,6,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"GD-07",7,1,2,4,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"GC-08",0,0,0,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"GJ-09",0,0,0,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"GRF-11",3,2,0,1,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"GT-12",12,0,3,6,3]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"GTH-13",6,0,6,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"GF-14",10,0,1,9]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CID-15",0,0,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EC-16",0,0,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"MIC-03",2,0,2,0]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"IV TRIMESTRE 2018",{"$f":"SUM(K33:K46)","v":53},4,26,20,3]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"I TRIMESTRE 2019",31,0,23,8,0]

{"sheet":"DIC-01","index":5,"n_rows":31,"n_cols":25,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[29,20,29,24],[22,0,22,2],[29,14,29,18],[30,14,30,17],[22,7,22,8],[23,7,23,8],[24,7,24,8],[25,7,25,8],[29,0,29,6],[29,7,29,13],[16,0,19,2],[16,3,19,23],[18,24,19,24],[21,0,21,2],[21,4,21,5],[21,7,21,9]]}
[null,null,"PROCESO","DEPENDENCIAS",null,"FUENTE","TIPO","TIPO DE ACCIÓN","ESTADO DEL HALLAZGO","CALIFICACION DE LA ACCION"]
[null,null,"DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN","Subdirección Académica",null,"Auditorías Internas","Hallazgo","Acción Correctiva","Vencida","EFECTIVA"]
[null,null,"DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN","Oficina Asesora de Planeación",null,"Auditorias externas","No conformidad","Acción Preventiva y/o de mejora","En ejecución","EFICIENTE"]
[null,null,"ATENCIÓN AL CIUDADANO","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ",null,"Autoevaluación de control","Oportunidad de mejora",null,"Cerrada","INEFECTIVA"]
[null,null,"INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO PEDAGÓGICO","Oficina Jurídica ",null,"Producto y/o servicio no conforme.","Observación"]
[null,null,"GESTIÓN DOCUMENTAL","Oficina Jurídica - Contratación",null,"Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes."]
[null,null,"GESTIÓN CONTRACTUAL","SAF-Archivo"]
[null,null,"GESTIÓN JURÍDICA","SAF-Presupuesto"]
[null,null,"GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL","SAF-Tesorería"]
[null,null,"GESTIÓN TECNOLÓGICA","SAF-Contabilidad"]
[null,null,"GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO","SAF-Talento Humano y Nómina"]
[null,null,"GESTIÓN FINANCIERA","SAF-Recursos físicos"]
[null,null,"CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO","Oficina Control Interno"]
[null,null,"EVALUACIÓN Y CONTROL"]
[null,null,"MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO"]
[]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CÓDIGO:  FT-MIC-03-03"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"VERSIÓN :  7"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha Aprobación: 13/04/2020"]
[]
[]
["PROCESO:",null,null,null,{"$f":"CONCATENATE(\"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO \",A23)","v":"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN"},null,null,"ACCIONES FORMULADAS (Por Tipo de Acción)"]
["DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN",null,null,null,"NÚMERO DE NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES U OP. DE MEJORA DEL PROCESO",0,null,"ACCIÓN CORRECTIVA",null,{"$f":"COUNTIF(I31,\"Acción correctiva\")","v":0}]
[null,null,null,null,"TOTAL DE ACCIONES FORMULADAS",{"$f":"COUNTA(H32:H36)","v":0},null,"ACCION PREVENTIVA Y/O DE MEJORA",null,0]
[null,null,null,null,"ACCIONES VENCIDAS",0]
[null,null,null,null,"ACCIONES EN EJECUCIÓN",{"$f":"COUNTIF(X32:X36,\"En ejecución\")","v":0}]
[null,null,null,null,"ACCIONES VENCIDAS CERRADAS",{"$f":"COUNTIF(X33:X37,\"vemcida-cerrada\")","v":0}]
[null,null,null,null,"ACCIONES CERRADAS",{"$f":"COUNTIF(X34:X38,\"cerrada\")","v":0}]
[]
["DATOS GENERALES DEL HALLAZGO",null,null,null,null,null,null,"FORMULACIÓN DE ACCIONES",null,null,null,null,null,null,"SEGUIMIENTO LÍDER DEL PROCESO",null,null,null,null,"SEGUIMIENTO SEGUNDA LINEA DE DEFENSA OAP"," SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
["No.","FUENTE","DEPENDENCIA","FECHA DE LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  \n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN  LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  ","TIPO ","CAUSAS IDENTIFICADAS","ACCION(S) GENERADAS POR LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN","TIPO DE ACCIÓN","FUENTE VERIFICABLE DE LA ACCIÓN","CARGO DEL RESPONSABLE","FECHA DE FORMULACIÓN DE LA ACCIÓN\n(dd/mm/aaaa)","INICIO\n(dd/mm/aaaa)","FIN\n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO",null,null,null,"EVIDENCIAS","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","CALIFICACION DE LA ACCION","ESTADO DE LAS ACCIONES GENERADAS EN EL  HALLAZGO","RESPONSABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO"]

{"sheet":"DIP-02","index":6,"n_rows":31,"n_cols":25,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[29,14,29,18],[29,20,29,24],[30,14,30,17],[16,0,19,2],[16,3,19,23],[21,0,21,2],[21,4,21,5],[21,7,21,9],[22,0,22,2],[22,7,22,8],[23,7,23,8],[24,7,24,8],[25,7,25,8],[29,0,29,6],[29,7,29,13]]}
[null,null,"PROCESO","DEPENDENCIAS",null,"FUENTE","TIPO","TIPO DE ACCIÓN","ESTADO DEL HALLAZGO","CALIFICACION DE LA ACCION"]
[null,null,"DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN","Subdirección Académica",null,"Auditorías Internas","Hallazgo","Acción Correctiva","Vencida","EFECTIVA"]
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["No.","FUENTE","DEPENDENCIA","FECHA DE LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  \n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN  LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  ","TIPO ","CAUSAS IDENTIFICADAS","ACCION(S) GENERADAS POR LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN","TIPO DE ACCIÓN","FUENTE VERIFICABLE DE LA ACCIÓN","CARGO DEL RESPONSABLE","FECHA DE FORMULACIÓN DE LA ACCIÓN\n(dd/mm/aaaa)","INICIO\n(dd/mm/aaaa)","FIN\n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO",null,null,null,"EVIDENCIAS","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","CALIFICACION DE LA ACCION","ESTADO DE LAS ACCIONES GENERADAS EN EL  HALLAZGO","RESPONSABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO"]

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[null,null,"PROCESO","DEPENDENCIAS",null,"FUENTE","TIPO","TIPO DE ACCIÓN","ESTADO DEL HALLAZGO","CALIFICACION DE LA ACCION"]
[null,null,"DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN","Subdirección Académica",null,"Auditorías Internas","Hallazgo","Acción Correctiva","Vencida","EFECTIVA"]
[null,null,"DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN","Oficina Asesora de Planeación",null,"Auditorias externas","No conformidad","Acción Preventiva y/o de mejora","En ejecución","EFICIENTE"]
[null,null,"ATENCIÓN AL CIUDADANO","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ",null,"Autoevaluación de control","Oportunidad de mejora",null,"Cerrada","INEFECTIVA"]
[null,null,"INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO PEDAGÓGICO","Oficina Asesora Jurídica ",null,"Producto y/o servicio no conforme.","Observación"]
[null,null,"GESTIÓN DOCUMENTAL","Oficina Asesora Jurídica - Contratación",null,"Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes."]
[null,null,"GESTIÓN CONTRACTUAL","SAFYCD-Archivo"]
[null,null,"GESTIÓN JURÍDICA","SAFYCD-Presupuesto"]
[null,null,"GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL","SAFYCD-Tesorería"]
[null,null,"GESTIÓN TECNOLÓGICA","SAFYCD-Contabilidad"]
[null,null,"GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO","SAFYCD-Talento Humano y Nómina"]
[null,null,"GESTIÓN FINANCIERA","SAFYCD-Recursos físicos"]
[null,null,"CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO","Oficina Control Interno"]
[null,null,"EVALUACIÓN Y CONTROL"]
[null,null,"MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO"]
[]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CÓDIGO:  FT-MIC-03-03"]
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[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PÁGINA:  ______   de   ______"]
[]
["PROCESO:",null,null,null,{"$f":"CONCATENATE(\"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO \",A23)","v":"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO GESTIÓN JURÍDICA"},null,null,"ACCIONES FORMULADAS (Por Tipo de Acción)"]
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["DATOS GENERALES DEL HALLAZGO",null,null,null,null,null,null,"FORMULACIÓN DE ACCIONES",null,null,null,null,null,null,"SEGUIMIENTO LÍDER DEL PROCESO",null,null,null,null,"SEGUIMIENTO SEGUNDA LINEA DE DEFENSA OAP"," SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
["No.","FUENTE","DEPENDENCIA","FECHA DE LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  \n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN  LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  ","TIPO ","CAUSAS IDENTIFICADAS","ACCION(S) GENERADAS POR LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN","TIPO DE ACCIÓN","FUENTE VERIFICABLE DE LA ACCIÓN","CARGO DEL RESPONSABLE","FECHA DE FORMULACIÓN DE LA ACCIÓN\n(dd/mm/aaaa)","INICIO\n(dd/mm/aaaa)","FIN\n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO",null,null,null,"EVIDENCIAS","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","CALIFICACION DE LA ACCION","ESTADO DE LAS ACCIONES GENERADAS EN EL  HALLAZGO","RESPONSABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO"]

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[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CÓDIGO:  FT-MIC-03-03"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"VERSIÓN :  7"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha Aprobación:13/04/2020"]
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["PROCESO:",null,null,null,{"$f":"CONCATENATE(\"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO \",A23)","v":"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO ATENCIÓN AL CIUDADANO"},null,null,"ACCIONES FORMULADAS (Por Tipo de Acción)"]
["ATENCIÓN AL CIUDADANO",null,null,null,"NÚMERO DE NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES U OP. DE MEJORA DEL PROCESO",{"$f":"COUNTA(E31:E33)","v":1},null,"ACCIÓN CORRECTIVA",null,{"$f":"COUNTIF(I31,\"Acción correctiva\")","v":0}]
[null,null,null,null,"TOTAL DE ACCIONES FORMULADAS",{"$f":"COUNTA(H31:H35)","v":1},null,"ACCION PREVENTIVA Y/O DE MEJORA",null,{"$f":"COUNTIF(I31,\"Acción Preventiva y/o de mejora\")","v":1}]
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[null,null,null,null,"ACCIONES CERRADA",1]
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["DATOS GENERALES DEL HALLAZGO",null,null,null,null,null,null,"FORMULACIÓN DE ACCIONES",null,null,null,null,null,null,"SEGUIMIENTO LÍDER DEL PROCESO",null,null,null,null,"SEGUIMIENTO SEGUNDA LINEA DE DEFENSA OAP"," SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
["No.","FUENTE","DEPENDENCIA","FECHA DE LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  \n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN  LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  ","TIPO ","CAUSAS IDENTIFICADAS","ACCION(S) GENERADAS POR LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN","TIPO DE ACCIÓN","FUENTE VERIFICABLE DE LA ACCIÓN","CARGO DEL RESPONSABLE","FECHA DE FORMULACIÓN DE LA ACCIÓN\n(dd/mm/aaaa)","INICIO\n(dd/mm/aaaa)","FIN\n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO",null,null,null,"EVIDENCIAS","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","CALIFICACION DE LA ACCION","ESTADO DE LAS ACCIONES GENERADAS EN EL  HALLAZGO","RESPONSABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
[4,"Auditoria por proceso","Subdirección Académica","2022-05-27","La oficina de Control Interno documentó en su informe de auditoría \"Se recomienda evaluar la unificación de los procedimientos de radicación y de Atención al ciudadano a una sola Subdirección, con el fin de asignar un responsable de estas funciones.\"","Oportunidad de mejora","Se recomendó evaluar la unificación de los procedimientos de Atención al ciudadano a una sola Subdirección","Presentar propuesta de unificación de los procedimientos de Atención al ciudadano a una sola dependencia ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño una vez sea actualizado el proceso de Atención al Ciudadano","Acción Preventiva y/o de mejora","Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño","Subdirectora Académica","2022-07-08","2023-06-12","2023-07-07","Primer trimestre\n30/03/2024: Se presentó la propuesta de unificación de los procedimientos de Atención al ciudadano a una sola dependencia ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, sin embargo, no se tomó una decisión contundente para el asunto. Por lo que es necesario volver a presentar la propuesta ante la nueva administración. \nSeguimiento por: Luisa Fernanda Urrego\n\nSegundo trimestre: Se volverá a presentar la propuesta ante el CIGD. \nSeguimiento realizado por: Martha Quintero\n\nTercer trimestre: Se reformula la propuesta para el liderazgo del proceso de Atención al ciudadano para que esté orientada por la Subdirección Adiministrativa y Financiera, teniendo en cuenta los criterios de justificación como: la atención al ciudadano hace referencia no al desarrollo misional de las entidades, si no a las consultas, solicitudes, quejas con el fin de \"conocer la información sobre la administración de las instituciones del Estado y participar, opinar o debatir sobre los programas, proyectos, políticas, planes, presupuesto, contratos, contratistas, hojas de vida de los servidores públicos, funciones, informes, entre otras acciones e información de las entidades Públicas\"; como procedimiento administrativo, incluidos los dos OPAS, el enlace y reporte ante el Distrito se realiza a través del auxiliar administrativo de planta, vinculado a la SAF. \nSeguimiento realizado por:\n\nCuarto trimestre: \nSeguimiento realizado por:",null,null,null,"No aplica","Primer trimestre: De acuerdo con el reporte de la información, se valida la información. Es necesario presentar la temática ante el CIGD ante la nueva administración. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nSegundo trimestre: De acuerdo con el reporte de la información, se valida la información solicitando el abordaje de la propuesta para los CIGD del tercer trimestre.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nTercer trimestre: De acuerdo con el reporte de la información, se valida la información en la cual se reformula la propuesta para presentarse en el CIGD del cuarto trimestre.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nCuarto trimestre: No se reporta avance de la acción..\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","No se adjunta soporte de evidencia que permita establecer el grado de avance de la acciòn de mejora.","Sin Evidencia","INEFECTIVA","Vencida","Seguimiento realizado por: Ana Hernandez _Contratista"]

{"sheet":"GRF-11","index":13,"n_rows":46,"n_cols":25,"rows_kept":46,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[35,14,35,16],[43,14,43,16],[44,14,44,16],[45,14,45,16],[36,14,36,16],[37,14,37,16],[38,14,38,16],[39,14,39,16],[40,14,40,16],[41,14,41,16],[42,14,42,16],[30,14,30,16],[31,14,31,16],[32,14,32,16],[33,14,33,16],[34,14,34,16],[28,0,28,6],[28,7,28,13],[28,14,28,18],[28,20,28,24],[29,14,29,17],[22,0,22,2],[22,7,22,8],[23,7,23,8],[24,7,24,8],[25,7,25,8],[16,0,19,2],[16,3,19,23],[21,0,21,2],[21,4,21,5],[21,7,21,9]]}
[null,null,"PROCESO","DEPENDENCIAS",null,"FUENTE","TIPO","TIPO DE ACCIÓN","ESTADO DEL HALLAZGO","CALIFICACION DE LA ACCION"]
[null,null,"DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN","Subdirección Académica",null,"Auditorías Internas","Hallazgo","Acción Correctiva","Vencida","EFECTIVA"]
[null,null,"DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN","Oficina Asesora de Planeación",null,"Auditorias externas","No conformidad","Acción Preventiva y/o de mejora","En ejecución","EFICIENTE"]
[null,null,"ATENCIÓN AL CIUDADANO","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ",null,"Autoevaluación de control","Oportunidad de mejora",null,"Cerrada","INEFECTIVA"]
[null,null,"INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO PEDAGÓGICO","Oficina Asesora Jurídica ",null,"Producto y/o servicio no conforme.","Observación"]
[null,null,"GESTIÓN DOCUMENTAL","Oficina Asesora Jurídica - Contratación",null,"Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes."]
[null,null,"GESTIÓN CONTRACTUAL","SAFYCD-Archivo"]
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[null,null,"CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO","Oficina Control Interno"]
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[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CÓDIGO:  FT-MIC-03-03"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"VERSIÓN :  7"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha Aprobación: 13/04/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PÁGINA:  ______   de   ______"]
[]
["PROCESO:",null,null,null,{"$f":"CONCATENATE(\"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO \",A23)","v":"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL"},null,null,"ACCIONES FORMULADAS (Por Tipo de Acción)"]
["GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL",null,null,null,"NÚMERO DE NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES U OP. DE MEJORA DEL PROCESO",17,null,"ACCIÓN CORRECTIVA",null,16]
[null,null,null,null,"TOTAL DE ACCIONES FORMULADAS",16,null,"ACCION PREVENTIVA Y/O DE MEJORA",null,{"$f":"COUNTIF(I31:I35,\"Acción preventiva\")","v":0}]
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[]
["DATOS GENERALES DEL HALLAZGO",null,null,null,null,null,null,"FORMULACIÓN DE ACCIONES",null,null,null,null,null,null,"SEGUIMIENTO LÍDER DEL PROCESO",null,null,null,null,"SEGUIMIENTO SEGUNDA LINEA DE DEFENSA OAP"," SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
["No.","FUENTE","DEPENDENCIA","FECHA DE LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  \n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN  LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  ","TIPO ","CAUSAS IDENTIFICADAS","ACCION(S) GENERADAS POR LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN","TIPO DE ACCIÓN","FUENTE VERIFICABLE DE LA ACCIÓN","CARGO DEL RESPONSABLE","FECHA DE FORMULACIÓN DE LA ACCIÓN\n(dd/mm/aaaa)","INICIO\n(dd/mm/aaaa)","FIN\n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO",null,null,null,"EVIDENCIAS","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","CALIFICACION DE LA ACCION","ESTADO DE LAS ACCIONES GENERADAS EN EL  HALLAZGO","RESPONSABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
[1,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2024","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","Inoportunidad en el registro y actualización del inventario de salidas en el sistema de los bienes entregados a los funcionarios; por ende, no se realizan cierres contables mensuales que permitan ejercer control en los registros y hechos económicos que se realicen en el momento en que se originan y no posteriormente.","Hallazgo","Registro y actualización del inventario de salidas en el sistema Goobi de los bienes entregados a los funcionarios por fuera de los tiempos establecidos","Realizar el registro del inventario de salidas en el aplicativo Goobi, en las misma fechas de ocurrencia de la transacción.","Acción corectiva","Sistema Goobi y Archivos de Gestión GRF","Profesional Universitario 219-02","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[2,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2025","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","Se evidencia concentración de funciones en el proceso, toda vez que un mismo funcionario realiza varias actividades sin la supervisión de un tercero.","Hallazgo","Concentración de funciones del proceso","Las solicitudes de bienes e ingresos de almacen estaran a cargo del operario de la Subdirección Administrativa","Acción corectiva","Solicitudes de bienes e ingresos a cargo del operario","Operario 487-01","2024-10-26","2024-12-01","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[3,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2026","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","No se evidencia aprobación del plan de inventario en el marco del Comité institucional de Gestión y Desempeño, contraviniendo lo estipulado en la actividad No. 02 del procedimiento PRO-GRF-11-03 Inventario -Bienes Propiedad Planta y Equipo.","Hallazgo","No se evidencia aprobación del plan de inventario en el marco del Comité\nInstitucional de Gestión y Desempeño","Presentar al Comité Institucional\nde Gestión y Desempeño (CIGD)\nla matriz del plan anual de\ninventarios, para la respectiva aprobación.","Acción correctiva","Archivos de Gestión GRF","Profesional Universitario 219-02","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[4,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2027","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","De acuerdo con la verificación realizada en la página web de la Entidad, no se encuentra la publicación del plan de inventarios para la vigencia 2023 y 2024.","Hallazgo","No se encuentra la publicación del plan de inventarios para la vigencia 2023 y 2024","Se incluirá dentro del Plan de Acción de la siguiente vigencia ","Acción correctiva","Matriz de planes ","Profesional Universitario 219-03","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[5,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2029","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","Se observa diferencias en cuanto a fechas de ejecución de actividades, número de actividades y firmas de aprobación en el plan anual de inventarios reportado a la OAP y la información reportada a la OCl, tal como se detalla en las imágenes 2 y 3, lo anterior no permite identificar sobre qué actividades se reporta seguimiento al cumplimiento de las actividades.","Hallazgo","Observa diferencias en cuanto a fechas de ejecución de actividades, número de actividades y firmas de aprobación en el plan anual de inventarios reportado a la OAP y la información reportada a la OCl","Realizar seguimiento al plan anual de inventarios","Acción correctiva","Archivos de Gestión GRF","Profesional Universitario 219-02","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[6,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2030","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","EI Informe Final Verificación de inventario de propiedad, planta y equipo del lDEP a 31 diciembre 2023'', no contiene la información correspondiente al lugar y fecha de la elaboración, dependencia o bodega donde se encuentran ubicados los bienes, datos del seguro, nombres de los servidores públicos que acompañaron el proceso.","Hallazgo","Inventario de consumo se encuentra en el sistema de información desactualizado el informe Final Verificación de inventario de propiedad, planta y equipo del lDEP a 31 diciembre 2023, no contiene la información correspondiente al lugar y fecha de la elaboración, dependencia o bodega donde se encuentran ubicados los bienes, datos del seguro, nombres de los servidores públicos que acompañaron el proceso","Realizar la toma fisica de inventarios para la vigencia 2024, utilizando los formatos vigentes en la entidad, seran parte del informe final de inventarios","Acción correctiva","Archivos de Gestión GRF","Profesional Universitario 219-02","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[7,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2031","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","Inventario por cuentadante sin actualizar de acuerdo con los sucesos observados al momento de realizar la toma física por parte de esta oficina.","Hallazgo","Inventario por cuentadante sin actualizar","Realizar la toma fisica de inventarios para la vigencia 2024, utilizando los formatos vigentes en la entidad, seran parte del informe final de inventarios","Acción correctiva","Archivos de Gestión GRF","Profesional Universitario 219-02","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[8,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2032","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","El lugar de almacenamiento \"bodega\" no se encuentra adecuadamente ordenada y organizada, los elementos se encuentran apilados y dispersos por varios sitios, lo cual dificulta su adecuado control y gestión, con un alto riesgo de caída y accidentalidad.","Hallazgo","El lugar de almacenamiento \"bodega\" no se encuentra adecuadamente\nordenada y organ¡zada","Organizar los elementos que se encuentran en la bodega","Acción correctiva",null,"Profesional Universitario 219-02","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[9,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2033","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","Se observaron dentro del archivo central elementos de aseo que ya fueron retirados del inventario de consumo y por tanto ya no son responsabilidad de la Entidad, lo que genera un riesgo frente a posibles pérdidas o deterioros de estos.","Hallazgo","Archivo central desactualizado","Organizar los elementos que se encuentran en la bodega","Acción correctiva",null,"Profesional Universitario 219-02","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[10,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2034","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","Se evidencia que el inventario de consumo se encuentra en el sistema de información desactualizado, toda vez que se presentan diferencias con las existencias reales.","Hallazgo","Inventario de consumo se encuentra en el sistema de información desactualizado","Realizar el registro del inventario de salidas en el aplicativo Goobi, en las misma fechas de ocurrencia de la transacción.","Acción correctiva","Sistema Goobi y Archivos de Gestión GRF","Profesional Universitario 219-02","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[11,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2035","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","Se evidenciaron bienes y elementos sin placa, dificultando su correcta identificación dentro del inventario que se encuentra bajo la responsabilidad de funcionarios y contratistas.","Hallazgo","Bienes y elementos sin placa, dificultando su correcta identificación","Realizar la toma fisica de inventarios para la vigencia 2024, utilizando los formatos vigentes en la entidad, seran parte del informe final de inventarios","Acción correctiva","Sistema Goobi y Archivos de Gestión GRF","Profesional Universitario 219-02","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[12,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2036","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","Bienes y elementos averiados sobre los cuales a la fecha de esta auditoría no se ha realizado ninguna gestión por parte del área o dependencia responsable.","Hallazgo","Bienes y elementos averiados sobre los cuales a la fecha de esta auditoría no se ha realizado ninguna gestión por parte del área o dependencia responsable","Realizar las bajas de activos según corresponda","Acción correctiva","Sistema Goobi y Archivos de Gestión GRF","Profesional Universitario 219-02","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[13,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2037","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","Se observaron bienes incorrectamente clasificados dentro del sistema de información Goobi como bienes en servicio en responsabilidad de funcionarios y contratista, cuando la realidad es que debería estar en situación benes en bodega, toda vez que se encuentran almacenados en el archivo central del lDEP.","Hallazgo","Bienes incorrectamente clasificados dentro del sistema de\ninformación Goobi\n","Realizar la toma fisica de inventarios para la vigencia 2024, utilizando los formatos vigentes en la entidad, seran parte del informe final de inventarios","Acción correctiva","Sistema Goobi y Archivos de Gestión GRF","Profesional Universitario 219-02","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[14,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2038","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","El inventario de publicaciones y libros no se encuentra actualizado y debidamente plaqueteado, situación que dificulta su adecuada gestión y control.","Hallazgo","No se encuentra actualizado ni publicado el inventario de publicaciones","Revisar y depurar el inventario de publicaciones y libros, con el acompañamiento de la Subdirección Academina","Acción correctiva","Sistema Goobi y Archivos de Gestión GRF","Profesional Especializado 222-03\nProfesional Universitario 219-02\nOperario CRIE","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[15,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2039","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","No se presentó para aprobación el plan de mantenimiento al comité institucional de gestión y desempeño de las vigencias 2023 y 2024.","Hallazgo","No se presentó para aprobación el plan de mantenimiento al com¡té inst¡tucional\nde gestión y desempeño de las v¡gencias 2023 y 2024.","Actualizar el procedimiento, para excluir la actividad de publicacion del plan de matenimiento, toda vez que este es publicado en el plan de accion de la entidad","Acción correctiva","Sistema Goobi y Archivos de Gestión GRF","Profesional Universitario 219-02","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[16,"Auditoria al proceso de Recursos físicos 2040","Subdirección Administrativa y Financiera","2024-11-08","En cuanto a la actividad No. 03 Publicación en la página Web del IDEP el Plan de Mantenimiento, no se evidencia la publicación del mismo para la vigencia 2024, tal como se detalla en las imágenes consecuentes; la información publicada corresponde a las pagina 2019 y 2022","Hallazgo","No se evidencia la publicación del Plan de Mantenimiento","Actualizar el procedimiento, para excluir la actividad de publicacion del plan de matenimiento, toda vez que este es publicado en el plan de accion de la entidad","Acción correctiva","Sistema Goobi y Archivos de Gestión GRF","Profesional Universitario 219-02","2024-10-26","2024-10-21","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]

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[null,null,"PROCESO","DEPENDENCIAS",null,"FUENTE","TIPO","TIPO DE ACCIÓN","ESTADO DEL HALLAZGO","CALIFICACION DE LA ACCION"]
[null,null,"DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN","Subdirección Académica",null,"Auditorías Internas","Hallazgo","Acción Correctiva","Vencida","EFECTIVA"]
[null,null,"DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN","Oficina Asesora de Planeación",null,"Auditorias externas","No conformidad","Acción Preventiva y/o de mejora","En ejecución","EFICIENTE"]
[null,null,"ATENCIÓN AL CIUDADANO","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ",null,"Autoevaluación de control","Oportunidad de mejora",null,"Cerrada","INEFECTIVA"]
[null,null,"INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO PEDAGÓGICO","Oficina Asesora Jurídica ",null,"Producto y/o servicio no conforme.","Observación",null,"Eliminada"]
[null,null,"GESTIÓN DOCUMENTAL","Oficina Asesora Jurídica - Contratación",null,"Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes.",null,null,"Cerrada Condicionada"]
[null,null,"GESTIÓN CONTRACTUAL","SAFYCD-Archivo",null,null,null,null,"Cerrada Vencida"]
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[null,null,"GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL","SAFYCD-Tesorería"]
[null,null,"GESTIÓN TECNOLÓGICA","SAFYCD-Contabilidad"]
[null,null,"GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO","SAFYCD-Talento Humano y Nómina"]
[null,null,"GESTIÓN FINANCIERA","SAFYCD-Recursos físicos"]
[null,null,"CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO","Oficina Control Interno"]
[null,null,"EVALUACIÓN Y CONTROL"]
[null,null,"MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO"]
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[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CÓDIGO:  FT-MIC-03-03"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"VERSIÓN :  7"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha Aprobación: 13/04/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PÁGINA:  ______   de   ______"]
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["PROCESO:",null,null,null,{"$f":"CONCATENATE(\"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO \",A23)","v":"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO GESTIÓN TECNOLÓGICA"},null,null,"ACCIONES FORMULADAS (Por Tipo de Acción)"]
["GESTIÓN TECNOLÓGICA",null,null,null,"NÚMERO DE NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES U OP. DE MEJORA DEL PROCESO",60,null,"ACCIÓN CORRECTIVA",null,25]
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["DATOS GENERALES DEL HALLAZGO",null,null,null,null,null,null,"FORMULACIÓN DE ACCIONES",null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUIMIENTO SEGUNDA LINEA DE DEFENSA OAP"," SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
["No.","FUENTE","DEPENDENCIA","FECHA DE LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  \n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN  LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  ","TIPO ","CAUSAS IDENTIFICADAS","ACCION(S) GENERADAS POR LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN","TIPO DE ACCIÓN","FUENTE VERIFICABLE DE LA ACCIÓN","CARGO DEL RESPONSABLE","FECHA DE FORMULACIÓN DE LA ACCIÓN\n(dd/mm/aaaa)","INICIO\n(dd/mm/aaaa)","FIN\n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","CALIFICACION DE LA ACCION","ESTADO DE LAS ACCIONES GENERADAS EN EL  HALLAZGO","RESPONSABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
[1,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"Actualizar y/o construir los productos de la fase de planeación","Hallazgo",null,"Realizar un mapeo de la documentación y procedimientos actuales, identificando vacíos o inconsistencias para alinearlos con el modelo de seguridad y privacidad de la información.\n\nManual de políticas de Seguridad de la lnformación","Observación positiva con opción de mejora.",null,"Contratista seguridad de la información - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-03-03","2025-09-30"]
[2,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"En el marco de atención del MSPli al elaborar la declaración de aplicabilidad, definir el inventario de documentos que deben ser elaborados para atender los controles de la norma que sean aplicables. A continuación, se adjunta una relación resumen de los controles lSO 27002:2013\nRelacionar los documentos construidos y ajustarlos al diagnóstico.","Hallazgo",null,"Documentar la declaración de aplicabilidad","Observación positiva con opción de mejora.",null,"Contratista seguridad de la información - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-03-31","2025-10-31"]
[3,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"El firewall Fortinet 500D, no ofrece ninguna funcionalidad a nivel de seguridad, actualmente funciona como enrutador, la licencia se encuentra vencida desde el 2023, Io que genera riesgo de posibles vulnerabilidades por obsolescencia del dispositivo, y al no tener\nactualizaciones de seguridad, ni soporie del fabricante, la entidad se expone a posibles ataques y/o falta de prestación de servicios por daños no soportados.","Hallazgo",null,"Por medio del contrato 129 de 2024 el IDEP realizo adquisicion de un nuevo dispositivo Firewall 200F y de demas suscripciones que incluye el licenciamiento y soporte del fabricante. Lo anterior acompañado con un servicio de configuracion de politicas  y buenas practicas de seguridad y redes \n","Observación negativa que amerita una acción de mejora.",null,"Contratista redes- Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-02-15","2025-06-30"]
[4,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"Se ha identificado que la red actual presenta una configuración de tipo red plana, donde todos los dispositivos están conectados dentro del mismo segmento de red y comparten el mismo dominio de broadcast, sin ningún tipo de segmentación implementada. Al operar sin segmentación, el tráfico de broadcast se distribuye a todos los dispositivos de la red, lo que puede generar los siguientes problemas:\n\nRendimiento degradado: El tráfico innecesario afecta la eficiencia de la red, ya que todos los dispositivos procesan cada paquete de broadcast, lo que aumenta la latencia y el uso de los recursos.\n\nMayor superficie de ataque: Una red plana facilita que un atacante, una vez dentro, tenga visibilidad y acceso a todos los dispositivos conectados. Esto incrementa el riesgo de movimientos laterales, donde un atacante puede explorar y comprometer otros sistema\n\nDificultad en el control de accesos: Sin segmentación, no se pueden aplicar controles específicos de acceso entre distintos grupos de dispositivos o usuarios, lo que dificulta la implementación de políticas de seguridad efectivas.\n\nProblemas de escalabilidad: A medida que la red crece, un diseño plano se vuelve insostenible, ya que el incremento en el tráfico broadcast afecta de manera exponencial el rendimiento","Hallazgo",null,"Implementar plan de segmentacion de red integrado con la implementacion de la solucion de FW en donde el capa 3 será controlado por el dispositivo de seguridad.","Observación negativa que amerita una acción de mejora.",null,"Contratista redes- Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-02-15","2025-06-30"]
[5,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"El modelo de red actual presenta limitaciones, ya que no ofrece escalabilidad ni resiliencia ante fallas. Estas son capacidades fundamentales que sí puede garantizar un modelo de arquitectura basado en una estructura por capas. En el diseño actual, todos los equipos de capa 2 están funcionando exclusivamente como dispositivos de acceso, lo que genera una arquitectura plana y carente de los beneficios que aporta una jerarquía estructurada","Hallazgo",null,"Configurar y segmentar la red en VLANs según criterios funcionales como usuarios, dispositivos, ubicación geográfica o nivel de acceso, para reducir riesgos de seguridad y optimizar el tráfico.","Observación negativa que amerita una acción de mejora.",null,"Contratista redes- Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-02-15","2025-06-30"]
[6,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"Sin redundancia ni mecanismos de conmutación por error (failover), la red es vulnerable a fallas de dispositivos o enlaces individuales. Esto implica que una interrupción en un solo componente crítico puede afectar a toda la red. No hay un diseño de respaldo que permita mantener la operación en caso de incidentes","Hallazgo",null,"Establecer e integrar mecanismos de sincronización entre el firewall y las estaciones finales para detectar y mitigar amenazas internas en tiempo real.\nEstablecer configuracion SDWAN como mecanismo de conmutacion de conectividad WAN.","Observación negativa que amerita una acción de mejora.",null,"Contratista redes- Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-02-15","2025-06-30"]
[7,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"A nivel de la solución de conectividad Wi-Fi actual, se identificó que algunos de los equipos conectados son de particulares de contratistas y/o funcionarios. Esta situación puede afectar la experiencia de los usuarios que se conectan de forma inalámbrica, generando una percepción de lentitud, inestabilidad y bajo rendimiento","Hallazgo",null,"Definir y configurar reglas de control de acceso entre VLANs mediante listas y políticas que restrinjan el tráfico innecesario, limitándolo a las comunicaciones estrictamente necesarias.\nInstalación de Access Point que se puedan integrar con la solucion de seguridad perimetral con mayo cobertura y con proposito empresarial","Observación negativa que amerita una acción de mejora.",null,"Contratista redes- Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-02-15","2025-06-30"]
[8,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"Durante las pruebas realizadas por la auditoría, se observó que aún no se han implementado: controles de acceso a las redes inalámbricas WiFi a las que tienen acceso los equipos de la Entidad, configuraciones de las VLAN’s y las otras oportunidades de mejora relacionadas en los informes de auditoría anteriores relacionadas con el firewall debido a que se espera la adquisición de los nuevos equipos para proceder a su implementación. La falta de estos controles conlleva que no se apliquen las políticas de seguridad y navegación establecidas por el proceso, lo cual representa un riesgo significativo para la gestión de la seguridad de la información","Hallazgo",null,"Rediseñar y estructurar la arquitectura de red siguiendo un modelo jerárquico que contemple capas de acceso, distribución y núcleo","Observación positiva con opción de mejora.",null,"Contratista redes- Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-02-15","2025-06-30"]
[9,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"En los escaneos realizados, se identificó que la consola de configuración del switch Aruba con dirección IP 192.168.101.1, ubicado en el segmento destinado a la base de datos según el diagrama de red proporcionado, se encuentra expuesta y accesible sin autenticación o utilizando las credenciales predeterminadas de fábrica (usuario: \"Admin\", contraseña: \"Admin\"). Este hallazgo representa una vulnerabilidad crítica, asociado a los siguientes riesgos:\n\nExposición de Configuración Sensible: Un atacante podría acceder a la consola y realizar cambios en la configuración del switch, comprometiendo la estabilidad y seguridad de la red.\nRiesgo de Ataques de Denegación de Servicio (DoS): Al modificar parámetros clave, como el manejo de tráfico o las reglas de enrutamiento, se podrían generar interrupciones intencionales en la operación de la red, afectando la disponibilidad de los servicios.\nPosibilidad de Escalamiento de Ataques: La falta de protección en el acceso podría facilitar la captura de información crítica, como tablas de enrutamiento, VLANs configuradas y detalles de dispositivos conectados, que pueden ser utilizados para planificar ataques más sofisticados","Hallazgo",null,"Realizar implementación de contraseñas robustas para la administracion de switches, aislamiento de acceso mediante listas de control de acceso","Observación negativa que amerita una acción de mejora.",null,"Contratista redes- Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-02-15","2025-06-30"]
[10,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"En las pruebas realizadas por la auditoría, se evidencia que no están activas las configuraciones destinadas al control de descargas y la ejecución de aplicaciones portables, si bien aún se encuentran implementadas aun las políticas de restricción: de instalaciones, de acceso al panel de control y de ejecución de scripts (PowerShell) y comandos (cmd) en los equipos de los usuarios que están unidos al dominio de la Entidad, el auditor logró evadir las políticas de seguridad implementadas al descargar y/o ejecutar software portable en el equipo de la entidad asignado para las pruebas. Este tipo de software, que no requiere instalación para funcionar, permitió al auditor realizar una serie de actividades que comprometen la seguridad, entre ellas:\n\nEscaneos de red: Identificación de dispositivos, servicios y vulnerabilidades dentro de la red de la entidad.\nEjecución de software FTP: Posibilidad de transferir archivos desde o hacia servidores, lo que podría facilitar la exfiltración de datos.\nAcceso al CMD portable: Ejecución de comandos sin restricciones, abriendo la posibilidad de ejecutar scripts o realizar configuraciones no autorizadas.\nEjecución de software peligroso: Uso de herramientas comúnmente utilizadas para planificar y ejecutar ataques, lo que demostró la capacidad de comprometer el entorno de seguridad.","Hallazgo",null,"\n\n- Definir e implementar políticas de restricción que eviten la descarga o ejecución de software no autorizado, mediante listas aprobadas o controles equivalentes.\n- Definir perfiles de Application control para la restriccion de navegacion de aplicaciones.\n\n","Observación negativa que amerita una acción de mejora.",null,"Contratista Infraestructura - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-01-04","30/06/2025"]
[11,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,null,"Hallazgo",null,"Establecer mecanismos para el monitoreo continuo del estado de la red y la evaluación de vulnerabilidades, desarrollando planes de remediación basados en los resultados",null,null,"Contratista Infraestructura - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-01-03","15/12/2025"]
[12,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"No se cuenta con un sistema de control de navegación que permita gestionar y restringir el acceso a sitios web no autorizados o potencialmente peligrosos. Además, la protección antivirus existente se limita al software por defecto de Windows, lo que deja expuestas múltiples vulnerabilidades al no ofrecer controles avanzados, como la gestión de dispositivos de almacenamiento externo, políticas estrictas para la descarga de archivos o la supervisión del tráfico web.\n\nLos usuarios pueden acceder sin restricciones a sitios web de riesgo, incluyendo aquellos clasificados como peligrosos o con contenido malicioso.\nTambién se permite el acceso a páginas de ocio, como juegos en línea, lo que no solo representa un riesgo de seguridad, sino que también puede afectar la productividad de los empleados.\nLa falta de una solución integral de protección dificulta el monitoreo y control sobre dispositivos USB, unidades externas, y otros medios susceptibles a infecciones.\nAunque el antivirus detecta algunos archivos maliciosos, como en el caso de prueba con la herramienta ChromePass en la siguiente imagen, no bloquea la descarga automáticamente, lo que deja abierta la posibilidad de ejecución y propagación de amenazas.","Hallazgo",null,"Restringir y monitorear el acceso a sitios no autorizados mediante un sistema de control de navegación y registrar las actividades de los usuarios en la red.\n","Observación negativa que amerita una acción de mejora.",null,"Contratista Infraestructura - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-01-03","15/12/2025"]
[13,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,null,"Hallazgo",null,"Fortalecer las capacidades del antivirus e implementar un sistema que impida la descarga automática de software malicioso.",null,null,"Contratista Infraestructura - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-01-03","15/12/2025"]
[14,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"Estos hallazgos evidencian que, aunque existen configuraciones iniciales para limitar acciones riesgosas, no son lo suficientemente robustas como para impedir la ejecución de software portable. Este tipo de herramientas representa un riesgo significativo, ya que permite evadir controles básicos y ejecutar acciones potencialmente maliciosas sin dejar rastro en sistemas de monitoreo tradicionales.","Hallazgo",null,"Implementar sistemas de monitoreo para dispositivos y tráfico de red que permitan identificar puntos de fallo, tráfico anómalo y alertar sobre eventos críticos","Observación negativa que amerita una acción de mejora.",null,"Contratista Infraestructura - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-01-03","15/12/2025"]
[15,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"Si bien se ha contemplado el fortalecimiento de estas protecciones dentro del proceso de reestructuración y en la implementación de nuevas adquisiciones tecnológicas, el retraso en su ejecución representa una vulnerabilidad crítica. Las demoras en la implementación de estas medidas dejan a la entidad expuesta a múltiples amenazas, incluyendo:\n\nAtaques dirigidos: Aprovechando la falta de control efectivo sobre herramientas\nmaliciosas.\nAcceso no autorizado: A través de software que elude restrIcciones actuales.\nCompromiso de datos sensibles: Lo que podría derivar en pérdidas financieras, reputacionales o legales.","Hallazgo",null,"Restringir y monitorear el acceso a sitios no autorizados mediante un sistema de control de navegación y registrar las actividades de los usuarios en la red.","Observación negativa que amerita una acción de mejora.",null,"Contratista Infraestructura - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-01-03","15/12/2025"]
[16,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,null,"Hallazgo",null,"Establecer mecanismos para el monitoreo continuo del estado de la red y la evaluación de vulnerabilidades, desarrollando planes de remediación basados en los resultados.",null,null,"Contratista Infraestructura - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-01-03","15/12/2025"]
[17,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,null,"Hallazgo",null,"Definir y aplicar políticas para la encriptación de dispositivos portátiles y bases de datos.",null,null,"Contratista DBA - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-01-03","15/12/2025"]
[18,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,null,"Hallazgo",null,"Revisar y depurar los permisos asignados en sistemas de almacenamiento compartido, asegurando que solo usuarios autorizados accedan a la información correspondiente.",null,null,"Contratista Infraestructura - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-01-03","15/12/2025"]
[19,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"Para los servicios de página web y micrositios, aun no se ha implementado del cambIo periódico obligatorio ni doble factor de autentIcación de contraseñas.","Hallazgo",null,"Extender e implementar la autenticación de múltiples factores en todos los servicios y sistemas críticos de la entidad.\n\n","Observación positiva con opción de mejora.",null,"Contratista Infraestructura, redes - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-01-05","15/12/2025"]
[20,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,null,"Hallazgo",null,"Definir políticas para la rotación periódica de contraseñas administrativas y la gestión segura de cuentas críticas.","Observación positiva con opción de mejora.",null,"Contratista Infraestructura, redes - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","20/03/2025","15/12/2025"]
[21,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"Aún no se tiene Implementada la directiva de bloqueo, la cual permitiría tener un control sobre los accesos fallidos y evitar ataques automatizados de fuerza bruta.","Hallazgo",null,"Implementar políticas que establezcan bloqueos automáticos de cuentas tras intentos fallidos y generen alertas para la gestión de estos eventos.","Observación positiva con opción de mejora.",null,"Contratista Infraestructura, redes - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-01-03","15/12/2025"]
[22,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"Aunque el IDEP no desarrolle software, se deben definir e implementar controles de acceso al código fuente del portal web y de los micrositios","Hallazgo",null,"Implementar controles de acceso a los repositorios de código fuente, incluyendo autenticación reforzada y monitoreo continuo de las actividades.","Observación positiva con opción de mejora.",null,"Contratista Infraestructura, redes - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-10-05","30/11/2025"]
[23,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"Es fundamental considerar que, durante el período de implementación del nuevo firewall y antivirus, la entidad enfrenta una mayor exposición a posibles ataques de ransomware. Esta situación aumenta significativamente el riesgo de pérdida de información crítica, dado que las defensas actuales pueden no ser suficientes para prevenir este tipo de amenazas. Por lo tanto, se recomienda fortalecer de manera prioritaria la estrategia de copias de seguridad. Esto implica garantizar que las copias sean realizadas con regularidad, almacenadas en ubicaciones seguras (Nube, offline o en redes segmentadas), y sometidas a pruebas periódicas de restauración para asegurar su funcionalidad en caso de un incidente","Hallazgo",null,"De acuerdo con el presupuesto y asignación de recursos se realizará la adquisición de herramienta automatizada para la generación de copias de seguridad","Observación negativa que amerita una acción de mejora.",null,"Contratista Infraestructura - Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-05-01","2025-10-31"]
[24,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"Además, es necesario revisar y mejorar las políticas de gestión de accesos, educación a los usuarios sobre ciberseguridad, y la implementación de medidas temporales que mitiguen los riesgos mientras se completan las implementaciones de seguridad planificadas.\n\nSi bien las copias de seguridad se entregan para caja fuerte mediante una acta para su custodia, como ilustra en la imagen siguiente, aun no se ha documentado el procedimiento de almacenamiento alterno a los equipos de la Entidad, de los medios generados por las copias de seguridad, con disponibilidad permanente y sin restricciones geográficas. Cabe anotar que se envía una copia del disco backup al igual que los discos históricos a la caja fuerte en el Archivo Central del IDEP ubicado en la Secretaría de Educación, las llaves e ingreso a esta caja fuerte se encuentra a cargo de Gestión Tecnológica por esta razón no hay un memorando del envío de estos discos","Hallazgo",null,"Desarrollar e implementar un formato para el las Copias de Seguridad que incluya la identificación detallada de la información respaldada, la frecuencia y tiempos de retención de las copias, las ubicaciones de almacenamiento  y un apartado para documentar novedades, incidentes y restauraciones aleatorias realizadas para validar la efectividad del proceso.","Observación negativa que amerita una acción de mejora.",null,"Contratista Infraestructura, seguridad de la información- Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-05-01","2025-10-31"]
[25,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"No se tiene un procedimiento formal de pruebas de restauración donde se establezca la periodicidad, el tipo de pruebas a realizar y los resultados","Hallazgo",null,"Documentar e  implementar Procedimiento de Pruebas de Restauración de Copias de Seguridad","Observación positiva con opción de mejora.",null,"Contratista Infraestructura, seguridad de la información- Oficina Asesora de planeación - Gestión Tecnológica","2025-01-13","2025-05-01","2025-10-31"]
[1,"Auditoria por proceso 2022","OAP",null,"Se recomienda sistematizar en un programa de software por vía de ejemplo “Bizagi versión 3.1” la articulación de todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión – MIPG.\n\n","Oportunidad de mejora",null,"21/03/2024: El día 21 de marzo se envió un correo a la jefa de la OAP sugiriendo realizar una reunión para determinar si la entidad va a adquirir la herramienta sugerida por la auditoría interna en el año 2022:  - \"Se recomienda sistematizar en un programa de software por vía de ejemplo “Bizagi versión 3.1” la articulación de todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión – MIPG.\"  - o una similar que cumpla las funciones a fin de realizar la ficha técnica que contenga las funcionalidades requeridas por la Entidad para suplir esta necesidad y en esta vigencia solicitar los recursos necesarios para adquirirla en la vigencia 2025 o si se determina que esta herramienta no podrá ser adquirida y la justaificación necesaria para dar respuesta a esta observación de la auditoría como oportunidad de mejora.\nRealizó seguimiento: Juliett Yaver","Oportunidad de mejora"]
[2,"Auditoria por proceso 2023","OAP",null,"No se encuentra implementado el Sistema de Gestión de Seguridad de la información conforme a lo dispuesto en el Modelo de Seguridad y privacidad de la Información (en adelante MSPI) que es parte integral de las Políticas de Gobierno digital y Seguridad Digital del MIPG.","Oportunidad de mejora",null,"El Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) se encuentra implementado conforme al Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI), evidenciado a través de la existencia de políticas institucionales aprobadas, procedimientos documentados, un plan de acción alineado al MIPG, la gestión de riesgos alineada a la politica institucional. Además, se han realizado auditorías internas que dan cuenta de las acciones que se ejecutan en el modelo","Oportunidad de mejora"]
[3,"Auditoria por proceso 2024","OAP",null,"Carga significativa de actividades distribuidas entre tres personas, que expone al IDEP al riesgo de incumplimiento en la implementación de las políticas de gobierno digital y de seguridad digital, o a una baja calidad en los resultados, toda vez que no existe equilibrio entre el esfuerzo requerido y la capacidad instalada.","Hallazgo",null,"Para la vigencia 2024 el equipo de trabajo encargado en la implementación de las políticas se encuentra distribuido de la siguiente manera:\n\n*  Ingeniero líder en TI\n* 1 Ingeniero especialista en bases de datos\n* 1 ingeniero de infraestructura\n* 1 ingeniero en redes\n* 1 ingeniero implementador de SIGA\n* 1 ingeniero implementador GLPI\n* 1 ingeniero sistemas de información\n* 1 ingeniero de gestión TI\n* Ingeniero web master \n* 1 ingeniero de sistemas especialista en seguridad informática -contrato 55 de 2024-\n\nEn total se incorporó al equipo de trabajo un total de10 contratistas","Acción Correctiva"]
[4,"Auditoria por proceso 2025","OAP",null,"Elementos que pueden catalogarse como proyectos, se observa que todavía no se cuenta con planes tácticos o cronogramas de proyecto que aporten equilibrio entre esfuerzo requerido y capacidad instalada","Oportunidad de mejora",null,"PETI actualizado conforme los lineamientos aplicables de la MGGTI.GE.ES.03 - Guía para la Construcción del PETI (Noviembre del 2023) y aprobado a través del CIGD el 15 de octubre del 2024","Oportunidad de mejora"]
[5,"Auditoria por proceso 2026","OAP",null,"El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones– PETI aún no se encuentra actualizado a las nuevas directrices de la G.ES.06 Guía para la construcción del PETI versión 2, ni cuenta con evidencia de la aplicación del instrumento por sesiones para la construcción del PETI anexo a la Guía de Mintic","Oportunidad de mejora",null,"PETI actualizado conforme los lineamientos aplicables de la MGGTI.GE.ES.03 - Guía para la Construcción del PETI (Noviembre del 2023) y aprobado a través del CIGD el 15 de octubre del 2024","Oportunidad de mejora"]
[6,"Auditoria por proceso 2027","OAP",null,"En cuanto a la Planeación del PETI, todavía no se ha establecido la conformación formal y cronograma de talleres del grupo interdisciplinario para la conformación del PETI, haciendo uso de la G.ES.06 Guía para la construcción del PETI versión 2","Oportunidad de mejora",null,"PETI actualizado conforme los lineamientos aplicables de la MGGTI.GE.ES.03 - Guía para la Construcción del PETI (Noviembre del 2023) y aprobado a través del CIGD el 15 de octubre del 2024\n\nAsí mismo se da uso del Anexo 1. Herramientas_para_la_construccion_del_PETI","Oportunidad de mejora"]
[7,"Auditoria por proceso 2028","OAP",null,"El procedimiento PRO-GT-12-08 Formulación y Seguimiento al PETIC V6.pdf, o no hace referencia a las 4 fases de la guía, y no acata lo establecido por Mintic en cuanto a la responsabilidad en la construcción del PETI","Oportunidad de mejora",null,"PETI actualizado conforme los lineamientos aplicables de la MGGTI.GE.ES.03 - Guía para la Construcción del PETI (Noviembre del 2023) y aprobado a través del CIGD el 15 de octubre del 2024","Oportunidad de mejora"]
[8,"Auditoria por proceso 2029","OAP",null,"El procedimiento de construcción del PETI, ni el PETI en sí mismo evidencia la identificación y estimación por parte del líder, de las capacidades del área versus los recursos humanos, financieros y técnicos requeridos ","Oportunidad de mejora",null,"PETI actualizado conforme los lineamientos aplicables de la MGGTI.GE.ES.03 - Guía para la Construcción del PETI (Noviembre del 2023) y aprobado a través del CIGD el 15 de octubre del 2024\n\nAsí mismo se da uso del Anexo 1. Herramientas_para_la_construccion_del_PETI","Oportunidad de mejora"]
[9,"Auditoria por proceso 2030","OAP",null,"Incluirse la misión y visión de TI, y la relación de los procesos y servicios de la entidad con servicios tecnológicos que los soportan, pero falta el análisis de capacidades de TI en términos de recursos humanos, tecnológicos y metodológicos para abordar las iniciativas","Oportunidad de mejora",null,"En la estructura organizacional de la entidad, no existe un área de TI formalmente constituida, y su conformación no depende exclusivamente de la entidad. Por tal motivo, consideramos que el alcance requerido para atender esta observación supera las competencias directas de la OAP. En virtud de lo anterior, respetuosamente solicitamos el cierre de la observación, dado que se ha abordado hasta donde es factible dentro de las capacidades y responsabilidades de la entidad\n\nSe considera que se debe tener en cuenta el fortalecimiento del recurso humano para el proceso de gestión tecnológica","Oportunidad de mejora"]
[10,"Auditoria por proceso 2031","OAP",null,"No se incluye la estructura organizacional que debería tener el área de TI de manera articulada con las rupturas estratégicas, el análisis DOFA y los paradigmas, donde se observe la segregación de roles de acuerdo con los diferentes servicios tecnológicos.","Oportunidad de mejora",null,"En la estructura organizacional de la entidad, no existe un área de TI formalmente constituida, y su conformación no depende exclusivamente de la entidad. Por tal motivo, consideramos que el alcance requerido para atender esta observación supera las competencias directas de la OAP. En virtud de lo anterior, respetuosamente solicitamos el cierre de la observación, dado que se ha abordado hasta donde es factible dentro de las capacidades y responsabilidades de la entidad\n\nSe considera que se debe tener en cuenta el fortalecimiento del recurso humano para el proceso de gestión tecnológica","Oportunidad de mejora"]
[11,"Auditoria por proceso 2032","OAP",null,"No está completamente desarrollado el modelo de gestión de TI con competencias ni el modelo de gestión de proyectos y no se indica cuál es la metodología de gestión de Riesgos que adoptó la Gestión de TI en la entidad, la cual efectivamente existe para riesgos de gestión TIC y riesgos de seguridad informática","Oportunidad de mejora",null,"La metodologia de la gestión de riesgos asociada con seguridad se encuentra establecida en la Politica para la administración del riesgo institucional y el instructivo para la administración del riesgo","Oportunidad de mejora"]
[12,"Auditoria por proceso 2033","OAP",null,"Uso y apropiación de TI: el dominio está relacionado mas no desarrollado en articulación con la política de Gobierno Digital, el MRAE y el dominio 6 del MSPI.","Oportunidad de mejora",null,"Actualmente el dominio de cultira y apropiación se encuentra establecido en el plan de seguridad y privacidad de la información; así mismo se llevaron a cabo las actividades correspondientes","Oportunidad de mejora"]
[13,"Auditoria por proceso 2034","OAP",null,"El PETI no relaciona explícitamente los grupos de interés, ni las temáticas de la planeación 2022, orientada tanto al usuario de servicios, como a los grupos prestadores de servicios TIC que requieren trasferencia de conocimiento, Plan Institucional de capacitación 2022 no incluye la seguridad de la información ni en inducciones ni reinducciones y en el listado de necesidades solo se incluye herramientas Google. ","Oportunidad de mejora",null,"PETI actualizado conforme los lineamientos aplicables de la MGGTI.GE.ES.03 - Guía para la Construcción del PETI (Noviembre del 2023) y aprobado a través del CIGD el 17 de octubre del 2024\n\nAsí mismo se da uso del Anexo 1. Herramientas_para_la_construccion_del_PETI","Oportunidad de mejora"]
[14,"Auditoria por proceso 2035","OAP",null,"DOMINIO USO Y APROPIACION DE TI:\n\n\nTodavía no se ha desarrollado la estrategia de gestión de cambio integral (cambio – análisis de impactos – ejecución de la estrategia e incentivos – actualización de documentos – medición de la efectividad de la apropiación del cambio).\n","Oportunidad de mejora",null,"Se establece actividad para el 2025: Centralizar la gestión de cambios mediante herramientas que permitan documentar y rastrear modificaciones en hardware y software, mejorando la trazabilidad y minimizando riesgos.","Oportunidad de mejora"]
[15,"Auditoria por proceso 2036","OAP",null,"DOMINIO SISTEMAS DE INFORMACIÓN: \n\nTampoco desarrolla la identificación de integraciones e interoperabilidades entre sistemas interno y/o externos. Página 23 Informe de auditoría.","Oportunidad de mejora",null,"Tras un análisis detallado de las operaciones y procesos actuales de la entidad, se concluye que la actividad en cuestión no es aplicable, ya que no se realizan integraciones o interoperabilidades entre sistemas, ni a nivel interno ni externo. Esta conclusión se fundamenta en que los sistemas utilizados operan de manera independiente, sin requerir integraciones para su funcionamiento; además, no existen planes estratégicos que contemplen la necesidad de establecer interoperabilidades en el corto o mediano plazo. Adicionalmente, se ha sido revisado y validado por las áreas responsables, quienes confirman la no pertinencia de implementar esta actividad. Por lo tanto, se solicita formalmente su cierre, al no ser relevante para las características y necesidades actuales de la entidad","Oportunidad de mejora"]
[16,"Auditoria por proceso 2037","OAP",null,"DOMINIO SISTEMAS DE INFORMACIÓN:\n(catálogo de los sistemas de información)\n\nIncluye una descriptiva de los niveles de servicio, pero estos corresponden al dominio de servicios tecnológicos, no específicamente al modelo de soporte de sistemas de información, que para el caso del IDEP está configurado en una unica plataforma de mesa servicios. Página 23 del informe de auditoría de 2022.","Oportunidad de mejora",null,"Se establece actividad para el 2025: Centralizar la gestión de cambios mediante herramientas que permitan documentar y rastrear modificaciones en hardware y software, mejorando la trazabilidad y minimizando riesgos.","Oportunidad de mejora"]
[17,"Auditoria por proceso 2038","OAP",null,"\nPlaneación y Gobierno de la Gestión de Información:\n\nPese a que el PETI hace referencia a la trasformación digital como elemento relevante, todavía no se han abordado proyectos concretos de esta naturaleza. El proceso de Gestión Tecnológica es el articulador y administrador de la plataforma tecnológica que soporta estos proyectos y en todo caso debe ser el líder para la evolución y adaptación de la plataforma a nuevos retos del Conpes 3975 que Define la Política Nacional de Transformación Digital e Inteligencia Artificial","Oportunidad de mejora",null,"PETI actualizado conforme los lineamientos aplicables de la MGGTI.GE.ES.03 - Guía para la Construcción del PETI (Noviembre del 2023) y aprobado a través del CIGD el 15 de octubre del 2024\n\nAsí mismo se da uso del Anexo 1. Herramientas_para_la_construccion_del_PETI","Oportunidad de mejora"]
[18,"Auditoria por proceso 2039","OAP",null,"Los indicadores declarados en el PETI vigente con fecha diciembre de 2021 (tabla 11), no se encuentran implementados, en su lugar se continúan manejando los 3 indicadores (Eficacia en la atención de solicitudes recibidas a través de mesa de ayuda, Cumplimiento de las actividades del PETI en la vigencia y Cumplimiento de las actividades del PSPI en la vigencia), que muestran algún nivel de mejora, pero continúan siendo insuficientes para medir cumplimiento y resultado, con un enfoque de mejoramiento continuo, conforme al Manual de Gobierno Digital V7.\n","Oportunidad de mejora",null,"PETI actualizado conforme los lineamientos aplicables de la MGGTI.GE.ES.03 - Guía para la Construcción del PETI (Noviembre del 2023) y aprobado a través del CIGD el 17 de octubre del 2024\n","Oportunidad de mejora"]
[19,"Auditoria por proceso 2040","OAP",null,"La fuente declarada del indicador es el seguimiento a PETI mensual, en el cual no se lleva registro de actividades con esfuerzo, criterios de aceptación de entregables y avance cuantitativo para que sea una fuente confiable. El registro de avance es cualitativo.","Hallazgo",null,"PETI actualizado conforme los lineamientos aplicables de la MGGTI.GE.ES.03 - Guía para la Construcción del PETI (Noviembre del 2023) y aprobado a través del CIGD el 15 de octubre del 2024\n\nAsí mismo se da uso del Anexo 1. Herramientas_para_la_construccion_del_PETI","Acción Correctiva"]
[20,"Auditoria por proceso 2041","OAP",null,"El indicador establecido por la OAP no tiene como fuente tableros de control de los 5 proyectos con actividades discriminadas, fechas por estimación de esfuerzo, responsables individuales y criterios de calidad de entregables, para determinar cumplimiento, desempeño y calidad respectivamente. En el seguimiento a los Planes de Acción, POA y planes institucionales se registran actividades ejecutadas de manera general, pero no hay un documento que permita verificar planeación vs avance.","Hallazgo",null,"PETI actualizado conforme los lineamientos aplicables de la MGGTI.GE.ES.03 - Guía para la Construcción del PETI (Noviembre del 2023) y aprobado a través del CIGD el 15 de octubre del 2024\n\nAsí mismo se da uso del Anexo 1. Herramientas_para_la_construccion_del_PETI","Acción Correctiva"]
[21,"Auditoria por proceso 2042","OAP",null,"No responde a los lineamientos de Gobierno Digital con respecto a la cobertura en términos de los dominios del MRAE, para el diseño de indicadores asociados al PETI, que aporten valor a la entidad. La siguiente imagen corresponde al tipo de indicadores para 3 de los 7 dominios del MRAE. G.GEN.01 Generalidades del Marco de Referencia de AE para la gestión de T","Hallazgo",null,"Se realiza la medición interna del indicador relacionado con la implementación de las actividades establecidas en el PETI, conforme al numeral 7. Medición del PETI","Acción Correctiva"]
[22,"Auditoria por proceso 2043","OAP",null,"El indicador , no ofrece resultados de nivel de madurez en la implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información, toda vez que el plan adolece de los elementos que constituyen su articulación, implementación de controles, verificación de efectividad e integración al SIG. ","Hallazgo",null,"En atención al hallazgo identificado sobre el indicador de nivel de madurez en la implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información, informamos que se realizará la medición interna del indicador relacionado con la implementación de los controles establecidos en la Declaración de Aplicabilidad (SOA), con el propósito de evidenciar avances en la articulación, implementación de controles. Dado que la construcción de la matriz de aplicabilidad está programada para desarrollarse durante la vigencia actual, se solicita la ampliación del plazo para la atención del hallazgo hasta el 30 de noviembre de 2025, garantizando así el cumplimiento integral de los elementos requeridos.","Acción Correctiva"]
[23,"Auditoria por proceso 2044","OAP",null,"Dado que el plan de seguridad y privacidad de la información no representa el alcance real de una implementación MSPI, este indicador resulta confuso, ya que puede trasmitir un dato errado sobre el nivel de madurez de la entidad en implementar seguridad de la información.","Hallazgo",null,"En atención al hallazgo identificado sobre el indicador de nivel de madurez en la implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información, informamos que se realizará la medición interna del indicador relacionado con la implementación de los controles establecidos en la Declaración de Aplicabilidad (SOA), con el propósito de evidenciar avances en la articulación, implementación de controles. Dado que la construcción de la matriz de aplicabilidad está programada para desarrollarse durante la vigencia actual, se solicita la ampliación del plazo para la atención del hallazgo hasta el 30 de noviembre de 2025, garantizando así el cumplimiento integral de los elementos requeridos.","Acción Correctiva"]
[24,"Auditoria por proceso 2045","OAP",null,"Están correctamente incluidos y catalogados los activos tipo información, en las tres dimensiones de Confidencialidad, Disponibilidad e Integridad, sin embargo, está pendiente el desarrollo del dominio 10 Criptografía del MSPI para su protección en alojamiento y tránsito (correos, carpetas compartidas, etc.)","Oportunidad de mejora",null,"Se establece actividad para el 2025: Definir y aplicar políticas para la encriptación de dispositivos portátiles y bases de datos.","Oportunidad de mejora"]
[25,"Auditoria por proceso 2046","OAP",null,"El Plan de tratamiento de riesgos de seguridad de la información no incluye las actividades periódicas del Modelo de Gestión de Riesgos de Seguridad Digital (MGRSD) en atención al Decreto 1008 de 2018, el Decreto 1499 de 2017 y el Decreto 1083 de 2015.","Hallazgo",null,"Plan de tratamiento de riesgos actualizado y aprobado a través del CIGD el 01 de agosto del 2024, conforme al alcance de la vigencia","Acción Correctiva"]
[26,"Auditoria por proceso 2047","OAP",null,"La relación entre la declaración de aplicabilidad del MSPI que estructura cuales de los 114 controles deberán ser implementados para los riesgos identificados en los activos críticos no se ha construido en el IDEP, ni su construcción está en los planes de tratamiento de riesgos ni en el de seguridad y privacidad de la información.","Hallazgo",null,"Se establece actividad para el 2025: Documentar la declaración de aplicabilidad","Acción Correctiva"]
[27,"Auditoria por proceso 2048","OAP",null,"En el documento se observa que solo existen tres riesgos (uno menos que en 2020) los cuales no dan cubrimiento a la totalidad de los riesgos tecnológicos y de seguridad de la información de manera alineada con la implementación MSPI, que establece la relación entre los riegos, los activos de información y los controles de la norma ISO 27002:2013. Esto es fundamental para garantizar que se diseñan controles efectivos para dar tratamiento al riesgo y planes de contingencia efectivos en caso de la materialización de los riesgos. Adicionalmente se observa un desarrollo menor de las acciones de control y tratamiento con respecto al desglose del año 2022.","Oportunidad de mejora",null,"Se actualizó la matriz de riesgos para la vigencia 2025, incorporando nuevos análisis y escenarios que reflejan cambios en el entorno. Esta actualización incluye la identificación, evaluación y priorización de riesgos, así como medidas de mitigación alineadas con las normativas vigentes.","Oportunidad de mejora"]
[28,"Auditoria por proceso 2049","OAP",null,"Aún no se ha modificado el tiempo de realización de las pruebas de restauración, que es el mismo para todos los objetos a los que se les genera copias de seguridad: “por lo menos una vez en cada vigencia”.","Oportunidad de mejora",null,"Se establece actividad para el 2025: Documentar e  implementar Procedimiento de Pruebas de Restauración de Copias de Seguridad","Oportunidad de mejora"]
[29,"Auditoria por proceso 2050","OAP",null,"Se han evaluado herramientas automatizadas para la administración de las copias de seguridad centralizada y estandarizada, pero aún no se ha decidido la adquisición de alguna de las herramientas evaluadas, por lo tanto, la generación de los backup’s continúa dependiendo en su gran mayoría de procesos manuales, ejecución de scripts y copia de información por parte de los funcionarios y/o contratistas de la OAP, lo cual implica mayores tiempos de dedicación y alta probabilidad de errores humanos en el proceso.","Oportunidad de mejora",null,"Se establece actividad para el 2025: De acuerdo con el presupuesto y asignación de recursos se realizará la adquisición de herramienta automatizada para la generación de copias de seguridad\n","Oportunidad de mejora"]
[30,"Auditoria por proceso 2051","OAP",null,"Como instrumentos de planeación y seguimiento se cuenta con el PL-GT-12-04 Plan Seguridad y Privacidad de la Información 2022.xlsx revisado de manera trimestral. Si bien incluyen unas primeras actividades de acercamiento a la implementación del MSPI, que hacen parte de la implementación, adolecen de las siguientes etapas requeridas para la implementación de MSPI:\n\n1. El plan no incluye la construcción de la estrategia como lo señala la resolución 500 de 2021- ARTÍCULO 5. ..Los sujetos obligados deben adoptar la estrategia de seguridad digital en la que se integren los principios, políticas, procedimientos, guías, manuales, formatos y lineamientos para la gestión de la seguridad de la información digital. Dicha estrategia se debe incluir en el Plan de Seguridad y Privacidad de la Información que se integra al Plan de Acción.\n\n2. Conforme al anexo 1 de la resolución 500 de 2021, la Declaración de aplicabilidad es un resultado de la planeación de seguridad y privacidad de la información, pero no se ha adelantado en el IDEP con la elaboración del marco documental de políticas, procedimientos, instructivos y formatos, incluyendo claramente las justificaciones y soportes para la exclusión de controles, que incluya entre otros: \n\no Manual de políticas de Seguridad de la Información.\no Un Plan de capacitación, sensibilización y comunicación de seguridad de la información (control 7.2.2 ISO 27002:2013). Junto a un plan de gestión del cambio asociado a las restricciones de las políticas y los nuevos procedimientos. Esto articulado con el dominio de uso y apropiación del MRAE.\no Implementación de los controles de seguridad de la información en la plataforma TIC de manera incremental de los más complejo a los más simple.\no Verificación técnica de vulnerabilidades.\no El levantamiento y planeación de los documentos comunes en el sistema integrado de gestión y la planeación de la salida escalonada de documentos de acuerdo al avance en implementación.\n\n3. El Plan solo incluye las siguientes actividades para las cuales no se observa un análisis de esfuerzo ya que están programadas en bloques de tiempo. Las acciones aportan más no cubren los dominios del MSPI, que está conformado por 6 clausulas principales y 14 dominios con 114 controles. Sobre ellas se emiten las siguientes observaciones relacionadas con la falta de articulación entre el instrumento de diagnóstico y la planeación: (ver figura en el informe de auditoría página 72).","Hallazgo",null,"Plan de seguridad y privacidad de la información fue actualizado conforme al ciclo PHVA y aprobado a través del CIGD el 01 de agosto del 2024, conforme al alcance de la vigencia","Acción Correctiva"]
[31,"Auditoria por proceso 2052","OAP",null,"Los siguientes documentos identificados en la auditoria, no han sido asociados a una Declaración de Aplicabilidad del MSPI, el cual se constituye en el instrumento que determina el alcance de la implementación.\n\nA continuación, se presenta la asociación del dominio al que podría relacionarse cada documento, con la salvedad de que los documentos que se enuncian deben ser revisados y articulados al MSPI. Se incluye además una columna que especifica si el documento estaba publicado o si por el contrario fue incluido en la presente relación: (Ver tabla inferior en informe pagina 75.)","Oportunidad de mejora",null,"Se establece actividad para el 2025: Realizar un mapeo de la documentación y procedimientos actuales, identificando vacíos o inconsistencias para alinearlos con el modelo de seguridad y privacidad de la información.","Oportunidad de mejora"]
[32,"Auditoria por proceso 2053","OAP",null,"Sin embargo, debido al cambio de sede de la entidad el anterior diagrama (de red) debe actualizarse con la nueva infraestructura y disposición. Página 81","Oportunidad de mejora",null,"Se realizó actualización del diagrama de red y se articula con el plan de mejoramiento","Oportunidad de mejora"]
[33,"Auditoria por proceso 2054","OAP",null,"No se tiene tampoco control sobre las redes inalámbricas (wifi) a las que se pueden conectar los equipos de la entidad.","Oportunidad de mejora",null,"Se establece actividad para el 2025: Rediseñar y estructurar la arquitectura de red siguiendo un modelo jerárquico que contemple capas de acceso, distribución y núcleo","Oportunidad de mejora"]
[34,"Auditoria por proceso 2055","OAP",null,"Los equipos de usuario y servidores aún se encuentran en un mismo segmento de red (192.168.1.x), por lo cual se permite realizar escaneos, descubrimiento de puertos y servicios activos, y captura de paquetes internos hacia los servidores de la Entidad, que pueden ser usados para planificar ataques o interceptar información, comprometiendo así la seguridad de la infraestructura de la entidad.","Hallazgo",null,"Se establece actividad para el 2025: Configurar y segmentar la red en VLANs según criterios funcionales como usuarios, dispositivos, ubicación geográfica o nivel de acceso, para reducir riesgos de seguridad y optimizar el tráfico.","Acción Correctiva"]
[35,"Auditoria por proceso 2056","OAP",null,"Aún no se han adoptado métodos, ni instructivos de protección de archivos, documentos o unidades de almacenamiento mediante el uso de protección de contraseñas, encriptación de medios y archivos que permitan garantizar la confidencialidad de la información así clasificada en caso de pérdida de unidades de almacenamiento o equipos portátiles, o en caso de que se puedan acceder a carpetas sin protección con esta información.","Oportunidad de mejora",null,"Se establece actividad para el 2025: Definir y aplicar políticas para la encriptación de dispositivos portátiles y bases de datos.","Oportunidad de mejora"]
[36,"Auditoria por proceso 2057","OAP",null,"No existe una estrategia automatizada para el control de usuarios administradores locales de los computadores de la Entidad, si bien en los equipos se tiene deshabilitado el usuario administrador y se usa el usuario admin, el control y cambio de contraseña periódico se hace manualmente.","Oportunidad de mejora",null,"La actividad se incorporará en la actualización del PETI 2025","Oportunidad de mejora"]
[37,"Auditoria por proceso 2058","OAP",null,"En el caso del sistema Caja de Herramientas, no se presenta evidencia de los derechos a favor del IDEP.","Oportunidad de mejora",null,"Se solicita la ampliación de la fecha para la validación de esta actividad, ya que actualmente se está evaluando la funcionalidad y usabilidad necesarias para continuar con el desarrollo de la caja de herramientas","Oportunidad de mejora"]
[38,"Auditoria por proceso 2059","OAP",null,"Aun no existe un único documento en donde se referencia la totalidad del hardware y software instalado en los equipos de usuario, indicando el tipo de licenciamiento, y que permita identificar completamente seriales y vencimiento de licencias instaladas.","Oportunidad de mejora",null,"Durante la vigencia 2023-2024 se reaizó identificación del hardware y software a través de la matriz dw activos de información.\n\nAdicional se cuenta con un inventario de los equipos con el licenciamiento, ip, disco, memoria, y software instalado","Oportunidad de mejora"]
[39,"Auditoria por proceso 2060","OAP",null,"Si bien se han realizado evaluaciones de herramientas de software automatizado para la gestión de inventarios de hardware y software, aun no se ha implementado ninguna. Se entrega a la auditoria como evidencia de estas evaluaciones, el documento: “Informe de la evaluación de las herramientas para monitoreo de red, manejo de activos de información y mesa de ayuda”, con las el cual fue presentado a la alta dirección, pero aún no se ha tomado ninguna decisión de adquisición o implementación. Se evaluaron herramientas gratuitas y de pago que cumplen con las características recomendadas por la auditoria en los informes anteriores.","Oportunidad de mejora",null,"Actualmente se tiene instalada la herramienta spaceworks con el fin de mantener de manera automatizado el inventario de hardware y software institucional","Oportunidad de mejora"]
[40,"Auditoria por proceso 2061","OAP",null,"Aun no se han realizado actualizaciones a el procedimiento PRO-GT-12-05 Mantenimiento de Infraestructura Tecnológica para incluir en el Plan de Mantenimiento a la infraestructura y Servicios de Tecnología, el uso del formato de mantenimiento preventivo y correctivo: Formato Mantenimiento Preventivo a los Activos de Información IDEP, que debe diligenciar el proveedor del servicio y que permite conocer el estado del equipo al momento del servicio y el software instalado.","Hallazgo",null,"El procedimiento fue actualizado en la vigencia 2021\nenlace de consulta: https://www.idep.edu.co/sites/default/files/2023-05/PRO-GT-12-05%20Mantenimiento%20Infraestructura%20Tecnológica.pdf","Acción Correctiva"]
[41,"Auditoria por proceso 2062","OAP",null,"Si bien ya se ha optimizado la herramienta de mesa de ayuda para solucionar los problemas de seguridad detectados y para la especificación de acuerdos de niveles de servicio (ANS), la herramienta tiene muchas limitaciones: no permite configurar horarios para el cálculo adecuado de los ANS, no está sincronizada con el inventario de hardware u software, no permite generar varios informes para indicadores de gestión, entre otras características requeridas y detalladas en las recomendaciones dadas en los anteriores informes de auditoría, por lo cual no puede ser considerada como una herramienta adecuado para las gestión de mesa de ayuda.","Oportunidad de mejora",null,"La actividad se está desarrollando conforme al cronograma establecido para la implementación del GLPI, cuya finalización está prevista para el primer trimestre del año. Este proyecto busca dar respuesta a una oportunidad de mejora identificada en evaluaciones previas","Oportunidad de mejora"]

{"sheet":"GTH-13 ","index":15,"n_rows":54,"n_cols":25,"rows_kept":54,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[52,15,52,18],[53,15,53,18],[43,15,43,18],[44,15,44,18],[45,15,45,18],[46,15,46,18],[47,15,47,18],[48,15,48,18],[49,15,49,18],[40,15,40,18],[41,15,41,18],[42,15,42,18],[50,15,50,18],[51,15,51,18],[35,15,35,18],[36,15,36,18],[37,15,37,18],[38,15,38,18],[39,15,39,18],[30,15,30,18],[31,15,31,18],[32,15,32,18],[33,15,33,18],[34,15,34,18],[28,0,28,7],[28,8,28,14],[28,15,28,19],[28,20,28,24],[29,15,29,18],[22,0,22,2],[22,8,22,9],[23,8,23,9],[24,8,24,9],[25,8,25,9],[16,0,19,2],[16,3,19,23],[21,0,21,2],[21,4,21,5],[21,8,21,10]]}
[null,null,"PROCESO","DEPENDENCIAS",null,"FUENTE",null,"TIPO","TIPO DE ACCIÓN","ESTADO DEL HALLAZGO","CALIFICACION DE LA ACCION"]
[null,null,"DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN","Subdirección Académica",null,"Auditorías Internas",null,"Hallazgo","Acción Correctiva","Vencida","EFECTIVA"]
[null,null,"DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN","Oficina Asesora de Planeación",null,"Auditorias externas",null,"No conformidad","Acción Preventiva y/o de mejora","En ejecución","EFICIENTE"]
[null,null,"ATENCIÓN AL CIUDADANO","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ",null,"Autoevaluación de control",null,"Oportunidad de mejora",null,"Cerrada","INEFECTIVA"]
[null,null,"INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO PEDAGÓGICO","Oficina Asesora Jurídica ",null,"Producto y/o servicio no conforme.",null,"Observación"]
[null,null,"GESTIÓN DOCUMENTAL","Oficina Asesora Jurídica - Contratación",null,"Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes."]
[null,null,"GESTIÓN CONTRACTUAL","SAFYCD-Archivo"]
[null,null,"GESTIÓN JURÍDICA","SAFYCD-Presupuesto"]
[null,null,"GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL","SAFYCD-Tesorería"]
[null,null,"GESTIÓN TECNOLÓGICA","SAFYCD-Contabilidad"]
[null,null,"GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO","SAFYCD-Talento Humano y Nómina"]
[null,null,"GESTIÓN FINANCIERA","SAFYCD-Recursos físicos"]
[null,null,"CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO","Oficina Control Interno"]
[null,null,"EVALUACIÓN Y CONTROL"]
[null,null,"MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO"]
[]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CÓDIGO:  FT-MIC-03-03"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"VERSIÓN :  7"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha Aprobación: 13/04/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PÁGINA:  ______   de   ______"]
[]
["PROCESO:",null,null,null,{"$f":"CONCATENATE(\"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO \",A23)","v":"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO"},null,null,null,"ACCIONES FORMULADAS (Por Tipo de Acción)"]
["GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO",null,null,null,"NÚMERO DE NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES U OP. DE MEJORA DEL PROCESO",33,null,null,"ACCIÓN CORRECTIVA",null,24]
[null,null,null,null,"TOTAL DE ACCIONES FORMULADAS",24,null,null,"ACCION PREVENTIVA Y/O DE MEJORA",null,{"$f":"COUNTIF(J31:J40,\"Acción Preventiva y/o de mejora\")","v":0}]
[null,null,null,null,"ACCIONES VENCIDAS",1]
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[null,null,null,null,"ACCIONES CERRADA",9]
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["DATOS GENERALES DEL HALLAZGO",null,null,null,null,null,null,null,"FORMULACIÓN DE ACCIONES",null,null,null,null,null,null,"SEGUIMIENTO LÍDER DEL PROCESO",null,null,null,null," SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
["No.","FUENTE","DEPENDENCIA","FECHA DE LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  \n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN  LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  ","TIPO ","Número de observación o hallazgo, de acuerdo eon el Informe de Auditoria -Control Interno","CAUSAS IDENTIFICADAS","ACCION(S) GENERADAS POR LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN","TIPO DE ACCIÓN","FUENTE VERIFICABLE DE LA ACCIÓN","CARGO DEL RESPONSABLE","FECHA DE FORMULACIÓN DE LA ACCIÓN\n(dd/mm/aaaa)","INICIO\n(dd/mm/aaaa)","FIN\n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO",null,null,null,"EVIDENCIAS","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","CALIFICACION DE LA ACCION","ESTADO DE LAS ACCIONES GENERADAS EN EL  HALLAZGO","RESPONSABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
[1,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2022-06-29","Las caracterizaciones de los procesos del IDEP tienen fecha de elaboración mayor a 2 años, lo anterior incumple lo enunciado en el Decreto 1800 de 2019: \"Por el cual se adiciona el Capítulo 4 al Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de Función Pública, en lo relacionado con la actualización de las plantas globales de empleo\" en el artículo 2.2.1.4.1. Actualización de plantas de empleo. Las entidades y organismos de la Administración Pública, con el objeto de mantener actualizadas sus plantas de personal, deberán adelantar las siguientes acciones mínimo cada dos años: \na. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad.\n\n","Hallazgo",null,"Deficiencia en el analisis y ajuste de procesos y procedimientos","Revisión y actualización o eliminación, cuando sea necesario, de la caracterización del proceso y los documentos del proceso de gestión documental publicados en el Sistema Integrado de Gestión (MALOCA)","Acción Correctiva","Acta de reunión de revisión de la caracterización y de los documentos del  proceso\n\nFormato FT-MIC-03-04 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos\n\nGestión Documental del SIG (MALOCA) actualizado","PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE TALENTO HUMANO","2022-07-06","2022-07-15","2023-06-30","Primer trimestre\n30/03/2024: Se realiza la actualización del documento CR-GTH-13-01 Caracterización Proceso Gestión Talento Humano y se realiza la revisión de los demás documentos del proceso. \nSeguimiento realizado por: Diana Cortés\n\nSegundo trimestre: \n30/06/2024: Se realiza la revisión de los documentos PRO-GTH-13-01, PRO-GTH-13-06, FT-GTH-13-02, FT-GTH-13-04, FT-GTH-13-19, FT-GTH-13-53 y se crea el documento Código de Integridad del Servicio Público Distrital -IDEP\nSeguimiento realizado por:\n\nTercer trimestre: Se envían para aprobación por parte del lider del proceso los documentos ajustados PRO-GTH-13-01, PRO-GTH-13-06, FT-GTH-13-02, FT-GTH-13-04, FT-GTH-13-19, FT-GTH-13-53. Se revisa y ajusta el documento GU-GTH-13-03.\nSeguimiento realizado por: Diana Cortés\n\nCuarto trimestre: Se revisan los documentos del proceso y se actualizan los siguientes documentos del proceso: PRO-GTH-13-01 Liquidación y pago de Nómina, PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores, GU-GTH-13-03 Guía para gestionar conflictos de intereses en el IDEP,  FT-GTH-13-02 Formato para el Control del Cumplimiento de Horas Extras Autorizadas, FT-GTH-13-05 Formato Libro de Vacaciones, FT-GTH-13-26 Lista de documentos para la vinculación de funcionarios, FT-GTH-13-46 Acuerdo de confidencialidad y compromiso cumplimiento de las políticas tics del servidor público del IDEP, \nSeguimiento realizado por: Diana Cortés",null,null,null,"Documento publicado en Gestión Documental del SIG (MALOCA)\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/17ZDG-LtCSiofS7oopbVeIaF2iVeeWQbq\n\nhttps://www.idep.edu.co/sites/default/files/2024-02/CR-GTH-13-01%20Caracterizaci%C3%B3n%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Talento%20Humano.pdf","Primer trimestre: De acuerdo con el reporte de la información, se valida la actualización de documento CR-GTH-13-01 Caracterización Proceso Gestión Talento Humano. Se crea la carpeta con los documentos editables para la revisión y actualización de los documentos.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\nSegundo trimestre: De acuerdo con el reporte de la información, se valida la revisión conjunta (SAF -OAP) de los documentos mencionados Proceso Gestión Talento Humano. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n\nTercer trimestre: Se valida la información del envío para aprobación por parte del lider del proceso, sin embargo se reciben observaciones a los ajustes en los procedimientos por parte del lider, por lo tanto aún no se recibe el formato MIC-03-04 debidamente firmado por los responsables de la actualización. \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez\n\n\nCuarto trimestre:  De acuerdo con el reporte de la información, se valida el reporte de actualización de los siete (7) documentos mencionados por el Proceso \nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","Se valida en la página del IDEP y se oberva que la caracterización del Proceso se actualizó el 30/01/2024; sin embargo, se observan procedimientos que a la fecha de este seguimiento se tienen fecha de aprobación mayor a 2 años:\n\nPRO-GTH-13-01 Liquidación y pago de Nómina Fecha de aprobación 31-enero-2022\nPRO-GTH-13-06 Gestión de Capacitaciones Fecha de aprobación 10/05/2018\nPRO-GTH-13-07 Implementación (SG SST) Fecha de aprobación 28/12/2023\nPRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores Fecha de aprobación 04/08/2021\nPRO-GTH-13-09 Gestión de Bienestar Laboral e Incentivos Fecha de aprobación 11/07/2017\nPRO-GTH-13-11 Desvinculación de Servidores Fecha de aprobación 04/08/2021 \nPRO-GTH-13-17 Reporte e Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades laborales Fecha de aprobación 14/10/2020\nPRO-GTH-13-18 Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos en seguridad y salud en el trabajo Fecha de aprobación 20-dic-21\nPRO-GTH-13-19 Gestión de Historias Laborales Fecha de aprobación 27/11/2023\nPRO-GTH-13-20 Gestión del cambio Fecha de aprobación PRO-GTH-13-20 ( no es una fecha)\nPRO-GTH-13-22 Teletrabajo Fecha de aprobación 29/12/2023\n\nSeguimiento cuarto trimeste:  Se verifica en la página web de la Entidad, a la fecha se encuentra pendiente de actualización los siguientes procedimientos:\n\nPRO-GTH-13-06 Gestión de Capacitaciones Fecha de aprobación 10/05/2018\nPRO-GTH-13-09 Gestión de Bienestar Laboral e Incentivos Fecha de aprobación 11/07/2017\nPRO-GTH-13-11 Desvinculación de Servidores Fecha de aprobación 04/08/2021 \nPRO-GTH-13-17 Reporte e Investigación de incidentes y accidentes de trabajo y enfermedades laborales Fecha de aprobación 14/10/2020\nPRO-GTH-13-18 Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos en seguridad y salud en el trabajo Fecha de aprobación 20-dic-21\nPRO-GTH-13-20 Gestión del cambio Fecha de aprobación PRO-GTH-13-20 ( no es una fecha)\n\n\n\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe OCI.","INEFECTIVA","Abierta - Vencida","SEguimiento cuarto trimestre:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[2,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","En el pago de abril se identificó un menor valor pagado por concepto de prima de antigüedad, toda vez que no se tuvo en cuenta que a 30 de abril el funcionario completó 14.23 años a servicio del Distrito, lo que afecta el valor liquidado en la bonificación de servicios, vacaciones y prima de vacaciones. Carlos López Donato","Observación","Numeral 1.1. Factores Salariales: \nObservación No. 01. :","Calculo inexacto de la nómina por no tener en cuenta factores que afectan como prima de antigüedad","Gestionar con el proveedor Soporte Lógico-Humano, la implmentación de una ALERTA, de tal forma que muesrtre la fecha de   ingreso al Distrito con el fin de detrminar la continuedad del funcionario. Esta fecha debe ser visible en el reporte detallado de la nómina  y generar la alerta.\nEsto para efecto de todos los factores salariales.\nEs de aclarar que esta solicitud ya se hizo, sin embargo Humano sólo deja un mensaje con el nombre del factor a revisar en momento de liquidar, pero no informa la fecha y no lo hace visible en el reporte detallado de nómina.","Acción Correctiva","Ticket de solicitud a proveedor Soporte Lógico para Incluir en reporte de \"Nómina Detallada Mensual\" la fecha de ingreso de los funcionarios con soluciòn de Continuidad.\n\nNómina resumida de septiembre donde se evidencian ajustes por diferencias en liquidación de prima de antiguedad del funcionario Carlos Norberto López Donato.","Responsable nómina","2024-09-17","2024-09-17","2025-11-01","Cuarto trimestre:\nSe revisaron las diferencias y se ajustaron en nómina de septiembre de 2024\n\nSe radica memorando a la Oficina de Planeación solicitando gestionar con el Proveedor Soporte Lógico; \"la implementación de una ALERTA, que consiste en reflejar la fecha de ingreso al Distrito; con el fin de visualizar y advertir la continuidad de los funcionarios quienes tengan marcada esta situación. Esta fecha debe ser visible en el reporte detallado de liquidación de la nómina, de tal manera que el profesional responsable del proceso de nómina cuente con herramientas que le permitan validar que el aplicativo esté liquidando los conceptos que se ven afectados por esta marcación de acuerdo con la normatividad vigente\".\n\nPor solicitud del proveedor \"Soporte Lógico\" se efectuó reunión virtual, con el fin de exponer detalladamente la solicitud radicada.  Noviembre 15 de 2024.  Se adjunta link.",null,null,null,"\nNómina Resumida septiembre de 2024\n\nOficio Radicado No. 06-817-2024-002050 de octubre 22 de 2024.\nCorreo alcance a solicitud de octubre 24 de 2024\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1Qwy-J9EwDYXxqOzib-pJbfOQPuFEDe5K  ","\n\nCuarto trimestre:  De acuerdo con el reporte de la información, se valida la información en el seguimiento de la acción.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","https://drive.google.com/drive/folders/1fx16Dd9oWC4dNnK0kPXMARMiWRucl2eq?usp=drive_link","EFECTIVA","En ejecución","Se verifico por parte de esta Oficina los soportes remitidos, de conformidad con el Oficio No. 2050 del 22/10/2024, se indica por parte de la SAF \"Es de aclarar que esta solicitud se hizo anteriomente y el proveedor implemento una\nALERTA, la cual muestra el siguiente mensaje; \"ALEAW77GJA/erfa.'\nREV/SAR AN7T/GÜEDADJJ; en el momento de liquidar la nómina, pero no es eficaz dado\nque funciona como un mensaje básico que no refleja la fecha ni presenta mayor\ninformac¡ón, adicionalmente no lo hace visible en el reporte detallado de liquidación de la\nnómina'.  Por lo anterior esta acción continua en ejecución con el fin de garantizar su efectividad por parte del proveedor.\n\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[4,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Se identificaron menores valores liquidados en el retroactivo para el funcionario CARLOS NORBERTO LOPEZ DONATO","Observación","Númeral 1.2 Retroactivo Observación No. 01","Calculo inexacto de la nómina por no tener en cuenta factores que afectan como retroactivos","Gestionar con el proveedor Soporte Lógico-Humano, la implmentación de una ALERTA, de tal forma que muesrtre la fecha de   ingreso al Distrito con el fin de detrminar la continuedad del funcionario. Esta fecha debe ser visible en el reporte detallado de la nómina  y generar la alerta.\nEsto para efecto de todos los factores salariales.\nEs de aclarar que esta solicitud ya se hizo, sin embargo Humano sólo deja un mensaje con el nombre del factor a revisar en momento de liquidar, pero no informa la fecha y no lo hace visible en el reporte detallado de nómina.",null,"Ticket de solicitud a proveedor Soporte Lógico para Incluir en reporte de \"Nómina Detallada Mensual\" la fecha de ingreso de los funcionarios con soluciòn de Continuidad.\n\nNómina resumida de septiembre donde se evidencian ajustes por diferencias en liquidación de prima de antiguedad del funcionario Carlos Norberto López Donato.","Responsable nómina","2024-08-30","2024-09-17",null,"Cuarto trimestre:\nSe revisaron las diferencias y se ajustaron en nómina de septiembre de 2024\n\nSe radica memorando a la Oficina de Planeación solicitando gestionar con el Proveedor Soporte Lógico; \"la implementación de una ALERTA, que consiste en reflejar la fecha de ingreso al Distrito; con el fin de visualizar y advertir la continuidad de los funcionarios quienes tengan marcada esta situación. Esta fecha debe ser visible en el reporte detallado de liquidación de la nómina, de tal manera que el profesional responsable del proceso de nómina cuente con herramientas que le permitan validar que el aplicativo esté liquidando los conceptos que se ven afectados por esta marcación de acuerdo con la normatividad vigente\".\n\nPor solicitud del proveedor \"Soporte Lógico\" se efectuó reunión virtual, con el fin de exponer detalladamente la solicitud radicada.  Noviembre 15 de 2024.  Se adjunta link.",null,null,null,"\nNómina Resumida septiembre de 2024\n\nOficio Radicado No. 06-817-2024-002050 de octubre 22 de 2024.\nCorreo alcance a solicitud de octubre 24 de 2024\n\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1Qwy-J9EwDYXxqOzib-pJbfOQPuFEDe5K ","Cuarto trimestre:  De acuerdo con el reporte de la información, se valida la información de solicitud, nómina y actualización del formato FT-GTH-13-02 Formato para el Control del Cumplimiento de Horas Extras Autorizadas.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","https://www.idep.edu.co/articulo/gth-13-proceso-de-gestion-de-talento-humano \n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1fx16Dd9oWC4dNnK0kPXMARMiWRucl2eq?usp=drive_link ","EFECTIVA","En ejecución","Se verifico por parte de esta Oficina los soportes remitidos, de conformidad con el Oficio No. 2050 del 22/10/2024, se indica por parte de la SAF \"Es de aclarar que esta solicitud se hizo anteriomente y el proveedor implemento una\nALERTA, la cual muestra el siguiente mensaje; \"ALEAW77GJA/erfa.'\nREV/SAR AN7T/GÜEDADJJ; en el momento de liquidar la nómina, pero no es eficaz dado\nque funciona como un mensaje básico que no refleja la fecha ni presenta mayor\ninformac¡ón, adicionalmente no lo hace visible en el reporte detallado de liquidación de la\nnómina'.  Por lo anterior esta acción continua en ejecución con el fin de garantizar su efectividad por parte del proveedor.\n\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[5,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Tal como se detalla en las observaciones del numeral 1° de este informe, se presentan diferencias en la liquidación de la nómina y la prueba de auditoria en los factores, salariales de prima de antigüedad, horas extras y pago retroactivo\nCarlos López Donato","Hallazgo","Numeral 1.1. Factores Salariales: HALLAZGO No. 01:","Calculo inexacto de la nómina por no tener en cuenta factores que afectan como prima de antigüedad, horas extras y retroactivos","Gestionar con el proveedor Soporte Lógico-Humano, la implmentación de una ALERTA, de tal forma que muesrtre la fecha de   ingreso al Distrito con el fin de detrminar la continuedad del funcionario. Esta fecha debe ser visible en el reporte detallado de la nómina  y generar la alerta.\nEsto para efecto de todos los factores salariales.\nEs de aclarar que esta solicitud ya se hizo, sin embargo Humano sólo deja un mensaje con el nombre del factor a revisar en momento de liquidar, pero no informa la fecha y no lo hace visible en el reporte detallado de nómina.",null,"Ticket de solicitud a proveedor Soporte Lógico para Incluir en reporte de \"Nómina Detallada Mensual\" la fecha de ingreso de los funcionarios con soluciòn de Continuidad.\n\nNómina resumida de septiembre donde se evidencian ajustes por diferencias en liquidación de prima de antiguedad del funcionario Carlos Norberto López Donato.","Responsable nómina","2024-08-30","2024-09-17",null,"Cuarto trimestre:\nSe revisaron las diferencias y se ajustaron en nómina de septiembre de 2024\n\nSe radica memorando a la Oficina de Planeación solicitando gestionar con el Proveedor Soporte Lógico; \"la implementación de una ALERTA, que consiste en reflejar la fecha de ingreso al Distrito; con el fin de visualizar y advertir la continuidad de los funcionarios quienes tengan marcada esta situación. Esta fecha debe ser visible en el reporte detallado de liquidación de la nómina, de tal manera que el profesional responsable del proceso de nómina cuente con herramientas que le permitan validar que el aplicativo esté liquidando los conceptos que se ven afectados por esta marcación de acuerdo con la normatividad vigente\".\n\nPor solicitud del proveedor \"Soporte Lógico\" se efectuó reunión virtual, con el fin de exponer detalladamente la solicitud radicada.  Noviembre 15 de 2024.  Se adjunta link.",null,null,null,"\nNómina Resumida septiembre de 2024\n\nOficio Radicado No. 06-817-2024-002050 de octubre 22 de 2024.\nCorreo alcance a solicitud de octubre 24 de 2024\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1Qwy-J9EwDYXxqOzib-pJbfOQPuFEDe5K   ","Cuarto trimestre:  De acuerdo con el reporte de la información, se valida la información de solicitud y la nómina de septiembre.\nSeguimiento por: Juan Pedro Gutierrez","https://www.idep.edu.co/articulo/gth-13-proceso-de-gestion-de-talento-humano \n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1fx16Dd9oWC4dNnK0kPXMARMiWRucl2eq?usp=drive_link ","EFECTIVA","En ejecución","Se verifico por parte de esta Oficina los soportes remitidos, de conformidad con el Oficio No. 2050 del 22/10/2024, se indica por parte de la SAF \"Es de aclarar que esta solicitud se hizo anteriomente y el proveedor implemento una\nALERTA, la cual muestra el siguiente mensaje; \"ALEAW77GJA/erfa.'\nREV/SAR AN7T/GÜEDADJJ; en el momento de liquidar la nómina, pero no es eficaz dado\nque funciona como un mensaje básico que no refleja la fecha ni presenta mayor\ninformac¡ón, adicionalmente no lo hace visible en el reporte detallado de liquidación de la\nnómina'.  Por lo anterior esta acción continua en ejecución con el fin de garantizar su efectividad por parte del proveedor.\n\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno."]
[11,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Al verificar la forma en la que fueron notificadas las funcionarias Inírida Morales Villegas, Eliana María Figueroa Dorado, y Adriana Villamizar Navarro esta se evidencia que se realizó a través de correo electrónico","Hallazgo","3. DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES\nActividad No. 4\nHallazgo No. 4","Ausencia de memorando comunicativo de solicitud de entrega del cargo como párte del PRO-GTH-13-11 DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES","Actualización del PRO-GTH-13-11 DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES en relación con las actividades No. 4, para determinar el tipo de comunicación y en la No. 6 en la cual se actualizará el formato FT-GTH-13-22 según las necesidades actuales del IDEP.",null,"PRO-GTH-13-11 DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES actualizado","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[12,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Con respecto al documento entregado por la funcionaria a Adriana Villamizar Navarro, se evidenció el formato FT-GTH-13-22 Paz y Salvo firmado por las demás dependencias, sin embargo, no cuenta con la firma de la funcionaria","Hallazgo","3. DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES\nActividad No. 6\nHallazgo No. 5","Inconsistncias en el  formato FT-GTH-13-22","Actualización del PRO-GTH-13-11 DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES en relación con las actividades No. 4, para determinar el tipo de comunicación y en la No. 6 en la cual se actualizará el formato FT-GTH-13-22 según las necesidades actuales del IDEP.",null,"PRO-GTH-13-11 DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES actualizado","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[13,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Se evidencio que no está completa la documentación que debe entregar funcionario en el momento que se desvincula de la entidad","Hallazgo","3. DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES\nActividad No. 7\nHallazgo No. 6","Información incompleta en el FT-GTH-13-21 Acta de entrega de cargo por retiro del servicio ","Actualización del PRO-GTH-13-11 DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES en relación con las actividades No. 4, para determinar el tipo de comunicación y en la No. 6 en la cual se actualizará el formato FT-GTH-13-22 según las necesidades actuales del IDEP.",null,"PRO-GTH-13-11 DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES actualizado","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[14,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Se evidencia que la entrega de las funcionarias Inírida Morales Villegas y Eliana María Figueroa Dorado, fue de manera extemporánea, de acuerdo a la Ley 951 de 2005 \"Por la cual se crea el acta de informe de gestión.\" ARTÍCULO 4°. establece:  Para computar el término para rendir el informe de que trata la presente ley, deberá ser de quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo, cualquiera que hubiere sido la causa de ello..","Hallazgo","3. DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES\nActividad No. 7\nHallazgo No. 7","Información incompleta en el FT-GTH-13-21 Acta de entrega de cargo por retiro del servicio ","Actualización del PRO-GTH-13-11 DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES en relación con las actividades No. 4, para determinar el tipo de comunicación y en la No. 6 en la cual se actualizará el formato FT-GTH-13-22 según las necesidades actuales del IDEP.",null,"PPRO-GTH-13-11 DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES actualizado","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[15,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","No se evidencio en el expediente de hoja de vida para ninguna de las desvinculaciones en el periodo comprendido entre enero a junio de 2024 el acto administrativo de reconocimiento de prestaciones sociales","Hallazgo","3. DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES\nActividad No. 9\nHallazgo No. 8","Inexistencia de acto administrativo acto de reconocimiento de prestaciones sociales","Actualización del PRO-GTH-13-11 DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES En la actividad No. 9 eliminando la exigencia de acto administrativo, el cual se reemplazará por un documento que evidencuie los factopres salariales pagados.",null,"PPRO-GTH-13-11 DESVINCULACIÓN DE SERVIDORES actualizado","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[16,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","No se ha expedido el acto administrativo para el Plan Institucional de Capacitación de la vigencia 2024, pues el mismo no se encuentra publicado en la Maloca, de conformidad con lo establecido en el procedimiento PRO-GTH-13- 06_Gestion_de_Capacitaciones V6, actividad 3 y 4: “El PIC es aprobado y adoptado siguiendo el Instructivo para la Atención Solicitudes y Actos Administrativos Talento Humano IN-GTH-13- 03” y “Mediante correo electrónico y a través de la Maloca Aula SIG se hace la socialización del PIC y el acto administrativo de su aprobación y adopción con el fin de que la oficina Asesora de planeación publique para su socialización. Una vez adoptado el PIC se envía al Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital”, ","Hallazgo","4. PLAN DE CAPACITACIONES\n\nHallazgo No. 9","Inexistencia de acto administrativo adel Plan Institucional de Capacitación","Actualización del PRO-GTH-13- 06_Gestion_de_Capacitacionesen las actividades No. 3 y 4 incluyendo las instancia de aprobación vigente que es el Comité de Gestión y Desempeño institucional",null,"PRO-GTH-13- 06_Gestion_de_Capacitaciones actualizado","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[17,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","No se evidencia la aplicación de encuestas de satisfacción a las capacitaciones, toda vez que, de 17 acciones de capacitación ejecutadas durante el primer semestre de 2024, solo una (1) cuenta con el formato de encuesta, situación que contraviene, lo dispuesto en la actividad 8 - Evaluar las capacitaciones desarrolladas del procedimiento Gestión de Capacitaciones: “Se debe evaluar la pertinencia, calidad y oportunidad de las capacitaciones internas mediante el diligenciamiento del formato FT-GTH-13-04 Satisfacción de Capacitación una vez se termina la capacitación","Hallazgo","4. PLAN DE CAPACITACIONES\n\nHallazgo No. 10","No se evidencia la aplicación de encuestas de satisfacción a las capacitaciones","Actualización del PRO-GTH-13- 06_Gestion_de_Capacitacionesen las actividades No. 8 que incorpore la difusión de la encuesta de satisfacción desde la convocatoria a la capacitación",null,"PRO-GTH-13- 06_Gestion_de_Capacitaciones actualizado","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[18,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","No se observa la publicación en la página web de indicadores de gestión del proceso de talento humano incumpliendo con el Numeral 14. Seguimiento al Plan del Plan Institucional de Capacitación y el seguimiento al plan de capacitación 2024, ya que al validar en la página web de la Entidad, en el enlace  https://www.idep.edu.co/articulo/talento-humano, no se encuentra publicado el formato FT-GTH-13-54 EJECUCIÓN PIC, que permita evidenciar el avance en la ejecución del mismo, tal como lo establece el numeral 12 Ejecución Del Plan del Plan de Capacitación vigencia 2024:\"Las acciones programadas para la vigencia, serán registradas, actualizadas y publicadas trimestralmente en el formato: FT-GTH-13-54 EJECUCIÓN PIC. Su consulta puede ser realizada en el portal web del IDEP a través del enlace: https://www.idep.edu.co/articulo/talento-humano”  ","Hallazgo","4. PLAN DE CAPACITACIONES\n\nHallazgo No. 11","No se observa los indicadores actualizados de Gestión con corte a 30 de junio del proceso de Talento Human","La SAF solicitará de manera escrita a la OAP la publicación de indicadores de Gestión asociados al GTH-13 PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO",null,"Comunicación escrita a la OAP del IDEP","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-03-31",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[19,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","No se evidencia el seguimiento del Plan de Capacitación vigencia 2024, ya que al validar en la página web de la Entidad, en el enlace  https://www.idep.edu.co/articulo/talento-humano, no se encuentra publicado el formato FT-GTH-13-54 EJECUCIÓN PIC, que permita evidenciar el avance en la ejecución del mismo, tal como lo establece el numeral 12 Ejecución Del Plan del Plan de Capacitación vigencia 2024","Hallazgo","4. PLAN DE CAPACITACIONES\n\nHallazgo No. 12","o se evidencia el seguimiento del Plan de Capacitación vigencia 2024","La SAF solicitará de manera escrita al equipo de comunicaciones la publicación del formato FT-GTH-13-54 EJECUCIÓN PIC en el portal web de la entidad.",null,"Comunicación escrita a la OAP del IDEP","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2024-12-31","El 16 de diciembre de 2024 se solicitó al equipo de comunicaciones la publicacióin en el portal web del IDEP del formato FT-GTH-13-54 con la actualización de ejeción del plan institucional de capacitación: https://drive.google.com/drive/folders/1B1K8YFkV_7M64Mk-4aID6ziAbnvWTlDa  ",null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[20,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","No se observa en el acta No. 01 de 2023 del Comité de Bienestar e Incentivos, la asistencia del Profesional especializado 222-03 responsable del Área de Talento Humano o la delegación a otro funcionario al comité, la Subdirectora Administrativa y Financiera no hace parte del Comité de Bienestar e Incentivos quien asiste, firma y aprueba el acta, de acuerdo con lo señalado en Resolución No. 192 de 2015, mediante la cual se crea el Comité de Bienestar e Incentivos del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico -IDEP, artículo segundo - integrantes del comité","Hallazgo","5. BIENESTAR E INCENTIVOS:\n\nHallazgo No. 13","No se observa en el acta No. 01 de 2023 del Comité de Bienestar e Incentivos, la asistencia del Profesional especializado 222-03 responsable del Área de Talento Humano o la delegación a otro funcionario al comité","La SAF suscribirá el Acta No. 01-2023 del 13 de julio de 2023 y la reportará a la OAP como evidencia",null,"Acta 01-2023 Comité de Bienestar e Incentivos IDEP","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[21,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Se evidencia incumplimiento en cuanto a la periodicidad con que debe sesionar el comité de bienestar e incentivos, una (1) vez cada dos (2) meses; para la vigencia 2023 el comité solo sesionó en el mes de diciembre, tal como consta en acta 001 de la vigencia referida.\n \nSe incumple lo dispuesto en el Artículo 4° de la precitada resolución No. 029 de 2018 en cuanto a que el comité de teletrabajo debe sesionar cada dos (02) meses.","Hallazgo","5. BIENESTAR E INCENTIVOS:\n\nHallazgo No. 14","No hay programación anual del reuniones del comité de bienestar e incentivos","Construcción de calendario de reuniones del Comité de bienestar e incentivos para la vigencia 2025",null,"plan de bienestar e incentivos 2025","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[23,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Se evidencia extemporaneidad en la expedición de la Resolución 111 de 2023, mediante la cual se actualiza el plan de bienestar e incentivos no pecuniarios, teniendo en cuenta que el plazo establecido en el Decreto 1083 de 2015 ARTÍCULO 2.2.10.15 y el Decreto 1227 de 2005 art. 83, es el 30 de noviembre de cada año","Hallazgo","5. BIENESTAR E INCENTIVOS:\n\nHallazgo No. 16","Extemporaneidad en la expedición de la Resolución 111 de 2023","Se actualizará la actividad No. 3 del PRO-GTH-13-09 GESTIÓN DE BIENESTAR LABORAL ESTIMULOS E INCENTIVOS, dejando como instancia de aprbación al Comité Institucional de Gestión y Desempeño",null," PRO-GTH-13-09 GESTIÓN DE BIENESTAR LABORAL ESTIMULOS E INCENTIVOS","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[24,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","No se evidencia soporte de la actuación celebrada el día de 13 de julio de 2023, respecto de la cual se hace alusión en el acto administrativo Resolución 111 de 2023\nAl solicitar las actas del comité de bienestar mediante respuestas radicado No. 905 del 31 de mayo y 1263 del 26 de julio de 2024; se remitió copia del acta No. 1 del 14 de diciembre de 2023; lo anterior denota debilidades en el aseguramiento de la información al no contar con las actas donde se evidencia la trazabilidad y aprobación de las decisiones que se toman en el marco de las actuaciones propias del comité de bienestar e incentivos de la reunión efectuada el 13 de julio 2023, referidas en la Resolución 111 de 2023","Hallazgo","5. BIENESTAR E INCENTIVOS:\n\nHallazgo No. 17","Inexistencia del soporte de la actuación celebrada el día de 13 de julio de 2023 del Comité de Bienestar e Incentivos Institucionales","suscribir acta de Comité de Bienestar e Incetivos Institucionales del 13 de julio de 2023",null,"Acta de comité de bienestar e incentivos del 13 de julio de 2023","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2024-12-31","Se realizó la suscripción del acta de Comité de Bienestar e Incentivos Institucionales del 13 de Julio de 2023:\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1qewUQJ7icE7GqX0l2236ri-R5H8gYzpm  ",null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[25,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","El documento “Diagnostico de necesidades de bienestar e incentivos” remitido no responde a la actividad descrita en el procedimiento, toda vez que no se evidencia la aplicación de encuestas, tal como lo establece la actividad No. 01 del procedimiento “Elaborar el Diagnóstico de necesidades de Bienestar e Incentivos - Observaciones.  Se recopilan las encuestas Formato, se tabulan, analiza la información y se elabora el informe de Diagnóstico”","Hallazgo","5. BIENESTAR E INCENTIVOS:\n\nHallazgo No. 18","No se evidencia la aplicación de encuestas, tal como lo establece la actividad No. 01 del procedimiento PRO-GTH-13-09 GESTIÓN DE BIENESTAR LABORAL ESTIMULOS E INCENTIVOS","Se actualizará la actividad No. 1 del PRO-GTH-13-09 GESTIÓN DE BIENESTAR LABORAL ESTIMULOS E INCENTIVOS, frente a la elaboración del diagnostico de necesidades de Bienestar e\nIncentivos",null," PRO-GTH-13-09 GESTIÓN DE BIENESTAR LABORAL ESTIMULOS E INCENTIVOS","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28","Se adelantó la encuesta de percepción de actividades de bienestar laboral 2024 y se realizará el diagnostivco en enero de 2025:\n\n https://drive.google.com/drive/folders/1B1K8YFkV_7M64Mk-4aID6ziAbnvWTlDa ",null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[26,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Se encuentra pendiente de publicación en la Maloca el acto administrativo, mediante el cual se aprueba y/o adopta el Plan de Bienestar e Incentivos 2024","Hallazgo","5. BIENESTAR E INCENTIVOS\nActividad No. 3\nHallazgo No. 19","No se encuentra publicado el Acto Administrativo de adopción del Plan de Bienestar e Incentivos","Se actualizará la actividad No. 3 del PRO-GTH-13-09 GESTIÓN DE BIENESTAR LABORAL ESTIMULOS E INCENTIVOS, dejando como instancia de aprbación al Comité Institucional de Gestión y Desempeño",null,"PRO-GTH-13-09 GESTIÓN DE BIENESTAR LABORAL ESTIMULOS E INCENTIVOS","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[27,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","No se presentó el informe anual presentando los resultados del Plan y haciendo las recomendaciones para formular el plan de la siguiente vigencia; tal como lo establece el procedimiento PRO-GTH-13-09_Gestión de Bienestar Laboral, Estímulos e Incentivos, actividad No. 06 “Elaborar informe de ejecución de las actividades de Bienestar e Incentivos – Observaciones - Se consolida un informe anual presentando los resultados del Plan y haciendo las recomendaciones pertinentes para formular el plan de la siguiente vigencia”","Hallazgo","5. BIENESTAR E INCENTIVOS\nActividad No. 6\nHallazgo No. 20","no se presentó el Informe ejecutivo anual\nde ejecución del Plan\nde bienestar e\nincentivos","Se actualizará la actividad No. 6 del PRO-GTH-13-09 GESTIÓN DE BIENESTAR LABORAL ESTIMULOS E INCENTIVOS, asociando el informe final del PL-GTH-13-03 Plan Bienestar e Incentivos 2024 a los nstrumentos de seguimiento institucionales",null,"PRO-GTH-13-09 GESTIÓN DE BIENESTAR LABORAL ESTIMULOS E INCENTIVOS","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[28,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","De acuerdo con la revisión realizada a la queja interpuesta por la funcionaria Diana Prada, se evidencia dilación en la gestión correspondiente para adelantar el pago de incentivos a los funcionarios en la vigencia 2023, teniendo en cuenta que en el mes de enero de 2023 se aprobó el plan de bienestar e incentivos y solo hasta el mes de diciembre de 2023 se surtieron los trámites necesarios para el reconocimiento de los incentivos no pecuniarios de acuerdo con los actos administrativos emitidos por la Entidad","Hallazgo","5. BIENESTAR E INCENTIVOS\n5,1 seguimiento a queja Diana Prada\n\nHallazgo No. 21","La gestión para adelantar el pago de incentivos a los funcionarios en 2023 se efectuó al final de la vigencia ","Se actualizará el plan de Bienestar e incentivos 2025 asociando los reconocimientos e incentivos a la gala de Reconocimiento que lidera el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital",null,"PL-GTH-13-03 Plan Bienestar e Incentivos 2025","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[29,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Se incumple lo dispuesto en el Artículo 4° de la precitada resolución No. 029 de 2018 en cuanto a que el comité debe sesionar cada dos (02) meses","Hallazgo","6. TELETRABAJO \nHallazgo No. 22","No hay programación anual del reuniones del comité coordinador de teletrabajo","Constrocción de calendario de reuniones del Comité coordinador de teletrabajo para la vigencia 2025",null,"Acta 01 de 2025 del comité coordinador de Teletrabajo","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28",null,null,null,null,null,null,null,null,"En ejecución"]
[31,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Extemporaneidad en el plazo establecido para adoptar la política interna de teletrabajo, de acuerdo al Decreto 050 de 2023, “ARTÍCULO 3 - POLÍTICA INTERNA DE TELETRABAJO.  En un plazo máximo de seis (6) meses contados a partir de la fecha de entrada en vigor del presente Decreto, las entidades y organismos distritales revisarán y actualizarán los actos administrativos para la implementación de la política interna de teletrabajo, incorporando los lineamientos definidos en el presente Decreto”; es decir a partir del 10 de febrero de 2023. \n\nEn cuanto a lo establecido en el artículo 6° MODALIDADES DE TELETRABAJO; estas no se encuentran definidas en la Resolución \n\n","Hallazgo","6. TELETRABAJO \nHallazgo No. 24","no se encuentran definidas las modalidades de Teletrabajo para el IDEP","Mediante circular de convocatoria interna para teletrabajo, el IDEP determinará la modalidad laboral implementada para sus trabajadores",null,"Circular Interna Convocatoria Teletrabajo 2024","Subdirector Adminitrativo y Financiero y/o Profesional Especializado C222-03 SAF","2024-09-20","2024-10-01","2025-02-28","Mediante Circular Interna No. 07 de 2024 el IDEP invitó a los servidores públicos a postularse y aplicar a la modalidad laboral de teletrabajo de tipo Suplementario, esta convocatoria se acompañó de un proceso de sensibilización mediante una conferencia virtual en la que se ahondó las características de la modalidad laboral \"Suplementaria\" ",null,null,null,"Circular Interna 007 de  2024 y socialización institcional de Teletrabajo\n\nhttps://drive.google.com/drive/folders/1B1K8YFkV_7M64Mk-4aID6ziAbnvWTlDa?usp=drive_link",null,null,null,"En ejecución"]
[33,"Auditorías Internas","Oficina Control Interno","2024-09-06","Se presenta diferencia entre el valor liquidado y pagado por la Entidad y el pago realizado por la EPS del funcionario identificado con cédula No. 51.610.938","Hallazgo","Numeral 7 \n7.1. Liquidación incapacidades a junio de 2024:\nHallazgo 26 ","Diferencia en el valor liquidado y pagado por la EPS","Se establece como oportunidad de mejora en el recobro de las incapacidades, la continuedad del Cuadro control de incapacidades, al cual se le agregaron columnas donde se relacionan el IBC  reportado en la planilla y el numero, con el cual se liquida la incapacidad. \nEs de anotar que el valor liquidado en las nóminas del IDEP y lo pagado por la EPS Compensar es el mismo valor ($25,019,346), y aclaramos que ésta incapacidad inicia  en noviembre 22  de 2023, y Control Interno solicito las incapacidades que se generaron en 2024.",null,"Documento de trabajo  mensual para conciliación de incapacidades.","Responsable nómina","2024-08-30","2024-08-30","2024-12-31","Se presenta cuadro conciliación de incapacidades donde se evidencia que el valor liquidado en nóminas de diciembre de 2023, enero, febrero y retroactivo de 2024 es igual al valor reconocido por la EPS Compensar, además de reflejar saldo por valor de cero ($0) pesos.",null,null,null,"Cuadro conciliación incapacidad ex funcionaria Inirida Morales, identificada con CC No. 51610938","De acuerdo a la acción propuesta se establece que en el recobro de las incapacidades, la continuedad del Cuadro control de incapacidades, al cual se le agregaron columnas donde se relacionan el IBC  reportado en la planilla y el numero, con el cual se liquida la incapacidad.   El cuadro adjunto no contiene la información descrita en la acción,  por lo que se sugiere su modificación con la acción propuesta. \n\nSeguimiento realizado por:  Hilda Yamile Morales Laverde - Jefe Oficina de Control Interno.",null,"INEFECTIVA","En ejecución"]

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[null,null,"PROCESO","DEPENDENCIAS",null,"FUENTE","TIPO","TIPO DE ACCIÓN","ESTADO DEL HALLAZGO","CALIFICACION DE LA ACCION"]
[null,null,"DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN","Subdirección Académica",null,"Auditorías Internas","Hallazgo","Acción Correctiva","Vencida","EFECTIVA"]
[null,null,"DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN","Oficina Asesora de Planeación",null,"Auditorias externas","No conformidad","Acción Preventiva y/o de mejora","En ejecución","EFICIENTE"]
[null,null,"ATENCIÓN AL CIUDADANO","Oficina Asesora de Planeación - Sistemas ",null,"Autoevaluación de control","Oportunidad de mejora",null,"Cerrada","INEFECTIVA"]
[null,null,"INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO PEDAGÓGICO","Oficina Asesora Jurídica ",null,"Producto y/o servicio no conforme.","Observación"]
[null,null,"GESTIÓN DOCUMENTAL","Oficina Asesora Jurídica - Contratación",null,"Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes."]
[null,null,"GESTIÓN CONTRACTUAL","SAFYCD-Archivo"]
[null,null,"GESTIÓN JURÍDICA","SAFYCD-Presupuesto"]
[null,null,"GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL","SAFYCD-Tesorería"]
[null,null,"GESTIÓN TECNOLÓGICA","SAFYCD-Contabilidad"]
[null,null,"GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO","SAFYCD-Talento Humano y Nómina"]
[null,null,"GESTIÓN FINANCIERA","SAFYCD-Recursos físicos"]
[null,null,"CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO","Oficina Control Interno"]
[null,null,"EVALUACIÓN Y CONTROL"]
[null,null,"MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO"]
[]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CÓDIGO:  FT-MIC-03-03"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"VERSIÓN :  7"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha Aprobación: 13/04/2020"]
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["PROCESO:",null,null,null,{"$f":"CONCATENATE(\"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO \",A23)","v":"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO GESTIÓN FINANCIERA"},null,null,"ACCIONES FORMULADAS (Por Tipo de Acción)"]
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["No.","FUENTE","DEPENDENCIA","FECHA DE LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  \n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN  LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  ","TIPO ","CAUSAS IDENTIFICADAS","ACCION(S) GENERADAS POR LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN","TIPO DE ACCIÓN","FUENTE VERIFICABLE DE LA ACCIÓN","CARGO DEL RESPONSABLE","FECHA DE FORMULACIÓN DE LA ACCIÓN\n(dd/mm/aaaa)","INICIO\n(dd/mm/aaaa)","FIN\n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO",null,null,null,"EVIDENCIAS","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","CALIFICACION DE LA ACCION","ESTADO DE LAS ACCIONES GENERADAS EN EL  HALLAZGO","RESPONSABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO"]

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["DATOS GENERALES DEL HALLAZGO",null,null,null,null,null,null,"FORMULACIÓN DE ACCIONES",null,null,null,null,null,null,"SEGUIMIENTO LÍDER DEL PROCESO",null,null,null,null,"SEGUIMIENTO SEGUNDA LINEA DE DEFENSA OAP"," SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
["No.","FUENTE","DEPENDENCIA","FECHA DE LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  \n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN  LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  ","TIPO ","CAUSAS IDENTIFICADAS","ACCION(S) GENERADAS POR LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN","TIPO DE ACCIÓN","FUENTE VERIFICABLE DE LA ACCIÓN","CARGO DEL RESPONSABLE","FECHA DE FORMULACIÓN DE LA ACCIÓN\n(dd/mm/aaaa)","INICIO\n(dd/mm/aaaa)","FIN\n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO",null,null,null,"EVIDENCIAS","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","CALIFICACION DE LA ACCION","ESTADO DE LAS ACCIONES GENERADAS EN EL  HALLAZGO","RESPONSABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO"]

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[null,null,"INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO PEDAGÓGICO","Oficina Asesora Jurídica ",null,"Producto y/o servicio no conforme.","Observación"]
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[null,null,"GESTIÓN CONTRACTUAL","SAFYCD-Archivo"]
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[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CÓDIGO:  FT-MIC-03-03"]
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["PROCESO:",null,null,null,{"$f":"CONCATENATE(\"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO \",A23)","v":"INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO EVALUACIÓN Y CONTROL"},null,null,"ACCIONES FORMULADAS (Por Tipo de Acción)"]
["EVALUACIÓN Y CONTROL",null,null,null,"NÚMERO DE NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES U OP. DE MEJORA DEL PROCESO",{"$f":"COUNTA(E31:E40)","v":0},null,"ACCIÓN CORRECTIVA",null,{"$f":"COUNTIF(I31:I40,\"Acción correctiva\")","v":0}]
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["DATOS GENERALES DEL HALLAZGO",null,null,null,null,null,null,"FORMULACIÓN DE ACCIONES",null,null,null,null,null,null,"SEGUIMIENTO LÍDER DEL PROCESO",null,null,null,null," SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO"]
["No.","FUENTE","DEPENDENCIA","FECHA DE LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  \n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN  LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN  ","TIPO ","CAUSAS IDENTIFICADAS","ACCION(S) GENERADAS POR LA NO CONFORMIDAD, OP. DE MEJORA U OBSERVACIÓN","TIPO DE ACCIÓN","FUENTE VERIFICABLE DE LA ACCIÓN","CARGO DEL RESPONSABLE","FECHA DE FORMULACIÓN DE LA ACCIÓN\n(dd/mm/aaaa)","INICIO\n(dd/mm/aaaa)","FIN\n(dd/mm/aaaa)","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO",null,null,null,"EVIDENCIAS","DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO","EVIDENCIAS","CALIFICACION DE LA ACCION","ESTADO DE LAS ACCIONES GENERADAS EN EL  HALLAZGO","RESPONSABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO"]

{"sheet":"LISTAS","index":19,"n_rows":15,"n_cols":8,"rows_kept":15,"cut":false,"hidden":true,"merged":[]}
["SIGLA PROCESO","PROCESO","DEPENDENCIAS","ESTADO DEL HALLAZGO","TIPO DE HALLAZGO","SUBSISTEMAS","TIPO DE ACCIÓN","FUENTE"]
["DIC-01","DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN","Subdirección Académica","Abierta - en Desarrollo","No conformidad","SGC","Corrección","Auditorías Internas"]
["DIP-02","DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN","Oficina Asesora de Planeación","Abierta - Vencida","Observación","SIGA","Acción Preventiva","Autoevaluación del Control"]
["AC-10","ATENCIÓN AL CIUDADANO","Oficina Asesora Jurídica","Cerrada",null,"SGSI","Acción Correctiva","Evaluación de Indicadores"]
["IDP-04","INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO PEDAGÓGICO","Sistemas","Cerrada - Condicional",null,"SGSST","Acción de Mejora","Evaluación de Planes de acción y Planes Operativos"]
["GD-07","GESTIÓN DOCUMENTAL","Archivo y Correspondencia","Cerrada - Vencida",null,"SRS",null,"Informes de Auditoría de Gestión"]
["GC-08","GESTIÓN CONTRACTUAL","SAFYCD-Presupuesto",null,null,"SGA",null,"Informes de Auditoría Entes de Control"]
["GJ-09","GESTIÓN JURÍDICA","SAFYCD-Tesorería",null,null,"SCI",null,"Producto y/o servicio no conforme"]
["GRF-11","GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL","SAFYCD-Contabilidad",null,null,null,null,"Quejas y reclamos"]
["GT-12","GESTIÓN TECNOLÓGICA","SAFYCD-Talento Humano - Nómina",null,null,null,null,"Gestión de Riesgos"]
["GTH-13","GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO","SAFYCD-Servicios Generales",null,null,null,null,"Otros"]
["GF-14","GESTIÓN FINANCIERA","SAFYDC Atención al Ciudadano -PQRS"]
["CID-15","CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO","Centro de Documentación"]
["EC-16","EVALUACIÓN Y CONTROL","Dirección General"]
["MIC-03","MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO","Oficina Control Interno"]